Vezetői információs rendszerek 3. előadás: A VIR-ek létrehozási folyamatai Elekes Edit, 2016. Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/Elekes.

Az előadások a következő témára: "Vezetői információs rendszerek 3. előadás: A VIR-ek létrehozási folyamatai Elekes Edit, 2016. Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/Elekes."— Előadás másolata:

1 Vezetői információs rendszerek 3. előadás: A VIR-ek létrehozási folyamatai Elekes Edit, 2016. E-mail: elekes.edit@eng.unideb.hu Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/Elekes Edit/Vezetoi_inf_rd 1

2 Tananyag A VIR-ek létrehozásának szempontjai Veszélyek feltárása Az üzletmenet ismerete Fokozatos bővítés, fejlesztés A csoportmunka megszervezése IT stratégia A rendszer fejlesztés és vásárlás A rendszer bevezetésének folyamata 2

3 A VIR-ek létrehozásának szempontjai VIR létrehozás: komoly befektetés (több 100ezer dollár) Költség-haszon elemzés: jövedelmező-e a vállalat számára a VIR kifejlesztése és bevezetése? VIR bevezetése:  Éles piaci verseny  Költségmegtakarítás és/vagy jövedelemnövekedés Vezetői modellTestreszabásRendszerszervezés OktatásBeüzemelés VIR létrehozás feladatai 3

4 VIR-ek sikeres alkalmazása Mitől függ? Specifikáció Tervezés Szervezeti fogadtatás Menedzsment VIR fejlesztési folyamata Technológia 4

5 Vezetők számára fontos követelmények 1. VIR létrehozásának feladata: Vezetői információszükséglet meghatározása. Vezetők számára fontos követelmények: Azonnali, megbízható információ, amely  a leghűbb, általános képet nyújtja a vállalatról,  bármely időpontban,  és kijelöli a lehetőségeket és veszélyeket. Összetett pénzügyi és működési információ, amely  megkönnyíti az előző időszakokkal, költségvetésekkel való összehasonlítást,  és lehetővé teszi trendek megfigyelését, kivételes esetek megtalálását. 5

6 Gyorsan kapott összesített adat  előrejelzésekhez,  változó üzleti, piaci helyzethez való reagáláshoz. Nem pénzügyi jellegű, de a vállalat jövőbeli helyzetét befolyásoló információk, mint pl.:  ügyfelek megelégedettsége,  termékminőség  szolgáltatás minősége,  személyzeti állomány  versenytársak helyzete  piaci aktivitás. A vállalaton belüli információk széles körben való megosztása  melynek következtében javul a vezetők irányítási köre,  javul a betekintésük a beosztottak munkájába,  az alkalmazottak motivációjának növelése (részvétel a vállalat sikerében). Vezetők számára fontos követelmények 2. 6

7 Veszélyek feltárása 1. = Problémák meghatározása. Problémák típusai: A szervezeti változásokat a VIR nehezen követi; Nem megfelelő projekt tervezés; Gyenge kommunikáció (felhasználók és információ-adók között); Vezetők elzárkózása az információ-adás alól (az információ hatalom elv miatt); Csodákat várnak a VIR-től (ha az nem felel meg az elvárásoknak, csalódottan elfordulnak tőle); A projekt vezetői támogatása elmarad (a vezetők nem állnak a projekt mellé, a projektet nem jól kommunikálják, nem támogatják); 7

8 Veszélyek feltárása 2. Problémák típusai: A felhasználók nincsenek érdekeltté téve a vállalaton belül; Felhasználó vezető + Információ + Technológia nem megfelelő kapcsolódása; Nem hisznek a VIR-ben:  nem hiszik, hogy hasznos információkat szolgáltat,  Nem bíznak abban, hogy segít az üzleti problémák megoldásában.  Sokan a papíron „tálalt” információkat favorizálják. 8

9 VIR sikere = üzletmenet ismerete Siker: valami újat produkáljon a rendszer, pl. trend diagramok kezelése. A VIR nem csak pénzügyi adatokkal dolgozik! VIR által szolgáltatott információk: kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM), melyek a kritikus sikertényezőkkel (KST) vannak kapcsolatban. 9

10 Üzletmenet ismerete VIR-hez szükséges információk: Üzleti terv; Éves jelentés; A vállalatra vonatkozó sajtóanyagok; Háttér információ a vállalatról és az iparágról; Vállalati szervezet; Vállalati termékek; Vállalati szolgáltatások. 10

11 Fokozatos bővítés, fejlesztés 1. VIR indítása: egyszerű alkalmazási feladatcsoport. Feladatcsoportok: saját életciklussal rendelkeznek. Ha egy alkalmazás eléri futási maximumát:  nem szabad megvárni, hogy leszálló ágba kerüljön,  hanem új, bővített alkalmazást kell ráépíteni,  amely egy komplexebb rendszerhez vezet. 11

12 Fokozatos bővítés, fejlesztés 2. Sikeres VIR: Több VIR építési periódus, ami lehet: Saját szoftver továbbfejlesztése; Új szoftver beszerzése. 12

13 Csoportmunka szervezése Groupwork: számítástechnikai eszközök által végzett tevékenység. Groupware: a csoporttevékenység eredménye. A groupware eredményességének szempontjai: A felső vezetés támogatásának megszerzése; Vállalati célok és feladatok ismerete; A felhasználók folyamatos bevonása, érdekeltté tétele; Vállalaton belüli információáramlás formáinak, típusainak ismerete; VIR hiányosságainak pontos ismerete; IT szakértők rendszeres konzultációs bevonása; Integráció a groupware és többi alkalmazás között; Hosszú távra tervezés; Oktatás és tanácsadás biztosítása; Rendszeres felülvizsgálat lépésenkénti finomítás, bővítés, javítás, továbbfejlesztés. 13

14 A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.)  Időtartama: 12-16 óra  Szállítói tanácsadók jelenléte szükséges  Elvárt eredmény: o Esetleges hiányzó funkcionalitás és pótlási lehetősége o A szoftver megbízhatósága o A tanácsadók képessége o Nagyvonalú mentési, helyreállítási terv 14

15 Informatikai stratégia A vállalati stratégia része. Stratégiai döntés: Rendszer választás Rendszer fejlesztés  Az információs rendszer bevezetése. 15

16 Érvek a fejlesztés mellett - ellen A legolcsóbb a meglévő rendszer továbbfejlesztése A régi rendszer leváltása: ha nem felel meg a cég jövőképének Fejleszteni akkor célszerű, ha az anyagi korlátokon belül a piacon nem szerezhető be megfelelő rendszer 16

17 A rendszerválasztás folyamata 1.A jövőkép megalkotása 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése 3. Szóba jövő szoftverek összeállítása 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre 5.Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez 6.Az ajánlatok értékelése 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása 8. A demonstrációk megtekintése 9. A termék kiválasztása 10. Szerződéskötés, előzetes kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása 17

18 A rendszerválasztás folyamata - jövőkép 1. A jövőkép megalkotása A vállalat területén működő legfejlettebb cégek célkitűzései (vevők, szállítók, alkalmazottak) A befektetés megtérülésének maximalizálása stratégiai gondolkodást igényel (nem taktikai) A közös jövőbeli cél minimalizálja a cégen belüli részlegek súrlódásait Átfogó (funkciók, alkalmazottak, vevők, szállítók) Lényegre törő, a felesleges részleteket elkerülő Világos, az egyes funkciókra gyakorolt hatása könnyen érthető „Kényszerítő erejű”, hogy a résztvevők lássák a változás előnyeit Újszerű, kihívó, hogy megragadja a résztvevők fantáziáját 18

19 A rendszerválasztás folyamata - funkciólista 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése Kiindulás a jövőkép, és az ERP rendszerek ismert funkciói Rövid dokumentum (30-50 oldal telephelyenként) A fő funkciók tömör leírása Minden fő funkcióra részletesebb ismertetés, mely a vállalat számára fontos tulajdonságokat tartalmazza Szoftver független ! 19

20 A rendszerválasztás folyamata – szoftver lista 3. Szóba jövő szoftverek listája A cég területének szakmai sajátosságai A cég mérete Az IT platform Forrás: más cégek szoftverei, szállítói ajánlatok, reklámok, stb. 20

21 A rendszerválasztás folyamata – szűkítés 4-6 jelöltre 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre „Automatikus kiválasztódás”: választ nem adó szállítók Külső tanácsadók igénybevétele „Nehéz” kérdéseket tartalmazó kérdőív összeállítása, mely megszűri a szállítókat A válaszok megbeszélése a szállítókkal 21

22 A rendszerválasztás folyamata – kívánságlista 5. Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez A cég működésének leírása Az ajánlatkérés célja, hatálya A kiválasztás és bevezetés tervezett ütemezése A kiválasztás módszere A felelős neve A tervezett üzleti modell A jelenlegi és a jövőbeli hardver és szoftver környezet Mellékletek Válasz űrlapok ! 22

23 A rendszerválasztás folyamata – ajánlatok értékelése 6. Az ajánlatok értékelése Az ajánlattevők látogatásából levonható következtetések Az ajánlatok erős pontjai Az ajánlatok gyenge pontjai A még tisztázandó területek A szállító „megbízhatósága” 23

24 A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat  A dokumentáció minősége  Az oktatás  Miért ezt választották, és mely más termékek jöttek szóba ?  Javasolják-e a szoftver megvásárlását, vannak- e fenntartásaik ?  Újra ezt a szoftvert vásárolnák-e meg ? 24

25 A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat (folyt.) 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása Célja a bemutatót tartók körének meghatározása Bizottsági munka, egy szakértő segítsége értékes Az erős és gyenge pontok összevetése Referencia látogatások  A működés  A használat módja (integráltság !)  A bevezetési folyamat nehézségei  A támogatás módja  A szoftver minősége (funkcionális teljesség, hibajavítás) 25

26 A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk 8. A demonstrációk megtekintése Szűkített adatkör összeállítása a bemutatóhoz  20-30 cikk  3-5 vevő  3-5 szállító  Műveletek, darabjegyzékek 26

27 A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk (folyt.) Előírt folyamatok forgatókönyve  Rendelések  Változások  Műhely rendelések  Beszerzések  Vevői-, szállítói kifizetések  Stb. A látottak megbeszélése  Értékelés  Konszenzus kialakítása 27

28 A rendszerválasztás folyamata – a termék kiválasztása 9. A termék kiválasztása (szempontok) Pénzügyi erőforrások Támogatás A bevezetés „könnyűsége” A vállalat üzleti területének való megfelelés Technológiai rizikó Ráfordítás / várható előnyök 28

29 A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés 10. Szerződéskötés, kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása Szerződéses feltételek véglegesítése  Pénzügyi kérdések  Határidők „Pilot” projekt  A legolcsóbb biztosítás a későbbi megfelelő rendszerműködésre  A „meglepetések” időben történő felfedése  Bevezetés a teljes rendszer „próba” kópiáján  Kb. egy teljes napi munka szimulációja 29

30 A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.) A választás igazolása  Előnyök összegzése részlegenként  A feleslegessé váló feladatokra fordítandó erőforrások felszabadulása, melyek másra fordíthatók 30

31 A rendszerfejlesztés 1. Saját, vagy külső fejlesztés ? Személyi feltételek Pénzügyi feltételek A partner megfelelősége 2. SDLC (Software Development Life Cycle – szoftver életciklus 3. Partner követelmények Stabilitás Referenciák Együttműködési készség Támogatás Bevezetési támogatás Oktatás 31

32 SDLC – szoftver életciklus 32

33 A rendszer bevezetése Emberi projekt, nem technikai A szervezetnek és az embereknek változniuk kell 33

34 A rendszer bevezetésének lépései A projekt megszervezése  Irányító testület létrehozása (steering comittee)  Prioritások, erőforrások, költségvetés, résztvevők érdekeltté tevése, konfliktusok kezelése Jövőkép alapú működési mértékek definiálása (új célok) Az induló részletes terv elkészítése  Ráfordítások – eredmények diagram A projekt team és a kulcsfontosságú szereplők oktatása A meglévő adatbázis integritásának becslése (bevezetés előtt és -után is !) 34

35 A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Az új hardver installálása A szoftver installálása  „Számítógéptermi” pilot projekt  Installálás – implementálás A „kritikus tömeg” oktatása  Mindenki, aki használni fogja a rendszert  Mindenki, akinek napi munkáját érinti az új rendszer Az új rendszer eljárásainak definiálása, finomítása  A problémák, változtatási igények felderítése, a bevezetés előtt 35

36 A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Adatkonverzió (migráció)  Mekkora feladat ?  Jelentőségét hajlamosak alábecsülni  Következmények Az első modul éles bevezetése, finomítása, passzítása A lépés ismétlése a többi modulra  Befagyasztás – párhuzamos működtetés Folyamatos javítás, finomítás, felügyelet 36

37 Integrált rendszerek bevezetési kudarcának főbb okai A dolgozók nem akarják az új rendszer sikerét A dolgozók elégedettek napi munkájukkal, nem látják az új rendszer szükségességét Az új rendszerrel szembeni irreális elvárások Az új rendszer technikai nehézségei Az alapvető adatok pontatlanok 37

38 Integrált rendszerek bevezetése Eredmény: 40 % - 60 % 38

39 Az integrált rendszerek bevezetésének technikai kérdései Work flow Hasonló funkciója van az adminisztrációban, mint a művelettervnek a gyártásban Figyelmezteti azt a személyt, akinek tennivalója van az ügyvitelben, majd automatikusan továbbítja az elvégzendő feladatot a következő felelőshöz Objektum orientáltság Kliens szerver architektúra  kétrétegű (vastag kliens)  háromrétegű (vékony kliens) Feladatmegosztás, előnyök hátrányok 39

40 Tendenciák - felhasználók Fejlődés ◦ Változtak az elvárások az elmúlt 10 évben  Kezdetben a funkció a lényeg  Később hatékonyságnövelés  Ma: komplex vállalati szemlélet 40

41 Tendenciák – felhasználók (folyt.) Az Európai Unió hatása ◦ Növekszik a komplexitás ◦ Dinamikus növekedés már csak földrajzi határokat átlépő szoftverrel lehetséges ◦ Üzleti előny csak akkor, ha a folyamatok optimalizálása minimális idő alatt megy végbe, maximális információáramlással – azaz a hatalom már nem azé, aki birtokolja az információt, hanem azé, aki megosztja 41

42 Tendenciák - szállítók Turbulencia – konszolidáció ◦ ◦ SSA GT – Baan ◦ PeopleSoft – J.D. Edwards ◦ Oracle – PeopleSoft ◦ Microsoft – Damgaard (Navision, Axapta) 42

43 Harc a KKV szektorért A „nagyok” lefelé mozdulnak o Oracle: Pénzügyes, o SAP: kulcsr@készSAP, BusinessOne, All-in-One A „kicsik” felfelé mozdulnak o Pl. Volán Elektronika, Megatrend, GriffSoft Új belépő: Microsoft 43

44 Nem árt odafigyelni Microsoft Business Solutions (Axapta, Navision) Az IDC szerint az MBS az elmúlt két és fél év alatt a hazai kkv-k legnagyobb ERP- szállítójává vált. Az üzletág árbevétele 2004- ben több mint 50%-kal nőtt, ügyfelek száma elérte a 160-at. MFG/PRO (KFKI, Synergon-Atos Origin) IFS (IFS Hungary) – A NEC 10%-os részesedést szerzett, ezért fokozott figyelem irányul a japán autós és high-tech cégekre 44

45 Oracle-PeopleSoft – Hazai vonatkozások A PeopleSoft Magyarországon a JD Edwardsot jelenti partnereken keresztül közel 50 ügyfél, elsősorban a középvállalati piac felső szegmensében – ezek elérése az Oracle stratégiai célja Az Oracle 2013-ig támogatta a PeopleSoft és JD Edwards termékeket, a JD Edwards Enterprise One és JD Edwards World programtermékek magyar nyelvű változatait is. 2005 második negyedévében jelent meg a JD Edwards World A 7.3 verziója, a harmadik-negyedik negyedévben az Enterprise One ERP 8.11 változata, és 2006-ban az Enterprise One 8.12 verziója, valamint – nem magyarul – a PeopleSoft Enterprise csomag új, 9.0-s kiadása. Az Oracle megkezdte alkalmazáscsomagja következő generációjának fejlesztését („Project Fusion”). Ebben egyesíti a meglévő Oracle Application és valamennyi PeopleSoft termék legjobb gyakorlatát, funkcióit. A fejlesztési platform szakít a jelenlegi zárt iparági gyakorlattal, szabványos (J2EE, HTML) és nyitott lesz. 45

46 Külföldi vagy magyar? Érvek a külföldi mellett: - nemzetközi háttér - stabil pénzügyi helyzet - népes fejlesztőgárda - át tud csoportosítani, ha egy piacon baj van - módszertan, nemzetk. tapasztalat, referenciák - ár ugyan nagyobb, de magasabb színvonalú a kiszolgálás, bővebbek a funkciók Érvek a magyar mellett: - hazai specialitások megjelenítése - a fejlesztés olcsóbb és kevésbé időigényes - Nagyobb „rendcsinálás” nélkül bevezethető - egészében véve olcsóbb, a teljes projektérték akár 50 %-kal is alacsonyabb a multiénál 46

47 Köszönöm a figyelmet! 47