általános és stratégiai rektorhelyettes HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0128/1.0 A működési folyamatok mintaszerű újraszervezése az integrált vidéki nagyegyetemek minőségközpontú működésének támogatása érdekében” Folyamatmodellezés tapasztalatai a Szegedi Tudományegyetemen „Stratégiaalkotás és működtetés-fejlesztés” Prof. Dr. Rácz Béla általános és stratégiai rektorhelyettes Vilmányi Márton stratégiai igazgató Braxmair Zsófia projekt koordinátor 2006. október 10.

A Szegedi Tudományegyetem projekthez kapcsolódó céljai Kezdeti, hosszú távú cél: működési folyamatainak zárt és ellentmondásmentes szabályozása, követése Rövid távú cél: tényleges működést leíró modell létrehozása, fejlesztési, beavatkozási pontok azonosítása

A stratégiaalkotás és működtetés-fejlesztés főfolyamat Működésfejlesztés Minőségirányítás Int.-i kommunikáció Forrásmen. Intézményi kommunikáció Forrásmenedzsment Oktatás Kutatás Controlling Gazdálkodás SHRM Beszerzés Informatika

A főfolyamat struktúrája Szervezetfejlesztés Szabályzatok frissítése Belső audit Kockázat-kezelés Projektmenedzsment Működés- fejlesztés Minőség- irányítás Minőségtervezés Minőségértékelés Minőségfejlesztés Stratégia- alkotás Int-i komm. Keretek meghatározása Komm. eszközök működtetése MIR működtetése Küldetésnyilatkozat Célállapot Akadémiai stratégia Erőforrás gazdálkodási stratégia Irányítási stratégia Stratégiai programozás Forrás- men. Célmeghatározás Kapcsolatkezelés Forrásteremtés/ bevonás Monitoring

Stratégia-alkotási folyamat jellemző lefutása I. Oktatási stratégia: Képzési szerkezet kialakítása Képzési kínálat kialakítása Módszertani fejlesztés Kutatási/művészeti/innovációs stratégia Kutatási/művészeti/innovációs profil Kutatási/művészeti/innovációs szerkezet Kutatási/művészeti/innovációs tevékenység hasznosítási terve Egyéb szolgáltatások stratégiája Alaptevékenységhez kapcsolódó szolgáltatási portfolió Képzéshez, kutatáshoz közvetetten kapcsolódó szolgáltatások Szolgáltatások színvonal-fejlesztési terve Emberi erőforrás-gazdálkodási stratégia Emberi erőforrás-gazdálkodás általános irányai Infrastruktúrával való gazdálkodás stratégiája Infrastruktúrával való gazdálkodás alapelvei Infrastrukturális vagyon átstrukturálásának terve Infrastrukturális fejlesztések, beruházások terve

Stratégia-alkotási folyamat jellemző lefutása II. Immateriális javakkal való gazdálkodás stratégiája Fejlesztési irányok Immateriális javakkal való gazdálkodás intézményi szintű alapelvei Pénzügyi gazdálkodás stratégiája Belső pénzügyi allokáció megvalósításának terve Bevonandó többletforrások allokációjának terve Szervezetfejlesztési stratégia Szervezeti működésfejlesztés irányai Célzott szervezeti struktúra alapelvei Célzott szervezeti konfiguráció Marketing stratégia Intézményi marketing célok Intézményi marketing terv Marketing Információs Rendszer Információmenedzsment stratégia Információmenedzsment célzott működési módja Célzott hálózati szolgáltatás-fejlesztés irányai

Működés-fejlesztési folyamat jellemző lefutása Szervezetfejlesztés Szervezetfejlesztési beavatkozási célok Szervezetfejlesztés beavatkozási terv Szervezetfejlesztés végrehajtása Beavatkozás eredményeinek visszamérése Szabályzatok karbantartása, frissítése Célzott folyamat lefutásának meghatározása Kapcsolódó szabályzatok módosításának kidolgozása Belső audit Belső audit terve Belső audit lefolyatatása Feltárt szabálytalanságok kezelése Projekttervezés Projektvezető, célok, ütemterv, résztvevők, finanszírozás, külső/belső erőforrások projekthez rendelése Projektértékelés Projekt végrehajtásának szakmai értékelés Projekt végrehajtásának pénzügyi értékelés

Minőség-irányítási folyamat jellemző lefutása Önértékelés kezdeményezése, megtervezése Szervezeti egység szintű önértékelés Intézményi önértékelés Stratégiai céltérkép elkészítése Mutatószámrendszer kialakítása Adatgyűjtés Adatgyűjtés módszertanának és ütemtervének elkészítése Értékelés és jelentéskészítés Szervezeti egység cél- és mutatószámainak vezetői értékelése Cél és mutatószámrendszer felsővezetői értékelése Cél és mutatószám menedzsment rendszer felülvizsgálata

Forrásmenedzsment folyamat jellemző lefutása Forrásbevonási célok meghatározása Forrásbevonási célstruktúra meghatározása fejlesztési-, forrásbevonási igények alapján Forrásbevonási lehetőségek/forrásteremtés lehetőségei Forrásbevonási lehetőségek figyelése, nyilvántartása Lehetőségek közvetítése a felhasználók felé Bevonható forrás felett rendelkezőkkel való kapcsolat kezelése Bevonható forrás felett rendelkezők körének meghatározása, nyilvántartása Bevonható forrás felett rendelkezők körének tájékoztatása, kapcsolattartása Forrásfelhasználókkal való kapcsolat kezelése Fejlesztésben érdekeltek körének meghatározása Forrásbevonási igények rögzítése Fejlesztésben érdekeltek körének folyamatos felülvizsgálata Forrásmenedzsment monitoring Intézményi befogadás, adatrögzítés Intézményi kötelezettségvállalás Pályázati nyilvántartás frissítése

A főfolyamat leképezése során alkalmazott feltételezések Stratégia-alkotás és végrehajtás elválasztásának kiküszöbölése Személyi felelősség érvényesítése Bevonás elvének érvényesítése Döntéshozatali eljárásba illeszthetőség biztosítása Rugalmasság biztosítása

A főfolyamat leképezése során alkalmazott szerepek Döntéshozatali szerepek: Szenátus Rektor Gazdasági és Műszaki Főigazgató Javaslattételi szerepek: Rektorhelyettesek (stratégiai, oktatási, hallgatói és közkapcsolati, tudományos és nemzetközi kapcsolatok) Dékán Főtitkár Igazgatóságok és igazgatók (stratégiai, oktatási, hallgatói és közkapcsolati, nemzetközi kap-csolatok, marketing és kommuni-káció, innovációs, kutatási) Egyetemi Számítóközpont ig. Projektvezető Intézményi Minőségügyi vezető Folyamatfelelős Véleményezési szerepek: Gazdasági Tanács Hallgatói Önkormányzat Érdekképviseleti szerv Közreműködési szerepek: Intézményi adatgazda Minőségpolitikai Bizottság Minőségirányítási Bizottság Minőségügyi felelős Minőségért. munkacsoport Adatgazda Szerv. egység mut.szám-felelős Pályázati Iroda

A főfolyamat leképezése során alkalmazott jellemző lefutások Projekttervezés Stratégia előkészítése Ad-hoc lekérdezése Stratégia kidolgozása Stratégiaváltozás hatásának elemzése Vezetői/rektori elfogadás Gazdasági Tanács véleményez Stratégia vezetői véglegesítése Szenátusi elfogadás Szükség esetén véglegesítés Kapcsolódás más stratégiákhoz, folyamatokhoz

A főfolyamat leképezése során felmerült dilemmák, problémák, kihívások A folyamatok lefutási bürokráciájának csökkentése A folyamatok lefutási rugalmasságának növelése A vezetői akarat „kezelése” Kulturális problémák megoldása Stratégiai folyamatok – kötelező dokumentumok problémájának feloldása

Jövőbeli tennivalók Szabályzatmódosítások folytatása A gazdálkodási rendszer kettősségéből adódó problémák kiküszöbölése a gazdálkodási és a controlling folyamatokban Érvényesíteni az stratégiai humánerőforrás menedzsment folyamatok alapjait a Szegedi Tudományegyetemen

Köszönöm a figyelmet!