Aktualitások, változások az MTM gazdálkodásában Miértek és hogyanok MTM vezetői értekezlet 2016. május 26.

FŐBB TÉMÁK Tájékoztató a 2015. évi költségvetés teljesítéséről, valamint a 2016. évi költségvetésről A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók Beszerzések folyamata, a bruttó 50 ezer Ft alatti beszerzések szabályozása A központosított közbeszerzések rendszere Projektek, megrendelésre végzett munkák költségtervei Gépjárművek használata

I/1. Tájékoztató a 2015. évi költségvetés teljesítéséről, valamint a 2016. évi költségvetésről – költségvetési kiadások

I/2. Tájékoztató a 2015. évi költségvetés teljesítéséről, valamint a 2016. évi költségvetésről – személyi juttatások A soros előrelépések, minimálbér emelések a 2016. évben 134 dolgozót érintettek, az ebből eredő bértöbblet 5 029 eFt, amelyre az előző évben nyugdíjba vonult, valamint munkaviszonyát megszüntető dolgozók miatt keletkezett bérmegtakarítás csak részben nyújtott fedezetet.

I/3. Tájékoztató a 2015. évi költségvetés teljesítéséről, valamint a 2016. évi költségvetésről – költségvetési bevételek

I/4. Tájékoztató a 2015. évi költségvetés teljesítéséről, valamint a 2016. évi költségvetésről – költségvetési támogatás jogcímenként 2014. év: Személyi juttatások 537 800 eFt Járulékok 156 400 eFt Dologi kiadások 139 500 e Ft Beruházások 2 000 eFt Költségvetési tám. összesen: 835 700 eFt 2015-2016. év: Személyi juttatások 474 800 eFt Járulékok 139 400 eFt Dologi kiadások 56 800 e Ft Beruházások 2 000 eFt Költségvetési tám. összesen: 673 000 eFt

GAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK II/1. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók – a gazdálkodási jogkörök GAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK Pénzügyi ellenjegyzés Kötelezettség-vállalás Utalványozás Teljesítés-igazolás Érvényesítés

A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS FELTÉTELEI II/2. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók – fogalmak, jogszabályi alapok Kötelezettségvállalás: a kiadási előirányzatok terhére fizetési kötelezettség vállalásáról szóló – így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló – szabályszerűen megtett jognyilatkozat. (2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról – a továbbiakban Áht. – 1. § 15. pont.) A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS FELTÉTELEI

A PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS FELTÉTELEI II/3. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók – fogalmak, jogszabályi alapok A pénzügyi ellenjegyzés: az arról való meggyőződés, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (Áht. 37. § (1) bekezdés.) A PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS FELTÉTELEI

A TELJESÍTÉS IGAZOLÁS FELTÉTELEI II/4. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók – fogalmak, jogszabályi alapok A teljesítés igazolása: A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítését. (Ávr. 57. § (1) bekezdés) A TELJESÍTÉS IGAZOLÁS FELTÉTELEI

AZ ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS FELTÉTELEI II/5. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók – fogalmak, jogszabályi alapok Az érvényesítés: a teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az államháztartási számviteli kormányrendelet és e rendelet előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. (Ávr. 58. § (1) bekezdés) Az utalványozás: a kifizetések elrendelése . (Ávr. 59. § (1) és (2) bekezdések) AZ ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS FELTÉTELEI

Ugyanazon személy ugyanazon gazdasági esemény vonatkozásában: II/6. A gazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos főbb tudnivalók – összeférhetetlenségi szabályok Ugyanazon személy ugyanazon gazdasági esemény vonatkozásában:

III/1. Beszerzések folyamata III/1. Beszerzések folyamata - a bruttó 50 ezer Ft feletti és a közbeszerzési értékhatár közötti beszerzések 3. Gazdasági igazgató pénzügyileg előzetesen ellenjegyzi/elutasítja, Főigazgató előzetesen engedélyezi/elutasítja a beszerzést és az ajánlatkérést. 1. Előzetes ártájékozódás. 5. Megrendelő elkészítése, beterjesztése aláírásra. 2. Beszerzési javaslat (bruttó 50eFt és 100eFt között egy ajánlat bekérésére javaslat; bruttó 100eFt és a közbeszerzési értékhatár között 3 ajánlat bekérésére javaslat). 6. Megrendelő pénzügyi ellenjegyzése, majd kötelezettségvállaló általi aláírása. 7. Megrendelés teljesítése, számla befogadása. 4. Előkészítők bekérik az árajánlatokat, azokat kiértékelik, javaslatot tesznek arra, hogy kitől történjen a megrendelés. 8. Számla kifizetése.

III/2. Beszerzések folyamata - a bruttó 50 ezer Ft feletti és a közbeszerzési értékhatár közötti beszerzések A piackutatás és a 3 ajánlat bekérése mellőzhető, de 1 ajánlatot be kell kérni A bruttó 100 ezer Ft-ot el nem érő beszerzések esetében; Élet-, és vagyonbiztonság esetén szükséges azonnali beszerzések esetében; Egyes szolgáltatások esetében (oktatás, kutatás, lektorálás); Kizárólagosság esetén (ha az adott termék szállítására vagy szolgáltatás teljesítésére kizárólag egyetlen ajánlattevő alkalmas vagy jogosult); Az ajánlattételre felkért szerepel a Múzeum minősített szállítóinak listáján – jelenleg nincs a Múzeumnak ilyen listája. Kivételes esetben, a Főigazgató engedélyével. A piackutatás mellőzhető, de 3 ajánlat bekérése szükséges: Jogi tanácsadás, könyvvizsgálat, műszaki tervdokumentáció elkészítése, audit tevékenység, műszaki ellenőrzés, műszaki szakértés. Amennyiben a beszerzést kezdeményező az általános beszerzési eljárásrendtől (előzetes tájékozódás, beszerzési javaslat, 3 ajánlat bekérése,) el kíván térni, azt a beszerzési javaslaton indokolni kell!

Szabályozás és ellenőrzés szükségessége. III/3. Beszerzések folyamata - a bruttó 50 ezer Ft alatti beszerzések szabályozása Problémák: Nincs előzetes engedélyezés, ezért a pénzköltés nagyságát intézményi szinten nem lehet felmérni, tervezni; A Főigazgató kötelezettségvállalási jogköre „elvonásra kerül”, mivel a beszerzéseket csak utólag látja, amikor azok kifizetésre kerülnek; Mivel nincs előzetes kontroll, beszerzésre kerülhetnek olyan anyagok, eszközök, amelyek más szervezeti egységnél többletként rendelkezésre állnak. Szabályozás és ellenőrzés szükségessége.

III/4. Beszerzések folyamata - a bruttó 50 ezer Ft alatti beszerzések szabályozása Főbb szabályozási elemek 1: A bruttó 50eFt-ot el nem érő beszerzések esetében nem szükséges írásos kötelezettségvállalás (megrendelés, szerződés), azonban a bruttó 50eFt-ot el nem érő beszerzéseket is előzetesen engedélyeztetni kell, kivéve a havi ellátmányból megvalósuló beszerzésekre, de a tagintézmények ellátmányukból csak üzemeltetéssel kapcsolódó anyagokat, szolgáltatások, kisértékű eszközbeszerzéseket (kivéve informatika) valósíthatnak meg. A tagintézményeken kívüli szervezeti egységek az ellátmányból csak üzemeltetéssel kapcsolatos anyagokat, szolgáltatásokat vásárolhatnak. Előzetes engedélyezéshez kötöttek a kisértékű, bruttó 50eFt-ot el nem érő tárgyi eszköz és egyéb eszköz beszerzések (pl. konyhai kisgépek, konyhai eszközök, szakmai eszközök). Az előzetes engedélyeztetés nem vonatkozik a pályázati forrásokból megvalósuló, valamint az egyéb önálló témaszámmal rendelkező, bruttó 50eFt-ot el nem érő beszerzésekre. Ezekben az esetekben a beszerzések indokoltságát a projektvezető/keretgazda a számlák beérkezését követően a teljesítés igazolás nyomtatvány aláírásával elfogadja és igazolja.

III/5. Beszerzések folyamata - a bruttó 50 ezer Ft alatti beszerzések szabályozása Főbb szabályozási elemek 2: A múzeumi keret terhére megvalósuló, bruttó 50eFt-ot el nem érő beszerzéseket megelőzően a beszerzést az „Igénylési és előzetes engedélyezési adatlap a bruttó 50 000 Ft alatti beszerzésekhez” című adatlapot kell kitöltenie az igénylő szervezeti egység vezetőjének. Az igénylő szervezeti egység vezetője az adatlapot a gazdasági igazgató részére küldi meg. Informatikai eszközre, irodatechnikai eszközökre és szolgáltatásokra (beleértve a festékpatronokat is) irányuló beszerzési igényeket az Informatikai Főosztály által üzemeltetett, online „Informatikai eszközigénylés” űrlapon kell bejelenteni. A gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzését követően kerül sor az igénylés elbírálására. A közművelődéssel, kiállításokkal, közönségszolgálattal, marketingtevékenységgel kapcsolatos szakmai beszerzéseknél az elbíráló az Általános és Közművelődési Főigazgató-helyettes, a gyűjteményekkel, tudományos munkával kapcsolatos szakmai beszerzéseknél a Tudományos és Gyűjteményi Főigazgató-helyettes, a könyvtárral kapcsolatos, valamint egyéb nem szakmai beszerzéseknél a Főigazgató. A gazdasági igazgatóhoz rendelt gazdasági ügyintéző az adatlapot a beszerzés megvalósítása érdekében szkennelt változatban eljuttatja a beszerzést kérő szervezeti egység, valamint a beszerzést végző szervezeti egység vezetőjéhez.

IV/1. A központosított közbeszerzések rendszere – jogszabályi alapok A központi költségvetési szervek a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (v. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartoznak. Központosított közbeszerzés keretében kell beszerezni: A kommunikációs eszközöket és szolgáltatásokat (pl. mobil kommunikációs eszközök és szolgáltatások, aktív és passzív hálózati elemek stb.); Információtechnológiai eszközöket és szolgáltatásokat (pl. szoftverek, hardverek); Irodatechnológiai berendezések és szolgáltatások (pl. nyomtatók, másolók stb.); Irodabútorok – jelenleg a beszerzés zárolva van; Papíripari termékek, irodaszerek; Gépjárművek – jelenleg a beszerzés zárolva van; Gépjármű üzemanyagok; Nemzetközi utazásszervezések (pl. repülőjegy, szállás stb.); Kommunikációs termékek és szolgáltatások (kutatási feladatok, stratégiai tervezés, grafikai tervezés, integrált reklámügynökségi szolgáltatások, PR ügynökségi szolgáltatások, Online kommunikáció, kommunikációhoz kapcsolódó gyártás, médiatervezés, szponzorálás). 168/2004. Korm. rendelet 247/2014. Korm. rendelet

IV/2. A központosított közbeszerzések rendszere – a saját hatáskörben megvalósítható beszerzés esetei Saját hatáskörű beszerzés esetei: A működéshez, fenntartáshoz szükséges kiemelt termékbeszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik és a hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható; A kiemelt termékbeszerzés vonatkozásában nincs hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés; A keretszerződésben meghatározott és az egyéb (pl. azonos szolgáltatási) feltételek tekintetében is mindenben megfelelő kiemelt terméket a keretszerződés szerinti árnál alacsonyabb áron tud beszerezni. Saját hatáskörű beszerzés feltételei: A keretmegállapodás hiányában, valamint az olcsóbban beszerezhető termékek miatt saját hatáskörben történő beszerzés feltétele, hogy az intézmény beszerzési igényét előzetesen, a jogszabályban foglalt adatszolgáltatást teljesítve a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton bejelentette. Az intézmény köteles a saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeként megkötött szerződés alapadatait, – hivatkozva az előzetes beszerzési igényre és a saját hatáskörű beszerzést megalapozó körülményekre – valamint a szerződés teljesítésének dokumentumait a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton feltölteni.

IV/3. A központosított közbeszerzések rendszere – intézményi működtetés A közbeszerzési portálon negyedéves beszerzési tervet kell készíteni. Ehhez szükséges: Előzetes igényfelmérés (irodaszer, informatika, nemzetközi utazásszervezés, kommunikáció). Előzetes igényfelmérés alapján negyedéves terv feltöltése közbeszerzési portálra (irodaszer- Műszaki és Üzemeltetési Osztály; informatika – Informatikai Főosztály, utazásszervezés, kommunikáció- Gazdálkodási és Pénzügyi Osztály). Negyedéves terv alapján a tényleges igények szerinti lerendelések.

V/1. Projektek és projektszerű működés keretében megvalósított feladatok költségterveinek szabályozása A szabályozás célja, hogy a Magyar Természettudományi Múzeumban a pályázati források, a megrendelésre végzett feladatok és az intézményi költségvetésből megvalósuló elkülönült szakmai feladatok végrehajtását, a források felhasználását tervszerűbbé, az elszámolást átláthatóbbá tegye. A szabályozás hatálya kiterjed a Múzeum és tagintézményei valamennyi szervezeti egységére, közalkalmazottjára, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló dolgozójára, a Múzeum által befogadott pályázat esetén az intézmény alkalmazásában nem álló kutatóra. A projekt egyszeri vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatás vagy végeredményt hozzon létre meghatározott időre, kötelező alaki, tartalmi elemekkel. A projektszerű működés szintén egyszeri vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatás vagy végeredményt hozzon létre meghatározott időre, de nincsenek kötelező alaki és tartalmi megkötések.

VI/1. Gépjárművek használata –használati módok MTM gépjárművei Saját gépjárművek Üzemi célú használat Magáncélú használat Hivatali célú használat Magán célú használat Tankolás üzemanyag kártyával; Vidékre kiküldetési rendelvény; Menetlevél vezetés; Elszámolás pályázatban üzemanyag norma alapján, vagy számla alapján, az üzemi futásteljesítmény figyelembe vételével. Térítés ellenében történő igénybe vétel a szabad kapacitás erejéig, külön engedély alapján; Tankolás saját költségen; Tele tankkal történő átadás és visszaadás; Nincs kiküldetési rendelvény; Nincs menetlevél vezetés Tankolás saját költségen; Vidékre kiküldetési rendelvény; Útnyilvántartás vezetés; Elszámolás üzemanyag norma alapján +9.-Ft/km fenntartási ktg. Tankolás: Útnyilvántartás vezetés nincs; Elszámolás:

VI/2. Gépjárművek használata – MTM gépjárművek üzemi célú használata – menetlevél vezetés

Gépkocsi átadás-átvétel VI/3. Gépjárművek használata – MTM gépjárművek üzemi célú használata – felelősség a gépjárműért Gépkocsi átadás-átvételi nyomtatvány kitöltése, aláírása; Tele tankkal történő átadás-átvétel; Átadott-átvett iratok, tartozékok rögzítése; Km-óra állás rögzítése; Üzemanyagkártya átadása-átvétele. Gépkocsi átadás-átvétel A gépjármű használó köteles a gépjárművet az átvétel szerinti üzemképes állapotban az MTM Műszaki és Üzemeltetési Osztálya részére visszaszolgáltatni; Külföldi utak, valamint meghatározott km megtétele után a gépkocsikat a Műszaki és Üzemeltetési Osztály átvizsgáltatja, azokat csak az ellenőrzést követően lehet újra igénybe venni. Anyagi felelősség!

VI/4. Gépjárművek használata – saját gépjárművek üzemi célú használata Járművek költsége Igazolás nélkül elszámolható költségek (SZJA tv. 1. melléklet II/6. pont) Igazolással elszámolható (SZJA tv. 1. mellékelt IV/1.b. pont, 2. pont) A gépjármű tulajdonosa a módszerek közül választhat, de negyedéven belül a választott módszertől nem lehet eltérni. Üzemanyagra: a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és az adóhatóság által közzétett üzemanyagár alapján számított összeg. Gépkocsi fenntartás: 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével számított összeg. Üzemanyagra: számlával igazolt üzemanyag vásárlás, de max. az üzemanyag fogyasztási normának megfelelő mennyiségig. Gépkocsi fenntartás: számlával igazolt fenntartási, javítási költségek az üzemi célú használat arányában. A saját gépjármű használatáért a munkáltatótól kapott költségtérítést az SZJA bevallásban nem kell szerepeltetni, ha az nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható mértéket! Nem kell számla, de útnyilvántartást vezetni kell! Számla és útnyilvántartás is kell!

Köszönöm a megtisztelő figyelmet!