Rászoruló Személyeket Támogató Operatív Program RSZTOP Tájékoztatás az Adatszolgáltatás és a dokumentáció rendjéről Szücs-Varsányi Nóra Hajléktalanokért Közalapítvány

Kiemelt projekt információk A „Közterületen élők számára természetbeni juttatás biztosítása” elnevezésű, RSZTOP-2-15-2015-00001 azonosítószámú kiemelt projekt megvalósítója a Hajléktalanokért Közalapítvány. A projektmegvalósítás székhelye: 1111. Budapest, Zenta utca 1. földszint Levelezési cím: 1464. Budapest, Pf.: 1383 Központi telefonszám +36-1-200-100-2

Kiemelt projekt információk Megvalósító munkatársak Megvalósítás kérdésköreiben kompetenciák Elérhetőség munkanapokon 9:00 – 15:00 között Varga Péter Projektvezető varga.peter@hajlektalanokert.hu Kemecsei Judit Szakmai vezető Megvalósítással kapcsolatos probléma esetén kemecsei.judit@rsztop.org +36-30-326-80-67 Keresztury Ágnes Projektasszisztens Adatszolgáltatással, dokumentációs sablonokkal, szolgáltatói együttműködéssel kapcsolatos kérdés, probléma esetén keresztury.agnes@rsztop.org +36-70-336-31-03 Boros Ulrika Szállítói koordinátor – monitorozó Szolgáltatókkal való együttműködéssel kapcsolatos kérdés, probléma esetén boros.ulrika@rsztop.hu +36-70-336-31-04 Szücs- Varsányi Nóra Szakmai koordinátor - monitorozó Adatszolgáltatással, dokumentációs eljárással és sablonokkal, szakmai megvalósítással kapcsolatos kérdés, probléma esetén varsanyi.nora@rsztop.org +36-70-336-11-54 Stépán Virág Kísérőintézkedések koordinátor-monitorozó A 2018-tól induló kísérő intézkedések c. program felelőse stepan.virag@rsztop.org +36-30-856-11-40 Hivatalos e-mailes jelzés, bármi olyan kérdéskörben, amely az iktatandó témakörbe tartozik, vagy nem eldönthető, hogy ki a téma felelőse. rsztop@rsztop.org

Előadás témakörei Átadás-átvételi elismervény // Ételkísérő jegy Igénybe vevők egyéni heti táblázata Átadás-átvételi elismervény // Ételkísérő jegy Elismervény (kitöltendő doc., amikor az ételcsomag átvételre kerül) Kifogás (amikor az ételcsomag rossz…és lehet, hogy át nem vehető, vagy lehet, hogy már átvételre került, de nem fogyasztható) Ételcsomag Átadás-átvétel Heti tábla az Átvett ételcsomagról a naponta Kiosztott ételcsomagról Étkezések számáról Havi tábla a Kiválasztott napon étkezők sajátosságairól (kora, neme, állapot…stb) Heti tábla a Naponta étkezők névsoráról Adatszolgáltatás Igénybevétel heti táblázata Feljegyzés szavatossági kifogásról Célcsoporti sajátosságok mérése

I. Témakör I. TÉMAKÖR ÉTELCSOMAG ÁTADÁS-ÁTVÉTELE Ételkísérő jegy // Átvételi elismervény Szavatossági problémák kezelése

Ételcsomagok átvétele I. Témkör Ételcsomagok átvétele Csomagok ellenőrzése Dokumentálás

Ételcsomag átadás-átvételének menete Megérkezik a Szállító Megkezdődik a kipakolás

Ételcsomag átadás-átvételének menete Az Átvevő jelen van a kipakolásnál és… Számol Vizsgálja a csomagolást Érzékel Jegyzeteli a tapasztaltakat az Átvételi elismervényre/Ételkísérő jegyre

Dokumentum (Átadás-átvételi elismervény) Az elismervényt csak a feladatkörrel megbízott munkatárs töltheti/írhatja alá Az elismervény 3 példányban kerül aláírásra (kitöltése elég 1 példányban, annak fénymásolása szükséges. Mind a 3 példányon az aláírásnak eredetinek kell lennie) 2 példány a Szállító részére átadásra kerül, 1 példány a programmegvalósítás dokumentációjába kerül Előre kitöltött sablonok gyártása lehetséges

Átadás átvételi elismervény kitöltése (előre kitölthető részek) Az ételt készítő cég neve Az ételcsomagot átvevő neve és beosztása (minden megbízott kolléga nevére saját sablon szerkeszthető) Az ételcsomag átvételi helye Ételcsomag fajtája (badellás vagy előre csomagolt) - Vizsgálatot végző neve és beosztása (megegyező az Átvevővel)

Átadás átvételi elismervény kitöltése (aktuálisan kitöltendő részek) Aktuálisan kitöltendő részek az elismervényen: Ételcsomagot Átadó neve és beosztása Szállítólevél azonosító száma Ételcsomag átvételi ideje (év, hónap, nap, óra, perc) Átadás átvételi elismervény kitöltése (aktuálisan kitöltendő részek) Ételcsomagok vizsgálata közben töltendő Ételek megnevezése Ételcsomagok darabszáma/megnevezés szerint Jelöljük, ha érkezett evőeszközcsomag (nem minden alkalommal fog érkezni, nem kell darabszámot jelezni) Érzékszervi vizsgálat megtörténik a csomagok számolása közben (nem szakadt a csomagolás, nem hiányos a szállítmány) Érzékszervi vizsgálatot követően: Kitöltésre kerül az átvett ételcsomagok darabszáma Ha van ilyen, akkor az át nem vett ételcsomagok darabszáma Ha hiányos a szállítmány, vagy szakadt rongált, ki nem osztható az ételcsomagok állapota, akkor kerül kitöltésre a Feljegyzés … szavatossági kifogásról c. nyomtatvány és zajlik az Intézkedési terv szerinti eljárás

Szavatossági problémák kezelése I. Témakör Szavatossági problémák kezelése …ha ott van a szállító (átadás-átvételnél) …ha nincs ott a szállító (étel kiosztásánál) Dokumentálása Jelzése

Szakadt, rongált a csomagolás Szaglik, folyik az ennivaló Szavatossági problémák észlelése, kezelése …ha ott van a Szállító….(átvételnél) Ha a problémát az ételcsomag átvételekor észleljük, mert akkor látjuk, hogy… Szakadt, rongált a csomagolás Szaglik, folyik az ennivaló Kevesebb az ételcsomag Nincs műanyag evőeszköz (ahol ez releváns)

Szavatossági problémák kezelése Mit csinálunk akkor? Merj a Szállítóval ellenkezni… A szállítónak meg kell várnia, amíg megszámolják, megvizsgálják az ételcsomagokat és kitöltik az átvételi adatlapot (étel kísérő jegy, vagy átvételi elismervény) A rongált, hibás csomagokat nem vesszük át visszaküldjük a szállítóval Ha kevesebb a csomag felírjuk az Átvételi elismervényre / Ételkísérő jegyre Ha a Szállító nem időben érkezett felírni az Átvételi elismervényre/Ételkísérő jegyre (+/- 30 perc megengedett) ….és intézkedni kezdünk…

….és intézkedni kezdünk… Szavatossági problémák észlelése, kezelése …ha nincs ott a Szállító….(ételosztásnál) Ha a problémát az ételcsomag kiosztásakor, átvétel után észleljük, mert akkor látjuk, hogy… Ügyfelek jelzi, hogy savanyú, büdös az étel Munkatárs tapasztalja az ételosztásnál, hogy az étel állaga nem megfelelő ….és intézkedni kezdünk…

Szavatossági problémák észlelése esetén az Intézkedés… Telefonálni a szolgáltató kapcsolattartójának… Hiba szóbeli jelzése Megoldás kérése Feljegyzés a szavatossági kifogásról c. dokumentum töltése Küldeni Szolgáltatónak, Programfelelősnek, Kiemelt projektnek Programfelelős értesítése telefonon

Feljegyzés szavatossági kifogástól Kifogás tartalma, ha… Átadás-átvétel során derül ki a hiba: beírható, hogy Lsd átadás-átvételi elismervény tartalma Átadás-átvételt követően, akkor megjelölni a szavatossági kifogást (étel állaga a csomag felbontását követően…stb) Feljegyzés szavatossági kifogástól Előre kitölthető cella a… „megvalósítási telephely címe” Étel fajtája: Előre csomagolt / badellás A nyomtatvány használható arra is, ha… Az Átadás-átvétel során kell szavatossági kifogással élni Az átvételt követően (pl. az ételosztás alkalmával) felfedezett hiba kapcsán kell szavatossági kifogással élni Csak olyan szociális munkás, munkatárs töltheti ki a feljegyzést, aki megbízott az átadás-átvétel eljáráskörével. Kifogásolt termék beazonosítása: Átvétel ideje: dátuma annak, amikor az átvétel megtörtént és a vonatkozó átvételi elismervény elkészült Szállítólevél azonosítószáma: a vonatkozó átadás-átvételi elismervényre is beírt szállítólevél azonosítószáma Hiba észlelésének időpontja és módja: Átadás átvételkor (lsd Átvétel ideje) Pl. Ételosztáskor – dátum beírása Hiba bejelentésének időpontja, észlelés dátumával megegyező Hiba bejelentésének módja, telefonos kapcsolatfelvétel programfelelőssel, aki egyeztet a Szolgáltatóval

Intézkedési tervek szavatossági kifogás esetén

Panaszjelzés folyamatának összefoglalása Szolgáltatói kontaktszemélyek Ételcsomag átadás átvétel Ételcsomag vizsgálata - Számolni - Csomagolást vizsgálni Probléma észlelése - Átvételkor (ott van a szállító) Kifolyt, hibása csomagolású ételt NEM VESZÜNK át!!! Visszaküldjük a szállítóval. Feljegyezzük az ételkísérő jegyre/átvételi elismervényre - Átvétel után (nincs ott a szállító) Pl.: Ételosztáskor Probléma jelzése (AZONNAL) Telefonon és Írásban (Feljegyzés szavatossági kifogásról c. dok) (szolgáltatónak , programfelelősnek, kiemelt projektnek) Szolgáltató kontaktja (GMG-Car): Dömötör Szilvia Telefonon: +36-30-88-36-355 E-mail cím: foodcar.konyha@gmail.com

II. Témakör Adatszolgáltatás Témakörei, Dokumentációja, Érkeztetése,

II. Témakör Adatszolgáltatás témakörei: 1. Igénybevétel Átvett ételcsomagok Étkezések száma = Kiosztott ételcsomagok száma 2. Célcsoport sajátosságai 3. Élelmiszersegélyben részesülő személyek száma

Adatszolgáltatás Igénybevétel Célja: Az étkezések = étkező hajléktalan ember = kiosztott ételadagok száma napi szintű mérése. Felelőse: Telephely szociális munkása, aki hetente tölti és küldi a táblázatot a Programfelelős felé, aki hetente kapja (nyomtatja, aláírattatja) és tovább küldi Formája: Excel munkafüzet/táblázat, ebből nyomtatható adatlap. Rögzítés időpontja: Minden hét utolsó munkanapja, a hét utolsó ételosztásának napja Adatok beküldésének módja és ideje: Elektronikusan az Excel munkafüzet, és a scannelt aláírt példány : Heti rendszerességű. Az adatrögzítést követő hét első munkanapja. Postai úton a hónapra vonatkozó 4 db aláírt pecsételt adatlap: A hónap utolsó ételosztásának napját követő hónap első munkanapja.

Adatszolgáltatás „Igénybevlétel” javasolt módja Igenybevetel_heti xls fájl használata Fájl kért elnevezése: Igenybevetel_heti_001_201645(az év és az adatszolgáltatás hetének száma) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a heti adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni.

Adatszolgáltatás „Igénybevlétel” javasolt módja Igenybevetel_heti xls fájl használata Fájlnév kért elnevezése: Igenybevetel_heti_001_201645(az év és az adatszolgáltatás hetének száma) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a heti adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. A szállítás napjára írjuk az érkező adagszámot Kiosztott ételadag száma = Étkezések számával. Rögzítése naponta szükséges. Heti összesítés: Automatikusan summázza a cellákba beírt számadatokat. Alkalmazási infó: Az excel használata, adatgyűjtés és adatszolgáltatás módja került leírásra

Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások Célja: Célcsoport sajátosságainak mintavételi napon történő, becslés alapú mérése. Felelőse: Programfelelős, aki a hónap utolsó ételosztásának napján vagy legkésőbb az adatok beküldésének napján összesíti az információkat. Formája: Excel munkafüzet (több munkalapból álló), nyomtatható adatlap. Rögzítés időpontja: Mintavétel napja az adott hónap utolsó ételosztásának napja. Adatok beküldése: Havi rendszerességű. A hónap utolsó ételosztásának napját követő hónap első munkanapja. Beküldés módja: Elektronikus (scannelt aláírt adatlapformában és excel adattábla) és Postai úton

Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások Szolgáltató telephely(1-14) munkalapok cellái szerinti adatokat töltik a megvalósító telephely munkatársai (javasolt külön excelben, hogy az alap munkafüzet ne sérüljön). Azokat a programfelelős összesíti az adott munkafüzet Szolgáltató telephely munkalapokon. A beírt adatok összesítve generálódnak a Celcsoporti_specialitasok FŐ munkalapon Celcsoporti_specialitasok munkalap G és H oszlopaiba számokat kérjük NE írjanak be. Az adatok automatikusan generálódnak Celcsoporti_specialitasok_szervezet.xls fájl Fájl kért elnevezése: Celcsoporti_specialitasok_001_20161215 (az év /hónap/ és a mintavétel napja) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a havi adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. Celcsoporti_specialitasok munkalap a fő tábla. Ebbe automatikusan generálódnak a számadatok a Szolgáltatási telephely munkalapokra beírt adatok alapján. Ez a munkalap a nyomtatható, aláírható, scannelhető Alkalmazási infó: Az excel használata, adatgyűjtés és adatszolgáltatás módja került leírásra

Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások – Szolgáltató telephelyek Szolgáltató telephely munkalap F oszlop vonatkozó celláiba beírhatók a programfelelős által a telephelyekről beérkezett adatok. A Szolgáltató telephely munkalap egy segédtábla. A programfelelős havonta ide írja be a telephelyekről beérkezett adatokat. Minden Szolgáltató telephely munkalap külön megvalósító helyet jelöl. Ha a megvalósító szervezetnek 5 telephelye vesz részt a programban, akkor havonta 5 segédtáblában kerülnek rögzítésre az adatok

Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése Célja: Az élelmiszersegélyben részesülő hajléktalan személyek számának mérése. Felelőse: Programfelelős, aki a hét utolsó ételosztásának napján vagy legkésőbb az adatok beküldésének napján összesíti az információkat. Formája: Excel munkafüzet Rögzítés időpontja: A hét minden ételosztásának napja. Adatok beküldése: Heti rendszerességgel. A hét utolsó ételosztásának napját követő hét első munkanapja. Beküldés módja: CSAK Elektronikus. Az aktuális excel munkafüzet e-mailes elküldése.

Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése Adatrögzítés javasolt alapja (a szervezetek igényei szerint): Mindenhol van napi igénybevételi lista vezetése KENYSZI-ből lehívható riport vagy Saját adatbázis, exportálható igénybevételi listákkal Saját nyilvántartás (akár kézzel vezetett excel) Az ebből nyert napi névsorokat érdemes az ételosztás igénybevételére leszűrni, és a kért formában összesíteni. Igenybevevok_egyeni.xls fájl Fájlnév kért elnevezése: Igenybevevok_egyeni_001_201701 (az év / az adatokra vonatkozó naptár szerinti hét száma) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a heti adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni.

Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése „Szolgáltatás napja” oszlopok (A-B-C) esetén: Elég az egyik dátum sort kitölteni Pl.: A9-B9-C9 (2017 01 02) az aktuális ételosztás napján. Új ételosztási nap esetén új dátum sor kitöltése szükséges Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése „Szolgáltatás helyszíne” cellákban kerül rögzítésre a megvalósítás telephely címe „Születési év.hónap.nap „ cellák töltése: Pont-tal elválasztott számok beírásával tölthető ki. Pl.: 1955.05.05 „Név” cella kitöltése: A személyt igazoló okiratban leírt módon kerül rögzítésre. Pl.: Dr. Próbáné Stencil Aranka Próba-Stencil Aranka „Sorszám” oszlopokat nem kell kitölteni

Adatszolgáltatás beküldése összesítése

Köszönöm a figyelmet! Szücs- Varsányi Nóra Szakmai koordinátor - monitorozó varsanyi.nora@rsztop.org