A munkaerő-állomány biztosításának folyamata: a toborzás Finna Henrietta Ph.D. hallgató Ipari Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék

A toborzás fogalma és célja az emberi erőforrás menedzsment azon résztevékenysége, amely során a vállalat/szervezet egy megüresedett munkakör betöltésére törekszik. A toborzás célja: munkáltató oldaláról: a hiány kezelése a szervezet hatékony működésének biztosítása érdekében munkavállaló szempontjából: olyan munkavállalók keresése és vonzása, akik a vállalatnál szeretnének dolgozni. Fontos, hogy azokat a munkavállalókat keressük és vonzzuk oda, akik a vállalatnál szeretnének dolgozni! Minél nagyobb a merítés lehetősége, annál nagyobb a megfelelő munkavállaló megtalálásának esélye!

A toborzás problémaköre Demográfiai okok: kevés fiatal, jól képzett álláskereső, a népesség elöregedése Technológiai és gazdasági fejlődés: számos olyan új tevékenységi kör, amire nagyon nehéz megfelelő munkaerőt találni Kedvezőtlen munkaerőpiac: nincs meg a megfelelő munkaerő-állomány, minőségben nem tudják lefedni az igényeket, nem azon a helyen van üresedés, ahol felesleges munkaerő-állomány A munkakör megüresedésének lehetséges okai: az alkalmazott kilép a vállalattól (önként, vagy a vállalat „nyomására”) a vállalat növekedése, terjeszkedése révén új egységek keletkeznek ideiglenes üresedések: betegségek, gyermekszülés, stb.

Toborzási stratégia / terv El kell dönteni, hogy Milyen teljesítménykínálatú jelentkezőre van szükségünk (munkaköri leírás és specifikáció) Milyen eszközök vonzzák a megfelelő embereket (célcsoportokra szabott toborzási technikák) Hol, hogyan hirdetjük meg (hirdetés megtervezése) Ki foglalkozzon a jelentkezőkkel (erőforrás tervezés) Milyen tájékoztatást adunk a cégről (image) Milyen időkeretet adunk (időterv) Mennyi pénzt szánunk a toborzási-kiválasztási folyamatra (költségterv)

A toborzás költségei A toborzási személyzet költségei Az ideiglenesen munkakört betöltő alkalmazottak költségei Külső munkatársak, tanácsadók költségei Médiaköltségek Feldolgozó és kiértesítő munkatársak költségei Jelentkezőket nyilvántartó rendszer kidolgozási és üzemeltetési költségei

Munkaköri leírás A munkakör elemzés eredményeként kialakított dokumentum, mely az egész keresési, toborzási folyamat alapjául szolgál, tartalmazza a munkakör hatékony betöltését szavatoló követelményrendszert. A munkaköri leírás tartalma: 1. A munkakör azonosítása a szervezeten belül 2. Feladatok (célok, jellemző eredmény mutatók) 3. A munkával járó felelősségek (kötelezettségek), hatáskörök 4. Emberi kapcsolatok 5. Fizikai feltételek (a munkavégzés körülményei, kapcsolatok más munkakörökkel) 6. Fizetés és egyéb juttatások

Személyi követelményrendszer (munkaköri specifikáció) Képzettség, ismeret: a megkívánt iskolai végzettséget, az adott feladathoz minimálisan szükséges tudásszintet foglalja magába Képesség: Szellemi (felfogóképesség, megfontolt ítélőképesség) Fizikai (testalkat, kinézet, öltözködés, hangszín, tekintet) Ügyességi (művészi, zenei, kézügyesség) Pszichikai (vezetői képesség, megbízhatóság, motiválhatóság) Készségek: magatartási követelmények, kompetenciák, jártasságra vonatkozó elvárások, amelyek gyakorlat révén szerezhetőek meg.

Alternatív lehetőségek a munkaerőhiány kezelésére Munkakör áttervezés és munkakör átcsoportosítás Túlóra A munka gépesítése és automatizálása Rugalmas munkaidő Részmunkaidős foglalkoztatás Outsourcing Ha ezek egyike sem megfelelő megoldás, akkor: ÚJ EMBER FELVÉTELE!!!

Alternatív lehetőségek a munkaerőtöbblet kezelésére Elbocsátások Szerződéses munkák csökkentése Felvételi stop Korai nyugdíj támogatása Munkaidő csökkentés Fizetésnélküli szabadság Megegyezéses bércsökkentés Változó bérekre való áttérés Tevékenység kiterjesztése

Toborzás módszerei Belső forrásból Utánpótlási terv Rotáció, áthelyezés más munkakörbe Előléptetés Belső pályázat kiírása Nyugdíjas dolgozók foglalkoztatása Külső forrásból Spontán jelentkezők Munkaügyi központok Munkatársi ajánlási programok (Személyes kapcsolatok) Szakmai gyakorlat, szakdolgozat, iskolai toborzás Állásbörzék, karrierfórumok Online módszer - Internetes álláskínáló/ kereső site-ok Professzionális cégek alkalmazása Sajtóhirdetés

Belső toborzás Előnyök Hátrányok A képzés megtérül Motivál a fejlődésre Beválás biztonsága Költségtakarékos Beilleszkedés könnyebb Megtartást segíti Hátrányok Belterjesség Kevés jelentkező Nincs munkaerőpiaci összehasonlítás Szubjektivitás a kiválasztásban Korábbi munkatársak ellenállása Konfliktus más pályázókkal

Spontán jelentkezők (szórólap) Utcáról betévedők (véletlenszerűen, nem hirdetés hatására) Szórólap alapján besétálók Hirdetőtáblák, utcai hirdetések alapján jelentkezők Előnye: olcsó (ingyenes), azok jelentkeznek, akik valóban ott akarnak dolgozni Hátránya: Nem pontosan tervezhető A kritériumokat nem ismerik a jelentkezők, ezért sok időt és pénzt igényel a kiválasztásuk

Munkaügyi központok Állomány: aktuális, ill. potenciális munkanélküliek Feladatuk: a munkanélküliek elhelyezése Előny: költségkímélő (ingyenes), szempontok megadása alapján előszelekciót végez, a munkavállalók hátrányos helyzetükből adódóan nem nagy igényűek Hátrány: A munkanélküliségből eredő emberi problémák felvállalása (bizalomvesztés, önbizalom hiánya, bizonytalanság)

Munkatársi ajánlási programok Belső meghirdetés fajta Lehet belső jelentkező is Ha az ajánlott munkatárs beválik, akkor az ajánló jutalma az ajánlási díj Hatásai: Az ajánló számára külső és belső jutalom Nagymértékben kultúraalakító Költségkímélő

Iskolai toborzás, állásbörzék Célzott réteg: fiatal, friss tudással rendelkező munkavállalók (frissdiplomások) A célcsoport jellemzői: versenyképes, legfrissebb tudás, szerényebb igények, nagyobb kihasználhatóság, magasabb teljesítmény Eszközök, módszerek, fórumok: Szakmai gyakorlat (kölcsönös előnyök) Szakdolgozat írás (alkalmazás lehetősége) Állásbörzék, karrierfórumok egyetemeken, főiskolákon (vállalatnak jó hirdetési, és nagy merítési lehetőség)

Professzionális cégek Forrás Célcsoport Költség Jellemzők Munkaerő-közvetítők Szakemberek, alacsonyabb szintű vezetők Éves fizetés 15-20% Gyors, megbízható, szakszerű Fejvadász Felsőszintű vezetők, hiányszakmák Éves jövedelem 25-30% Diszkrét, megbízható, alapos Munkaerő-kölcsönző Minden szakmában Napidíj, kölcsönzési díj Időszaki munkák esetén

Új technológiák alkalmazása: toborzási szoftverek Funkciói: Önéletrajzok kezelése, lekérdezése; riportok készítése; piaci információk elemzése, konkurenciafigyelés Előnyei: Gyorsaság a hirdetésben (percek alatt felkerül egy nyitott pozíció) Gyorsaság a keresésben (másodpercek alatt lehet válogatni) Hatalmas adatbázis, nagyobb a merítés lehetősége A szoftver segíti az adminisztrációt, pl. értesíti a jelöltet Olcsó Hátrányai: Redundancia Nincs folyamatos frissítés, karbantartás Munkavállalók számára személytelen Korlátozottan alkalmazható KKV-k számára és felsővezetők esetén

Korszerű HR technikák a toborzásban: az online toborzás Elektronikus toborzási eszköz, amely az elmúlt években hatalmasat fejlődött (a világ 500 legnagyobb vállalatának 80%-a toboroz az Interneten) Az üres állások feltöltése lehetséges saját honlapon, de sokan már internetes állásbörzé(ke)t, web-portálokat is igénybe vesznek Idő és energiatakarékosság: elektronikus kapcsolatfelvétel, és pályáztatás (jelentkezés-önéletrajz-behívás) 2003. év végi becslések szerint 200.5-re az akkori 1.2 Mrd €-ró1 2005-re 7,1Mrd €-ra nő az online toborzásra világszerte fordított összeg Előnyök: költségmegtakarítás (70%), célzott megszólítás, hatékonyabb kiválasztás, időmegtakarítás (time-to-hire idő 26%-os csökkenéséről számoltak be) Hátrányok: nem megfelelő működés esetén kevésbé gazdaságos

TOP 10 a toborzásban* TOP 10 LEGHATÉKONYABB TOBORZÁSI Technika 1. Dolgozói ajánlások 2. Kapcsolatépítés (szakmai, informális) 3. Eseti megbízásos és alvállalkozói szerződéssel dolgozók 4. Internet hirdetések - saját honlapon 5. Internet hirdetések - álláskereséssel foglalkozó honlapokon 6. Szakmai gyakorlatok 7. Toborzó cégek (sikerdíjon alapuló szerződések) 8. Helyi újsághirdetések 9. Toborzó cégek (előleg alapú szerződések) 10. Fejvadászokon kívüli felvételek TOP 10 LEGGYAKRABBAN alkalmazott Toborzási Technika 1. Dolgozói ajánlások 2. Kapcsolatépítés (szakmai, informális) 3. Helyi újsághirdetések 4. Internethirdetések - saját honlapon 5. Eseti megbízásos és alvállalkozói szerződéssel dolgozók 6. Toborzó ügynökségek (sikerdíjon alapuló szerződések) 7. Állásbörzék 8. Internethirdetések - álláskereséssel foglalkozó honlapokon 9. Szakmai gyakorlatok 10. Fejvadászokon kívüli felvételek *Az amerikai AeA (American Electronics Association) IT-területen dolgozók körében végzett felmérése alapján

Az álláshirdetés megtervezésének kulcskérdései 1. A hirdetés költséges, de Gyorsan eljut a megcélzott szegmenshez Közvetlen visszajelzést biztosít a cég munkaerőpiaci pozíciójáról (jelentkezők száma, minősége) Erősíti a vállalat ismertségét, a gyakori hirdetés növekedést sejtet. 1. Mit akar a szervezet elérni a hirdetéssel? Kit akar alkalmazni? Hány emberre van szükség? jól megfogalmazott Milyen jellemzőkkel bírjon? munkaköri leírás 2. Hol és hogyan hirdessen a szervezet? Médium kiválasztása A szervezet számára előnyös formák kiválasztása

Az álláshirdetés megtervezésének kulcskérdései 2. 3. Milyen legyen? (marketing funkció) Figyelemfelkeltő Érdeklődést kiváltó Mozgósító (nagyon fontos, hogy kikhez szeretné eljuttatni a hirdetést, ennek érdekében meg kell határozni a célcsoport motivációit és demográfiai jellemzőit) 4. Mit tartalmazzon a hirdetés? Szervezet neve, tevékenysége, munkakör helye (rövid jellemzés) Betöltendő munkakör leírása (feladat, státusz) Követelmények, képzettség, gyakorlat (tapasztalatok, speciális készségek iránti követelmény) Juttatási rendszer Jelentkezés helye, ideje, formai feltételei

Önéletrajz Fontos szabályok Rövid, gyorsan áttekinthető Professzionális megjelenés Teljesítményre koncentrált Formai követelmények Az önéletrajz típusa: hagyományos, amerikai, kronológikus, EU-szabvány Felépítés Felhasznált papír Fénykép Kézzel írt önéletrajz Tartalmi kritériumok Fontos kategóriák: személyi adatok, iskolai végzettség, nyelvtudás, szakmai háttér, tapasztalat, készségek/képességek, tudományos tevékenység, (karriercél, referenciák) Sorrend Életkor és tapasztalatfüggő sajátosságok

Kísérőlevél Feladata: felkelteni a munkáltató figyelmét (de nem hivatott elérni, hogy a címzett azt figyelmesen elolvassa!) Formai követelmények Sose legyen hosszabb egy oldalnál! A címzettet a nevén illik szólítani („nyomozás”) Elírást és helyesírási hibákat ne tartalmazzon Mindig kézzel kell aláírni Tartalmi kritériumok Emeljük ki azokat a tényeket, ami miatt a legalkalmasabbak lehetünk Mindig legyen konkrét címzettje a levélnek Törekedni kell a szabatos fogalmazásra, összegezzünk Mindenképp tartalmazza a személy és a meghirdetett pozíció összeillésének bizonyítékait A végén udvarias elköszönést tartalmazzon egy jövőbeni találkozás reményében (szerepeljen elérhetőség!)

A magyar álláskeresés = a késlekedés kultúrája Folytonos az elégedetlenség és a panaszkodás – DE eközben mindig tudjuk mire fogni, hogy miért tologatjuk az álláskeresést: a magyar panaszkultúra elemei Tipikus kifogások: Diplomaírás, vizsgák Ünnepek (hosszú hétvégék, húsvét, karácsony) Év vége Nyári pangás, „uborkaszezon” Saját pihenés, nyaralás, telelés „Hétköznapi” kifogások Fontos, hogy időben lépjünk (ezt a kényszert tovább erősíti az EU-s csatlakozás is)