Kördokumentumok 1.

Körlevél fogalma Olyan dokumentum sorozat, mely minden dokumentumban tartalmaz azonos és egymástól eltérő elemeket is. Minden egyes körlevél egyedi. Az azonos elemeket az úgynevezett törzsdokumentum, a változó elemeket pedig egy adatbázis tartalmazza. A törzs dokumentum és az adatbázis egyesítésével jön létre a körlevél. Ez valójában levelek egy sorozata Törzsdokumentum Adatbázis Körlevél

Körlevél létrehozása 1. feladat Hozzunk létre egy új dokumentumot és dolgozzunk párhuzamosan az ismertetéssel! Létrehozását egy körlevélsegítő könnyíti Eszközök\Levelek és küldemények\Körlevél Jobb oldalon megjelenik egy beállítósáv, itt kell megadnunk a dokumentumunk jellemzőit. A sáv alján a Tovább feliratra kattintva léphetünk a következő ablakra. Első lépésben adjuk meg a dokumentum típusát Ez most levél lesz Tovább Megjegyzés Érdemes úgy tanítani a körlevél létrehozásának lépéseit, hogy a tanulók folyamatosan végig mennek az egyes lépéseken

Körlevél létrehozása Következő lépések Mely dokumentum alapján hozzuk létre a körlevelet A mostani alapján Újdokumentum alapján Vagy egy sablon alapján Most válasszuk az aktuális dokumentumot! Tovább A címzettek kiválasztása következik Létező listából Most nincs még listánk, ha lenne, akkor a Tallózással kellene folytatnunk. Később majd lesz ilyen feladat is. Új lista létrehozása Válasszuk most az Új lista létrehozását! Létrehozás

Körlevél létrehozása Címlista létrehozása A megjelenő ablakban vannak felsorolva azok a mezők, melyeket az adatbázisunkban használhatunk. Elkezdhetnénk ezeket kitölteni, de sok olyan mező van, melyekre nincs szükségünk és esetleg lehet, hogy nincs olyan mező, amelyre éppen szükségünk lenne. Ezért általában érdemes a Testreszabást választani Válasszuk a testreszabást, és távolítsunk el néhány mezőt, illetve hozzunk létre néhány újat!

Körlevél létrehozása Címlista létrehozása Töröljük a következő mezőket: Megszólítás, Cég neve, A cím második sora, Megye, Ország, Munkahelyi telefon Adjuk hozzá a következő mezőket: Határidő, Hátralék A cím első sora mezőt nevezzük át Utca házszámra A Feljebb Lejjebb gombokkal alakítsuk ki a mellékelt sorrendet

Körlevél létrehozása Címlista létrehozása Most elkezdhetjük az adatbevitelt Ha egy panel kitöltésével végeztünk, használjuk az Új bejegyzés gombot Ha módosítani szeretnénk az Előző, Következő gombokkal válasszuk ki a megfelelő adatlapot Vigyük föl legalább három személy adatait Az adatbevitel végét a Bezárás gombbal jelezzük

Körlevél létrehozása Címlista létrehozása A Bezárás gomb után el kell mentenünk a címlistát A mentés ablaka ugyanolyan, mint azt a Fájlok mentésekor használtuk Az adatokat adosok néven mentsük el! A mentés után adataink egy táblázatban jelennek meg Itt lehetőségünk van még Az adatok módosítására Rendezésére Szűrésére (csak bizonyos feltételnek megfelelők jelenjenek csak meg, ezt a mező neve melletti háromszög lenyílóval állíthatjuk be) Ha minden rendben van az OK gombbal kezdhetünk hozzá a törzsdokumentum szerkesztéséhez.

Törzsdokumentum A törzsdokumentum szerkesztése A törzsdokumentum állandó részét a hagyományos módon visszük be. A változó részét a körlevél eszköztár segítségével, az Adatmező beszúrása ikonnal illeszthetjük be Ha nem jelent volna meg a Körlevél eszköztár, akkor kapcsoljuk be azt a Nézet\Eszköztárak panelen Figyeljük meg, hogy az adatmezők határolókkal jelennek meg, ha a kurzort eléjük tesszük, akkor szürke alapon jelennek meg. Adatmező beszúrása A megfelelő kiválasztása Beszúrás gomb

Törzsdokumentum 2. feladat Hozzuk létre a kördokumentumot a minta alapján 3. feladat Formázzuk meg a kördokumentumot a minta alapján Formázás után mentsük el a dokumentumot felszolitas.doc néven Körlevél nyers Körlevél formázott Megjegyzés A mintát mindenki kapja meg nyomtatásban

Egyesített dokumentum Egyesítés A törzsdokumentum formázása és mentése után egyesítsük a két dokumentumot. Használjuk ehhez a körlevél eszköztár Egyesítés új dokumentumba ikonját Az egyesítés után egy új dokumentum keletkezik. Figyeljük meg, hogy tartalmazza azokat az adatokat, melyeket az adatbázisba vittünk föl Megjegyzés Melyik dokumentumokat kell elmenteni? Érdemes tisztázni, hogy az egyesített dokumentum mentése fölösleges Egyesített dokumentum

Feladat 4. feladat Hozzunk létre mindenki részére egy fejléces levélpapírt a meglévő címlistánk segítségével A lista tartalmazza a nevet, a lakcímet az irányítószámmal együtt

Házi feladat Készítsünk körlevélben egy meghívót A körlevél mezői tartalmazzák a meghívott nevét, lakcímét Tartalmazzák azt, hogy kinek milyen enni-, innivalót hozzanak magukkal a buliba A címlistába legalább öt személy adatait vegyük föl Formázzuk ízlésesen a levelet Megjegyzés Ellenőrizzük és értékeljük is a házi feladatot!