Vezetői információs rendszerek előadás: Integrált rendszerek bevezetése Elekes Edit, Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/elekes.edit/Vezetoi _inf_rd_2 1

Tematika Integrált rendszerek bevezetési kérdései. BPR, BaaN Orgware, DEM, EIS, az ARIS rendszer. SAP, MFG-Pro, Kybernos rendszerek. A termelés irányítás támogatása az integrált rendszerekben. Külső kapcsolatok: az EDI 2

Tananyag Áttekintés: Információs rendszer, vállalati információs rendszer, vezetői információs rendszer, a VIR erőforrásai, a VIR fejlődésének története, EDP, TPS, MIS, DSS, ERP, BIS, a vállalati információtechnológia szerepe,. Informatikai stratégia Vásárlás vagy fejlesztés? A rendszerválasztás folyamata A rendszerfejlesztés A rendszer bevezetése A rendszer bevezetésének lépései Az integrált rendszerek bevezetésének technikai kérdései Tendenciák – szállítók és felhasználók 3

Az információs rendszer fogalma Információs rendszer: az adatok megszerzésére, tárolására és a tárolt adatok különböző szempontok szerinti feldolgozására, információkká alakítására létrehozott rendszer. InputTárolás Feldolgozás Output AdatTárolásLekérdezésInformáció 4

A vállalat, mint rendszer Felépítés: kapcsolatban álló alrendszerek Nyílt rendszer: kapcsolatok a külvilággal Üzleti folyamatok: sok adat, sok információ Szükséges a folyamatokat támogató rendszer, melyet vállalati információs rendszernek nevezünk. 5

Vállalati információs rendszer (ERP) fogalma Vállalati információs rendszer: gazdasági cél (nyereség) elérését szolgáló információs rendszer. Kezdetben: papír alapú nyilvántartó lapok, melyeken főleg a munkaidőt és raktári készleteket tartották nyilván, Később: ügyviteli szoftverek, elszigetelten működő számítógépes rendszerek egy-egy részterület lefedésére, pl: könyvelési rendszer, raktári rendszer… Manapság: integrált, modul rendszerű, standard számítógépes rendszerek. 6

Vállalati információs rendszer (ERP) fogalmának pontosítása A vállalat környezetére, belső működésére és a vállalatkörnyezet tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos begyűjtését, tárolását, feldolgozását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, és technikai eszközök összessége. 7

A vállalati információs rendszerek régen 8

A vállalati információs rendszerek ma 9

Modul rendszerű vállalati információs rendszer Lehetséges modulok: Beszerzés Értékesítés Raktározás Termelésirányítás Hosszú és rövid távú termeléstervezés Pénzügy és számvitel Eszközgazdálkodás Minőségbiztosítás Karbantartás Kontrolling Emberi erőforrások Fontos, hogy a vállalati információs rendszerek integráltak, vagyis minden moduljuk a vállalat méretétől és a munkahelyek fizikai elhelyezkedésétől függetlenül egy egységes rendszert alkot, ezért a vállalat számítógépes infrastruktúrájának vizsgálatakor a teljes rendszert kell áttekinteni. 10

A vállalati információs rendszerek története 11

EDP – Electronic Data Processing Elektronikus adatfeldolgozó rendszerek – '50-es évek A papír alapú tárolást és manuális feldolgozást váltják le ezek a programok, elsősorban adatbevitelre, adattárolásra és minimális számításokra alkalmasak. Felhasználási területük: Bérszámfejtés, könyvelés, raktározás Az átfutási idő napokban mérhető 12

TPS – Transaction Processing System Tranzakció kezelő rendszerek – '60-as évek Elsődleges céljuk egy vállalat különböző osztályain (termelési, pénzügyi, marketing, emberi erőforrás, stb.) futó üzleti tranzakciók, ügyletek tárolása, feldolgozása, összesítése. Tranzakció: egy ügymenettel kapcsolatos elemi esemény, pl: jelentések, ellenőrzések, rendelések Jellemzőjük, hogy ismert és jól meghatározott gazdasági folyamatok egyes lépéseit viszik számítógépre oly módon, hogy a számítógép az ügyintézői munkát segíti. Átfutási idő: néhány nap 13

MIS – Management Information System Vezetői információs rendszerek – '70-es évek Olyan általános rendszerek, amelyek nyomon követik és ellenőrzik a vállalatok belső működését. A MIS elvileg nem más, mint a megfelelő információ a megfelelő embernek, a megfelelő időben és a megfelelő formában. Jellemzőik: csak strukturált feladatok megoldására alkalmasak, problémamegoldó képességük színvonala alacsony, outputként jelentéseket készítenek. A MIS célja: a vezetői munka (döntés előkészítés, tanácsadás) támogatása. 14

DSS – Decision Support System Döntéstámogató rendszerek – '80-as évek Feladatuk: az elemzők és döntés-előkészítők statisztikai, modellező, szimulációs munkájának támogatása. Ezek a programok nagy számításigényű algoritmusokat használnak, melyek paraméterezhetők, így viszonylag magas a problémamegoldó képességük. Kimenetük már nem csak egyszerű adatsor, képesek grafikusan diagramok rajzolására is. Az átfutási idő percekben mérhető. 15

ERP – Enterprise Resource Planning Vállalati erőforrás tervező rendszerek – '90-es évek Az ERP rendszerek alkalmasak egy adott vállalat teljes üzleti folyamatainak lefedésére, így a folyamatok tervezésére, szervezésére, irányítására és követésére, vagyis ezek a rendszerek tekinthetők az első integrált vállalatirányítási alkalmazásoknak. Kezdetben egy nagy egybefüggő rendszerként jelentek meg, ezekből alakultak ki a modul rendszerű ERP-k, melyeket „csak” kiválasztani, bevezetni és működtetni kellett. 16

BIS – Business Intelligence System Üzleti intelligencia rendszerek – 2005-től Olyan alkalmazások és technológiák, melyek célja, hogy a szükséges adatokhoz való hozzáférés biztosításával, ezen adatok megfelelő tárolásával, interaktív manipulálásával, azokat különböző aspektusokból vizsgálva meghatározzák a komponensek egymáshoz való viszonyát, egymástól való függésének mértékét, és ezzel támogassák a vállalati döntéshozatalt. OLTP (on-line tranzakció orientált) adatbázisok, DW (data warehouse) adattárházak, OLAP (on-line analitikai) rendszerek. 17

A vezetői információs rendszer (VIR) célja: A végrehajtó apparátus, valamint a közép- és felső vezetők ellátása a döntések meghozatalához szükséges megfelelő tartalmú és formátumú információkkal. Vezetői Információs Rendszer (VIR) feladata: A felső szintű döntéshozók, pénzügyi szakemberek döntés-előkészítésének hatékony támogatása. Vezetői Információs Rendszer (VIR) = Executive Information System (EIS): Olyan szoftver, amely  egy vállalat információs rendszerére épül,  és ebből egy előre kidolgozott működési modell alapján kiszűri  a vezetők számára az üzleti folyamatok irányításához szükséges információt. VIR fogalma, feladata és célja 18

VIR és ERP kapcsolata A VIR soha nem dolgozik bele a vállalati adatbázisba, hanem csak kiválasztja onnan az adatokat. A VIR a Vállalati Információs Rendszer „teteje”. Az ERP adatbázisából kiszűri a hasznos információkat és tálalja a menedzsment számára, könnyen áttekinthető, jól kezelhető módon. VIR: modern, hatékony üzleti megoldás a legkorszerűbb menedzselési, elemzési, döntési, irányítási know how felhasználásával. 19

VIR Óriási adatfeldolgozási kapacitás Jól áttekinthető grafikus környezet + Pénzügyi Gyártási Eladási Marketing ADATOK EGYÉB INFORMÁCIÓK Piaci trendek Külső hírek Pl. COMMANDER™ VIR kifejlesztése: Comshare Co. (USA), 10 millió dollár (3 milliárd Ft) Comshare Co.: 30 éves tapasztalat, kizárólag VIR fejlesztés, világpiaci részesedés a VIR terén 50%. 20

A VIR fő összetevői (erőforrásai) 1. Technikai erőforrások: Szoftver: Operációs rendszerek, adatbázis-kezelő rendszerek, irodai alkalmazások… Bővebben: a manuális és automatizált eljárások összessége Hardver: Számítógépek, hálózati eszközök, multimédiás eszközök, Bővebben: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés Orgver: módszerek, megoldások, ismeretek Bővebben: a számítógép célszerű használatát lehetővé tevő szervezési ismeretek. 21

A VIR fő összetevői (erőforrásai) 2. Alkalmazottak: végrehajtók, döntéshozók A személyzet mindazon képessége, mellyel az információs rendszert működteti. Adatok A vállalatnál előforduló tények, tulajdonságok, jellemzők, utasítások, melyek alkalmasak emberi vagy más eszközök által történő automatikus kommunikációra, értelmezésére, feldolgozására. Bővebben: papíralapú vagy elektronikus dokumentumok (hangok, képek, videók, stb.) 22

VIR elvárások Az üzleti folyamatok elemi eseményeinek feldolgozása és nyomon követése (tranzakció kezelés), A különböző funkcionális szervezeti egységektől, ill. vállalati folyamatokból származó adatok rögzítése, Egységes vállalati adatbázis karbantartása, Különböző szintű vezetői információigények kielégítése, Optimalizálás költségre, átfutási időre, erőforrás felhasználásra, készletszintre… A vállalat aktuális állapotának feltárása, kijelzése. Az elvárásokból következik, hogy egy vállalati információs rendszer csak IT (Információtechnológia) eszközök segítségével valósítható meg. 23

A VIR előnyei Pontosabb, gyorsabb információk, Piaci versenyhelyzet javítása, Termelékenység növelése, Ügyvitel javítása, Hatékonyabb kapcsolat az ügyfelekkel, Hatékonyabb kapcsolat a partnerekkel, Hatékonyabb döntéshozatal, tervezés, Technológia hatásosabb fejleszthetősége. 24

A információk szintjei 25

IT – Információtechnológia a vállalatoknál IT: Az információ gyűjtésére, tárolására, feldolgozására és továbbítására szolgáló technológiák összefoglaló elnevezése. Két, szinte elválaszthatatlan szakterületből áll: Az információt feldolgozó számítástechnika, Az információt továbbító telekommunikáció. Egy korszak IT jellemzői: Hardver elemek és paramétereik, Szoftveres megoldások, A felhasználók munkavégzése. 26

VIR bevezetése A céloknak és felhasználási igényeknek megfelelően a vállalat döntési folyamataihoz kell igazítani. Ez két lépésben történik: ◦ A működési modell megtervezése, kialakítása. ◦ A modell integrálása a VIR és a vállalati információs rendszer közé. 27

A VIR életciklusa Általában 5–8 évre tehető, és a következő fázisokból áll: ◦ a prototípus és a kezdeti kiépítés előállítása: 6 – 8 hónap, ◦ alkalmazás és továbbfejlesztés: 18 – 24 hónap, ◦ felhasználók számának növelése és az alkalmazás megszilárdítása: 18 – 24 hónap, ◦ komolyabb átalakítás az újabban felmerülő igények alapján: 18 hónap, ◦ újraüzemeltetés: 12 hónap. 28

Informatikai stratégia A vállalati stratégia része. Stratégiai döntés: Rendszer választás Rendszer fejlesztés  Az információs rendszer bevezetése. 29

Érvek a fejlesztés mellett - ellen A legolcsóbb a meglévő rendszer továbbfejlesztése A régi rendszer leváltása: ha nem felel meg a cég jövőképének Fejleszteni akkor célszerű, ha az anyagi korlátokon belül a piacon nem szerezhető be megfelelő rendszer 30

A rendszerválasztás folyamata 1.A jövőkép megalkotása 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése 3. Szóba jövő szoftverek összeállítása 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre 5.Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez 6.Az ajánlatok értékelése 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása 8. A demonstrációk megtekintése 9. A termék kiválasztása 10. Szerződéskötés, előzetes kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása 31

A rendszerválasztás folyamata - jövőkép 1. A jövőkép megalkotása A vállalat területén működő legfejlettebb cégek célkitűzései (vevők, szállítók, alkalmazottak) A befektetés megtérülésének maximalizálása stratégiai gondolkodást igényel (nem taktikai) A közös jövőbeli cél minimalizálja a cégen belüli részlegek súrlódásait Átfogó (funkciók, alkalmazottak, vevők, szállítók) Lényegre törő, a felesleges részleteket elkerülő Világos, az egyes funkciókra gyakorolt hatása könnyen érthető „Kényszerítő erejű”, hogy a résztvevők lássák a változás előnyeit Újszerű, kihívó, hogy megragadja a résztvevők fantáziáját 32

A rendszerválasztás folyamata - funkciólista 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése Kiindulás a jövőkép, és az ERP rendszerek ismert funkciói Rövid dokumentum (30-50 oldal telephelyenként) A fő funkciók tömör leírása Minden fő funkcióra részletesebb ismertetés, mely a vállalat számára fontos tulajdonságokat tartalmazza Szoftver független ! 33

A rendszerválasztás folyamata – szoftver lista 3. Szóba jövő szoftverek listája A cég területének szakmai sajátosságai A cég mérete Az IT platform Forrás: más cégek szoftverei, szállítói ajánlatok, reklámok, stb. 34

A rendszerválasztás folyamata – szűkítés 4-6 jelöltre 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre „Automatikus kiválasztódás”: választ nem adó szállítók Külső tanácsadók igénybevétele „Nehéz” kérdéseket tartalmazó kérdőív összeállítása, mely megszűri a szállítókat A válaszok megbeszélése a szállítókkal 35

A rendszerválasztás folyamata – kívánságlista 5. Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez A cég működésének leírása Az ajánlatkérés célja, hatálya A kiválasztás és bevezetés tervezett ütemezése A kiválasztás módszere A felelős neve A tervezett üzleti modell A jelenlegi és a jövőbeli hardver és szoftver környezet Mellékletek Válasz űrlapok ! 36

A rendszerválasztás folyamata – ajánlatok értékelése 6. Az ajánlatok értékelése Az ajánlattevők látogatásából levonható következtetések Az ajánlatok erős pontjai Az ajánlatok gyenge pontjai A még tisztázandó területek A szállító „megbízhatósága” 37

A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat  A dokumentáció minősége  Az oktatás  Miért ezt választották, és mely más termékek jöttek szóba ?  Javasolják-e a szoftver megvásárlását, vannak- e fenntartásaik ?  Újra ezt a szoftvert vásárolnák-e meg ? 38

A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat (folyt.) 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása Célja a bemutatót tartók körének meghatározása Bizottsági munka, egy szakértő segítsége értékes Az erős és gyenge pontok összevetése Referencia látogatások  A működés  A használat módja (integráltság !)  A bevezetési folyamat nehézségei  A támogatás módja  A szoftver minősége (funkcionális teljesség, hibajavítás) 39

A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk 8. A demonstrációk megtekintése Szűkített adatkör összeállítása a bemutatóhoz  cikk  3-5 vevő  3-5 szállító  Műveletek, darabjegyzékek 40

A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk (folyt.) Előírt folyamatok forgatókönyve  Rendelések  Változások  Műhely rendelések  Beszerzések  Vevői-, szállítói kifizetések  Stb. A látottak megbeszélése  Értékelés  Konszenzus kialakítása 41

A rendszerválasztás folyamata – a termék kiválasztása 9. A termék kiválasztása (szempontok) Pénzügyi erőforrások Támogatás A bevezetés „könnyűsége” A vállalat üzleti területének való megfelelés Technológiai rizikó Ráfordítás / várható előnyök 42

A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés 10. Szerződéskötés, kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása Szerződéses feltételek véglegesítése  Pénzügyi kérdések  Határidők „Pilot” projekt  A legolcsóbb biztosítás a későbbi megfelelő rendszerműködésre  A „meglepetések” időben történő felfedése  Bevezetés a teljes rendszer „próba” kópiáján  Kb. egy teljes napi munka szimulációja 43

A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.)  Időtartama: óra  Szállítói tanácsadók jelenléte szükséges  Elvárt eredmény: o Esetleges hiányzó funkcionalitás és pótlási lehetősége o A szoftver megbízhatósága o A tanácsadók képessége o Nagyvonalú mentési, helyreállítási terv 44

A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.) A választás igazolása  Előnyök összegzése részlegenként  A feleslegessé váló feladatokra fordítandó erőforrások felszabadulása, melyek másra fordíthatók 45

A rendszerfejlesztés 1. Saját, vagy külső fejlesztés ? Személyi feltételek Pénzügyi feltételek A partner megfelelősége 2. SDLC (Software Development Life Cycle – szoftver életciklus 3. Partner követelmények Stabilitás Referenciák Együttműködési készség Támogatás Bevezetési támogatás Oktatás 46

SDLC – szoftver életciklus 47

A rendszer bevezetése Emberi projekt, nem technikai A szervezetnek és az embereknek változniuk kell 48

A rendszer bevezetésének lépései A projekt megszervezése  Irányító testület létrehozása (steering comittee)  Prioritások, erőforrások, költségvetés, résztvevők érdekeltté tevése, konfliktusok kezelése Jövőkép alapú működési mértékek definiálása (új célok) Az induló részletes terv elkészítése  Ráfordítások – eredmények diagram A projekt team és a kulcsfontosságú szereplők oktatása A meglévő adatbázis integritásának becslése (bevezetés előtt és -után is !) 49

A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Az új hardver installálása A szoftver installálása  „Számítógéptermi” pilot projekt  Installálás – implementálás A „kritikus tömeg” oktatása  Mindenki, aki használni fogja a rendszert  Mindenki, akinek napi munkáját érinti az új rendszer Az új rendszer eljárásainak definiálása, finomítása  A problémák, változtatási igények felderítése, a bevezetés előtt 50

A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Adatkonverzió (migráció)  Mekkora feladat ?  Jelentőségét hajlamosak alábecsülni  Következmények Az első modul éles bevezetése, finomítása, passzítása A lépés ismétlése a többi modulra  Befagyasztás – párhuzamos működtetés Folyamatos javítás, finomítás, felügyelet 51

Integrált rendszerek bevezetési kudarcának főbb okai A dolgozók nem akarják az új rendszer sikerét A dolgozók elégedettek napi munkájukkal, nem látják az új rendszer szükségességét Az új rendszerrel szembeni irreális elvárások Az új rendszer technikai nehézségei Az alapvető adatok pontatlanok 52

Integrált rendszerek bevezetése Eredmény: 40 % - 60 % 53

Az integrált rendszerek bevezetésének technikai kérdései Work flow Hasonló funkciója van az adminisztrációban, mint a művelettervnek a gyártásban Figyelmezteti azt a személyt, akinek tennivalója van az ügyvitelben, majd automatikusan továbbítja az elvégzendő feladatot a következő felelőshöz Objektum orientáltság Kliens szerver architektúra  kétrétegű (vastag kliens)  háromrétegű (vékony kliens) Feladatmegosztás, előnyök hátrányok 54

Tendenciák - felhasználók Fejlődés ◦ Változtak az elvárások az elmúlt 10 évben  Kezdetben a funkció a lényeg  Később hatékonyságnövelés  Ma: komplex vállalati szemlélet 55

Tendenciák – felhasználók (folyt.) Az Európai Unió hatása ◦ Növekszik a komplexitás ◦ Dinamikus növekedés már csak földrajzi határokat átlépő szoftverrel lehetséges ◦ Üzleti előny csak akkor, ha a folyamatok optimalizálása minimális idő alatt megy végbe, maximális információáramlással – azaz a hatalom már nem azé, aki birtokolja az információt, hanem azé, aki megosztja 56

Tendenciák - szállítók Turbulencia – konszolidáció ◦ ◦ SSA GT – Baan ◦ PeopleSoft – J.D. Edwards ◦ Oracle – PeopleSoft ◦ Microsoft – Damgaard (Navision, Axapta) 57

Harc a KKV szektorért A „nagyok” lefelé mozdulnak o Oracle: Pénzügyes, o SAP: BusinessOne, All-in-One A „kicsik” felfelé mozdulnak o Pl. Volán Elektronika, Megatrend, GriffSoft Új belépő: Microsoft 58

Nem árt odafigyelni Microsoft Business Solutions (Axapta, Navision) Az IDC szerint az MBS az elmúlt két és fél év alatt a hazai kkv-k legnagyobb ERP- szállítójává vált. Az üzletág árbevétele ben több mint 50%-kal nőtt, ügyfelek száma elérte a 160-at. MFG/PRO (KFKI, Synergon-Atos Origin) IFS (IFS Hungary) – A NEC 10%-os részesedést szerzett, ezért fokozott figyelem irányul a japán autós és high-tech cégekre 59

Oracle-PeopleSoft – Hazai vonatkozások A PeopleSoft Magyarországon a JD Edwardsot jelenti partnereken keresztül közel 50 ügyfél, elsősorban a középvállalati piac felső szegmensében – ezek elérése az Oracle stratégiai célja Az Oracle 2013-ig támogatta a PeopleSoft és JD Edwards termékeket, a JD Edwards Enterprise One és JD Edwards World programtermékek magyar nyelvű változatait is második negyedévében jelent meg a JD Edwards World A 7.3 verziója, a harmadik-negyedik negyedévben az Enterprise One ERP 8.11 változata, és 2006-ban az Enterprise One 8.12 verziója, valamint – nem magyarul – a PeopleSoft Enterprise csomag új, 9.0-s kiadása. Az Oracle megkezdte alkalmazáscsomagja következő generációjának fejlesztését („Project Fusion”). Ebben egyesíti a meglévő Oracle Application és valamennyi PeopleSoft termék legjobb gyakorlatát, funkcióit. A fejlesztési platform szakít a jelenlegi zárt iparági gyakorlattal, szabványos (J2EE, HTML) és nyitott lesz. 60

Külföldi vagy magyar? Érvek a külföldi mellett: - nemzetközi háttér - stabil pénzügyi helyzet - népes fejlesztőgárda - át tud csoportosítani, ha egy piacon baj van - módszertan, nemzetk. tapasztalat, referenciák - ár ugyan nagyobb, de magasabb színvonalú a kiszolgálás, bővebbek a funkciók Érvek a magyar mellett: - hazai specialitások megjelenítése - a fejlesztés olcsóbb és kevésbé időigényes - Nagyobb „rendcsinálás” nélkül bevezethető - egészében véve olcsóbb, a teljes projektérték akár 50 %-kal is alacsonyabb a multiénál 61

Köszönöm a figyelmet! 62 Következik: Integrált rendszerek hazai piaca