Táblázatkezelés EXCEL
I. Az Excelről általában Táblázatkezelő programok alkalmazása Az Excel felépítése Alapvető kezelési ismeretek
Táblázatkezelő programok felhasználási területei DIAGRAM TÁBLÁZAT Adatbázis
Alapfogalmak Munkafüzet Munkalap állomány (.xls, vagy .xlsx) max. 255 alapértelmezés szerint 3 hivatkozása: névvel (Munka1, ...) fül (szegély) csoportosítható (egységes formázás)
Alapfogalmak Sor Oszlop 65 536 (verziószámtól függően változhat) hivatkozás: sorszámmal Oszlop 255 (2007-től 16384) hivatkozás: betűvel (A..IV) Hivatkozás 2007-től: (A..XFD)
Alapfogalmak Cella sor-oszlop metszéspontja hivatkozása: koordinátákkal: X99, de nem 99X a táblázatkezelés alapegysége (1 cella = 1 adat) aktív cella: a következő művelet helye tartalma és a megjelenített kép nem feltétlen azonos! (szerkesztőléc!)
Alapfogalmak Tartomány cellák együttese alapértelmezés szerint négyzetes speciális eset: nem összefüggő tartomány hivatkozása: átellenes sarokcellái koordinátái kettősponttal elválasztva A11:G4 nevesíthető
Az Excel képernyője 1. Címsor: A munkafüzet címét mutatja, és a program nevét, amivel megnyitottam. 2. Menüszalag: A menüsor segítségével használhatjuk az egyes funkciókat. Ikonos segítenek az egyes feladatok megoldásában. 3. Szerkesztési felület: a táblázat, sorok, oszlopok: Az a felület, ahol a táblázatunkat megszerkeszthetjük. Mindig az aktuális táblázat, munkalap látszik. A táblázat sorokból és oszlopokból áll. Függőlegesen helyezkednek el az oszlopok, vízszintesen a sorok. Az oszlopokat nagy betűkkel jelöljük, a sorokat számokkal. 4. Cellahivatkozások megjelenítése: Egy cellára az oszlop és sor azonosítójával hivatkozhatunk. Ezt az azonosítót láthatjuk mindig az aktuális cella esetén a jelölt helyen. 5. Munkalapok: Egy megnyitott munkafüzeten belül több munkalap is elhelyezhető. Ezek a munkalapok és nevük találhatók a jelölt helyen. 6. Szerkesztőléc: Ezen a helyen adhatod meg a számoláshoz használható képleteket, és függvényeket, amiről a későbbiekben részletesen szó lesz. 7. Lapozó fülek: A munkalapok között válthatsz a segítségükkel. Akkor kell használnod, ha olyan sok munkalapod van, hogy nem látszik a munkalapok között. Ebben az esetben a két nyíl segítségével léphetsz jobbra és balra a munkalapok között. 8. Gördítő sávok: Ha annyi adatot tárolsz a táblázatban, hogy nem fér ki a képernyőre, akkor a gördítő sávok segítségével léphetsz jobbra és lefelé a munkafüzetedben, így a nem látható adatok is láthatóvá válnak.
Kezelés indítás, leállítás típusok: xlsx alapvető állományszintű műveletek: új munkafüzet létrehozása létező munkafüzet megnyitása, mentése nyomtatás bizonyos megkötésekkel (nyomtatandó terület, stb.)
Szerkesztési műveletek II. Elemi műveletek Adatbevitel Szerkesztési műveletek Navigáció eszközei
Adatbevitel Aktív cellába közvetlenül a cellába (felülírás!) szerkesztőlécen keresztül bevitel befejezése: egér vagy ENTER, TAB, kurzormozgatók – egy cellányi elmozdulás „prediktív” szövegbevitel Választéklista
Adatbevitel sorozatok megadása húzással kezdőértéket tartalmazó cella aktív egynél több cella esetén különbség! BAL egérgomb + CTRL vagy JOBB egérgomb cellakiterjesztő!
Sorozatok
Adatbevitel (egyidejűleg) több cellába: azonos értékek kijelölés BAL egérgomb + húzás nem összefüggő tartomány: +CTRL SHIFT + kurzor mozgató billentyűk sor/oszlop: 1X az azonosítón bevitel lezárása: CTRL + ENTER többértékű képlet lezárás: CTRL+SHIFT+ENTER
Szerkesztés Javítás Törlés cellában: dupla kattintással szerkesztőlécen Törlés DEL: tartalom BackSpace: tartalom, szerkeszthető Szerkesztés/Törlés tartalom és formai beállítások is
Másolás, áthelyezés Vágólap Vonszolás Eszköztár, gyorsmenü, Szerkesztés/ speciális művelet: Irányított beillesztés Vonszolás alapértelmezett művelet: áthelyezés +CTRL: másolás +SHIFT: kivágás+beillesztés +CTRL+SHIFT: beszúrás (helyet csinál!) +ALT: munkalapok között
Keresés, csere
Munkafüzet szerkezetének módosítása Beszúrás aktív / kijelölt terület elé a korábbi tartalom tolódik Beszúrás/..., gyorsmenü Törlés a törölt részre „ráhúzódik” a következő terület Munkalapok kezelése a munkalap fülén keresztül
Mozgás a munkafüzetben Konkrét cellára egérrel referencia-mezőbe írt cellacímmel Szerkesztés/Ugrás (F5) CTRL + kurzor mozgató billentyűk tartalomtól függő pozícionálás (következő üres/nem üres cella, munkalap első, utolsó cellája, stb.) Navigátor munkalapok között
III. Cellatartalom Adattípusok Formázás Képletek Hivatkozások Megjegyzés
Adattípusok Szám: 0..9, +, -, ., E Dátum: 2003.05.10 14:00:01 legfeljebb 15 értékes jegy értéktartomány: 1E307 Dátum: 2003.05.10 14:00:01 számként tárolódik! a dátum 1900 január 1-hez képest (egészrész) az idő a 24 óra arányában (törtrész) alakja függ a Windows beállításától!
Adattípusok Logikai: IGAZ/HAMIS Szöveg konstansként is megadható, de jellemzően képlet eredménye Szöveg ami nem fér bele az előző kategóriákba max. 32K karakter (legfeljebb 1024 jelenik meg) cellánként
Adattípusok Sajátosságok alapértelmezett igazítás – az igazítás nem határozza meg a cella típusát! alapértelmezett (alaktól függő) típus-definíció szöveg: BAL logikai: KÖZÉP szám és dátum: JOBB
Adattípusok Speciális szimbólumok pénznem: szám %: szám 200 Ft, $10 a Windows területi beállításaitól függ! %: szám 10% VIGYÁZAT! A „/100” beleértendő! ‘ (aposztróf): szöveg ‘2003. szöveg típusú, szám alakú adat
A cella tartalma és a megjelenő adat nem kötelezően azonos! Cellaformázás A cella tartalma és a megjelenő adat nem kötelezően azonos! Formátum/Cella gyorsmenü Formázó eszköztár
Cellaformázás I. Szám
kényszerített sortörés: ALT+ENTER Cellaformázás II. Igazítás sormagasság! kényszerített sortörés: ALT+ENTER
akár a cella minden karakterére eltérő beállítások! Cellaformázás III. Betűtípus akár a cella minden karakterére eltérő beállítások!
A munkalapok (szerkesztést segítő) rácsvonalai nem nyomtatódnak! Cellaformázás IV. Szegély, mintázat A munkalapok (szerkesztést segítő) rácsvonalai nem nyomtatódnak!
Cellaformázás V. Formázás táblázatként
Cellaformázás VI. Feltételes formázás a feltételekben használhatók a függvények tartományra vonatkozik
Adatvédelem cellatartalom védelme (módosítás): képletek elrejtése cellavédelem (Cellaformátum/Zárolt) alapértelmezés szerint minden cella zárolt! munkalap védelem (Eszközök/Védelem) képletek elrejtése Cellaformátum/Rejtett + munkalap védelme munkafüzet védelme: Mentés másként/Eszközök/Mentési beállítások megnyitásra módosításra
Képlet Részei = konstans (kivéve dátum, logikai!), hivatkozás, operátor (műveleti jel), függvény A cellában mindig az eredmény, a szerkesztőlécen mindig a formula jelenik meg! Példák =GYÖK(100+(A2^3)) =ÁTLAG(A1:C4)
Hivatkozás Hivatkozás Típusok cella vagy tartomány címe (azonosítója) abszolút: a koordinátákat tartalmazza: $C$7 jele a $ (a koordináta előtt) relatív: a felhasználás helyéhez képesti irányt és távolságot tartalmazza: B9 alapértelmezett, jele nincs kevert típusú: az egyik koordináta abszolút, a másik relatív: A$4 vagy $B1
Hivatkozások Jelentősége: a hivatkozást tartalmazó cella átmásolásakor (kiterjesztés is!) az Excel módosítja a hivatkozott cellák relatív címeit!
Operátorok Típusfüggő! matematikai: +, -, /, *, ^, % szöveges: & speciálisan dátumon értelmezett műveletek: dátum szám: adott idővel korábbi/későbbi dátum dátum – dátum: két dátum között eltelt idő (szám) szöveges: & szöveges konstansok „”-ek között logikai: <, >, =, <=, >=, <>
Függvények Általános alak Megadás módja függvénynév(paraméterek) paraméter nélküli: MA() egy paraméteres: GYÖK(100) több paraméteres: SZUM(A2;A3;A4) Megadás módja szerkesztőlécen függvényvarázslóval
Függvényvarázsló I. Függvénycsoport és függvény megadása
függvény és a paraméterek leírása Függvényvarázsló II. kötelező paraméter kijelölő parancsikon függvény és a paraméterek leírása eredmény
Matematikai függvények Alapműveletek ABS(x) = |x| FAKT(x) = X! GYÖK(x) = 2x HATVÁNY(x;n) = xn LOG(x;a) = logax SZORZAT(x1;x2;x3;...) = x1 * x2 * ... SZUM(x1;x2;...) = x1 + x2 + ...
Matematikai függvények Kerekítések INT(x) = kerekítés lefelé KEREK(x;t) = matematikai kerekítés t tizedesre KEREK.FEL(x;t), KEREK.LE(x;t) PLAFON(x;a), PADLÓ(x;a) = kerekítés fel/lefelé a legközelebbi többszörösére, pl. PLAFON(18;4)=20 Egyéb VÉL() = 0 és 1 közötti véletlenszám RÓMAI(x;m) = konvertálás római alakba
Elemi statisztikai függvények SZUM(T), ÁTLAG(T), MIN(T), MAX(T) DARAB(T) – elemszám (numerikus cellák) DARAB2(T) – elemszám (nem üres cellák) DARABÜRES(T) – elemszám (üres cellák) KICSI(T;n), NAGY(T;n) – n. legkisebb/legnagyobb elem DARABTELI(T;f) – elemszám (feltételnek eleget tevő cellák) SZUMHA(T1;f;T2) – feltételes összegzés (azon cellák összege T2-ből, amelyek T1-ben eleget tesznek a feltételnek)
Szövegfüggvények HOSSZ(t) – karakterek száma BAL(t;n), JOBB(t;n), KÖZÉP(t;n_start;n_db) – szöveg első/utolsó/középső n karaktere ÖSSZEFŰZ(t1;t2;...) SZÖVEG.KERES(t1;t2;n) SZÖVEG.TALÁL(t1;t2;n) – hanyadik karaktertől fordul elő t1 t2-ben (n. kar-tól kezdve az összehasonlítást)
Dátum-idő függvények MA(), MOST() – rendszeróra értéke ÉV(d), HÓNAP(d), NAP(d), ÓRA(i), PERC(i), MPERC(i) – a dátum részei számként DÁTUM(x;y;z), IDŐ(a;b;c) – számokkal megadott dátumérték: xxxx.yy.zz aa:bb:cc HÉT.NAPJA(d;2) – milyen napra esik az adott dátum
Logikai, feltételes és kereső függvények IGAZ(), HAMIS() – konstansok ÉS(f1;f2;...), VAGY(f1;f2;...), NEM(f1) HA(f;é1;é2) = ha f igaz, eredménye é1, egyébként é2 pl. HA(C4>100;C4-100;C4) VÁLASZT(n;é1;é2;...) = eredménye az n. érték FKERES/VKERES(x;T;n;IGAZ/HAMIS) – ha x értéke szerepel a T tartományban, akkor eredménye az x-hez képest n. cella értéke
Megjegyzések Megjegyzés cellához fűzött szöveges információ nem a cellában tárolódik létrehozása: Beszúrás/Megjegyzés szerkesztése: gyorsmenü nyomtatható
Diagram-készítő varázsló IV. Diagramok Diagram típusok Diagram-készítő varázsló Diagram formázása
Diagram Szerepe Típusok tárolt adatok grafikus megjelenítése működés szerint: önálló: külön munkalapon helyezkedik el, kizárólagos beágyazott: adatokat tartalmazó munkalapon helyezkedik el, de nem része a munkalapnak! megjelenítés szerint
Diagram Létrehozása mindig adatsorhoz kötődik csak numerikus adatok szemléltethetők Diagram készítése: eszköztár vagy Beszúrás/Diagram
Diagramtípus választása típusok altípusok előnézet!
Diagram áthelyezése Diagramcím és tengely felirat megadása utána önálló diagram beágyazott diagram
Diagram formázása Az elkészült diagram átméretezhető, áthelyezhető, bármely diagram-elem módosítható (2X) Az elkészült diagram átméretezhető, áthelyezhető, elemei szerkeszthetőek: a diagram területén a szerkeszteni kíván objektum kijelölése 2X BAL egérgomb vagy gyorsmenü a diagram-szegéllyel mozgatható méretező pont
V. Nyomtatás Nyomtatás általános jellemzői Nyomtatási tulajdonságok Speciális elemek nyomtatása
Kapcsolódó parancsok Fájl/Nyomtatási kép Fájl/Oldalbeállítás margók beállítása oldaltörések (Nézet/Oldaltörések v. Normál) nyomtatási beállítások (Fájl/Oldalbeállítás) Fájl/Oldalbeállítás Fájl/Nyomtatás alapértelmezés: aktív MUNKALAP! ha van kijelölt diagram, akkor az!
Oldalbeállítás lehetőségei
Oldaljellemzők beállítása Backstage nézet
VI. Adatkezelés Adatsorok Rendezés Szűrés
Nyilvántartások, listák, stb. Adatsorok Formailag fejléces táblázat Szerkezetileg azonos típusú adatok Tartalmilag oszlopok: azonos jelentésű adatok sorok: egy elem jellemzői Nyilvántartások, listák, stb.
Műveletek adatsorokkal Rendezés Szűrés Adatok menü
Rendezés előkészületek eszköztárból ADATOK/Sorbarendez aktív cella a lista egyik mezőjén vagy teljes lista kijelölése eszköztárból aktuális cella oszlopa szerint ADATOK/Sorbarendez több (3) szintű rendezés fejléc vagy oszlopazonosító szerint
Szűrés Fogalma Típusai feltételnek eleget tevő adatokat tartalmazó sorokon (=rekord) kívül a többi sor elrejtése az elrejtett sorok adatai részt vesznek a műveletekben! Típusai automatikus szűrés irányított szűrés
Autoszűrő ADATOK/Szűrő/Autoszűrő aktív cella a fejléc sorban (ez a sor nem vesz részt a műveletben!) fejléc celláiban legördülő menüből választható: értékegyenlőség alapú szűrő szélsőértékek szűrése legfeljebb 2 feltétel alapján egyéni szűrő
Autoszűrő Jellemzők Megszüntetése feltételt tartalmazó oszlopok szűrője kék szűrőnek eleget tevő sorok azonosítója kék különböző oszlopokra vonatkozó szűrők között ÉS kapcsolat: szűkítő feltételek Megszüntetése feltétel visszavonása: (mind) szűrő kikapcsolása: ADATOK/Szűrő/Auto
Autoszűrő értékegyenlőség alapú szélsőérték szerinti (Helyezés) csak numerikus adatra!
Autoszűrő egyéni szűrő legfeljebb 2, azonos oszlopra vonatkozó feltétel esetén feltételek között ÉS, VAGY kapcsolat
Irányított szűrő Alkalmazási példák Részei két oszlop közti VAGY kapcsolat tetszőleges számú (>2) feltétel feltételben függvények Részei adattábla szűrőtábla (feltételtábla) eredménytábla
Irányított szűrés Feltételtábla fejléce megegyezik az adattáblával nem kötelező az összes oszlopot megadni mezőiben feltételek helye: az adattábla alatt vagy fölött! speciális eset: adattáblából származtatott adatra vonatkozó feltételnek NINCS fejléce és a hivatkozása az első adatmező RELATÍV címe!
Irányított szűrés Eredménytábla alapértelmezés szerint az adattábla helyén szűr az adattábla fejléceivel meghatározhatóak az eredménytábla oszlopai, tartomány kijelölésével korlátozható a mérete (rekordszáma), elegendő csak a bal felső sarokmező helyének megadása is nem frissül (a feltételek módosulásakor)