1 Közigazgatási Szervek Egységes Iratkezelésének Szabályozása Projekt ismertető A KEIR projekt alapjai, a kezdeti kihívások Előadó: Kakuk Ilona LogiSter Kft Május 09.

2 Bemutatkozás: LogiSter Kft  Az információs társadalmat érintő informatikai, e-kormányzati, e-business területeken:  Kutatás, elemzés, tervezés, stratégia és modell-alkotás, folyamat-szervezés, tanulmányok;  Megrendelő oldali szaktanácsadás, Közbeszerzési kiírások előkészítése;  Összetett informatikai projektek előkészítése, menedzselése  elektronikus irat és dokumentumkezelő rendszerek tervezése, menedzselése; PL: Elektronikus levéltári Pilot projekt tervezése és menedzselése Az Információs Közmű modell megalkotása, beépítése az MITS ekormányzati stratégiába, Központi Elektronikus Szolgáltató rendszer közművesítése- közbeszerzési kiírás, tervek, műszaki mellékletek elkészítése,  Új, informatikát érintő szolgáltatások hazai piaci bevezetésének az előkészítésével; Pl: Információs közműszolgáltatások kialakítása, EA, EAI (SOA)….  ekormányzati, ebusiness területeket érintő EU pályázatok; Pl. EU pályázatok elbírálása Brüsszel, „pre-evaluation” szolgáltatások …  Informatikai szabályozási területek:  Helyzetfelmérés, elemzés, szabályozási modell-alkotás, projekt előkészítés, menedzsment  A szabályozás kapcsán előállt informatikai feladatok megvalósításának a megtervezése és bevezetésük előkészítése; Országos Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Főfelügyelőség (OKTVF) ELHA projekt Pl: A KEIR projekt menedzselése

3 Előzmény: A kormányhatározat A 2205/2003. (IX. 4.) Korm. határozat 1.döntött a közigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályozásának koncepciójáról 2.elrendelte a szabályozási koncepció alapján az iratkezelés egységességéhez szükséges jogszabályok kialakítását 3.elrendelte az információs társadalom kialakításával kapcsolatos kormányzati feladatok körében a koncepcióhoz illeszkedve az elektronikus levéltári iratkezelés személyi, tárgyi és technikai feltételeinek megteremtéséhez szükséges program kidolgozását.

4 A koncepció  Az elektronikus ügyintézés lehetőségének megalapozása  Az ügyintézés gyorsaságának, hatékonyságának a növelése  A maradandó értékű információ fennmaradásának és megfelelő megőrzésének biztosítása.  A hagyományos és az elektronikus iratok kezelésére egyaránt érvényes szabályozás kialakítása, mely:  az európai gyakorlatnak megfelelő és ahhoz illeszkedő  a folyamatosan fejlődő informatikai technológia fogadására képes  és az elektronikus levéltár kialakításához alapot ad

5 A KEIR projekt megalapítása A Miniszterelnöki Hivatal Elektronikus Kormányzat Központ 2003 november 11-én „Közigazgatási szervek Egységes Iratkezelésének Szabályozása” témájú KEIR projekt indításáról döntött Projekt résztvevői:  Miniszterelnöki Hivatal: a közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felelőse  Belügyminisztérium: a határozat előkészítésében döntő szerepet játszó, a titkos iratkezelésért és a közigazgatás működéséért felelős szerv  Nemzeti Kulturális Örökség Minisztérium: a levéltárak szakmai felelőse  Informatikai és Hírközlési Minisztérium: az Információs Társadalom kialakításához szükséges elektronikus dokumentumkezelés technológiai szabályozásáért és a kormányhatározat 3.pontja - az elektronikus levéltári iratkezelés személyi, tárgyi és technikai feltételeinek megteremtéséhez szükséges program kidolgozásáért felelős szerv  Honvédelmi Minisztérium: a NATO és EU minősített iratkezelés felelősét szerve és szakértője  Igazságügyi Minisztérium: a jogharmonizációért és jogalkotásért felelős szerv

6 A KEIR projekt szervezete A projekt szponzora: MEH EKK A felügyelő bizottság (PFB) Projektmenedzsment:  A projekt irányító bizottság (PIB)  Projekt operatív bizottság (POB)  Projekt szakmai bizottság (PSZB) Projekt szakértői testület.

7 A KEIR projekt célja a szolgáltató közigazgatás elvének megfelelően az elektronikus ügyintézés lehetőségének megalapozása elsősorban a hatósági ügyek intézése szakszerűségének és gyorsaságának a növelése és a maradandó értékű információk fennmaradásának és megfelelő megőrzésének biztosítása

8 A KEIR projekt feladata Az iratkezelés egységességéhez szükséges jogszabályok kidolgozása A szabványos informatikai eszközállomány beszerzését előkészítő előminősítési eljárások kidolgozása A szabályozásról szóló kormány előterjesztés, és/vagy törvénymódosító indítvány elkészítése.

9 A projekt keretében elvégzett tevékenység A projekt teljesítését a következő projektfázisokra bontottuk: 1.Helyzetfelmérés és elemzési fázis 2.Szabályozási modellalkotási fázis 3.Jogszabály alkotási fázis 4.Összegzés, 5.Egyeztetés

10 1. Projektfázis: Helyzetfelmérés és elemzés A szakmai munkát a Belügyminisztérium segítségével megszervezett és igen sikeres vitaindító konferencia indította el. Elemzés és interjú-sorozat:  a hazai jogszabályi és szakmai anyagok összegyűjtése, elemzése  nemzetközi tapasztalatok, elemzések és előírások felmérése  az érintett szervek körében részletes helyzetfelmérési interjú-sorozat  helyzetelemzési összegzés alapján megtörtént az egységes iratkezelés kialakításához szükséges koncepcionális kérdések összeállítása, feladatok kijelölése A projektfázisban kialakultak az egységes iratkezelés kialakításához szükséges koncepcionális alapelvek, amit a projekt vezetése határozataiban rögzített.

11 2. Projektfázis: Szabályozási modell alkotás A törvényi és rendeleti szintek vizsgálata után meghatározásra kerültek azok a jogszabályok, amelyek módosítására illetve létrehozására az egységes szabályozás kialakításhoz szükség van. A szabályozási modell szerint szükséges:  A levéltári törvényt érintő kérdések szabályozása ( az elektronikus levéltár kialakításának alapjaihoz),  Az elektronikus aláírás törvény előírásainak figyelembevétele, főleg az elektronikus iratok hitelességére, konvertálására, az adatbiztonságra vonatkozóan  Az irányítás szervezeti kereteinek meghatározása, az iratkezelés hatósági felügyeletének kialakítása,  Az iratkezelés folyamatának, az iratkezelés szabályozási kérdéseinek meghatározására új kormányrendelet létrehozása,  Az előminősítési eljárás szabályozásához, a nemzetközileg irányadó MOREQ ajánlásai alapján, a műszaki és a szoftver követelményrendszer és eszközigény kidolgozása önálló miniszteri rendeletben.

12 Az egységes szabályozás alapelvei 1.A szabályozás célja: Az állampolgár ügyeinek gyorsabb és rugalmasabb, nyomon követhető elintézése. Az állampolgár áll a központban! 2.A szabályozási alapelv: Olyan a hagyományos és az elektronikus iratok egyenrangú kezelését megvalósító szabályozást kell kialakítani, amely a köziratok kezelését egységes alapelvek szerint szabályozza:  az európai gyakorlatnak megfelelő és ahhoz illeszkedő  a folyamatosan fejlődő informatikai technológia fogadására képes  az elektronikus aláírás gyakorlati alkalmazásán alapul  az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó  A köziratok kezelésének hatásköri kérdéseinek az irányítás szervezeti kereteinek meghatározása, koordinálása.  Az európai megoldás: Records management

13 Alapelvek érvényesítése 1. Az egységes iratkezelés tárgyi hatálya  iratkezeléssel - nem ügyintézéssel, számviteli dokumentumokkal, titokvédelemmel, levéltári anyagok kezelésével Az egységes iratkezelés szabályozásának a személyi hatálya  A szabályozás terjedjen ki mindazon helyekre, ahol az állampolgár az ügyeit intézheti  Kötelezően közigazgatási szervre / közfeladatot ellátó szervekre A jogi szabályozás módszere  Nem egységes törvénnyel, hanem konzisztens Kormányrendelettel kell szabályozni, a szükséges módosító törvényi intézkedésekkel együtt.  Összehangolva a kapcsolódó jogszabályokkal és tervezetekkel  Ügyelve arra, hogy az ügyirat-kezelési szabályzatok ne akadályozzák az ügyintézést !!!

14 Alapelvek érvényesítése 2. Az iratkezelés felügyeletének hatáskörei  stabil rendszer létrehozása szükséges  társadalmi-szakmai felügyelet alá kell helyezni Egységeses iratkezelés kritériumai  Elektronikus-papír iratokra egységes követelményrendszer Az EU ajánlások érvényesítése  A MOREQ:( Model Requirements for the Management of Electronic Records) Az Európai Bizottság IDA programja keretében 2001-ben kiadott elektronikus iratkezelési rendszerekre vonatkozó követelmény-modell  egységes szellemben képes szabályozni a hagyományos, számítógépes és elektronikus iratkezelést, az EU normák betartásával  elektronikus iratkezelés megvalósításának speciális feltételeire ajánlásokat és iránymutatást ad  konkrét, de platform-független követelményeket fogalmaz meg az elektronikus iratkezelő rendszerek elvárt paramétereire vonatkozóan,  a hibrid (papír/elektronikus) iratkezelési rendszerekre vonatkozó legfontosabb követelményeket is tartalmazza.  Meghatározza a nyilvántartás kötelező adatait (metaadatait)

15 A szabályozási modell kialakítása Elemzések: 1.A törvényi szinten: felhatalmazást kell adni az iratkezelés  Új egységes rendeleti szintű szabályozására  az előminősítés rendeleti szintű szabályozásra  és az iratkezelést felügyelő hatósági szerep ellátására 2.Rendeleti szinten: el kell végezni az iratkezelési mintaszabályzatok összehasonlító elemzését  meghatározni az iratkezeléshez szükséges folyamatokat, közös részeit, feladatait 3.Nemzetközi ajánlások elemzése: A MOREQ honosítása Elemzés eredménye: az egységes szabályozás megvalósítható. Egy új egységes követelményrendszer kialakítható és rendeletben szabályozható.

16 A szabályozási modell jogszabályi szerkezete: N TípusaKiadjaMegnevezésMit szabályozMegjegyzés 1 TörvényOrszággyűlés 1995.évi LXVI.trv. módosítandó a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről ( továbbiakban: Ltv.) Módosítási javaslat: Ltv_mod 2 Kormány- rendelet Kormány 148/2002. Korm.rend. módosítandó a köziratok kezelésének ágazati irányításával összefüggő feladat- és hatásköröket Módosítási javaslat: 148_2002 Korm_rend 3 Újonnan megalkotott jogszabály a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit. Új rendelet: Kormanyrendelet_ Kormanyrendelet_ 4 Rendelet MeH vezető miniszter, IHM miniszetere Újonnan megalkotott jogszabály a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek akkreditálásának követelményeit és az akkreditálás rendjét. Új rendelet: MeHVM_IHM rendelet 5 Rendelet NKÖM miniszter e 10/2002. NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményeket Meglévő jogszabály, nem került módosításra 6 7/2002. NKÖM rendelet a 23. § (3) bekezdésében meghatározott kuratórium, valamint a levéltári szakfelügyelet és a levéltári szakmai testületek működését; Meglévő jogszabály, nem került módosításra 7 4/2002. NKÖM rendeleta védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásának rendjét. Meglévő jogszabály, nem került módosításra

17 Szabályozási modell funkcionális szerkezete Megnevezés Kinek a hatásköre Felhatalmazó jogszabály Szabályozó jogszabályMegjegyzés Irányítási feladatok Köziratok kezelése az aktív időszakban Kormány(1) Ltv. 7/A §módosítva Levéltári anyag védelme NKÖM(1) Ltv. 8.§változatlan Kormányzati Iratkezelési Felügyelet feladat és hatáskörének a meghatározása A hatáskör létrehozása Kormány(1) Ltv. 35/A (1)(2) 148/2002. Korm.rend.148:Módosított 13§ Feladatai Kormány(1) Ltv. 35/A (1) (2) 148/2002 Korm.rend melléklete 148:Újonnan készített 7.számú melléklet Iratkezelési szabályzat Követelmények (Iratkezelési szab. köv., Alkalmazható iktatási rendszerek, elektronikus irattár követelményei) Kormány(1) Ltv. 35/A (1)(3) Kormányrendelet Újonnan készített kormányrendelet Iratkezelési szabályzat kiadásához egyetértési jog Vegyes(1) Ltv. 10.§módosítva Iratkezelési szabályzat betartásának ellenőrzése MEHVM (2) 148/2002.Korm rend. melléklete módosítva Maradandó iratok kezelésének ellenőrzése közfeladatot ellátó szerveknél Közlevéltár(1) Ltv. 11.§változatlan Iratkezelési szoftverek Tanúsítás követelményei (MOREQ, kommuni-kációs felület követ.) MEHVM (1) Ltv. 35/A (2) (2) 148/2002 Korm.rend. (4) MeHVM-IHM rendelet melléklete Újonnan készített MEHVM- IHM rendelet melléklete Akkreditálás követelményei (és rendje)MEHVM (1) Ltv. 35/A (2) (2) 148/2002 Korm.rend. (4) MeHVM-IHM rendelet melléklete Újonnan készített MEHVM- IHM rendelet melléklete Levéltári tevékenység Levéltári szakmai követelmények NKÖM(1) Ltv. 35/A (3) a) (5) 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet változatlan Levéltári Kollégium, szakfelügyelet NKÖM(1) Ltv. 35/A (3) b) (6) 7/2002. (II.27.) NKÖM rendelet változatlan A védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kezelése NKÖM(1) Ltv. 35/A (3) c) (7) 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelet változatlan

18 3. Projektfázis: Jogszabály alkotás A szabályozási modell alapján: A levéltári törvény módosítása rendezi  az iratkezelés szakmai felügyeletét  és a követelmények meghatározására vonatkozó törvényi felhatalmazásokat. A statútumok módosítása rendezi az iratkezelés aktív időszakának szakmai felügyeletét. Új kormányrendelet rendelkezik az egységes iratkezelésről. Új miniszteri rendelet(ek) rendelkezik az iratkezelési szoftverek követelményeiről és tanúsítási rendjéről.

19 4. Projektfázis: Összegzés Az összegző projektfázisban a szabályozási modell elveinek és a 2205.sz Kormányhatározat koncepciójának érvényesítésével az előállt normaszöveg alapok jogszabályokba ültetése és a jogszabályok egységes szintre hozása is megtörtént.  Elkészültek a jogszabályi indoklások és előterjesztés tervezetek.

20 A régi irat fogalom „a szövegre, számadatsorra, térképre, tervrajzra és vázlatra” szűkíti le a fogalmat, ami napjainkra elavult. "irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, rendeltetésszerűen nála maradó, nem módosítható, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;” A Levéltári törvény csak olyan iratokkal kapcsolatban állapít meg szabályokat, amelyek valamely szerv vagy személy irattári anyagába tartoznak. „irattári anyag: egy szerv vagy személy kezelésében lévő információ értékük miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; Az irattár új fogalma már nemcsak egy helyiségnek tekinti, hanem, hogy az elektronikus tárolóhelynek informatikai rendszerként kell működnie. „irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai vagy elektronikus tárolóhely;” A Levéltári törvény 1.

21 A Levéltári törvény 2. Ami kimaradt: Javaslat:  7/A. § A köziratok kezelésének szakmai irányítását és felügyeletét a Kormány által kijelölt miniszter látja el.” Hatályos:  8/A. § A köziratok kezelésének szakmai irányítását a Kormány által kijelölt miniszter látja el.”

22 Az új iratkezelési kormányrendelet A kormány új kormányrendeletben szabályozza a közigazgatás egységes iratkezelését, a hagyományos és elektronikus iratok egységes szellemben történő kezeléséről rendelkezik és meghatározza az iratkezelés és az irattári tervek alapvető általános követelményeit. Javaslat: Az irat hitelességének definiálására  (3) A közfeladatot ellátó szerv által készített elektronikus irat hitelesítésére minősített elektronikus aláírást és a kiadmányozás időpontját dokumentáló időbélyegzőt kell alkalmazni.  (4) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy az ügyintéző záradékolással jogosult az iratokról papír alapú és elektronikus másolatot is kiadni. Hatályos:  53. § (1) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha:  (3) A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minősített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet.  (4) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni.

23 Az új iratkezelési szoftverek előminősítését szabályozó miniszteri rendelet A rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelésének külön jogszabály szerinti tanúsítását végző szervezetekre terjed ki. Javaslat:  Iktatókönyvekkel,irattári tervvel kapcsolatos követelményeket,  Iratok befogadása,Ügyiratok, iratok kezelése  Jogosultság, adatbiztonság, adatvédelem  Levéltárba adás, exportálás, selejtezés  Iratátvétel/importálás, Megjelenítés  Műszaki és teljesítmény követelmények, integrációs követelmények,Metaadatok,  Kommunikációs felület követelményei: Az átadás/exportálás folyamán a metaadatok XML- formátumban, az elektronikus iratok PDF formátumban kerülnek átadásra/exportálásra.  A megfelelés tanúsítása a laboratóriumok, a tanúsító és az ellenőrző szervezetek akkreditálásáról szóló évi XXIX. törvény szerint történik. Hatályos:  Ügyirat/ügyiratdarabra vonatkozó szabályozás helyett egységes  Az átadás/exportálás folyamán alkalmazható formátumokra, a levéltárba adás kivételével, a formátum rendelet az irányadó.  Kijelölésre: önálló rendelet született, a 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet

24 5. Projektfázis: Egyeztetés Az érdemi szakmai munkák lezárása után, 2004 nyarán elindultak a jogi szakmai egyeztetések a közreműködő tárcákkal. A KEIR projekt befejezte tevékenységét

25 A KEIR projekt értékei: Kiemelkedő jelentőségű és példaértékű volt a projekt szervezettsége, az ágazatok képviselőinek aktív részvétele és a projekt teljesítése érdekében kifejtett szoros operatív és szakmai együttműködés!  Megalapozta, hogy egy minőségileg új, a hatékony működést segítő működési modell jöjjön létre  az elektronikus és a hagyományos iratkezelés együttélésének időszakára  az ügyfelek és ügyintézők helyzetét egyaránt könnyítő új egységes iratkezelési rendszer alakuljon ki.

26 A KEIR bevezetése A KEIR -egységes szabályozás: az ügyekhez tartozó papír vagy elektronikus iratok az egységes szabályozásnak csak különböző manifesztálódásai, azokat a szabályozás egységes szellemben kezeli, az iratok keletkezésétől a levéltári archiválásig. Felkészülés a jövőre:  Elektronikus Iratkezelő rendszerek  Dokumentum menedzsment rendszerek  Informatikai közmű csatlakozás

27 Köszönöm figyelmüket! Kakuk Ilona Ügyvezető igazgató LogiSter Kft A KEIR projekt hivatalos honlapja: