Beszállítói PO e-mail levelezés oktatás Jabil P2P bevezetés 2018. október

Részletes program Beszállítóitevékenység-értesítő – e-mail levelezés Rendelés fogadása és megtekintése Rendelés visszaigazolása Számla beküldése e-mailen keresztül

Beszállítói-tevékenység-értesítő (e-mail levelezés)

Coupa tranzakciók e-mailen keresztül A Coupa segítségével a beszállítók gyorsan megkaphatják és visszaigazolhatják a PO-kat, és beküldhetik ezekhez a megrendléskhez tartozószámlákat e-mailen keresztül. Beszállítóként intézkedhet közvetlenül a postafiókjából, amikor megkapja a megrendelésről (PO) szóló értesítő e-mailt. Az értesítő e-mail tartalmaz akciógombokat, vagyis attól függően, hogy mire kattint, beküldhet számlát, visszaigazolhatja a PO-t, vagy jegyzetet fűzhet a PO- hoz. A beszállítónak nem kell bejelentkeznie újabb weboldalra vagy portálra. Azok a beszállítók, akik már regisztráltak a Coupa beszállítói portáljára, szintén élvezhetik az ilyen beszállítóitevékenység-értesítők előnyeit.

Megrendelés (PO) fogadása e-mailen keresztül Amennyiben a beszállító e-mail-címe szerepel a Jabil rendszereiben, a PO-t automatikusan elküldi Önnek a rendszer, közvetlenül e-mailben. A megrendelések (PO) mint Coupa értesítések jelennek meg postafiókjában. A PO-k minden esetben a beszállító által visszaigazolt PO e-mail-címre érkeznek, nem pedig az elsődleges kapcsolattartási címre (hacsak nem azonosak).

Megrendelés (PO) visszaigazolása e-mailen keresztül Tekintse meg a PO információkat, és Igazolja vissza a PO-t, amivel értesíti a Jabilt, hogy megkapta a megrendelést. Ne feledje, hogy jegyzetet is fűzhet a PO-hoz, vagy beküldhet számlát is, közvetlenül az e-mail-fiókjából.

Megrendelés (PO) visszaigazolása e-mailen keresztül A Coupa új böngésző fülön vagy ablakban jelenik meg. Itt láthatja a „Order Acknowledged” (Rendelés visszaigazolva) üzenetet a képernyő legtetején.

Számlák beküldése e-mailen keresztül Fontos, hogy amennyiben magyar ÁFÁ-t tartalmazó számlát kíván benyújtani, úgy minden esetben szükségünk van a postai úton eljuttatott eredeti példányra is!

Számlák beküldése e-mailen keresztül Ha erre a PO-ra vonatkozóan számlát akar beküldeni, kattintson a Create Invoice (számla létrehozása) lehetőségre.

Számlák beküldése e-mailen keresztül Megjelenik a Choose Remit-To Address (Válassza ki az utalás kedvezményezettjét) felugró ablak. A Choose (Kiválasztás) gombbal jelölje ki a kedvezményezettet, ahova az utalást kéri. Megjegyzés: Ha csak egy kedvezményezettet tárol a profiladatok között, akkor a Coupa alapértelmezettként azt a címet választja, és nem jelenik meg felugró ablak a választáshoz. Vagy ha nincs tárolt kedvezményezett, a Coupa kéri, hogy hozzon létre egyet. Ha nem jelenik meg a helyes kedvezményezett, kattintson a Create New Remit-To (új kedvezményezett létrehozása) lehetőségre Fontos, hogy új kedvezményezett létrehozása esetén a számla „függőben” állapotba kerül, mivel az új kedvezményezetteket a Jabil AP csapatnak jóvá kell hagynia.

Számlák beküldése e-mailen keresztül A Create Invoice (számla létrehozása) képernyőn adja meg a számla számát az Invoice # (számlaszám) mezőben. Fontos, hogy minden további kötelezően kitöltendő mezőt csillag jelöl.

Számlák beküldése e-mailen keresztül Görgessen lefele a Lines (számlasorok) szakaszig, és ellenőrizze az összes adat pontosságát, különös tekintettel az árra és a mennyiségre. Adja meg a szállítási és kezelési információkat. Ha kell, tüntesse fel az adótételeket a megfelelő helyen, az alábbi módszerek valamelyikével: Válassza ki az adónem kódját a Tax Code (adónemkód) legördülő menüből, és kattintson a Calculate (Kiszámítás) lehetőségre. Manuálisan vigye be a tax percentage (adószázalék) mértékét. Manuálisan vigye be a tax amount (adó összege) ($) adatot. Írja be a Jabilnak szóló megjegyzéseit, majd kattintson az Add Comment (Megjegyzés hozzáadása) gombra. Csatolja a számla scannelt változatát (és szolgáltatások esetén a teljesítési igazolást is)

Számlák beküldése e-mailen keresztül Miután megnyomta a „Submit” (Benyújt) gombot, megjelenik a számlaküldés jóváhagyását kérő, felugró ablak. A folyamat befejezéséhez kattintson a Send Invoice (Számla elküldése) lehetőségre. Fontos, hogy a benyújtást követően a számla már nem módosítható.

Számla állapota Fizetési információk A beszállító a következő számlaállapot-változatokkal találkozik a CSP-n: Draft (piszkozat) – Számla piszkozat, amely még nincs benyújtva. Processing (feldolgozás alatt) – Olyan számla, amely a beszállító részéről történő benyújtás és a Jabil rendszerében való rögzítés közötti szakaszban van. Pending Approval (jóváhagyás függőben) – A számla belső Jabil folyamaton megy át a végső jóváhagyás előtt. Ez lehet függő bevételezés vagy függő jóváhagyás. Disputed (vitatott) – Olyan számla, amelyet pillanatnyilag vitat a vállalkozás vagy a pénzügy. Approved (jóváhagyva) – Jóváhagyott, és kifizetésre kész számla, a fizetési feltételek szerint vagy az esedékesség időpontjában azonnal. Voided (érvénytelen) - A teljes jóváhagyási és feldolgozási folyamatot követően érvénytelenített számla. Fizetési információk A beszállító megtekintheti a CSP-ben található minden egyes számla fizetési státuszát/adatait: Yes (Igen) – Kifizetett számla, a kifizetés dátumát és összegét is tartalmazó információkkal együtt. Nem – Még ki nem fizetett számla. Forduljon a Jabilhoz, ha szeretne CSP fiókot igényelni (ingyenes).

Köszönjük! Ha bármilyen kérdése van, forduljon a Jabilhoz bizalommal, vagy írjon a P2P_Support@Jabil.com címre.