ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 4. ea.: Projekttervezés II. Érintettek elemzése Kockázatelemzés: Kockázati tényezők Számszerűsítés Erőforrások tervezése: EE szakmai leltár mátrix Feladat / Felelősség mátrix Munkaterv Tevékenységek tervezése Időtervezés Az előadások / gyakorlatok diáinak kidolgozása során jelöljön ki kulcsszavakat amelyeket az ellenőrző kérdésekhez hiperhivatkozásként kapcsoljon a kérdéshez. Művelet leírása BESZÚRÁS OBJEKTUM HIPERHIVATKOZÁS súgóban. 1

STRATÉGIAALKOTÁS Határozzuk meg, mi kerüljön a projektbe (célkitűzéscsoport) Stratégia: szorosan összefüggő célkitűzések csoportja Gondoljuk át, hogy megvalósíthatók-e! Véglegesítsük a konkrét és az általános célkitűzést, valamint az eredményeket

Kockázatelemzés (kockázat) Olyan bizonytalan esemény vagy körülmény, amely ha bekövetkezik, negatív hatás gyakorol a projekt céljaira. Helyzeti (függ, hogy milyen projektről van szó) Kölcsönösen egymástól függő Méret függő (pl. hatása, mérete az árbevételre) Érték alapú (kerüli / keresi – cég, személy stb.) Idő alapú Kockázat menedzsment: folyamat, amely során azonosítjuk elemezzük a projekt kockázatok hatásait, valamint tervezzük a bizonytalanságra adandó válaszainkat. A kockázat az információ szükségképpen hiányos jellegéből következik, ami megerősíti az előzetes információgyűjtés és elemzés jelentőségét.

Kockázatelemzés (kockázati tényezők) Etikai kockázat (törvényesség, elfogadás, humán szempontok) Műszaki kockázat (műszaki feladatok tervezési, kivitelezési hibáinak kiküszöbölése) Üzemgazdaságossági kockázat (gazdaságosság, jövedelmezőség) Szociális és kulturális kockázat (ártalommentesség, személyiség tiszteletben tartása) Ökológia kockázat (környezetkímélés, erőforrás-takarékos felhasználás) Politikai kockázat (a műszaki, gazdasági, ökológiai, és szociális környezet változásainak konfliktusmentes kezelés)

Kockázatelemzés (számszerűsítés) A konkrét kockázati eseményekhez érték rendelhető: Valószínűség % (szubjektív) A hatás pénzben kifejezhető (kockázat költség) Kockázatkezelési módok pl.: Tartalékképzés (idő, pénz, egyéb erőforrások) Alternatív megoldások Kötbér Garancia Biztosítás

Kockázatelemzés (számszerűsítés) A konkrét kockázati eseményekhez érték rendelhető: Valószínűség % A hatás HUF / EURO-ban kifejezhető (kockázat költség) Osztályozási rendszer (pl.) Alacsony 1-3% (of delivery) Közepes 3-8% Magas 8-15% Nagyon magas 15-25% Az árhoz adandó (delivery cost, contingency %)

Kockázatok (belső/külső) Projekt kockázatai származhatnak: A projektből (döntések a módszerről, technológiáról, finanszírozásról stb.) Tervezetlen eseményekből - ezek egy része biztosítható (baleset, tűz) Külső okokból (politikai, környezeti, gazdasági) Fokozatai: Kritikus - elfogadhatatlan, katasztrofális következmény Potenciálisan kritikus - önmagában elfogadható, másokkal együtt nem Valószínűleg nem kritikus - önmagában elfogadható, másokkal kombináltan elfogadhatatlan lehet Következmények nélküli

Kockázatok Az elemzés módszerei: Hálótervezés – pl. kritikus tevékenységek rövidítésének és költségeinek számítása – ‘crashing’ Döntési fák Érzékenységi analízis – a vizsgálatba bevont kockázati tényezők egyenkénti értékváltozásai milyen mértékben befolyásolják az elemzés tárgyát jelentő függő változót (pl. megvalósítási idő, költség) A módszer hátránya, hogy az egyes kockázati tényezők hatását külön (függetlenül) kezeli .

ERŐFORRÁSTERVEZÉS Szoros összefüggés az időterv és a tervezéshez felhasznált erőforrások között Pl. A részhatáridők érzékenyek a tevékenységekhez rendelt erőforrások mennyiségeire A projektek első számú erőforrása a szervezet illetve a humán erőforrás A tervezéshez használt megoldások: Emberi Erőforrás (EE) szakmai leltár mátrix Feladat/Felelősség mátrix

ERŐFORRÁS-TERVEZÉS Szaktudás és eszközök meghatározása Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása  tevékenységütemezés A meglévő erőforrások biztosítása A szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások biztosítása A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében Erőforrás: a projekthez szükséges ember, gép, eszköz, anyag, infrastruktúra stb. Ez is kulcselem, itt derül, ki, hogy a feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrások rendelkezésre állnak-e, ha nem mikor és milyen külső erőforrásokra van szükség  ennek következménye a pályázatban megfogalmazott támogatási igény Ezt is érdemes részlépésekre bontani: Azonosítani kell, hogy milyen eszközökre és szaktudásra van szükség Utóbbira visszatérünk) Ütemezni kell az egyes erőforrásokat - alap a tevékenységütemezés  az erőforrásokat is résztevékenységenként kell meghatározni Gondoskodni kell a meglévő erőforrások biztosításáról (ez a vezető feladata, pl. figyelembe venni, hogy egye munkatársaknak a napi teendőkön kívül a projektben + feladatai vannak A hiányzó erőforrásokat máshonnan kell pótolni (pl. kölcsön munkaerő, vagy alvállalkozók, külső szakértők bevonása utóbbit korlátozhatják a pályázatban: Indok: ha nem elegendő a saját szakértelem, miért akarunk pályázni? Számoljunk tartalékkal rátartással, különösen a kritikus tevékenységeknél Előfordulhat, hogy megint vissza kell lépni, és módosítani kell a tervet.

EMBERI ERŐFORRÁS TERVEZÉSE Váratlan események tervezése Átlagos terhelések Projektvezető 5-10% Projekt/szakaszirányító: 30-50% Projektbiztosítók: 30-50% Felhasználói koordinátor: 10-20% „Dolgozó” projekttag: 100% Terhelés: max. 150 %-ig lehet terhelni 110-120% tervezés elfogadott

EMBERI ERŐFORRÁS SZAKMAI LELTÁR MÁTRIX Levelezés angol nyelven Személy Kompetencia Pénzügy Oktatás szervezés Marketing Levelezés angol nyelven Kiss G. 1 3 2 - Szabó G. Nagy B. alapszinten középszinten kiválóan

FELADAT/FELELŐSSÉG MÁTRIX FELELŐSÖK Kiss G. Szabó G. Nagy B. Joó Z. Eszközbeszerzés, installáció 2007. máj. 15. Hallgató toborzás, nyílvántartás szept. 10. Részjelentés magyarul 2008. nov. 30. Részjelentés angolul dec. 15.

A MUNKATERV ELEMEI Munkacsomagok: Részcélok, indikátorok, várható eredmények Tevékenységek (fő- és alfeladatok) Időbeliség Felelősök, résztvevők Költségek, anyagi/technikai feltételek Mérföldkövek: Értékelés/visszajelzés Módosítás A projekt belső feladatai Disszemináció

LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE Célok Főbb tevékenységek Résztevékenységek Sorrendiség, kapcsolódások Időtartam, szakaszok Mérföldkövek Szükséges szakértelem Felelősök Ütemterv – munkaterv elkészítése

TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE Fel kell vázolni egy lehetséges tevékenység sorozatot, egyfajta megoldást, illetve elvárt eredményt, amit a célrendszerrel összeillesztve projekt koncepciónak nevezhetünk. A projekt során végrehajtandó tevékenységeket mindig úgy tervezzük meg, hogy először rögzítsük az elérni, illetve realizálni kívánt eredményt és ehhez rendeljük a szükséges tevékenységeket. Az egyes tevékenységek sajátos tevékenységhálót alkotnak, mivel vannak olyan tevékenységek, amelyek egymástól teljesen függetlenek, míg vannak olyanok is, amelyek elvégzése után jelentkező eredmény előfeltétele egy másik megkezdésének.

TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE A tevékenységek tervezése során meg kell határozni az alábbiakat: a tevékenység várható eredménye, a tevékenység szakmai tartalma, a teljesítés fizikai helyszíne, a teljesítésben közreműködő személyek, illetve szervezetek, a tevékenység kezdete és vége, a szükséges előfeltételeket és kockázatokat, a tevékenység forrás, illetve erőforrásigényét (humán és tárgyiasult), a tevékenység elvégzésért, illetve az eredményért felelős személy, illetve csoport.

TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE A feladatcsoportok lebontási struktúrá-jának elkészítésekor a struktúra lebontását felülről lefelé végezzük, és olyan mélységig kell lebontani, hogy az egyes tevékenységek a szükséges erőforrások és eszközök elfogadhatóan becsülhetők legyenek. Meg kell határoznunk a tevékenységek végrehajtási sorrendjét és párhuzamosan kivitelezhető tevékenységeket.

IDŐTERVEZÉS Az időtervezés célja: A projekt átfutási idejének meghatározása A részfeladatok, tevékenységek kezdési- és befejezési időpontjában kiszámítása Az események bekövetkezési időpontjában megállapítása Az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása (kritikus tevékenységek) A legkorábbi- és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem-kritikus tevékenységeknél. Legkorábbi módszer: Gantt-diagram

IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) A projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben A sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével A tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez A fenti elhelyezkedés jelzi az interdependenciákat Átfedéses szekvenciálás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen Negatív átfedés: késleltetés Függőségi nyilak: függőségi kapcsolat megjelenítése A haladás nyomon követhető és a monitoring során is felhasználható Hátrány: bonyolult projekteknél átláthatatlan

IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) A legegyszerűbb, legrégibb, legáltalánosabban használt [névadó: Henry Gantt, USA, XX. sz.eleje] Az egyes tevékenységeket idötartamukkal arányos hosszúságú téglalap (vonal) reprezentálja Elkészítése 4 lépésből áll: A tevékenységek definiálása A tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása A tevékenységek időtartamának meghatározása A Gantt diagramm összeállítása

HÁZÉPÍTÉS IDŐTERVE GANTT DIAGRAMMAL Tevékenységek Időtartam (hét) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Alapok Szerkezeti falak Födém Tető Vakolás

GANTT DIAGRAMM (TÉNY/TERV) Tevékenységek H Ó N A P O K I. II. III. IV: V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 1. Tevékenység 2. Tevékenység 3. Tevékenység 4. Tevékenység tényleges tervezett