Projekt zárás

Projekt MEGVALÓSÍTÁSA A Projekt fizikai MEGVALÓSÍTÁSÁNAK napja az a nap, amelyen a projektjavaslatban meghatározott feladat, cél (indikátorilag bizonyíthatóan) szerződésszerűen teljesült és a teljesülésekhez kapcsolódó ráfordítások pénzügyi rendezése megtörtént. VAGYIS ha a Kedvezményezett valamennyi, a nevére kiállított, elszámolható költségszámlát pénzügyileg teljesítette, a Projekt eredményeként létrejött vagyontárgyakon tulajdonjogot szerzett és a projektet fizikailag is befejezte. A projekt fizikai befejezésének meg kell történnie a projekt tényleges megkezdését, vagy amennyiben a projekt a támogatási szerződés hatályba lépéséig nem kezdődött meg, a támogatási szerződés hatályba lépését követő 24 hónapon belül. A fizikai megvalósulás nem azonos a fizikai befejezéssel! A projekt fizikai befejezésének a fejlesztés utolsó elemének megtörténte minősül.

A projekt tényleges befejezése Feltételei: Projekt fizikai befejezése Valamennyi kötelezettség teljesült (hatósági engedélyekben foglaltak is!) Hatóságok által kiadott működési engedélyek, Használatba vételi engedély, stb. Záró PEJ és az utolsó kifizetési igény benyújtása Záró helyszíni szemle  zárójegyzőkönyv Forráslehívás A kedvezményezett utolsó beszámolóját és kifizetési igénylését a KSZ jóváhagyta.

Projektzárás „A Projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a Közreműködő Szervezet a Kedvezményezett zárójelentését és az utolsó kifizetési igénylést elfogadta.” /Támogatási szerződés részlete/

Projekt záró dokumentumok A befejezését követő 60 napon belül pénzügyileg és műszakilag is el kell számolni az alábbi dokumentumok benyújtásával: Pénzügyi beszámoló (a projekt megvalósítását tanúsító, bizonylatokkal és hatósági engedélyekkel alátámasztva) Záró PEJ - A helyszíni munkálatok megvalósulásának fényképpel is igazolt dokumentálása, továbbá A végelszámolás után esetlegesen fennmaradó, fel nem használt támogatás összegéről történő lemondó nyilatkozat.

Projekt záró dokumentumok HA módosult a zárás dátuma, ellenőrizni - a Pálytáj felületen a módosított dátumok szerepelnek-e. Záró Kifizetési Kérelmet mindenképpen kell benyújtani, akkor is, ha a Kedvezményezett minden költségét elszámolta a zárás előtt - nullás ZKK kérelmek egyszerre kerülnek feldolgozásra, a hiánypótlás egy, vagy két levelet a kifizetési kérelemre/szakmai jelentésre, vagy mindkettőre vonatkozik. A záró beszámolóhoz is csatolni szükséges egy rövid (egy oldalas) szakmai beszámolót. (Word dokumentum, letölthető ESZA honlapról.)

Projekt záró dokumentumok Számlák a projekt záró dátuma, plusz 45 napig keletkezhetnek és fizethetőek ki, illetve ezek lehetnek a Záró Kifizetési Kérelembe. (Támogatási Szerződés 3. pont.) Az ESZA kizárólag a hatályos Támogatási Szerződésben rögzített projekt záró dátumáig megvalósított tevékenységek kapcsán kiállított számlákat fogadja be!!! DE Ha a Kedvezményezett nem tudja teljesíteni a foglalkoztatási indikátorokat a projekt zárásáig, akkor a záró jelentés benyújtásáig teljesített foglalkoztatási indikátorokat is beszámíthatók.

Benyújtandó dokumentumok ZPEJ: A kedvezményezett a záró PEJ-t az utolsó (záróegyenleg) kifizetési igénnyel együtt (a záró elszámolási csomag mellékleteként) nyújtja be a 217/1998-as kormányrendelet (ámr) 91.§, (5), e) pontja alapján. A záró kifizetési igény + a szükséges dokumentumok (E- és papír változatban) megfelelően kitöltve és aláírva Költségösszesítő, Számlaösszesítő, Fentieket alátámasztó dokumentumok.

Benyújtandó dokumentumok A költségszámlák hitelesített példánya - cégszerű aláírással szükséges igazolni, hogy az mindenben megegyezik az eredetivel. Egy eredeti és egy másolati példányban az adott számlák pénzügyi teljesítését igazoló bizonylatokat átutalás esetén bankszámlakivonatot, vagy eredeti banki igazolást, a forintra történő átszámítás módjának dokumentálását

Fizetési kérelem ellenőrzése Minden pontja ki van töltve Arra a projektre vonatkozik, amely elszámolásához beadták Kedvezményezett adatai megegyeznek a szerződésben rögzítettel Csatolt számlák db száma megegyezik az itt megnevezettel Számlaszám megegyezik a szerződésben rögzítettel, / szállítói közvetlen kifizetés esetén szállítói számla van rögzítve Bejelentett aláíró írta alá Számszakilag összhangban van az igényelhető összeggel

A számlák tartalmi vizsgálata Számla összhangban van a támogatási szerződéssel és a mellékletét képező költségvetéssel; Az adott projekthez kapcsolódik; Pályázati dokumentáció elszámolható költségek listáján szerepel, illetve nem szerepel a nem elszámolható költségek között; Magyarországon megvalósuló projekthez kapcsolódik;

A számlák formai vizsgálata Számviteli, ÁFA törvény betartása Vevőként a kedvezményezett szerepel Vevő címe az, ami a támogatási szerződésben szerepel Számla kiállítója azonos a mellékelt szerződések szállítóival Számla dátuma alapján befogadható Számla teljesítése megtörtént (igazoló dokumentum van) Számszaki adatok megfelelőségét (összeg, devizanem) Számlán rajta van a támogatási szerződés száma

Egyéb szempontok A fenntartási időszakban az „Arculati kézikönyv” szerinti tájékoztató táblát kell kihelyezni a projekt helyszínére. A fenntartási időszak a projekt hatályos záró dátuma, plusz öt év. Minden Kedvezményezett (akinek van), köteles honlapján beszámolni a projektjéről, és annak támogatottságáról. Néhány mondatban célszerű bemutatni a projektet, és a finanszírozás forrását, + logók és egyebek. Legkésőbb a záró PEJ-hez nyomtatva benyújtani. Elmulasztása  SZABÁLYTALANSÁGI ELJÁRÁS A beszerzett eszközök az üzembe helyezésés után 3 évig nem idegeníthetőek el, és üzemben kell azokat tartani – ELLNŐRZIK.

Záró helyszíni ellenőrzés Menete nem tér el az időközi helyszíni ellenőrzésétől. Az időpontjáról tájékoztatják a Kedvezményezetteket. Elsősorban számlákhoz kapcsolódik, és a számlák alapján kerül a teljesítés megvizsgálásra. JAVASOLT a számlához tartozó alátámasztó dokumentumokat az adott számlával együtt kezelni. A záró helyszíni ellenőrzés nem késleltetheti a benyújtott Kifizetési Kérelem időben történő feldolgozását, DE HA hiánypótlási igény  a hiánypótlás benyújtásának időtartama nem számít be a Kifizetési Kérelem feldolgozásának határidejébe.

A Támogatási Szerződés jogi lezárása PROJEKT fenntartás

A projekt fenntartása Kezdete: projekt fizikai megvalósítását követő nap Fenntartás: 5 évig Visszafizetés terhe mellett vállalja 1083/2006/EK rendelet 57. cikk (1) bekezdés Nem történik jelentős módosulás Évente fenntartási projekt fenntartási jelentés (PFJ) elért eredmények számbavétele tevékenységek nyomon követésére A jelentést a Pálytáj felületen is elérhető dokumentumon kell benyújtani. Szerződés jogi lezárása Projekt fenntartási szakaszának lezárása Záró PFJ

Projekt lezárása „ A Projekt akkor tekinthető lezártnak, ha a Szerződésben vállalt valamennyi kötelezettség teljesült, és az utolsó projekt fenntartási jelentés jóváhagyása megtörtént, és/vagy a zárójegyzőkönyv elkészült. (Támogatási Szerződés részlete) azaz X db PFJ beadásra került.