A főtitkár szerepe a felsőoktatási intézmény vezetésében „Én ugyanis ordonánc vagyok itten - tette hozzá büszkén -, Schröder óberszt úr ide osztott be engem a 11. menetszázadba Lukáš óberlajtnant úrhoz, akinél puccer voltam, de a velem született intelligenciám miatt ordonáncnak léptettek elő.” (Hasek: Svejk) Szabó Tibor

Clark modellje

A főtitkár szerepe az önkormányzati modellben (Kozma Tamás nyomán) az információk első számú birtokosa, a testületi döntések föltételeit teremti meg, nem választott, hanem állandó ("A műegyetem vezetésében a titkár képviseli a  folytonosságot, múlt és jelen között ő az összekötő kapocs. Érthető tehát, ha  tőle sokat, az összes tisztviselők között a legtöbbet kívánunk.„ – rektori beszéd 1901. szept. 6.) Szerepe csökken a bürokratikus és piaci koordináció arányainak növekedésével, azaz:

A főtitkár szerepe az önkormányzati modellben (Kozma Tamás nyomán) A testületi döntéseket a jogszabályok erősen korlátozzák Költségvetési szervként (államháztartási törvény) gazdálkodik, különböző megkötésekkel (előirányzatok, vagyon stb.) Kulcsmunkatársait hivatali ranglétra (közalkalmazotti törvény) szerint foglakoztatják (tanársegédtől a professzorokig) A „tagok” döntő többsége haszonelvű (önérdekkövető), speciális szolgáltatások (oktatás-kutatás) nyújtása-fogadása helyett sokkal inkább a bérjellegű juttatások maximalizálásában érdekelt Jellemzően foglalkoztatási (hallgatói) jogviszonyban állnak, tehát nem egyesületi tagi viszonyban A szervezet ál-nonprofit, mert tagjai jövedelemre tehetnek szert a kötelezően nyújtott közalkalmazotti illetményelemeken felül A reziduális jövedelmet nem jótékony célra használják, hanem a tagok magukra költik Alapvetően magánjavakat állítanak elő,

Befolyáscsökkenés története 1985. sz. I. tv (20/1986. (VIII. 31.) MM rendelet a felsőoktatási intézmények szervezetéről és működéséről) szerint a miniszter nevezi ki, a gazdasági vezetővel azonos rendben, hasonló feladattal 1993-as felsőoktatási törvény szerint, az „igazgatási szervezet vezetője”, de: Rektorral, gazdasági vezetővel szemben „kemény” (semmilyen) jogosítványai nincsenek, a gazdasági vezetővel ellentétben a rektor nevezi ki, határozott időre Nem tudni mi az az igazgatási szervezet, egyáltalán mit igazgatnak az önigazgató szervezetben Clarki modell következő lépésének megfelelően a főtitkári feladatot a gazdasági főigazgató is elláthatja, fordítva nem 2005-ös törvény tovább degradál: „igazgatási feladatot ellátó hivatal” vezetője, a főtitkári elnevezés sem kötelező

A főtitkári szerep változása A definiálatlan pozíció alapvetően három (egymással keveredő) típust fejlesztett ki: Kvázi-rektorhelyettes - politikai ellensúly a többi vezetővel szemben, kihasználva (és megszenvedve), hogy mögötte nincs (olyan erős) érdekcsoporti nyomás ) Funkcionális vezető, hivatallal - általában ”főjogász” , vagy „főminőségmenedzser”, „főhumánpolitikus” stb. Ahogy egyre hivatalszerűbb lesz a működés, úgy válik a főjogászi szerep egyre fontosabbá Személyi titkár „kabinetfőnök” (a rektor bizalmasa, személye körüli teendők felügyelője, akaratának tolmácsolója stb.)

Műegyetemi főtitkárság 1998- 1998-2008 között a szervezet döntően politikai (Mintzberg) (funkcionális) szervezet, sok saját bevétellel: „nem kéri” a jogszabályi megfelelőségi menedzsmentet (helyette a kollektív döntések, vagy a szervezetben elfoglalt státus az irányadó), illetve az önérdekkövetés (gazdasági racionalitás), szintén „nem kérve” (a főtitkári) „hatalomszakembert”, mert az korlátozza a hipokrita járadékvadászatot a főtitkár inkább személyi titkár, illetve olyan valaki, aki azokat a feladatokat látja el, amit a többi vezető nem tud és/vagy szeret, vagy már elrontott 2008 óta vállalatihoz hasonló szervezeti felépítés (divizionális szervezet, egy rektorhelyettes, horizontális koordinációra, önállóságra és felelősségvállalásra építve) főtitkár inkább rektorhelyettes Rektor: oktatás-kutatás irányítása Rektorhelyettes: gazdálkodás irányítása Főtitkár: minden más, annak szellemében, hogy a fenti három tevékenység irányítási feladatait segítse

Jelenlegi műegyetemi főtitkári feladatok (mintzbergi csoportosításban) Interperszonális (személyközi) szerepek Képviselő - ritka, inkább rektori, és dékáni feladat Kapcsolattartó - hallgatói önkormányzattal, érdekképviseletekkel főleg, illetve kisebb részben a nem kari kiszolgálókkal, dékánoknál személyfüggő, kevéssé a szervezeti teljesítményhez kötött) Vezető – egyetlenegy beosztottam van, ettől függetlenül számos esetben kvázi-vezetőként lépek fel, elsősorban motivációs, bátorító céllal („oldd meg, mert nem oldják meg helyetted!”) Információs szerepek Információgyűjtő (információs központ) – alapvető szerepem. Sokan rajtam keresztül szereznek információkat, vagy kérik tájékoztatásomat, ehhez a teljes szervezetről állandóan információkat gyűjtök. Politikai szervezetről lévén szó rengeteg feszültségkeltő csoporttal kell konzultálni, illetve magyarázni az egyetem működését. Ezzel összefüggő általános cél a szemetesláda-modell hatásainak csökkentése

Jelenlegi műegyetemi főtitkári feladatok (mintzbergi csoportosításban) Információelosztó – saját beosztott(ak)nak elsősorban levlistákra helyezéssel, és kötelező könyvtárolvasással, alapvetően horizontális koordinációban Magasabb vezetők rendszeres informálása „közérdekű” hírektől (sajtóhírek, publikációk, felsőoktatással kapcsolatos szakcikkek, egyeztetést igénylő pályázatok stb.) Szabályozások , döntések, szervezeti magatartásformák, érdekeltségek gazdálkodástudományi magyarázgatása Szóvivő – befelé, a szervezet saját ügyeiben jellemzően a magasabb vezetőknek, kifelé többnyire azoknak az újságíróknak, akik nem a rektor, vagy rektorhelyettes tevékenységi körébe illő kérdéssel hozakodnak elő, de alsóbb szintre delegálásuk „politikai” veszélyt rejt

Jelenlegi műegyetemi főtitkári feladatok (mintzbergi csoportosításban) Döntési szerepek Vállalkozó szerep Egyetemi jogi és más igazgatási eszközöknél az irányításhoz szükségesek közül az alábbiak szerkesztése SZFMR Foglalkoztatási követelményrendszer Ünnepségek szabályzata Etikai Kódex Az SZFMR mellékletét alkotó 24 szabályzat közvetlen felügyelete Más rektori hatáskörű szabályozások közvetett felügyelete különböző erősségekkel Egyes stratégiai anyagok: honlaprészek, beszámolók, kiadványok, politikák, tervek (intézményfejlesztési, esélyegyenlőségi) szerkesztése, megírása

Jelenlegi műegyetemi főtitkári feladatok (mintzbergi csoportosításban) Zavarelhárító, problémakezelő szerep Jogi kiskapuk keresése, rutinmegoldások honosítása, információs konfliktusok feloldása, illetve a rektor(helyettes) ilyen munkájához coaching Erőforrás-elosztó szerep A rektorhelyettes segítése, nem stratégiai ügyekben (költségvetés adta kereteken belül) az elosztás decentralizált. Tényleges tulajdonos hiányában a szervezet költségcsökkentésre nem motivált, ellenkezőleg. Ezért az erőforrás elosztás leggyakrabban (a nem karok oldalán) költségcsökkentést (közvetlen vezető nyilván nem kényszeríti ki, mert népszerűtlen, és az ilyen végletekig kapcsolatorientált szervezetben a népszerűtlenség biztos bukás), Feladatmegszüntetést (inkább ne csináljuk, mert törvényszerű, hogy drága és rossz minőségű, annyira amatőrök és felelőtlenek vagyunk) A járadékvadász önérdekkövetés (minél kevesebbet betenni a közösbe, onnan minél többet kivéve) megakadályozását jelenti

Jelenlegi műegyetemi főtitkári feladatok (mintzbergi csoportosításban) Tárgyaló szerep Kismértékű, elsősorban fontos szerződésekben az absztrakt egyetemi érdek megjelenítése stratégiai szinten főleg a rektorhelyettesre, rektorra hárul, egyebekben a szervezet alsóbb szintjein zajlik. Elsősorban technokratikus eszközökkel oldjuk meg, hogy az egyébként állandó érdekcsoporti harcokra természetétől fogva hajlamos szervezet (a redisztributív elitek) minél kevesebb alkuba kényszerüljön, mely jellemzően instabil és drága.

Köszönöm a figyelmet!