FOLYAMATOK MENEDZSELÉSE ”A terméket megreparálni már túl késő, e helyett javítsuk a folyamatot” Gerald Shea Exxon Kutatási és Műszaki Tudományos Vállalat FOLYAMATOK MENEDZSELÉSE 2014. november 17.

Mi a folyamat? A folyamat tevékenységek, változtatások, esetleg működési elemek sorozata, algoritmusa, mely valamilyen cél elérésére irányul. A folyamat egy vagy több feladat, amely bemeneteket (inputokat) kimenetekké (outputokká) alakít a partner vagy egy másik folyamat számára, személyek, eljárások, eszközök segítségével.

Mi a folyamat? Rendszertani megközelítés: Minden rendszer úgy működik, hogy bemeneteit átalakítja (transzformálja) kimenetekké. Ezen átalakítások (transzformációk) során végbemenő változások sorozatát nevezzük folyamatnak. A folyamatok működése - a bemenetek kimenetté történő alakítása (transzformálása) - időbeni változások sorozataként fogható fel. Maga az átalakítás (transzformáció) az a rend (törvény, szabály), amely szerint a bemeneti értékek a rendszerben átalakulnak kimeneti értékké. Ha ezt a rendet tudatosan alakítjuk ki, akkor algoritmusról beszélünk.

A folyamatmenedzselés hat összetevője A gazda kijelölése: nevezzük ki azt a személyt vagy csoportot, aki felelős a folyamat megtervezéséért, működtetéséért és javításáért. Tervezés: olyan strukturált és fegyelmezett megközelítésmód kialakítása, amely segít megérteni, definiálni és dokumentálni a folyamat valamennyi alkotóelemét és azok egymásra gyakorolt kölcsönhatásait. Ellenőrzés: biztosítsuk a hatékonyságot annak érdekében, hogy valamennyi termék kiszámítható módon, a vevők elvárásaink megfelelően kerüljön előállításra. Mérés: vázoljuk fel a vevői igényeket kielégítő teljesítmény-tulajdonságokat és állítsunk fel a mérési és ellenőrzési adatok beszerzésére, pontosságára és gyakoriságára vonatkozó kritériumokat. Javítás: növeljük a folyamat hatékonyságát azzal, hogy véglegesen beépítjük az azonosított javításokat. Optimalizálás: növeljük a hatékonyságot és a termelékenységet azzal, hogy véglegesen beépítjük az azonosított javításokat.

A folyamat résztvevői Vevők Munkacsoport Szállítók Gazda (Kimenet) 3. SZÁLLÍTÓK (Bemenet) 2. MUNKACSOPORT (Végrehajtó elem) 4. FOYAMATGAZDA (Irányító elem) Végrehajtó elemek A végrehajtó elem funkciója az, hogy a rendszerbe érkező bemeneti értéket átalakítsa kimeneti értékké. Ezt az elemet nevezzük operátornak. Irányító elemek Az átalakítás véghezviteléhez szükséges azon elemet, amely az átalakítás szabályait, előírásait, módozatait, stb. meghatározza irányító, vezető elemnek, vagy más szóval regulátornak nevezzük.

Folyamatok osztályozási lehetőségei Fő folyamatok Támogató folyamatok Vezetési folyamatok A főfolyamatok a szervezet alaptevékenységéhez, a vevői/partneri igények kielégítéséhez kapcsolódó folyamatok: Ajánlatadás, szerződéskötés, tervezés, beszerzés, gyártás, vevőszolgálat Jellemzői: Jelentősen hozzájárulnak a szervezet céljainak megvalósításához A folyamat elején és a végén a külső vevők állnak Közvetlen hatást gyakorolnak a vevőkre

Folyamatok osztályozási lehetőségei Fő folyamatok Támogató folyamatok Vezetési folyamatok A támogató folyamatok a főfolyamatokat kísérik, adatokat, információkat szolgáltatnak, a folyamatképesség megteremtése a feladatuk : Karbantartás, hitelesítés, kalibrálás, képzés, feljegyzéskészítés

Folyamatok osztályozási lehetőségei Fő folyamatok Támogató folyamatok Vezetési folyamatok A szervezet irányításával, stratégiájának meghatározásával és megvalósításával kapcsolatos folyamatok: Tervezés, döntés, koordinálás, ellenőrzés

Alkalmazási terület: a végrehajtási folyamatok szabályozása (eljárási utasítások kidolgozása vagy módosítása) képzés, betanítás stratégiai megoldások bevezetésénél (folyamatok újjászervezése (BPR), módosítása, egyszerűsítése) meglévő üzleti- vagy mellékfolyamatok elemzése amikor egy feladat esetében elága­zások, végrehajtási bizonytalanságok várhatóak.

FOLYAMATOK ÁBRÁZOLÁSÁNAK ELŐNYEI A folyamat pontos elKÉPzelése, megismerése, megértése A felesleges folyamatlépések kiküszöbölése a tényleges tevékenységsor leírása tevékenységek helyettesítése a részfolyamatok kapcsolódási pontjainak (interfészek) zökkenőmentes kialakítása A dolgozók szívesen részt vesznek a saját folyamataik megismerésében, javításában. Betanítás, ismeretek szintentartása - a dolgozók ennek alapján értik meg legpontosabban (!) a szerepüket. feladatok és a kapcsolatok megértése – kooperáció erősítés Más folyamatok résztvevői is könnyedén új ismeretekre tesznek szert.

A FOLYAMATÁBRÁZOLÁS KÖVETELMÉNYEI A folyamatábra összeállítása során a tényleges folyamatot kell leírni, majd utána kell a szükségesnek látszó módosításokat elvégezni. A folyamatábrát általában csoportmunkában készítik el. (A munkacsoportban minden érdekelt vegyen részt!) Egy független személyt - auditor (inspektor) koordinátor - kell kijelölni, aki koordinálja a folyamat megállapítását, de nem befolyásolja a csoporttagokat; feljegyzi döntéseiket és átvezeti a változtatásokat. (A koordinátor helyes kérdésfelvetése elősegíti a döntéseket.) Célszerű a csoportmunkát a fantáziaserkentő, szellemi alkotótechnikák (ilyen pl. a brainstorming) szabályai szerint végezni.

A FOLYAMATÁBRÁZOLÁS KÖVETELMÉNYEI A folyamatábrán fel kell tüntetni a feladatlépésekért felelősöket (célszerű a folyamatábra alapján hatásköri mátrixot is készíteni). Jelölni kell az utasítást adó dokumentációt a folyamat egyik oldalán és a létrejövő feljegyzést a másik oldalán. A folyamatábrákat könnyen felismerhető, konvencionális jelképkészlettel állítjuk össze (kezdet, vég, munkafolyamat lépés, vizsgálat, döntési pont, dokumentáció).

folyamatok ÁBRÁZOLÁSÁNAK ELEMEI

folyamatok ÁBRÁZOLÁSÁNAK ELEMEI

SZAKMAI SÚLYPONTOK 2.2. A kidolgozás szabályai (10. oldal) A VÁLLALATIRÁNÍTÁS3.PDF alapján! 2.2. A kidolgozás szabályai (10. oldal)

Fogalmazzuk meg a folyamatábra tárgykörét SZAKMAI SÚLYPONTOK A VÁLLALATIRÁNÍTÁS3.PDF alapján! 2.4. A folyamatábrázolás lépései (módszertana) (12. oldal) Fogalmazzuk meg a folyamatábra tárgykörét Vázoljuk fel az átfogó folyamatábrát Gyűjtsük össze az információkat Részletezzük a főbb tevékenységeket, döntéseket és kibocsátásokat Rajzoljuk meg a kölcsönös összefüggéseket és kapcsolatokat Teszteljük a folyamatábrát a folyamat szakértőivel Vizsgáljuk felül a folyamatábrát szükség szerint Rajzoljuk meg a rész-folyamatábrákat

A folyamatábrák mindkét szinten használhatók ÁTFOGÓ FOLYAMATÁBRÁK Inputok Üzleti folyamat Kibocsátás Átfogó folyamatábrák 3. Kibocsátás 2. Kibocsátás 1. Kibocsátás 1. Mellék folyamat 2. Mellék folyamat 3. Mellék folyamat Részletes folyamatábrák A folyamatábrák mindkét szinten használhatók Vevők

és eltávolítja az akadályokat az útból Példa az átfogó folyamatábrázolásra Üzleti folyamat: Karbantartás Sürgősségi munka Karbantartási felügyelő A munka kiadása a technikusnak Munka elvégezve koordinátor Munkarend kizárva Munka és anyag tervezés és ütemezés Napi találkozó a műveletekkel Javítási munkák Megelőző Karban-tartás Project A karbantartási koordinátor ellátja az adminisztrációs, műszaki és szakipari támogatást, biztosítja és eltávolítja az akadályokat az útból

Tervezés lépés: Fogalmazzuk meg a folyamatábra tárgykörét Kisugárzási körlet, hatókör, tovagyűrűző hatások. Mely folyamatrészek kerülnek a körön belül és kívül?

Tervezés 2. lépés: Vázoljuk fel az átfogó folyamatábrát! Az átfogó folyamatábrák határokat szabnak inputok  folyamat  kibocsátás  vevők Inpu-tok Üzleti folyamat Vevők Kibo-csátás Üzleti folyamatokat kell ábrázolnia, nem a munkafolyamatot További kutatás kell: Ha egy tevékenység nem érthető Ha egy tevékenység viszonylag hosszú időt vesz igénybe Ha több csoport vagy részleg van érintve Ha jelentős erőforrások használódnak fel

Tervezés

Tervezés

Tervezés

Tervezés 6. lépés: Teszteljük a folyamatábrát a folyamat szakértőivel 7. lépés: Vizsgáljuk felül a folyamatábrát szükség szerint Az egész folyamatot objektív és tárgyilagos módon mutattuk be? A folyamatábrák vitát, nem ritkán konfliktust válthatnak ki, mivel azok, akik a folyamat részesei, vitatják, ami valójában történik. A konszenzus kialakítása nem könnyű és időigényes. Cél, hogy a folyamatábra megalkotása bizalmat teremtsen a vállalat illetékesei és a csoport között.  

ELLENŐRZŐ LISTA Minden elem megfelelően beilleszkedik-e a folyamat bemeneteibe és kimeneteibe? (a FÜGGÉSEK JÓK?) Ábrázoltuk a folyamatkapcsolás jellegét? Az összes lehetőséget (a várható tényállapotoknak megfelelő lépéseket) bemutattuk? A visszacsatolt lépések (hurok, körpálya) megfelelő helyhez kapcsolódnak? Dokumentáltuk, hogy hogyan lehet kijutni a hurokból? Ki fog dönteni? Ki a végrehajtó? Ki ellenőrzi? Pontosan visszatükrözi-e az összes nagyobb döntést? Pontosan ábrázolja-e, hogy mi történik valójában?

Tervezés 8. lépés: Rajzoljuk meg a részfolyamatábrákat Nagy az idő- és erőforrásigénye! Ha az átfogó folyamatábra elkészült és elfogadták! Rögzíteni kell, hogy mi a cél a részfolyamattal? Feltárni a szűk keresztmetszeteket? Pontosítani a valódi információs igényeket? Megkeresni a legidőigényesebb lépéseket a részfolyamatban? Meghatározni a legköltségesebb lépéseket a részfolyamatban?

Tervezés 8. lépés: Rajzoljuk meg a részfolyamatábrákat Ajánlások (ésszerűsítési javaslatok) elfogadtatására. Ha részletek szükségesek az információ a papír az anyagok és gépek, valamint az emberek mozgásáról. Ha részletezni és dokumentálni kell a tevékenységek időigényét költséget. Ha időbeni eloszlást is ábrázolni kell: GANTT diagram, CIKLOGRAM, CPM, PERT, MPM

Hasznos Tippek Alkalmazzunk szisztematikus módszereket! Vegyük figyelembe adottságainkat, képességeinket! Szálljunk le a földre! Ne az elérhetetlen ideális állapotot ábrázoljuk! Küszöböljünk ki minden lehetséges elfogultságot. Legyünk objektívek, és jelentsük pontosan azt, ami történik. Kerüljük az intuíciót! Maradjunk a tárgykörön belül! Jegyezzük fel a szervezeti egységek közti mozgásokat. Ellenőrizzük, hogy minden határterületre (bemenetek, kimenetek) felfigyeltünk-e. Vizsgáljuk meg: milyen üzleti folyamatokat nem fed le a folyamatábra? Miért? Készítsünk kimutatást a tevékenységek jellegéről, gyakoriságáról!

A folyamatábrák elemzése (5W+H) Mit teszünk és miért van arra szükség? Hasznos célt szolgál-e minden egyes lépés? Hozzájárul-e a végeredményhez? Hol van az aktuális lépés az ábrán és miért ott kell azt megtenni? Könnyebben megtehető lenne-e valahol máshol? A művelet jobb elhelyezése takaríthat-e meg időt vagy energiát? Szükséges-e egy elhelyezkedési folyamatábra?

A folyamatábrák elemzése Mikor kell a lépést elvégezni és miért akkor? A lépést korábban kell-e megtenni, vagy később? Összekombinálható-e a lépés egy másikkal? A lépések a helyes sorrendben követik-e egymást?

A folyamatábrák elemzése Kinek kell elvégezni a munkát, és miért? Van-e másvalaki, aki képzettebb? Ki végezhetné el a legkönnyebben? Elvégezhető-e több művelet egyidőben a várakozási vagy szállítási idő csökkentése érdekében? Értelmesen használják-e ki a magasan fizetettek munkaidejét? A feladatokat a legalacsonyabb szintekre osztották-e ki? Hogyan nézne ki a folyamat, ha minden hatékonyan működne? Rajzoljuk le!

HOGYAN ALKALMAZZUK?

HOGYAN ALKALMAZZUK?

HOGYAN ALKALMAZZUK?

ESZKÖZÖK

ESZKÖZÖK

ESZKÖZÖK

ESZKÖZÖK

ESZKÖZÖK

Folyamatábra Intézkedés részei: Ki? Mit? Miből? Hol? Hogyan? Mikor?   Intézkedés részei: Kezdés Ki? Mit? Miből? Hol? Hogyan? Mikor? Milyen határidőre?   Adatok Tevékenység Nem Döntés Igen Tárolt adat Adatbázis   Dokumentum Tevékenység Befejezés

FOLYAMATÁBRA

A fénymásolás folyamata

Sógyár Feladat pontosan egy kiló só betöltése a zacskókba. Rendelkezésre áll: só egy konténerben, lapát, mérleg, zacskó. A folyamat lépései: 1. A munkatárs a mérlegre teszi a zacskót. 2. Belemer valamennyit a sóból. 3. Ellenőrzi a mennyiséget. 4. Szükség szerint kivesz vagy hozzátesz a sóból. 5. Ezt addig folytatja, amíg egy kiló nem lesz benne. Megengedett eltérés: 1deka plusz vagy mínusz. Készítsen folyamatábrát! A gondos munka és az állandó ellenőrzés ellenére vevői reklamációk vannak. A vevők azt panaszolják, hogy kevés a só a zacskóban.