1

Legfontosabb jogszabályok „A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről” szóló évi LXVI. Törvény, „A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről” szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet, „Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról” szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet, Az Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata. 2

A szabályozás rendje SZMSZ-ben (ügyrendben) szabályozni kell: o az iratkezelés szervezeti rendjét, o az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatáskört, o ki kell jelölni az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat mellékletét képezi a BM által kiadott egységes irattári terv. Az iratkezelési szabályzat hatályba lépése január 1., kivéve, ha év közben szervezeti átalakulás történt. Az iratkezelési szabályzatot véleményezésre először a Levéltár részére kell megküldeni. 3 :

A szabályozás alapkövetelményei az adott önkormányzati hivatalra szabott legyen teljes, minden mozzanatra kiterjedő a jelen helyzetet tükröző, jogszabályi változásokat nyomon követő egyértelmű felelősségi viszonyok az eljárási szabályok betartása közérthetőség hozzáférhetőség 4

Az Iratkezelési Szabályzatnak 2 fő része van: A szabályzat felépítése: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK II. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA IV. IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS V. INTÉZKEDÉSEK A HELYI ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 5 szabályzatirattári terv

I. Általános rendelkezések Felhatalmazó rendelkezések Értelmező rendelkezések Az Iratkezelési Szabályzat hatálya Az iratkezelés szervezete Az iratkezelés felügyelete A jogosultságok kezelésének szabályai 6

Az iratkezelés szervezete Az iratkezelés szervezetét, a helyi sajátosságok figyelembevételével, az alapelvek szem előtt tartásával az illetékes vezető alakítja ki. Az iratkezelés szervezete lehet: Központi iratkezelés: egyetlen központi helyen történik az iratkezelés valamennyi mozzanata: beérkező és kimenő iratok átvétele, iktatás, mutatózás, postázás, átmeneti irattár működtetése. Osztott iratkezelés: az ügyiratkezelés valamennyi mozzanata külön-külön, az egyes szervezeti egységeknél történik. Vegyes iratkezelés: az előző két pontban foglaltak együttes alkalmazása. 7

Az iratkezelés felügyelete A vezető gondoskodik: az iratkezelési szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; 8 A szerv vezetője (jegyző) a felelős, a szabályzatban rendelkezni kell a helyettesítési rendről (tartós távollét)

A jogosultságok kezelésének szabályai Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. o Új jogosultságok engedélyezése, o Jogosultságok módosítása, o Jogosultságok megvonása. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe: o funkcionális (érkeztetés, szignálás, iktatás, ügyintézés, irattározás, lekérdezés, rendszergazdai feladatok) és a o hozzáférési jogosultság (teljes szervre, saját és alárendelt szervezetre, saját szervezetre, saját magára kiterjedő). 9

II. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése (irategység elvének érvényesülése) Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az iratvédelem: o jogi és o technikai Hozzáférés az iratokhoz 10

Az iratok rendszerezése Azonos ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az elektronikus rendszer biztosítja. Az ügyiratokat, az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. Az ügyvitelhez már nem szükséges ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. 11

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az önkormányzathoz érkező, ott keletkező, iratokat az e célra rendszeresített iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy:  az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető,  az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. 12

13 A küldemények átvétele A küldemények felbontása A küldemények érkeztetése Az ügyintéző kijelölése (szignálás) Az iktatás Az iktatószám Iktatókönyv Iktatási segédletek Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Expediálás és az iratok továbbítása

Az iktatás Főbb szabályok: Ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a fõszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási fõszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. 14 Az iktatás rendszere lehet: Kézi Elektronikus

Iktatás, iktatószám Előzményezés o Csatolás (ideiglenes), o Szerelés (végleges). Az iktatószám: Főszám Alszám Iktatás éve - Osztott iratkezelési szervezet esetén az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját. - Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. - A különböző szervezeti egységek iktatószámait például római számok, illetőleg betűjelek különböztethetik meg egymástól. Gyűjtőszám nem lehet 15

Iktatókönyv tartalma iktatószám, iktatás időpontja, beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája, küldés időpontja, módja, küldő adatai (név, cím), címzett adatai (név, cím), hivatkozási szám (idegen szám), mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, irat tárgya, elő- és utóiratok iktatószáma, kezelési feljegyzések, intézés határideje, módja és elintézés időpontja, irattári tételszám, irattárba helyezés. 16

Segédletek Előadói ív Előadói munkanapló Az iktatóbélyegző tartalmazza: o a szerv nevét, székhelyét, o az iktatás évét, hónapját, napját, o az iktatás sorszámát, alszámának helyét, o mellékletek számát, Név- és tárgymutató könyv 17

V. INTÉZKEDÉSEK A HELYI ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint: o községalakítás, o községegyesítés, o községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az irattári anyag átvételéről, elhelyezéséről. Hivatalátadás esetén iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot és tételesen fel kell sorolni az átadott, ügyiratokat és az ügyirathátralékot. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, tételesen el kell számoltatni, az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni. 18

VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen Iratkezelési Szabályzat …………………… lép hatályba. Ezen Iratkezelési Szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a (… számú, 20…, ….hó,...-án kiadott) Iratkezelési Szabályzat hatályát veszti. Mellékletek: … Függelékek: …. 19

Ellenőrzés során tapasztalt gyakori hibák Az ellenőrzés célja a jogszabályban illetve a helyi szabályzatban foglaltak ellenőrzése. Amennyiben az irattári tervet központilag módosítják, akkor a módosítást a helyi szabályzatban át kell vezetni, esetenként ez elmarad. Érkeztetési nyilvántartás vezetése, illetve az érkeztetőszám küldeményre történő rávezetése gyakran elmarad. Küldemények útja nem nyomon követhető, a küldemények átadás-átvételének dokumentálása hiányos. A csatolás, szerelés iktatókönyvekbe, valamint az eladói íven történő feltüntetése gyakran elmarad, vagy indokolatlanul történik az iratok csatolása, szerelése. 20

Ellenőrzés során tapasztalt gyakori hibák Az iktatás pontatlansága: alszámra iktatás esetén az első alszámos irat a „2”-es alszámot kapja az „1”-es alszám felhasználását mellőzve. Iratkezelési szabályzat hatályát nem esetenként megfelelően állapítják meg. Az iktatókönyvek hiteles megnyitásának és lezárásának elmaradása. A kinyomtatott iktatókönyvek kötése helyett annak fűzését alkalmazzák, teljeskörű hitelességének biztosítása nélkül. Az iktatókönyvek nem a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott adattartalommal rendelkeznek. 21

Ellenőrzés során tapasztalt gyakori hibák Befejezett ügyek iratai irattárba adásának, illetve az átmeneti irattárból meghatározott idő utáni rendszeres központi irattárba adásának elmaradása. Rendszeres selejtezés és levéltári átadás elmaradása, a rendezetlen iratanyagok felhalmozódása, az irattári rend hiánya (iratok tételszám szerinti elhelyezésének mellőzése). Az iratkezelési folyamat szereplőinek megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal való tételes elszámoltatásának, jegyzőkönyv felvételének hiánya. Az irattárak kialakítása során elmarad az iratanyag védelmének biztosítása. 22

Elérhetőségek: telefon: Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 23