Mi a kontroll? Projektkontroll alapelvei –A jelentéskészítés – nem egy bürokratikus és hosszan tartó tevékenység –Kontrollkritériumok –Jelentés a tervről –Jelentéskészítés előre meghatározott elvek szerint ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE

Mi a kontroll? A jelentéskészítés és a projektkontroll nem ugyanaz. A jelentéskészítés nem más, mint a megtörtént események és a jelenlegi helyzet leírása. Ezzel szemben a kontroll lényege, hogy elemezzük és értékeljük, mi az, amit a jelentések mutatnak. A kontroll egy menedzsmentfeladat. A kontroll magába foglalja a helyzetelemzést, annak megállapítását, hogy mit és hogyan kell tenni.

Mi a kontroll? Ha a jelentések azt mutatják, hogy egy mérföldkő elérése vagy egy tevékenység adott időre nem teljesíthető, akkor a következőket kell tennünk: Tegyük későbbre a tevékenység befejezési időpontját, Csökkentsük az elvárások szintjét, Vegyünk igénybe több erőforrást Rendezzük át teendőket.

Projektkontroll alapelvei A jelentéskészítés – nem egy bürokratikus és hosszan tartó tevékenység Az esetek többségében a jelentéskészítés hosszan tartó folyamat szokott lenni. Ezt akkor alkalmazzák, amikor a dolgok rosszul állnak. Ha a dolgok jól mennek, a jelentéskészítés akkor is egy bürokratikus és hosszantartó tevékenységnek tűnik. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a jelentéskészítési feladatokat csökkenteni kell a kontroll tevékenység szempontjából az abszolút minimális értékre.

Projektkontroll alapelvei Kontrollkritériumok A hatékony kontrollhoz előre meg kell határoznunk, hogy milyen szempontok szerint kísérjük figyelemmel a projekt alakulását. Ezen kritériumok alakulását jelenteni kell, azonosítani kell és meg kell beszélni ahhoz, hogy a megfelelő kontroll-intézkedéseket meghatározzuk. Világosan meg kell határozni azokat a kontroll- kritériumokat, amelyek egyértelműek, és amelyeket be kell építeni a jelentésbe. A jelentéseknek a korábban meghatározott kontroll kritériumokra kell irányulnia.

Projektkontroll alapelvei Jelentés a tervről A jelentést úgy kell dokumentálni, hogy tükrözze, visszaadja az aktuális tervet és a tény összehasonlítható legyen azzal. Annak érdekében, hogy egyszerűsítsük a jelentéskészítést, már a tervdokumentációban is gondolnunk kell a jelentéskészítés megkönnyítésére.

Projektkontroll alapelvei Jelentéskészítés előre meghatározott elvek szerint Minden jelentést előre definiált rendszer szerint kell benyújtani. Ez alatt gyakran azt értjük, hogy az adott jelentést egy meghatározott időszak szerint kell elkészíteni. Ilyenkor a figyelem elengedhetetlen, mivel egyébként a jelentést könnyen figyelmen kívül hagyhatják.