Szakiskolai Fejlesztési Program II. (SZFP II.) 2007. évi feladatainak végrehajtása során a szakiskolák által megvalósítandó eszközbeszerzéshez, a támogatás felhasználásáról szóló elszámolás elkészítése A „SZFP II. Elszámolás 2007” nevű segédprogram használata

Az elszámoló program használata Az ellenőrzés három csoportra bontható:   -         Az elszámolás során rögzítendő adatok túlnyomórészt számszaki adatok lesznek. Ezért az egymással kapcsolatban lévő adatpontokat folyamatosan vizsgálja a program saját viszonylatukban, és jelzést küld a felmerülő anomáliák esetén. -         Vannak olyan adatok, amelyek megadása kötelező. Ha ezek közül valamelyiket nem töltötte ki az ablakok lezárásakor egyértelmű üzenetet fog kapni, melyben a program felszólítja a hiányzó adatok pótlására. -         Az adatbázisban lévő adatmezők közül több olyan van, amelyek egymással logikai kapcsolatban állnak. Akár úgy, hogy egyik előírja a másik kitöltését, akár úgy, hogy egy időben nem lehetnek kitöltve. Ezekről az esetekről is egyértelmű üzenetet fog kapni, ugyanúgy, mint a számszaki hibákról. A helyes kitöltés nélkül nem tudja szabályosan elhagyni az ablakokat!

Sikeres belépés után a főképernyő felső sávjában láthatóvá válik a kiválasztott szerződés száma, a Támogatott neve, és a támogatás összege. A program használata során minden ablakon látható lesz ez az információs sáv. Az információs sáv alatt látható gombokkal érhetőek el program kiemelt funkciói.

A főmenüben a számlák nyilvántartásához a zöld Beszerzési számlák nyilvántartása gombra kattintva a képernyőn egy táblázat jelenik meg, amelyben láthatóak a már felrögzített számla-bejegyzések.

A beszerzésekhez kapcsolódó összes számlát, illetve a hozzá tartozó adatokat rögzíteni szükséges a programban. Ide értve az eszközök, tartozékok beszerzését, megvásárlását igazoló számlákat, valamint az eszköz bekerülési értékébe beszámító, az üzembe helyezésig felmerült, a tárgyi eszköz aktiválásához kapcsolódó szolgáltatások (szállítás, alapozás, gyártó illetve szakszerviz általi üzembe helyezés, betanítás, közbeszerzési eljárás költségei, felszámítandó ÁFA összeg, stb.) értékét dokumentáló, az adott szolgáltatás igénybevételéről kiállított számlákat is.

Továbbá itt kell rögzítenie azon Támogatottaknak az ÁFA bizonylat adatait, akik a támogatással kapcsolatosan beszerzett eszközök esetében ÁFA levonásra nem jogosultak, így a felszámítandó ÁFA összege a bekerülési érték részét képezi és a Támogatási szerződésük úgynevezett UTÓFINANSZÍROZOTT, BRUTTÓ szerződés. Ezen Támogatottaknál a külföldről történő beszerzés esetén, a beszerzésre felszámítandó, a VPOP által kivetett ÁFA összegét dokumentáló vámhatározatot, illetve az Európai Unióból történő beszerzés esetén a felszámítandó ÁFA összegét dokumentáló belső ÁFA bizonylatot rögzíteni szükséges az elszámolás elkészítéséhez.

A „Nyomtatás” gomb megnyomásával lehetőség van a számlákról listát készíteni, illetve nyomtatni, amit az elszámoláshoz csatolni szükséges. A beszerzési számlák összesítője segít áttekinteni az elszámoláshoz kapcsolódó számlákat. Ha befejezte a számlákkal való munkát, akkor a „Kilépés” gombbal hagyhatja el az ablakot.

Az „Eszközök és tartozékok felsorolását” fülön lévő táblázatba fel kell rögzítenie minden beszerzett eszközt. Ezt az „Új eszköz / tartozék” gomb megnyomásával kezdeményezheti.

Minden adatpontot ki kell töltenie, kivéve akkor, ha bepipálja a „Kapcsolódó szolgáltatás” opciót. Ekkor csak a megnevezés és az összegek lesznek kötelezően kitöltendők. A kapcsolódó szolgáltatások között olyan tételeket rögzíthetünk, amelyek a bekerülési érték részeként értelmezhetők és számlázásra kerültek, vagy a le nem vonható ÁFA értéket dokumentálják.

A megjelenő szerkesztő ablakban először ki kell jelölnie a megítélt eszközt, mégpedig oly módon, hogy a „Beruházási hely” legördülő listából kiválasztja a beruházás megvalósulásának helyét, a fejlesztési területet, majd pedig a „Megítélt eszköz” listából az eszközt, amire pályázott. Minden egyes a pályázatban, illetve Beruházási tervben külön soron szereplő eszköz kiválasztható, attól függően, hogy hány darabot szereztek be, akár többször is.

 A megítélt eszköz kiválasztása után, ha átlép a „Beszerzett eszköz” szekcióba, akkor a program automatikusan átemeli a megítélt eszköz adatait oda, segítve ezzel a kitöltést. Természetesen lehetőség van a „Beszerzett eszköz” szekcióban az eszköz átemelt adatainak a javítására, felülírására, amennyiben a tényleges eszköz felvitele ezt megkívánja. Amennyiben eltérés van ezen adatokban a Beruházási tervben rögzítettekhez képest, akkor szükséges ezen eltérések szöveges indoklása, amit az „Eltérés magyarázata” pontban lehet megtenni. A megítélt eszköz beállítása után elkezdheti rögzíteni a beszerzett eszköz adatait, a mezők megnevezése szerint.

Az eszközkódnál ki kell választani az adott eszköz besorolását a legördülő menüből, még pedig a Támogatott szakmai képzéssel összhangban.

Sikeres rögzítés esetén kapunk a programtól egy kérdést, hogy „Kívánja az eszközhöz kapcsolódó számlákat regisztrálni?”. Ez azt jelenti, hogy az ekkor felvitt eszközhöz azonnal hozzákapcsolhatja azokat a számlákat, melyek annak beszerzését igazolják. Ha az „Igen”-t választja, egy újabb ablak nyílik meg ahol a „Számla csatolása” feliratú gombbal kezdeményezheti az összerendelést. A megfelelő számla kiválasztása után a „Számla kapcsolása” gomb hatására a csatolás megtörténik, és becsukódik ez a képernyő. Ezt a műveletsort annyiszor kell megismételni ahány számlát kíván kapcsolni a kiválasztott eszközhöz.   Figyelem: egy beszerzési számlát csak egyszer kell felvinni, és bármennyi tárgyi eszközhöz hozzákapcsolható!

A csatolási művelettel egy tárgyi eszközhöz akár több előleg, illetve végszámlát is rögzíthet. A csatolás után a listában megjelennek az adott tárgyi eszközhöz rendelt számlák. Ha tévesen kapcsolt egy számlát az eszközhöz, akkor a „Csatolás törlése” gombbal szüntetheti meg a kapcsolatot. A számla felvitele történhet ebben az ablakban is, nem szükséges visszamenni a főmenübe a számlák felviteléhez.

A kék Állományba vételi bizonylatok gombra kattintva a megjelenő képernyőn egy táblázat látható, amiben a már felrögzített „Állományba vételi bizonylatok” láthatóak. A már ismert metodika szerint az „Új bizonylat” gombot megnyomva elkezdünk egy új felvitelt. A felugró ablakban két fület láthatunk, az „Eszközök és tartozékok felsorolását”, és az „Állományba vételi bizonylat”-ot.

A Bizonylat másolása gombbal az azonos eszközök esetén gyorsíthatjuk az állományba vételi bizonylatok kitöltését.

A funkció végrehajtása előtt a program összehasonlítja az elszámolás során regisztrált eszközök bruttó értékét az ugyanezen elszámolás keretében rögzített beszerzési számlák bruttó összegével. Ha beszerzési számlák összes bruttó értéke nem fedi le az eszközök értékét, nem lehet kinyomtatni az elszámolási formanyomtatványt. Ha a kapcsolódó adatok nem tartalmaznak anomáliákat, megjelenik a nyomtatási kép „Report preview” ablaka, amin ha megnyomja a nyomtató ikont, vagy kiválasztja a „File-Print” parancsot, akkor az alapértelmezett nyomtatón kinyomtatásra kerül az „Elszámolási formanyomtatvány”. Az Ellenőrző szám, ami a nyomtatott verzió és a digitális adatközlés közti megegyezőséget fogja igazolni, megjelenik a digitális és a nyomtatott formátumon is.

E funkció segítségével a becsatolandó nyilatkozatokat készíti el a program, feltöltve azokat a Támogatott rendelkezésre álló adataival. Az ablak megnyílása után mindhárom nyilatkozat („Közbeszerzési Nyilatkozat (8.2.G)”, „Teljességi Nyilatkozat (8.2.F)”, „Köztartozás hiányáról szólói Nyilatkozat (8.2.E)”) ki van jelölve nyomtatásra. Az egyes sorok elején lévő pipákra kattintva tudja nyomtatásra jelölni, illetve a nyomtatásra való jelöltséget megszüntetni. A „Nyomtat” gomb megnyomásakor egymás után minden nyilatkozat nyomtatási képe meg fog jelenni, amit a már ismertetett módon nyomtathat ki.

Ez az elszámolási dokumentumok összeállítását – részben - önellenőrzését segítő lista. Az ellenőrzési lap egyes soraihoz be kell írnia, hogy az adott dokumentumból hány darabot nyújt be az elszámolással. A kitöltés után az ismert módon végezheti el a nyomtatást.   Az ellenőrző lista aláírt, bélyegzővel ellátott példányát az elszámolás részeként meg kell küldeni.

Ez a funkció teszi lehetővé, hogy az Ön által rögzített adatok digitális formában továbbításra kerüljenek. A gomb megnyomására a program összetömöríti az összes adatbázist, és elhelyezi azt a saját könyvtárába. A csomagolás előtt ismét létrejön a már említett ellenőrző szám. Az eredmény sikerességéről üzenetet fog kapni. Az üzenet képernyőjének jobb alsó sarkában látható „Mappa megnyitása az intézőben” gomb megnyomásával megnyílik egy Windows-os tallózó ablak. Az elszámoláshoz a csomagolt fájlt is mellékelnie kell CD-re, vagy DVD-re írva.

A beküldendő elszámolás elemei: Formai előírás Az elszámoláshoz csatolt számlamásolatokra, a számlák kifizetését igazoló bizonylatokra, valamint másolatban becsatolt dokumentumokra rá kell vezetni: „Az eredetivel mindenben megegyezik, hitelességét igazolom.” hitelesítő szöveget, és dátummal, aláírással, bélyegzőlenyomattal kell ellátni.

A beküldendő elszámolás elemei: Bizonylatok Az Elszámolási formanyomtatvány megfelelően - a SZFP II. Elszámolás 2007 Segédprogram segítségével - kitöltött eredeti példányát (egy nyomtatott formátumban és egy CD-, vagy DVD-lemezen a program által tömörített formában). A beszerzett eszközök állományba vételi bizonylatainak Támogatott által hitelesített példányait, amelyet a segédprogramból nyomtatnak ki. Az ellenőrző lista aláírt, bélyegzővel ellátott példányát az elszámolás részeként meg kell küldeni.

A beküldendő elszámolás elemei: Számlák A beszerzésről kiállított és benyújtott számlák meg kell, hogy feleljenek az 1992. évi LXXIV. törvény 13.§ 16. pontjában meghatározott formai és tartalmi feltételeknek.  A számla eredeti példányára rá kell vezetni: „Elszámolva az SZFP/…………………….számú támogatási szerződésre ………………. Ft összegben”.  A számlák kiegyenlítését igazoló banki és pénztárbizonylatok Támogatott által hitelesített másolatait.(bank kivonat; banki igazolás; pénztárbizonylat.) Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla egyéb tételeket is tartalmaz, a Támogatott köteles egyértelműen megjelölni a támogatás felhasználásával beszerzett eszközök tételsorait.

A beküldendő elszámolás elemei: Dokumentumok EU-n kívüli országból történő import beszerzés esetén az eszköz(ök)ről kiállított egységes vámáru nyilatkozat és határozat Támogatott által hitelesített másolatát, valamint idegen nyelvű számla esetén annak hiteles fordítását, a kifizetésről szóló banki igazolás másolatát és a kivetett ÁFA összeget és a megfizetését igazoló bizonylatokat. Más EU-tagállamból történő beszerzés esetén nemzetközi szállítólevél (CMR) hitelesített másolatát, valamint idegen nyelvű számla esetén annak hiteles fordítását, a kifizetésről szóló banki igazolás másolatát és a felszámítandó ÁFA összegét dokumentáló számviteli bizonylatot.

A beküldendő elszámolás elemei: Nyilatkozatok A segédprogramból nyomtatott, a Támogatott képviselőjének cégszerű aláírásával ellátott Köztartozás hiányáról szóló nyilatkozatot,   A segédprogramból nyomtatott, a Támogatott képviselőjének cégszerű aláírásával ellátott Teljességi nyilatkozatot, A segédprogramból nyomtatott, a Támogatott képviselőjének cégszerű aláírásával ellátott Közbeszerzési nyilatkozatot.

Köszönjük megtisztelő figyelmüket! Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet 2007. szeptember

Szakiskolai Fejlesztési Program II. (SZFP II.) 2007. évi feladatainak végrehajtása során a szakiskolák által megvalósítandó szakmai feladatoknál a támogatás felhasználásáról szóló elszámolás elkészítése A „SZFP II. Szakmai Elszámolás 2007” nevű segédprogram használata

Az elszámoló program használata Az ellenőrzés három csoportra bontható:   -         Az elszámolás során rögzítendő adatok túlnyomórészt számszaki adatok lesznek. Ezért az egymással kapcsolatban lévő adatpontokat folyamatosan vizsgálja a program saját viszonylatukban, és jelzést küld a felmerülő anomáliák esetén. -         Vannak olyan adatok, amelyek megadása kötelező. Ha ezek közül valamelyiket nem töltötte ki az ablakok lezárásakor egyértelmű üzenetet fog kapni, melyben a program felszólítja a hiányzó adatok pótlására. -         Az adatbázisban lévő adatmezők közül több olyan van, amelyek egymással logikai kapcsolatban állnak. Akár úgy, hogy egyik előírja a másik kitöltését, akár úgy, hogy egy időben nem lehetnek kitöltve. Ezekről az esetekről is egyértelmű üzenetet fog kapni, ugyanúgy, mint a számszaki hibákról. A helyes kitöltés nélkül nem tudja szabályosan elhagyni az ablakokat!

Sikeres belépés után a főképernyő felső sávjában láthatóvá válik a kiválasztott szerződés száma, a Támogatott neve, és a támogatás összege. A program használata során minden ablakon látható lesz ez az információs sáv. Az információs sáv alatt látható gombokkal érhetőek el program kiemelt funkciói.

Sikeres belépés után a főképernyő felső sávjában láthatóvá válik a kiválasztott szerződés száma, a Támogatott neve, és a támogatás összege. A program használata során minden ablakon látható lesz ez az információs sáv. Az információs sáv alatt látható gombokkal érhetőek el program kiemelt funkciói.

A beküldendő elszámolás elemei: Formai előírás Az elszámoláshoz csatolt számlamásolatokra, a számlák kifizetését igazoló bizonylatokra, valamint másolatban becsatolt dokumentumokra (szerződések, teljesítésigazolások, bérszámfejtések stb.) rá kell vezetni: „Az eredetivel mindenben megegyezik, hitelességét igazolom.” hitelesítő szöveget, és dátummal, aláírással, bélyegzőlenyomattal kell ellátni.

A beküldendő elszámolás elemei: Bizonylatok A ”Tervsor elszámolás” - a SZFP II. Szakmai Elszámolás 2007 Segédprogram segítségével - kitöltött eredeti példányát (egy nyomtatott formátumban és egy CD-, vagy DVD-lemezen a program által tömörített formában). A számla összesítő és az ellenőrző lista aláírt, bélyegzővel ellátott példányát az elszámolás részeként meg kell küldeni.

A beküldendő elszámolás elemei: Bizonylatok Szerződések (megbízási, szállítói, szolgáltatói, stb.) hitelesített másolatai, A szerződésekben foglalt feladatok elvégzését igazoló teljesítésigazolások hitelesített másolata, Bérszámfejtés, adó és járulék terhek összegeit igazoló számítások hitelesített másolata;

A beküldendő elszámolás elemei: Számlák A beszerzésről kiállított és benyújtott számlák meg kell, hogy feleljenek az 1992. évi LXXIV. törvény 13.§ 16. pontjában meghatározott formai és tartalmi feltételeknek.   A számla eredeti példányára rá kell vezetni: „Elszámolva az SZFP/…………………….számú támogatási szerződésre ………………. Ft összegben”. A számlák, megbízási díjak kiegyenlítését igazoló banki vagy pénztárbizonylatok hitelesített másolatait.(bank kivonat, pénztárbizonylat, banki igazolás eredetiben.)

A beküldendő elszámolás elemei: Nyilatkozatok A segédprogramból nyomtatott, a Támogatott képviselőjének cégszerű aláírásával ellátott Köztartozás hiányáról szóló nyilatkozatot,   A segédprogramból nyomtatott, a Támogatott képviselőjének cégszerű aláírásával ellátott Teljességi nyilatkozatot.

Köszönjük megtisztelő figyelmüket! Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet 2007. szeptember