MINDEN, AMIT A VIRTUÁLIS ASSZISZTENCIÁRÓL TUDNI AKARTÁL

KI IS A VIRTUÁLIS ASSZISZTENS ÉS MIT CSINÁL? Virtuális = mert nincs személyes jelenlét. A kapcsolattartás emailen/ telefonon/ chat felületeken zajlik. Asszisztens = mert asszisztál a cégvezetőnek/vállalkozónak, asszisztál a vállalkozás működésében. Külföldön a virtuális asszisztenciát szélesebb értelemben használják, hiszen mindenki, aki a fentiek szerint, azaz távolról vállalkozóknak dolgozik, az mind virtuális asszisztens, pl. webdesigner, szövegíró, adminisztrátor, stb. Jellemző rájuk, hogy home office-ból dolgoznak, vállalkozók, több ügyfelük van és átlagosan naponta 2,5 kávét isznak 

Elősztori 2013-ban érkezett az első ügyfelem, aki kifejezetten VA –t keresett maga mellé. 2013-14-ben mikor beszéltem a virtuális asszisztenciáról, még nem értették magát a kifejezést sem, sem az előnyeit és hogy hogyan is működtethető. Ma már egyre több VA jelenik meg a piacon. Vagyunk páran tapasztaltabbak, a napi munkánk mellett edukáljuk a vállalkozókat és a kezdő VA-kat. Erőfeszítéseink nyomán a két fél egyre jobban közelít egymáshoz, folyamatosan születnek az újabb és újabb együttműködések, a gyümölcsöző üzleti kapcsolatok. Tim Ferris „4 órás munkahét” c. könyve is népszerűsíti a szakmánkat Magyarországon.

MILYEN ELŐNYÖKHÖZ JUTSZ A VA ÁLTAL? 1. Számlát ad a szolgáltatásáról, tehát költségként leírható 2. Csak a tiszta munkáért fizetsz (azaz nincsenek a bérrel járó terhek) 3. Hatástöbbszörözés, automatizálás 4. Időt + kapacitást + energiát szabadít fel 5. Hozzájárul a vállalkozás hatékonyabb, eredményesebb működéséhez

A VÁLLALKOZÁS MELY SZAKASZÁBAN VAN SZÜKSÉG A VIRTUÁLIS ASSZISZTENSRE? Teljesen eltérő. Van, akinek már 5 éve megvan a vállalkozása, van, akinek még csak 1 éve, van, aki az induláskor kb. azonnal VA-t keres. Ami megfigyelhető: a könyvelő után az adminisztráció és/vagy szövegírás az, amit kiszerveznek a második helyen. Inkább élethelyzethez köthető a szakasz, amikor kiszerveznek: Túlfeszített érzelmi és mentális állapot Örökös tűzoltás Állandósult időhiány Kialvatlanság Fejlődésben megtorpant vállalkozás.

BIZALMATLANSÁGI TÉNYEZŐK I. Nem úgy végzi el a feladatot, ahogy én. Nem elég jó minőség. Arra kell törekedni, hogy az elvárt 100% - ból minimum 80%-ot tudjon teljesíteni a VA. A hiányzó 20%-ot max a delegáló fogja észrevenni, az ügyfeleknek fel sem tűnik. Mi van, ha jobban végzi el a feladatot?  2. Sokáig tart elmagyarázni és ellenőrizni. Elmagyarázni csak 1x kell. Az ellenőrzés a cégVEZETŐ feladata. Vezetőként vezetői feladatokat kell ellátni, és ebbe beletartozik az ellenőrzés is.

BIZALMATLANSÁGI TÉNYEZŐK II. 3. Sokba kerül. Mennyi az a „sok”? Számszerűsítsd! Számold ki előre, hogy mennyit szánsz arra, hogy a VA átvegyen tőled bizonyos feladatokat. 4. Nem látom át, hogy mi történik, ha nem én csinálok mindent. Nem látom át a teljes képet! Folyamatleírások, mérőszámok (KPI) bevezetése. Gyakran a VA kívülről jobban látja, hogy mikor mit kell tenni; tanácsokat is tud adni. 5. Ha nem látom, nem dolgozik. A VAk gyakran hétvégén, éjszaka is dolgoznak. Szabadidőt áldoznak fel  alkalmazott munkaidő lejártával hazamegy. Hétvégi munkavégzésért extra pénzt kell fizetni, túlórát kell fizetni, szabadnapokat kell fizetni.

BIZALMATLANSÁGI TÉNYEZŐK III. 6. Ismeretlentől való félelem, tájékozódás hiánya: Ismeretlenül hangzik a fülének a kifejezés. Még a klasszikus kép él a fejében, mikor az igazgató kijön az irodájából, és odaszól az irodája előtti asztalnál lázasan gépelő titkárnőhöz. Nem olvas utána, nem néz utána, az előítéletek irányítják.

MI MINDENT TESZ EGY VA AZ ÜGYFELEIÉRT? Saját iroda: nyomtató, szkenner, laptop, internet, gemkapocs, boríték, stb. Szabadidő, hétvége, éjszaka beáldozása Tanulás, képzés - önfejlesztés Saját könyvelője van Ő fizeti az adót saját maga után

MENNYIBE KERÜL VA-VAL EGYÜTT DOLGOZNI? Óradíjak és csomagok egyaránt elérhetőek Több szempont alapján kerül megállapításra az ár: Mi a feladat? Mennyire összetett? Mi a határidő? (Mennyire sürgős?) Milyen nyelven kell ellátni a feladatot? Egyéb felmerülő költségek, mint pl. utazás, postázás, nyomtatás, telefonálás…. Számolj előre! Mennyit szánsz arra, hogy egy VA átvegyen tőled bizonyos feladatokat?

ELŐKÉSZÜLETEK 1. Mérd a saját idődet! Milyen lépéseket tegyél, mint vállalkozó/cégvezető MIELŐTT megbízol egy VA-t? 1. Mérd a saját idődet! 2. Írd le, figyeld meg a folyamataidat! 3. Legyenek sablon leveleid! 4. Válj cégVEZETŐVÉ!

HOGYAN VÁLASSZ VA-T? 1. Weboldal 2. Szerződés 3. Számla +1 : saját elvárások összeírása

MILYEN FELADATOKAT TUDSZ KISZERVEZNI A VA-NAK? A teljesség igénye nélkül Emailek megválaszolása Adminisztráció Ebook megírása Ebook designolása Közösségi media postok összeállítása/publikálása Blogcikkek írása/feltöltése Hírlevelek írása/kiküldése Weboldal szerkesztése Piackutatás Árajánlatok begyűjtése Utazás szervezés Rendezvény szervezés Időpontok egyeztetése Fordítás Adatbázis felépítése …………. Stb.