Formai és stiláris elemei A hivatalos levél Formai és stiláris elemei

Az iratok csoportosítása 1. Érintettségük szerint: a) magán, személyes iratok b) ügyiratok: A hatóságokhoz, gazdasági egységekhez, intézményekhez, magánszemélyekhez, egyéb szervekhez intézett írásbeli dokumentum.

Az iratok csoportosítása 2. Jogi megítélés szerint a) okirat: olyan írásbeli dokumentum, amelyekhez jogi hatás/következmény fűződik, s ezáltal a törvény előtt fokozott jogvédelemben részesülnek. (bizonyító erejük van) b) nem okirat

Az iratok csoportosítása 3. Formája szerint a) egyszerű ügyirat b) levélforma c) egyéni/egyedi iratformák: pl.: kérvény, szerződés.

Három alapvető követelmény a levelekkel kapcsolatosan 1. Tartalmi követelmény világosság érthetőség udvariasság egyszerűség tárgyilagosság rövidségre törekedjünk

Három alapvető követelmény a levelekkel kapcsolatosan 2. Nyelvi követelmény szabatos (pontosan fejezzük ki gondolatainkat) magyaros (kerüljük a felesleges idegen szavakat, szleng kifejezéseket, nyelvtanilag helytelen kifejezéseket).

Három alapvető követelmény a levelekkel kapcsolatosan 3. Formai követelmény Margó: jobb 1 cm, többi 2 cm Levélpapír mérete: általában A/4 Színe: ma már nemcsak fehér lehet (pl. meghívóknál).

A hivatalos levél 3 fő szerkezeti része I. A fejrész a feladó és a címzett adatai postai utasítás(ok) keltezés irattározási adatok

A hivatalos levél 3 fő szerkezeti része II. A főrész levél tárgymegjelölése megszólítás levél szövege

A hivatalos levél 3 fő szerkezeti része III. A zárórész elköszönés aláírás(ok) melléklet(ek)

I. A fejrész A feladó és a címzett adatai: helységnév, utca, házszám, irányítószám Lehetőségek és rövidítési formái: u. = utca tér, út, st. = sétány, ltp. = lakótelep, krt. = körút, srt. = sugárút, rp. = rakpart, ker. = kerület.

I. A fejrész Postai utasítás(ok): pl.: Express! Ajánlott! Keltezés: TELJES formát ki kell írni: pl.: Nyíregyháza, 2011. október 11. Irattározási adatok: ez a gyorsabb ügyintézést segíti elő. Iktatószám Ügyintéző(k) Hivatkozási szám

II. A főrész Tárgy: miről fog szólni a levél Megszólítás: Soha ne legyen sértő! Megszólíthatunk valakit neme szerint: Tisztelt Asszonyom!, csoportba tartozás szerint: Tisztelt Kollégánk!, egyéb: Tisztelt Érdeklődő! Tisztelt Panaszos! Tisztelt Cím! Szöveges rész: bevezetés, tárgyalás, befejezés

III. A zárórész Elköszönés: különböző formában tehetjük ezt meg. pl. Tisztelettel, Köszönettel, Szívélyes üdvözlettel, Hálás köszönettel, Megértő együttműködését megköszönve, Üdvözlettel. Aláírás(ok):

III. A zárórész Fontos: Hivatalos iratoknál cégaláírás és személyek aláírása is szükséges. (Ha van bélyegző vagy céges fejléces papír, akkor külön cégaláírás nem szükséges.) A kézírásos aláírásnak olvashatónak kell lennie. A levél aláírásával az aláíró vállalja a jogi és egyéb felelősséget, nem az ügyintéző!

III. A zárórész Ha több személy ír alá egy papírt, akkor az „íratlan szabály” szerint: rangban, szak-tudásban a magasabban lévő személy írja alá először az iratot. Melléklet: különböző formájú lehet Fajtái: Melléklet Melléklet: 2 db Melléklet: árjegyzék 2 db melléklet