Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT III. MODUL A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI – 2.3. A projekt kidolgozása.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT III. MODUL A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI – 2.3. A projekt kidolgozása."— Előadás másolata:

1 KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT III. MODUL A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI – 2.3. A projekt kidolgozása

2 Miről lesz szó? 2. A projektek létrehozása 2.1. Elemzési szakasz Projekt tervezési technikák SWOT analízis A projekt érintettjeinek elemzése (stakeholder analízis) Stratégia-elemzés 2.2. Tervezési szakasz Logikai kerettervezés (LKM) Problémalemzés és célkitűzés 2.3. A projekt kidolgozása Megvalósítási ütemterv-munkaterv A humánerőforrás-terv – A projektcsapat Kommunikációs terv A pénzügyi terv/tervezés

3 2. A PROJEKTEK LÉTREHOZÁSA A projektek kidolgozása -

4 2.3. A projekt kidolgozása Egy projekt megvalósítását függetlenül attól, hogy milyen pénzügyi forrásból kerülfinanszírozásra, esetleg pályázatot kell-e benyújtani pénzügyi támogatásért, mindiggondos, szisztematikus tervezésnek kell megelőznie.Az alábbi terveket minden projekt esetében el kell készíteni: 1. Munkaterv 2. Humánerőforrás-terv 3. Pénzügyi terv 4. Kommunikációs terv (belső és külső) Ezeknek a terveknek egymással tökéletes összhangban kell lenniük,egyik a másik nélkül nem jöhet létre.Nem állíthatunk össze egy pénzügyi tervet anélkül, hogy a költségeket tevékenységekhez rendelnénk, de a munkaterv is akkor álljameg igazán a helyét, ha a tevékenységek elvégzéséhez a megfelelő személyeket jelöljük ki.

5 2.3. A projekt kidolgozása A 4 tervnek szorosan egymásra kell épülnie. A munkatervben szereplő valamennyi tevékenységnek meg kell jelennie a költségvetésben, és csak a munkatervben szereplő tevékenységeknek lehet költsége!

6 Megvalósítási ütemterv-munkaterv A megvalósítási ütemterv = munkaterv = munka- idő terv=cselekvési terv szerepe a projekt céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása és ütemezése. A megvalósítási ütemterv egy olyan tevékenységek és események sorából álló kapcsolatrendszert jelent, amelyben egyértelművé válik a feladatok időbeli és funkcionális egymásutánisága. Az egyes tevékenységekhez célszerű azonnal hozzárendelni a megvalósításért felelős személyeket, mert ezáltal biztosítható a felelősségi körök vitán felül álló egyértelműsége a projekt megvalósítása során.

7 Megvalósítási ütemterv-munkaterv Az ütemterv kidolgozása az alábbi előnyökkel jár:  Jól mutatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket.  Követhetővé teszi az egymással párhuzamosan folyó feladatokat.  Elősegíti az erőforrások tervezését, pl. hogy az egyes feladatokért felelős személyeknek mely időpontban kell rendelkezésre állniuk.  Egyértelműen megmutatja a felelősségi viszonyokat, vagyis hogy melyik feladat mely személy(ek) felelőssége alá tartozik.  Elősegíti azoknak a kritikus tevékenységeknek a beazonosítását, melyek elhalasztásával a projekt befejezési ideje is halasztódni fog.

8 Megvalósítási ütemterv-munkaterv  Elősegíti azoknak a tevékenységeknek a beazonosítását, amelyek csúszása nem befolyásolja a projekt befejezését és a források időleges átcsoportosítását is lehetővé teszi.  A segítségével tervezhető az egyes projektfázisokra és feladatokra szánt optimális időkeret, annak érdekében, hogy a projektet időben be lehessen fejezni.  Behatárolja a projekt várható befejezési idejét.  Elősegíti a projektet megvalósító különböző szervezeti egységek közti zökkenőmentes kommunikációt.  Egységes keretet biztosít a projekt nyomonkövetéséhez és ellenőrzéséhez.

9 Megvalósítási ütemterv-munkaterv Projektszakaszok- „mérföldkövek” A tevékenységi terv felvázolásakor a projektben folyó tevékenységeket célszerű szakaszokra (munkacsomagokra) bontani, mely szakaszok vége egyben a projekt megvalósításának főbb ellenőrzési pontjaiként, „mérföldköveiként” is szolgálnak. Ilyen szakaszok lehetnek például:  a projektben szerepet vállaló intézmények feladatainak tisztázása,  a kiosztott feladatok elvégzése  az eredmények összegzése  a megszerzett tapasztalatok és elért eredmények széleskörű terjesztése. A felsorolt példák a projekt menedzsment szempontok szerinti szakaszokra bontását mutatják. Lehetséges azonban a projektek speciális munkaszakaszonkénti, ún. technikai fázisokra bontása is (pl. egymásra épülő kutatási folyamatok esetében). A menedzsment és technikai fázisok kombinálhatók is.

10 Megvalósítási ütemterv-munkaterv A munkaterv elkészítésének optimális sorrendje:  A célok eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása,  Kulcsfeladatok kijelölése, majd azok alfeladatokra bontása,  Az egyes tevékenységek időbeli és logikai kapcsolódásainak megállapítása,  Projektszakaszok és munkacsomagok kijelölése,  Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges időtartam meghatározása,  Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges szakértelem meghatározása,  Felelősök kijelölése.

11 Munkaterv – ellenőrző eszköz Minden munkaszakasz végén meg kell vizsgálni:  az adott fázisra kitűzött tevékenységek milyen mértékben valósultak meg (a valós helyzet viszonyítása a tervezetthez)  az esetleges elmaradásoknak mi volt az oka  ezeket a későbbiekben hogyan lehet kiküszöbölni  meg kell hozni a döntést arról, hogy a projekt megvalósítása továbbléphet-e a következő szakaszba.

12 Munkaterv – ellenőrző eszköz A projektek megvalósítása során fontos szereppel bír a projekttevékenység folyamatos nyomon követése és értékelése. Az értékelés végzése:  az egyes feladatokat követően,  a projektszakaszok lezárásakor (technikai fázisok) Megvizsgálandó:  a tényleges megvalósítás mértéke – továbblépés feltétele  az elmaradás oka(i) - kiküszöbölendő

13 Munkaterv szabályok Értékelni azonban csak úgy lehet, ha előre rögzített mutatókkal rendelkezünk, más szóval, ha van mihez viszonyítanunk. Ezért már a projekt előkészítésekor érdemes olyan egységes értékelési szempontrendszert, sikerkritériumokat és egységes értékelési módszereket kidolgozni, amelyek viszonyítási alapot biztosítanak az értékeléshez (pl. 80%)

14 Munkaterv szabályok A munkaterv kialakításakor az egyes szakaszok megvalósítási határidejére tervezzünk ésszerű értéket (Pl. +5%) és lehetőség szerint tartassuk is be. A tevékenységek mellett jelöljük meg konkrét felelősöket is!!

15  „ Mérföldkövek” – kulcsfontosságú események a projekt életében:  Fontos fázisok lezárása, kezdete  Fontosabb döntési események  Technikai fázisok - munkaszakaszokra bontás  Pl.: építés – eszközbeszerzés – képzés Projekt szakaszok - Mérföldkövek Időbeli ütemezés (összefoglalás) A projektek megvalósítása során fontos szereppel bír a projekttevékenység folyamatos nyomon követése és értékelése. Az értékelés végzése:  az egyes feladatok befejezését követően,  a projektszakaszok (technikai fázisok) lezárásakorMegvizsgálandó:  a tényleges megvalósítás mértéke (továbblépés feltétele)  az elmaradás oka(i) – kiküszöbölendő

16 Elkészítése 4 lépésből áll: 1. A tevékenységek definiálása 2. A tevékenységek logikai sorrendjének, egymásra épülésének meghatározása 3. A tevékenységek időtartamának meghatározása 4. A Gantt-diagram összeállítása Az ütemtervezés módszertani eszköze: GANTT-DIAGRAM

17 GANTT-DIAGRAM A Gantt-diagramban a tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez, mivel az elhelyezkedés jelzi a tevékenységek egymástól való függőségét:  átfedéses kapcsolódás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen  negatív átfedés: késleltetést jelez.  Hátránya: bonyolult, sok tev.-ből álló projektek esetében már átláthatatlanná válik.

18 Tanácsok a Gantt diagram elkészítéséhez: 1.Szedjük pontokba, alpontokba a fő- és altevékenységeket. Max. 6-8 főtevékenység legyen (az altevékenységeket soroljuk be ezek alá.) Ez azért is praktikus, mert a fő- és altevékenységekhez egyaránt rendelhetünk felelősöket, akiket így könnyebb koordinálni (pl. nem 25 felelős van, hanem 5 főfelelős, aki koordinálja a saját beosztott további 5-5 alfelelősének a munkáját). 2. A projektmenedzsment és a disszemináció külön főtevékenység, ne feledkezzünk el róluk. Nagyobb beszerzések esetén a közbeszerzés is önálló főtevékenység. 3. A tevékenységek egymásra épülését ellenőrizzük a Gantt diagramban. Addig nem tudjuk az adott tevékenységet megkezdeni, amíg be nem fejeztük azt a tevékenységet, amire ráépül (például a képzés megkezdéséig be kell fejeznünk a tananyagfejlesztést és –sokszorosítást).

19 4. Zárják le mérföldkövek a tevékenységeket= rendeljünk hozzá mérhető, számonkérhető eredményt és a teljesítés határidejét. 5. Minden tevékenységhez rendeljünk felelőst már a tervezés időszakában. 6. Számoljunk kb. 20%-os rátartással az időtervezésben, mert a tapasztalatok szerint mindig csúszik a végrehajtás. A 20%-ot minden tevékenységre számoljuk rá, de ne jelöljük a pályázatban, hogy rátartással terveztünk. 7. Ügyeljünk a reális kapacitástervezésre. Számoljunk a szabadságolási időszakokkal, az „évvégi hajrával”, más előrelátható nagy volumenű munkákkal, stb. Az adminisztratív terhelés különösen problémás lehet, hiszen manapság rendszerint kevés, túlterhelt adminisztrátorral dolgoznak a szervezetek, akik több kolléga munkáját segítik. 8. Kritikus lehet a döntési pontok, rendezvények, fórumok megfelelő időpontra tervezése. Ezeknél is vegyük figyelembe a szabadságolási időszakokat, az évszakhoz kötött tevékenységeket, konferencia-időszakokat, stb.

20 A munkaterv végrehajtása során a következőkre figyeljünk: 1.Rendszeresen ellenőrizzük: a terveknek megfelelően haladunk-e a végrehajtással. A támogató felé benyújtott köztes projekt-előrehaladási jelentéseinkben (PEJ) is be kell számolnunk a csúszásokról és azok okairól, valamint ez a támogató által kijelölt monitorok egyik vizsgálati szempontja is a helyszíni látogatások során. Mindig legyen B-terv, katasztrófaterv a tarsolyunkban válsághelyzetekre. A B-terv megvalósításának mind az időkeretbe, mind a költségvetésbe bele kell férnie. Ha tanácstalanok vagyunk, mit tegyünk, kérjünk tanácsot a monitortól, aki több hasonló projektet lát párhuzamosan, vagy egy gyakorlott projektmenedzser kollégánktól.

21 Munka- és időterv: „MÉRFÖLDKÖVEK” TevékenységFelelős Megvalósítás (hónapok) Team létrehozása X.Y. 2. Projekt előkészítése Z.X. 3. Beruházás 4. Folyamatos kommunikáció a partnerek között 5. Projekt folyamatos követése 6. Projekt pénzügyi monitoringja 7. Záró beszámoló elkészítése

22 A munkaterv végrehajtása során a következőkre figyeljünk: 2. Tartsunk minden héten a projektstábbal heti munkaértekezletet, ahol megbeszélhetjük az aktuális feladatokat, beoszthatjuk az adminisztrátor kollégák és a tárgyi eszközök (fénymásoló, laptop) igénybevételét. A termek és az eszközök igénybevételéhez célszerű előjegyzési naplót vezetni, hogy senkit ne érhessen kellemetlen meglepetés.

23 A munkaterv végrehajtása során a következőkre figyeljünk: 3. A projektindítás egyszerre sok feladattal jár. Szükségünk van belső szabályzatokra, eljárásrendekre, űrlapokra (pl. teremhasználati előjegyzési napló), adatbázisok felállítására és még sok olyan eszközre, amelyek jól dokumentált, egységes, szabványosított munkafolyamatokat támogatják. Kapkodós, kaotikus projektindítás esetén rossz a hangulat, elveszíthetjük a partnerek bizalmát, ezért készüljünk fel előre a feladatokra, rendeljünk hozzá elég embert. A projekt legelején indítsuk el a (köz)beszerzési eljárásokat is, ha lehetséges, mivel azok rendszerint igencsak elhúzódnak.

24 A humánerőforrás-terv – A projektcsapat SZEREPE:  Hatékony projektcsapat összeállítása  A munkatervben felsorolt feladatok felosztása a csapattagok között  A felelősségi viszonyok egyértelmű tisztázása

25 A pr.-ben dolgozó személyek kiválasztásánál a projekt zökkenőmentes megvalósításához szükséges készségeken (szakmai kompetenciák, tapasztalatok, stb.) túl a sikeres és hatékony együttműködést biztosító személyiségjegyeket: Pl. együttműködési készség motiváltság, stb. is meg kell vizsgálni. A csapattagoknak képesnek kell lenniük együtt egy olyan motiváló környezet kialakítására, amelyben mindannyian a leghatékonyabb munkát tudják végezni. Nagyobb projektek esetében, ahol a projektcsapat sok emberből áll, érdemes a munka megkezdése előtt csapatépítő tréninget tartani, ahol a csapattagok játékos formában oldhatnak meg valóságközeli helyzeteket.

26 A projektcsapat felépítése A csapatban jó, ha megvannak az alábbi szerepek:  a motivátor – a csapatszellem fenntartója  a precíz – a határidők felelőse  a gyakorlatias – a problémák megoldásában játszik szerepet  a kritikus – a csoport lelkiismerete  az adminisztrátor – aki a projekttel kapcsolatos ügyintézést végzi.

27 Az egyes szerepeken túl minden csapattagnak rendelkezni kell az alábbi tulajdonságokkal: magas szintű szakmai tudás, problémamegoldó készség, célorientáltság, magabiztosság.

28 A CSAPAT - javaslatok  A projektcsapat kialakításakor törekedni kell arra, hogy a projektben felmerülő összes kérdésnek legyen szakértője.  A feladatok felosztásánál egyértelmű felelősségi körök kijelölésére kell törekedni, vagyis hogy minden feladatnak legyen egy (azaz 1) fő felelőse, se több, se kevesebb ember ne foglalkozzon a projekttel, mint amennyi szükséges.

29 A projektmenedzser  A jó projektmenedzser nem egy-egy szakterület specialistája, hanem egy széles látókörű, jelentős háttértapasztalatokkal és tudással rendelkező személy, aki képes a projekt egészét átlátni, a különböző szakterületekről érkező információkat összefogni.  A projektmenedzsernek rendszerben kell gondolkoznia,  A projektmenedzser elsődleges feladata az, hogy elősegítse a projektben dolgozó szakemberek együttműködését, éppen ezért:  NE FOGLALKOZZONa részfeladatok elvégzésével.  FELADATA: a projekt egészének tervezése, szervezése, valamint pénzügyi és szakmai ellenőrzése.

30 A projektmenedzser A projektmenedzser három irányban is felelősséggel tartozik: 1. a projektet finanszírozó intézmény, 2. a célcsoport; 3. a teamtagjai felé. A projektmenedzsernek kiváló legyen kommunikációs képessége. Ő tartja a kapcsolatot a projektet körülvevő környezettel (partnerek, egyéb érdekelt felek, média, stb.) Ha ez rá nem jellemző – VÁLASSZON SZÓVIVŐT

31 Belbin-féle szerepek a team-en belül Elnök Vállalatépítő Ötletember (palánta) Erőforrásszerző, forrásfeltáró Helyzetértékelő Serkentő Megvalósító Csapatjátékos

32 Projektmenedzsment funkciók I. Projekt tervezés A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Projekt szervezés Team építés és fejlesztés A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)

33 Projektmenedzsment funkciók II. Projekt koordinálás o Kitűzött határidők betartása o Információáramlás biztosítása Projekt irányítás o A munkálatok terv szerinti lebonyolítása Projekt ellenőrzés o A projekt futását folyamatosan követő tevékenység  Egyaránt ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra

34 A projekt irányítás I. A projektirányítás elsődleges feladata a munkálatok tervnek megfelelő lebonyolítása. a munkálatok lebonyolításához szükséges szervezet és intézményi rendszer kialakítása a megvalósítási munkálatok irányítása, koordinálása. az adminisztratív feladatok lebonyolítása, dokumentáció készítése kereskedelmi lebonyolítás, azaz az ajánlatok teljesítésének, a megrendeléseknek és számla-ellenőrzésnek a felügyelete.

35 A projekt irányítás II. határidők tervnek megfelelő betartása a költségvetés követése a megvalósulás folyamatos ellenőrzése, a céltól való eltérés esetén korrigáló intézkedések bevezetése váratlan események bekövetkezésekor a veszteségek minimalizálását biztosító cselekvési alternatívák kidolgozása, bevezetése

36 Kommunikációs terv + arculati elemek Kötelezettségeink: A támogatási szerződés előírja, hogy a kedvezményezett a projekt teljes megvalósítása során köteles a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos eszközök és tevékenységek biztosításáról gondoskodni Az irányadó jogszabályok:  A 1083/2006/EK tanácsi rendelet általános szabályozása mellett a 1828/2006/EK bizottsági végrehajtási rendelet határozza meg részletesen  A programozási időszakban a hazai felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről szóló 255/2006. (XII.8.) Korm. Rendelet.  A időszak strukturális alapok és a Kohéziós Alap támogatása felhasználásának részletes eljárási szabályairól szóló 16/2006. (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet.

37 Arculati célok 1828/2006/EK rendelet –Potenciális pályázók, kedvezményezettek, projektekben résztvevők tájékoztatása; –Közvélemény tájékoztatása a támogatások felhasználásáról, a projekttel/programmal elért eredményekről… mindezekben az Európai Unió és az Új Magyarország Fejlesztési Terv és ÚSZT részvételének bemutatása.

38 Mit kell használnunk és mikor? PA tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (www.nfu.hu ) – honlapjáról letölthető: „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című dokumentum, valamint az „ Arculati Kézikönyv” tartalmazza. PÉLDA: Pályázati útmutató A projekt megvalósítása során az „V. számú kommunikációs csomagot” köteles megvalósítani a projektgazda. A projektgazda, a projekt megvalósítása során „C” típusú tájékoztatási táblát, a projektzárást követően pedig a „D” típusú emlékeztető táblát köteles elhelyezni.

39 A projekt sikeres lebonyolítása során fontos: a projekten belüli (tevékenységek közötti információ áramlás) és a projekt és környezete közti jól működő kommunikáció. A folyamatos információátadásnak számos módszere van, pl: Kommunikációs terv Projekt-team-en belül:  , telefon  Találkozók (rendszeres / szakasz lezáráskor)  Időközi jelentések  Kötelező beszámolók Projekt és környezete:  Partnertalálkozók  Sajtó-média kapcsolat  honlap  Szakmai fórumok, kiadványok

40 Stakeholderek informálása  „Mindenkinek érdeke”  Fontos: a stakeholderek felé csak a számukra releváns információkat közöljük (a stakeholderanalízis alapján)  Legyen lehetőségük vélemény- nyilvánításra  Az egyeztetések módszerét illetően igazodjunk a stakeholderekhez.

41 A Kedvezményezettek informálása  A projekt fenntarthatóságának záloga!  Tevékenységünk, eredményünk marketingje azok felé, akik igénybe fogják ezt venni  Fontos: ennek költségeit még a támogatásból célszerű fedezni, s ez indokolt is (=> mi lesz a projekttel a támogatás megszűnése után?)  A kedvezményezettek felé való kommunikáció gondos előkészítést igényel, nem lehet ad hoc jellegű!

42 ÚSZT arculati elemei „ Tájékoztatjuk, hogy a jövőben két Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettsége (KTK) c. útmutató lesz érvényben, melyek használata a támogatói döntés meghozatalának időpontjától függ: A január 14-e előtt született támogatói döntéssel rendelkezős projekt esetén a régi dokumentum marad érvényen. A január 14-e után született támogatói döntéssel rendelkező projekt esetében az új, egyszerűsített KTK-t kell figyelembe venni. A január 14-e óta a levél kézhezvételéig tartó időszakban támogatói döntésben részesült projektek esetén a szerződéskötésig a kommunikációs vállalásokat úgy kell átdolgozni, hogy azok az új KTK-nak megfeleljenek. Ennek érdekében - a pályázati felhívásban rögzített elszámolhatósági szabályok figyelembevételével - a projekten belüli forrásátcsoportosítás megengedett. Függetlenül a támogatói döntés dátumától, valamennyi projekt esetében az Új Széchenyi Terv arculati előírásait kell betartatni. A korábban - régi arculattal - elkészített eszközök cseréje nem elvárás.” (2011.április 7.)

43 ÚSZT arculati elemei Printek - Magazin 38 oldal - Általános kiadvány 40 oldal - Sajtóhirdetés 42 oldal - PR hirdetés 44 oldal - Sajtóközlemény 45 oldal - Óriásplakát 46 oldal - Citylight 47 oldal - Plakát 48 oldal - Levélpapír 50 oldal - Névjegykártya 54 oldal - Boríték 55 oldal - Mappa 58 oldal - Jegyzettömb 61 oldal - Badge 63 oldal - Meghívó 64 oldal Elektronikus felületek - Prezentációs háttér 74 - HTML alapú levél sablon 77 - Honlap 78 - EMIR sablon 79 - Banner 80 - Rádió spot 80 - TV Insert 81 Egyéb - Cégtábla, 84 ügyfélszolgálati táblák, belső tájékoztató- és névtáblák - Bélyegző 88 - CD korong és borító 89 - Molinó 90 - Pop-up 91 - Roll-up 92 - Szóróajándékok 93

44

45

46 PR CIKK – Nyomtatott sajtó Kötelező elemek: Új Széchenyi terv logó, EU logó és kötelező mondat, „Magyarország megújul” szlogen, image fotó, infoblokk, intézményi vagy projektlogó; Az intézményi vagy projektlogó mérete és pozícionálása: az infoblokkal megegyező magasság mellett, arányos szélességben az ábra szerint elhelyezve; Tördelési adatok: - cím: DINPro Medium 36pt/42pt, - kenyérszöveg: Sentinel Book 10pt/14pt sorkizárt, - képaláírás: Sentinel Book Italic 10pt/14pt sorkizárt. Az infoblokk kötelező mondatának szabályozása a következő: ERFA finanszírozás esetén: „A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg.” ESZA finanszírozás esetén: „A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.” KA finanszírozás esetén: „A projekt az Európai Unió támogatásával, a Kohéziós Alap társfinanszírozásával valósul meg.” Képhasználat : Lehetőség van a projekt témájához illő image fotó használatára, illetve magáról a projektről készült fotó, grafika, látványterv elhelyezésére a mellékelt előírások alapján, mérete a szöveg hosszúságától függően változhat.

47 A pénzügyi terv/tervezés Pénzügyi tervezéskor vizsgálnunk kell a projekt pénzügyi megvalósíthatóságát és fenntarthatóságát egyaránt. A projektek pénzügyi tervezése és elemzése 3 aspektusra terjedhet ki: 1. pénzforgalom=Cash Flow 2. jövedelmezőség 3. az érintett szervezet pénzügyi teljesítménye.

48 A pénzügyi terv/tervezés A várható bevételeknek a költségeket fedezniük kell!! A megvalósíthatósági tanulmány a projekt végrehajtására és jövőbeni üzemeltetésére és fenntartására vonatkozó általános pénzügyi elemzést is tartalmazza.

49 A pénzügyi terv/tervezés Magában foglalja: Beruházási javaslatok készítését A javaslatok pénzáramlásának becslését A pénzáramlás értékelését A projektek kiválasztását A beruházási projektek elfogadás utáni folyamatos értékelését

50 CASH FLOW Értelmezések – „Pénzáramlás” – Pénzforgalmi kimutatás MIKOR és MENNYI pénz esedékes?

51 CASH FLOW Teljes pénzkiáramlás Teljes pénzbeáramlás Tőketörlesztés Kamatfizetés Osztalék Saját tőke Hitel Adomány, támogatás Finanszírozás Tőkekiadás Működési költségek Adók Értékesítés árbevétele Díjbevételek Működés és beruházás PénzkiadásPénzbevétel

52 A pénzügyi terv készítésének folyamata Kiinduló feltételrendszer: Projekt munkaterv HR terv Elemi feladatokhoz rendel- hető költségkategóriák beazonosítása költségnem és mértékegység szerint Projekt összevont költség- szerkezetének meghatá- rozása Kiinduló feltételrendszer: finanszírozási források meghatározása: saját és idegen forrás azonosítás Költségoldal Forrásoldal Elemi feladatokhoz rendel- hető finanszírozási mód beazonosítása Projekt összevont forrás- szerkezetének meghatá- rozása Strukturált pénzügyi terv

53 AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK ELLENŐRZÉSE

54 FELADAT - Tevékenységek költségnemesítése KI –MILYEN CÉG ? MIKOR? (munkaidő-terv) MIRŐL AD SZÁMLÁT ? – amit el tudunk számolni ÚTMUTATÓK (pályázati dokumentáció részei) Általános (ESZA, ERFA) Konkrét pályázathoz kötötten

55 Elszámolható költségek  a kedvezményezettek által teljesített költségek, és teljesítésük az átvételt igazoló számlákkal vagy azonos bizonyító erejű könyvelési dokumentumokkal támasztható alá (ez a szabály nem zárja ki a kedvezményezett részére történő előlegfizetést);  közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, és nélkülözhetetlenek annak előkészítéséhez vagy végrehajtásához;  áruk nem haladja meg a piaci értéket, és a piaci érték független módon megállapítható és ellenőrizhető;  Magyarországon megvalósuló projekthez kapcsolódnak (a 1685/2000. EK Rendelet 12. szabályában meghatározott kivételektől eltekintve);  nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján. Költségek elszámolhatósága

56 NEM elszámolható föld, telek, ingatlan vásárlás; gépjármű beszerzése; hiteltúllépés költsége, egyéb pénzügyforgalmi költségek; visszaigényelhető adók; bírságok, kötbérek és perköltségek; természetbeni hozzájárulásként önerő; deviza/valuta átváltási jutalék veszteség; jutalékok és osztalék, profit kifizetés; ÉS az elszámolhatósági útmutató pontjaiban külön nevesített nem elszámolható költségek!!

57 FŐ elszámolási időszakok I. A projekt előkészítésével kapcsolatos költségek a pályázati felhívás megjelenésének napjától (útmutatóban ettől eltérő is lehet) a támogatási szerződésben rögzített projekt megkezdésének napjáig. II. A projekt megvalósításával kapcsolatos, az előkészítésen kívüli költségek esetén – a Támogatási Szerződés megkötésétől, a befejezés napjáig. A megkezdés és befejezés dátuma a Támogatási szerződés része.

58 Az elszámolható költségek - Megvalósítás TARTALÉK = Ebadó a.) <0,5 Mrd Ft = az összes elszámolható költségének 5 %-a; b.) 0,5 - 1 Mrd Ft között = 25 mFt + 0,5 Mrd Ft feletti rész 2 %-a; c.) >1 Mrd Ft = 35 mFt és az 1 Mrd Ft feletti rész 0,5 %-a; A tartalék a kedvezményezett írásban benyújtott kérelme alapján, csak a KSz előzetes engedélyével használható fel. ÉRVÉNYESEK a korlátok ÉS a költségvetés belső arányai!! A tartalékot egy összegben kell feltüntetni – külön sor.

59 Az elszámolható költségek - előkészítés 1. PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉS – LIMIT 6%, vagy 50 mFt Kötelező előzetes tanulmányok elkészítése.  megvalósíthatósági tanulmány  környezeti hatásvizsgálat  egyéb szükséges háttértanulmányok Közbeszerzési költségek (közbeszerzési szakértő). Előzetes igényfelmérés, célcsoport elemzés, piackutatás. Szükségletfelmérés, helyzetfeltárás. Elszámolandó az első fizetési kérelemnél!

60 Az elszámolható költségek - megvalósítás 2. PROJEKT MENEDZSMENT - LIMIT 12 % projekt menedzsment szervezet megbízási díja 54. sor. Külső Vállalkozó esetén (igénybevett szolgáltatás) 529. sor VAGY saját teljesítésben arányosítással személyi jellegű költségek (bérköltség 54. sor, személyi egyéb kifizetések, bérjárulékok sor) és kiküldetéshez kapcsolódó utazási költség 526-sor VAGY saját teljesítésben átalány elszámolás esetén a személyi jellegű költségek és kiküldetéshez kapcsolódó utazási költségek mellett elszámolhatók a menedzsment tevékenységhez kapcsolódó anyagok és kis értékű eszközök költségei, továbbá az alábbi igénybevett szolgáltatások.

61 Az elszámolható költségek - megvalósítás 3. ESZA – Célcsoport számára biztosított támogatások Célcsoport képzése - képzési támogatás, egyéb a képzésük idejére fizetett díjazás + járulékok Konferencia, szeminárium, rendezvény részvétel: Napidíj a 278/2005 Korm. rendelet szerint Bérlet - arányosan Szállás három csillagos szálloda – DE a helyi piaci árak közül a legkedvezőbb. Étkezés – HA nincs a napidíjban (max. 4000,- Ft) Útiköltség - 2.o tömegközlekedés, vagy saját jármű - APEH norma

62 Az elszámolható költségek - megvalósítás 3. ERFA– a projekt szakmai megvalósításával összefüggő költségek (526.sor) A projekt céljának megvalósításban és/vagy szakmai felügyeletében közvetlenül közreműködő személyzet, bére, a bér járulékai. Napidíj a 278/2005 Korm. rendelet, illetve a tartós külszolgálatról szóló 104/2003 (VII.18) Korm. rendelet szerint elszámolható. A szállás költségek MAX három csillagos szálloda – DE a helyi piaci árak közül a legkedvezőbb. Étkezési költség –HA nincs a napidíjban (max. 4000,- Ft) Útiköltség - 2.o tömegközlekedés, vagy saját jármű - APEH norma

63 Az elszámolható költségek - megvalósítás 4. A megvalósításhoz igénybevett szolgáltatások I- LIMIT 30% A külső, harmadik féltől megrendelt, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költsége számolható el: Megvalósításhoz kapcsolódó képzések szervezése, lebonyolítása, Tananyag fejlesztése, kivitelezése, segédanyagok bérlése, Marketingeszközök fejlesztése, Kommunikációs tevékenységek, Piackutatás, A résztvevők (célcsoport) alkalmassági vizsgálata, biztosítása a projekt megvalósítás időszakában, Projekttevékenységek hatékonyságának és eredményeinek vizsgálata, Gépjármű bérlet (megvalósítók és/vagy célcsoport szállításához), Bérleti díjak (irodabérlet, eszközbérlet, terembérlet 522 sor) Biztosítékok költsége – amennyiben a támogatás nyújtásához kötelez

64 Az elszámolható költségek - megvalósítás 4. A megvalósításhoz igénybevett szolgáltatások II (529 sor) Az egyéb szakmai szolgáltatások költségei közül elszámolható  Felmérések, kimutatások, adatbázisok, kutatások, tanulmányok,  Szakértői díjak,  Egyéb szakmai tanácsadás költsége,  Rendezvényszervezés. Taglétszám növekedését szolgáló kommunikációs eszközök Honlap kialakítása, fejlesztése, akadálymentesítese A szervezeti integrációhoz (egyesülés, összeolvadás) kapcsolódó különféle egyéb költségek, hatósági díjak (531. sor);

65 Az elszámolható költségek - megvalósítás 4. A megvalósításhoz igénybevett szolgáltatások Bérleti díjak A megvalósításhoz kötődő és indokolt (ár/érték) bérleti díjak elszámolhatóak, pl: épületek, helységek, eszközök és felszerelések, a projekt megvalósítás időszakában felmerülő költsége. A költségeket a használat arányában kell megosztani. Az első elszámoláshoz mellékelni kell az arányosításra vonatkozó számítás módszerét is.

66 Az elszámolható költségek - megvalósítás 5. Egyéb szolgáltatások 529. sor Kötelező nyilvánosság biztosításának költségei kiadványok, információs füzetek készítése, elektronikus megjelenés, stb. képzések meghirdetése, (tudatosság növelése, tájékoztatás, kommunikációs kampányok, stb.) Közbeszerzési eljárások lebonyolításával kapcsolatban felmerülő költségek (közbeszerzési szakértő díja, hirdetési költségek, ajánlati felhívás elkészítésének költségei,…) Projekt megvalósításához kapcsolódó, kötelezően előírt könyvvizsgálói díjak

67 Az elszámolható költségek - megvalósítás 6. ESZA - Építés, felújítás; eszközbeszerzés I Az ESZA és ERFA alapok közötti átjárhatóság alapján az elszámolható költségek legfeljebb 30%- a. Átalakítás, bővítés, felújítás (különösen indokolt esetben, részletes indoklással alátámasztva); A projekt szakmai megvalósításához szükséges eszközök; IKT és multimédiás valamint prezentációs eszközök; Bútorok beszerzése- kizárólag az új oktatói, szolgáltatói, gyakorlati terek berendezési igénye esetén támogatható

68 Az elszámolható költségek - megvalósítás 6. ESZA - Építés, felújítás; eszközbeszerzés II Szoftverek Az immateriális javak megszerzése és használatának költségei támogathatók, ha azok szükségesek a projekt végrehajtásához. immateriális javak (szellemi termékek) bekerülési értéke - számviteli törvény évi C. törvény § és 51. § A termékek csak akkor vehetők figyelembe, ha azokat a kedvezményezett más szervezettől vásárolta.

69 Az elszámolható költségek - megvalósítás 6. Építés, felújítás - ERFA A projekthez való hozzáférést biztosító vagy a létesítmény közvetlen védelmét szolgáló átalakítási és létesítési költségek (rámpa, felhajtó, lift, bekötő út, kerítés,stb.) elszámolhatók Próbaüzem költségei elszámolhatóak, azonban az ezalatt keletkezett bevételeknek a projekt pénzügyi elemzésében meg kell jelenniük. Próbaüzemi költséget nem lehet elszámolni abban az esetben, ha az üzemeltető a Kedvezményezett Pótmunka: amennyiben a projekt megvalósítása során olyan előre nem tervezett és előre nem látható (vagyis a benyújtott pályázatban nem szereplő) tevékenység az adott költségelőirányzaton belül felmerül, amely a projekt eredeti célkitűzésnek végrehajtásához és fenntarthatóságához elengedhetetlen, akkor ez a tevékenység is támogatható. Pótmunka csak a támogatási összeg változása nélkül, a támogatási szerződésben és mellékleteiben meghatározott támogatási intenzitás fenntartása mellett, ill. az érvényes jogi szabályozás betartása (Kbt.) és a Mérnök jóváhagyása mellett támogatható

70 Az elszámolható költségek - megvalósítás 7. Eszközbeszerzés - ERFA Elszámolható az eszköz bekerülési értéke, a évi C. tv. 47.§ (1), (2) és (5) bekezdése értelmezésében. A projekt céljához kapcsolódó leginkább korszerű technológiát alkalmazó eszközök beszerzése támogatható, de a projekt céljaival közvetlen összefüggésben, külön indoklással elszámolható meglévő eszköz átalakításának, bővítésének, korszerűsítésének, zavartalan és biztonságos üzemeltetését szolgáló munka költsége is. Főszabály, hogy új, kereskedelmi forgalomban, vagy gyártótól beszerezhető, első üzembe helyezésű gépek, technológiai berendezések, eszközök, anyagok beszerzése és beépítése támogatható. Az „új” jelző csak azon, beruházási jellegű termékeket illeti meg, amelyeknél a Kedvezményezett rendelkezik a vétel (a számla kiállítás dátuma) időpontjában kezdődő termékfelelősségi, garanciális és szavatossági jogainak érvényesíthetőségéhez szükséges, a gyártó és a forgalmazó által kibocsátott hiteles dokumentumokkal. A beszerzett eszköznek meg kell felelnie a hatályos szabványoknak és normáknak.

71 Az elszámolható költségek - megvalósítás 8. EGYÉB – a projekt végrehajtásával összefüggő általános költség Az általános (közvetett, dologi) költség nem kapcsolható teljes mértékben egy adott folyamathoz, vagy tevékenységhez, azonban elengedhetetlen a projekt végrehajtásánál. telekommunikációs szolg. (telefon, fax, internet), posta (539. sor); állagmegóvás/karbantartás (bérelt eszközök esetében is); a támogatás fogadására szolgáló, elkülönített bankszámla megnyitásának költsége és számlavezetési díja (532. sor); biztosítási díj (pl. vagyonbiztosítás) – DE a célcsoport biztosításával kapcsolatos biztosítási díjakat a projekt megvalósításához igénybevett szolgáltatások között kell betervezni), dokumentációs, irattározási, archiválási költségek (pl. fénymásoló, papír, toner stb.).

72 PÉNZÜNK IDŐÉRTÉKE

73 A támogatásintenzitás Definíció A támogatás felső határának mérőszáma a támogatási intenzitás, amely a támogatástartalom és az elszámolható költségek jelenértékének hányadosa. A támogatási intenzitás kiszámításakor a több év alatt nyújtott támogatások, illetve a több év alatt felmerülő elszámolható költségek esetén azok jelenértékét ugyanazon referencia ráta figyelembevételével kell meghatározni. Vonatkozó rendeletek 85/2004. (IV.19.) Korm. rendelet 90/2004.(IV. 25.) Korm. rendelet

74 A támogatástartalom Definíció A vállalkozásoknak nyújtott állami támogatások tilalma alóli mentességek egységes rendjéről szóló kormányrendelet 2. számúmellékletében foglalt módszertan alapján kiszámolt, a kedvezményezett számára nyújtott állami támogatás formájától függő érték. [163/2001. (IX. 14.) Korm. rend.] A támogatás eredményeképpen a kedvezményezett számára nettó bevételként, költségcsökkenésként vagy adózott eredmény növekményeként megjelenő összeg jelenértéke; [217/1998. Korm. rend.]

75 A referencia ráta definíciója A támogatástartalom, illetve az elszámolható költségek jelenértékének kiszámításához használt mutatószám. A következő évre vonatkozó referencia rátát a pénzügyminiszter a Pénzügyi Közlönyben december 31-ig teszi közzé. Egy projekt támogatástartalmának kiszámításához mindig a döntés időpontjában érvényes referencia rátát kell figyelembe venni, függetlenül attól, hogy a támogatás nyújtására milyen időtávon keresztül kerül sor. [163/2001. (IX. 14.) Korm. rend.] JELELEG: 6,97%

76

77 Diszkontált Cash Flow (DCF) módszerek A pénz időértéke egy fontos alapelv Befektetések közötti választáshoz és az értékeléshez megfelelőbb módszer; A projekt teljes élettartama alatt kell figyelembe venni a pénzáramlást, azaz az esedékességek időbeliségének hatásait!

78 A pénz időértéke A pénz időértéke azt jelenti, hogy ugyanannak az összegnek különböző az értéke ma és a jövőben Ez az érték különbözőség több tényező együttes következménye: ezek az infláció, kockázat VAGYIS egy mai pénz többet ér, mint ugyanaz az összeg a jövőben. PÉLDA: mennyi ér ma, az 5 év múlva esedékes € 100, ha 10% az infláció? Esedékesség éve € 100 értéke ma € 100 € 90 € 83 € 75 € 68 € 62 Vagyis : 5 év múlva esedékes € 100 ma nem ér többet, mint € 62.

79 Nettó Jelenérték (NPV) módszer A t Ahol: A t a cash flow értéke a t. időpontban, ami lehet negatív (cash outflow), vagy pozitív (inflow) és n n a beruházási periódus utolsó időpontja, amikor még van pénzmozgás, k k az elvárt hozam

80 Megvalósíthatósági tanulmány A megvalósíthatósági tanulmány elkészítésének célja az elvégzett elemzések alapján - releváns információt nyújt a pályázóknak a projektötlet megalapozottságáról, a finanszírozás és a megvalósíthatóság elemeiről, a projektmegvalósítás során felmerülő kockázatokról, a megalapozott döntéshozatal érdekében - információt hordoz az értékelők számára a projektötlet szakmai értékeléséhez. A megvalósíthatósági tanulmány elkészítésekor a pályázóknak lehetőségünk van a projektötletük részletes átgondolására, a kockázatok elemzésére, ezáltal biztosítható a kiválasztott projektek megalapozottsága és megvalósíthatósága.

81 Mit kell tenni a tanulmány elkészítése előtt? A misszió (küldetés)meghatározása, mely leírja a CÉG hozzáállását, pozícionálja a piacon, meghatározza legfőbb értékeit és normáit. A „Miért vagyunk?” kérdésre ad választ. Alapja a kockázat érzékenységnek.

82 A megvalósíthatósági tanulmány szerkezete Pályázatonként adnak ki útmutatót! AZ ÚTMUTATÓ TARTALOMJEGYZÉKE KÖTELEZŐEN ALKALMAZANDÓ!!! Sorrend ugyan az, megfogalmazás szó szerint!!! Ügyeljünk a limitekre (oldalszám, mellékletek,..) Kötelező táblázatok nem változtathatók és beemelendők a tanulmányba.

83 A tanulmány szerkezete 1 Összefoglaló (maximum 1,5 - 2 oldal) A kész anyag kivonata! Önállóan is értékelhető képet kell, hogy nyújtson a pályázatot benyújtóról, tervezett fejlesztéséről, annak várható eredményeiről, hatásairól. A végén készítjük, összeollózva a leírtakból! Ezt a részt mindenki elolvassa, figyeljük oda!!

84 A vezetői összefoglaló lényeges ponjai mi a megoldandó probléma és indokoltsága, a projektjavaslat célja, az elérni kívánt eredmények, hatások, lehetséges kockázatok.

85 A tanulmány szerkezete A projekt bemutatása (háttere és indokoltsága) 1. Helyzetértékelés (a fejlesztés előtti helyzet) Az adott fejlesztendő szakterület problémáinak, szükségleteinek bemutatása. Lényeges, hogy minden jelzőt (rossz, kevésbé, nem megfelelő, stb.) indokolni szükséges, és adatokkal kell alátámasztani. Az érintett projekt földrajzi, gazdasági és jogszabályi környezet; Közlekedési viszonyok; A pályázó szervezet alapadatai; A pályázó szervezet működési köre, jelenlegi, illetve múltbeli tevékenységeinek bemutatása A működésének egyéb jellemzői (méret, kapacitások, szolgáltatások, termékek bemutatása, irod(ák), telephely(ek), személyzet, szakmai háttér, stb.); Szervezeti kérdések (szervezeti struktúra, hatáskörök, felelősség).

86 Kiemelt téma Piacelemzés -a piac behatárolása (szegmentálás); -a piaci helyzet (pozíció, referenciák); -a jelenlegi értékesítés bemutatása (forgalom, értékesítési csatornák); -a versenytársak elemzése; - trendek és kilátások (piaci előrejelzés).

87 A tanulmány szerkezete 2. A tervezett fejlesztés bemutatása 2.1 A tervezett fejlesztés leírása - A fejlesztési paraméterek meghatározása (a pályázathoz mellékelt géplistának, illetve létesítményjegyzéknek megfelelően külön részletezve az építési és technológiai jellegű fejlesztéseket); - a szükséges szakemberek képzettségi feltétele, illetve a megfelelő képzettségű munkaerő biztosítása lehetőségének ismertetése; - a költségek, kiadások várható alakulása - TÁBLÁZATOK - a fejlesztés finanszírozási forrásainak bemutatása (a meglévő és szükséges pénzeszközök) - TÁBLÁZATOK.

88 Fontos a HR 2.2. A tervezett szervezeti változások bemutatása HR  vezetők, személyzet, alkalmazottak bemutatása (kitérve a fejlesztés és az esetlegesen vállalt foglalkoztatás összefüggéseinek, a munkaerő forrásainak bemutatására is);  tulajdonosok bemutatása;  hatáskörök, felelősségek.

89 A tanulmány szerkezete 3. A fejlesztés várható eredményének bemutatása 3.1. Szolgáltatási terv A szolgáltatások bemutatása, leírása; a működési költségek alakulásának bemutatása Marketing terv Eladás ösztönzés (reklám, propaganda); értékesítés előrejelzése (a várható forgalom); az árakmeghatározása.

90 A tanulmány szerkezete 3.3. Kockázatbecslés (megvalósíthatóság) A gyenge pontok értékelése (SWOT analízis); a projekt megvalósításának technikai hatása; 3.4. Pénzügyi terv mérlegterv; eredményterv; pénzforgalmi becslések (cash-flow); fedezeti-pont elemzés, a megtérülés bemutatása; a hozzáadott érték meghatározása rendszerint, csatolt táblázatok alapján).

91 1.Általános elemzés: általános információk,társadalmi-gazdasági környezet, humán erőforrás, helyszín, kereslet-kínálat elemzés, vezetési modellek, projekt változatok azonosítása 2.Műszaki megvalósíthatóság, végrehajtás, költségek: tanulmánytervek készítése 3.Környezeti hatások és beavatkozási területek 4.Pénzügyi megvalósíthatóság 5.Gazdasági és társadalmi elemzés a) költség-haszon elemzés és/vagy b) többszempontú-elemzés 6.Kockázatelemzés és érzékenység vizsgálat A megvalósíthatósági tanulmány részei

92 A projekt létrehozása - összegzés A PROJEKT LEGYEN –Világosan átlátható –Meggyőző és –Mérhető!

93 Milyen a jó projekt? Valós problémákra és lehetőségekre szabott Illeszkedik a pályázó és a pályáztató hosszú távú fejlesztési terveihez Élvezi a partnerek és érintettek támogatását Megvalósítható Egyedi Jelentős hatása van a külső környezetre is

94 A jó projekt ismérvei releváns  kereslet-vezérelt  cél-orientált  megfelel a stratégiai elvárásoknak megvalósítható – jól átgondolt, következetes – eredményei mérhetők – költségvetése reális – munkamegosztása világos – kockázatai ismertek fenntartható – a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók.

95 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!


Letölteni ppt "KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT III. MODUL A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI – 2.3. A projekt kidolgozása."

Hasonló előadás


Google Hirdetések