Kifizetési kérelmek összeállítása (ÚSZT) 2014.09.30. Dukát Ágnes pénzügyi csoportvezető ROP Közreműködő Szervezet Végrehajtási osztály

Témakörök Kifizetési kérelem típusai Előlegek (normál előleg,fordított áfa előleg,szállítói előleg) Időközi kifizetési kérelem Elszámolhatósági feltételek, típushibák Kifizetési kérelmek összeállítása Csatolandó dokumentumok (dokumentum mátrix) Hiánypótlás, elutasítás Záró egyenleg kifizetési kérelem Helyszíni ellenőrzés Kifizetés folyamata, munkamegosztás Jogszabályi háttér,hasznos információk Kérdések

Kifizetési kérelem típusai A támogatási szerződésben meghatározott célok elérése érdekében felmerült költségek finanszírozásához a kedvezményezett a következő típusok szerint igényelheti a projekt megvalósításához szükséges támogatást: Előlegkérelem („Normál” támogatási, Fordított ÁFA előleg, szállítói előleg) Időközi kifizetési kérelem Záró egyenleg kifizetési kérelem Valamennyi finanszírozási típus támogatás kifizetésnek minősül.

Előlegigénylésről általában Támogatási Szerződés hatályba lépett megfelelő biztosíték meglétének igazolása (papír alapon) TSz kötésig nem igazolt önerő igazolása Az első kifizetés esetén meghatározott egyéb feltételek teljesülése – közszféra kedv. tulajdonviszonyok igazolása, hatósági engedélyek hibátlanul,hiánytalanul kitöltött és cégszerűen aláírt előlegkérelem eredetiben (formanyomtatvány) 15 napon belül kerül folyósításra, egyszeri hiánypótlási lehetőség biztosítása kedvezményezettnek nincs lejárt köztartozása Záró elszámolás még nem került benyújtásra

„Normál” támogatási előlegigénylés feltételei általános feltételek Pályázati felhívás, Ált. pályázati útmutató lehetőséget nyújt, TSz-ben rögzített összegben, akár részletekben kizárólag utófinanszírozású projektelemekre hibátlanul,hiánytalanul kitöltött előlegkérelem eredetiben (formanyomtatvány) Elektronikus benyújtás jelenleg nem működik

Fordított ÁFA előleg feltételei általános feltételek Kedvezményezett az államháztartás alrendszerei közé tartozik nem jogosult ÁFA levonásra, költségeit bruttó módon tervezte kizárólag szállítói vagy vegyes finanszírozású projektelemekre Áfa tv.(2007. évi CXXVII. Tv.) 142.§-ben foglaltak teljesülnek ÁFA bevallás megvalósítási időn belüli Fordított Áfá-val érintett szállítói nettós számla benyújtása elszámolásra (időközi kifizetési kérelem keretében) Folyósítást követő 30 napon belül történik a bevallás hibátlanul,hiánytalanul kitöltött előlegkérelem eredetiben (formanyomtatvány) Elektronikus benyújtás jelenleg nem működik

Szállítói előleg igénylése általános feltételek kizárólag szállítói vagy vegyes finanszírozású projektelemekre vállalkozói szerződés benyújtása, amely tartalmazza az előleg mértékét Előlegbekérő és az önerő mértékét igazoló kifizetési bizonylat benyújtása Speciális szabály a közszféra kedvezményezett és a Kbt. hatálya alá tartozó szerződések esetében köteles a kedvezményezett 30%-os mértékű előleg igénylésének a lehetőségét biztosítani, a szállítói előleget a szállító is közvetlenül igényelheti, a szállítónak az NFÜ/NGM javára szóló biztosítékot kell nyújtania Elektronikus benyújtás a szállító által közvetlenül benyújtott kérelmek esetében működik

Időközi kifizetési kérelem típusai Utófinanszírozású kifizetési kérelem Támogatás folyósítása a Kedvezményezett (v. Engedményes) részére teljes összeg kiegyenlítését igazolni szükséges akkor nyújtható be, ha abban az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10%-át és legalább 200 eFt-ot (kivételek: FÁFA elszámolás, konzorciumi tag, első kifizetési kérelem) indokolt esetben KSZ engedéllyel 45 napon belül kerül kifizetésre Szállítói finanszírozású kifizetési kérelem a számlák támogatástartalma közvetlenül a szállítónak vagy (engedményesnek) kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után szállítói finanszírozás csak olyan számlák esetében kérelmezhető, amelyek esetében az igényelt támogatástartalma számlánként eléri az 1 millió forintot (kivétel: szállítói előlegbekérő, Kbt 305§, 306/2011 Korm.rend.hatálya alá tartozó alváll. számlák, részszámlázás esetén a végszámla) indokolt esetben KSZ engedéllyel 30 napon belül kerül kifizetésre Vegyes finanszírozású kifizetési kérelem utó és szállítói finanszírozású tételeket is tartalmaz

Időközi kifizetési kérelem benyújtása Alapvető szabályok: Szerződéskötéstől számított 1 éven belül a megítélt támogatás legalább 10%-át elérő értékben kifizetési kérelmet szükséges benyújtani és a megrendeléseket legalább 50 %-ban szükséges igazolni  szerződés elállási ok „Normál” támogatási előleg igénybevétele esetén annak kifizetésétől számított 6 hónapon belül időközi kifizetési kérelmet kell beadni (utó/vegyes, elfogadás)  visszafizetési kötelezettség TSZ 1. és 11. sz. mellékletben vállalt finanszírozási mód, ütemezés Benyújtása elektronikusan és papíralapon is kötelező elektronikusan: pályázati e-ügyintézés on-line számlakitöltő alkalmazásával (elmaradása automatikus elutasítást eredményez) papíralapon: csak a kapcsolódó dokumentumok, PályTáj hiba esetén Hiánypótlás teljesítése érdekében módosítás után ismételt benyújtása szükséges elektronikusan

Elszámolhatósági feltételek Ténylegesen felmerült költség, bizonylatokkal igazolt Elszámolhatósági időn belül felmerült költség Pályázati Útmutató szerint elszámolható Közvetlen kapcsolódik a projekthez, hozzájárul a projekt cél eléréséhez A támogatási szerződésben nevesítésre került Nem haladja meg a szokásos piaci árat A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el,amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak. Nem valósul meg kettős finanszírozás stb.

Általános szabályok I. Kifizetési kérelmek és IB/ZB kapcsolata: IB/ZB elutasítása a kifizetési kérelmek elutasítását vonja maga után. Kifizetési kérelem és előleg elszámolás: Az előleg elszámolás a korábban igénybe vett előleg összegéig számlák, gazdasági eseményt hitelesen igazoló bizonylatok benyújtásával történik tetszőleges ütemezésben, legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem időpontjáig.  on-line számlakitöltőben előleg elszámolás összegének megadása Nem szükséges rögtön az első kifizetési kérelemben megkezdeni az előleg elszámolást! Közbeszerzési dokumentumok ellenőrzése: Érintett tételek nem fizethetők ki közbeszerzési ellenőrzés nélkül (Külső szakértő, időigényes)

Általános szabályok II. TSZ módosítások és változás bejelentések A benyújtott változás bejelentéseket az EMIR-ben át kell vezetni, ezt követően az on-line számlakitöltő programba a Közreműködő Szervezet által módosított adatok átkerülnek. Kérjük, az ilyen jellegű adatmódosítások során a fentieket vegyék figyelembe a kifizetési kérelmek összeállítása során. Lehetőleg a változás bejelentéseket a kifizetési kérelem benyújtása előtt szíveskedjenek megtenni. (pl. költség átcsoportosítás) A kifizetési kérelemben foglaltakat érintő változás bejelentések és TSZ módosítási kérelmek a jóváhagyásig/szerződéskötésig felfüggesztik a kifizetéseket. Amennyiben a szükséges változtatások az on-line számlakitöltőben nem jelennek meg, úgy megfelelő kifizetési kérelem összeállítás nem lehetséges, így a kifizetési kérelem elutasításra kerülhet, mivel az abban foglaltak nem felelnek meg a pályázó által közölt adatoknak.

Típushibák 1. Pénzügyi és szakmai ütemezésben lemaradás jelentkezik, de a bejelentés nem történik meg időben, a projekthosszabbítási kérelem benyújtása nem történik meg. A támogatás a költségvetésben rögzítettektől eltérő módon kerül felhasználásra, de bejelentés erről nincs, és ez a kifizetési kérelem elbírálása során derül ki. Az indikátorok, horizontális vállalások, tájékoztatás és nyilvánossági vállalások esetében nem kerül bejelentésre az eredeti vállalástól eltérő mértékű megvalósítás. Kedvezményezett személyében bekövetkező változások nem kerülnek időben bejelentésre A kérelemben nem szerepel megfelelő indoklás, vagy az indoklás nincs alátámasztva. A Kedvezményezett nem veszi figyelembe az esetleges korábbi jóváhagyott módosításokat, és nem a hatályos szerződéses dokumentumok alapján jár el, és teszi meg a bejelentést.

Elírások a dokumentumokban Típushibák 2. Elírások a dokumentumokban Nem szabályos számlázás, sok a számlajavítás Fizikai teljesítés kétséges (komoly probléma) Vállalkozási szerződések módosítása Kbt. hatálya alatt Előleg + 6 hónapos szabály nem tartása TSZ kötés + 12 hónapos (+ 50% megrendelés) szabály nem tartása Pénzügyileg nem rendezett Hiánypótlási határidő nem tartása Késedelmes fordított áfa előleg elszámolások

Kifizetési kérelem összeállítása I. 1.Szabályozó dokumentumok tanulmányozása (pénzügyi elszámolás részletes szabályai, ÁSZF, pályázati útmutató, ROP általános útmutató, konzorciumi útmutató) 2. Dokumentumok összegyűjtése 3. Számlák záradékolása (másolása és másolatok megfelelő hitelesítése, amennyiben szükséges) + eredetiben benyújtandó összesítők 4. Számlák stb. adatainak felrögzítése az online számlakitöltőbe (1 db számlafej + legalább 1 db hozzá tartozó számlatétel bizonylatonként)  TSZ szerinti költségvetésnek megfelelően 5.Kifizetési kérelem tervezet összeállítása, ellenőrzése (nyomtatvány + mellékletei) – előleg elszámolás rögzítése 6. Kifizetési kérelemhez IB/ZB csatolása és elektronikus benyújtása  elektronizálás 7. Kifizetési kérelem mellékleteinek postázása, amennyiben szükséges

Kifizetési kérelem összeállítása II. Csatolandó dokumentumok: Számla (záradékokkal) Teljesítési igazolás szerződés, megrendelés, nyilatkozat szóbeli megállapodásról Kifizetés bizonylata Kis támogatástartalmú számla-, személyi jellegű-, fordított ÁFA- és egyéb összesítők (sablon nyomtatványok!) Tevékenység-specifikus dokumentumok (PERSZ): Műszaki ellenőr igazolása Bérkarton, munkaszerződés Stb. EGYÉB FONTOS DOKUMENTUMOK: Közbeszerzés anyaga Biztosíték anyaga Ezek hiánya esetén a kifizetési kérelem hiánypótlást követően elutasításra kerül!!!

Kifizetési kérelem összeállítása III. 2014.06.07. naptól elektronizálás A Kifizetési kérelem formanyomtatványok postai beküldése a továbbiakban nem elfogadható, kivéve, ha a Pályázói Tájékoztató Felület nem biztosítja az elektronikus beküldést. Előbbiek alól azon kifizetési kérelmek képeznek kivételt, melyek eredeti formájukban (hiánypótlást, korrekciót megelőzően) 2014.06.07. dátum előtt kerültek mentésre és beküldésre a pályázói felületen. A formanyomtatványok mellé alátámasztó dokumentumok csatolása szükséges, mely csatolás szintén megtehető az online számlakitöltő felületen. Az elektronikusan benyújtott alátámasztó dokumentumok szkennelt példánya minden esetben az eredeti dokumentumról kell, hogy készüljön. Ugyanakkor lehetőségük van a kifizetési kérelem rögzítésekor és hiánypótlás során az alátámasztó dokumentumok tekintetében papíralapú benyújtást választani. Ebben az esetben elegendő cégszerűen hitelesített másolati példányokat postázniuk (kivéve a Támogató által rendszeresített formanyomtatványok, melyeket papíralapon eredeti példányban szükséges postázni). Az elektronizálás nem vonatkozik a biztosítéki anyagokra, melyeket minden esetben eredeti példányban szükséges benyújtani. Kérjük, szíveskedjenek a hiánypótlásra rendelkezésre álló időtartamon belül a hiánypótlást az elektronikus felületen történő beküldéssel határidőben teljesíteni, valamint a papíralapon benyújtott dokumentumokat a rendelkezésre álló határidőn belül postázni részünkre. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a postán beérkező dokumentumok kizárólag a papíralapú benyújtás kérelmezése esetén vehetők figyelembe.

Számlával szembeni követelmények hatályos jogszabálynak megfelelően került kiállításra (tipikusan Áfa törvény) vevő neve és címe egyezik a támogatás szerződés szerinti névvel számlatétel megnevezése kellően meghatározott/részletezett ( az elszámolható költségtípus beazonosítható, összehasonlítható az elfogadott költségvetéssel) számlarészletező becsatolása, azon a kapcsolódó számla sorszáma feltüntetve az eredeti példányra fel van vezetve a Projektszám + Támogatás elszámolására benyújtásra került záradék, és a „teljesítést igazolom” szöveg cégszerű aláírással) amennyiben a számla összegéből nem a teljes összeg kerül elszámolásra a projekt terhére elszámolni kívánt összeg feltüntetése fordított adózás szabályai esetén tartalmazza a vevő adószámát, és legalább a „fordított adózás” kifejezést. a számla teljesítési időpontja összhangban van az IB vagy ZB szerinti tevékenység megvalósítási időszakkal, TSZ 1. és 11. sz. mellékletével a megrendelés/szerződés és a számla összhangban áll egymással, pénzügyi ütemezésnek megfelelő számlázás (Kbt!)

Teljesítési igazolás formai-tartalmi kellékei Teljesítési igazolás formai elemei: a vevő és a szállító megnevezése, projektazonosító szám, a kedvezményezett és a szállító cégszerű aláírása Teljesítési igazolás tartalmi elemei: a leigazolt teljesítési időpont egyezik a számla teljesítési időpontjával, a tevékenység beazonosítható (hivatkozás a megrendelésre, szerződésre) nem tartalmaz olyan adatot, amely a keltét követően állt rendelkezésre műszaki ellenőr igazolása: a szerződésnek és a számlának megfelelő készültségi fok igazolása.

Szerződés, megrendelés Szerződések tartalmi megfelelősége: Szerződések tipikus tartalmi elemei: Projekt azonosító számát tartalmazza, egyértelmű feladat meghatározás (az útmutató vagy az elfogadott költségvetés/árajánlat alapján beazonosítható), egyes tevékenységek külön-külön beárazottak, a fizetés ütemezése megegyezik a számlák kiállításával, a befejezési határidő megegyezik a végszámla teljesítés időpontjával, esetleges módosítások benyújtásra kerültek, közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződések esetében egyéb követelmények (szállítói előleg biztosításának lehetősége, szerződésmódosítás bejelentése, közzététele stb.) Megrendelés: összege megegyezik a nyertes ajánlattal, a szállító visszaigazolta. Nyilatkozat szóbeli megállapodásról

Kifizetés bizonylatai Bankszámla kivonat, banki igazolás, kiadási pénztárbizonylat Az elszámolásra benyújtott utófinanszírozású számla teljes összegét ki kell fizetni, szállítói finanszírozás esetén a támogatáson felüli összeget Kifizetés bizonylatainak tipikus tartalmi hibái: Több tétel összevontan kerül utalásra, köztük elszámolni nem kívánt számlák is / nincs hivatkozás a számlára szállítói igazolással kell kiegészíteni a kifizetési bizonylatot, amely szerint az adott számla teljes egészében pénzügyileg rendezve

Összesítő bizonylatok Az www.palyazat.gov.hu honlapon megtalálhatók az aktuális nyomtatványok: Területszerzéssel kapcsolatos bizonylatok összesítője Személyi jellegű költségek összesítője (csatolandó dok: munkaszerződés, munkaidő nyilvántartás, munkaköri leírás, megbízási szerződés, bérjegyzék, kifizetés bizonylata) Kis támogatás tartalmú számlák összesítője Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője , Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek összesítője, Anyagköltség összesítő Összesítők az utazási és kiküldetési költségtérítés elszámolásához Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője Összesítő értékcsökkenés elszámolásához Áfa összesítő fordított adózás esetén (befizetés bizonylata,nyilatkozatok)

Összesítők gyakori hibái Kis támogatás tartalmú számlaösszesítők használata (25 MFt alatt 100 eFt-os, 25 MFt és a fölött 500 eFt-os) Összesítők kitöltése: elszámolási időszak: összesítőn szereplő számlák/munkavégzési időszakok teljesítési időpontjai alapján meghatározott időszak első és utolsó napja; kifizetés dátuma: utolsó pénzügyi teljesítés dátuma; teljesítés dátuma: az összesítőn szereplő számlák/teljesítési időszakok közül az utolsó teljesítési időpont, számla kelte: összesítő aláírásának dátuma,áfa összesítőn az elszámolási időszak a bevallás időszaka, a teljesítés dátuma a bevallási időszak vége FÁFA késedelmes elszámolása, (befizetést követő 5 munkanapon belül kifizetési kérelmet kell benyújtani az f.áfa előleg elszámolásról --> követeléskezelés)

Árajánlat, piaci ár igazolása Igazolni szükséges,de benyújtani 2012.10.02-től nem kell: Közbeszerzési eljárás lefolytatása vagy az egy költségkategóriára vonatkozó nettó 1.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén az árajánlatok elfogadhatóságának feltételei: legalább három, azonos tárgyú (tárgya a projekt tárgyának megfeleltethető legyen) összehasonlítható (műszaki tartalmát tekintve összehasonlítható legyen) összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell bekérni megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál ne legyen régebbi az ajánlat adóknak a Kedvezményezettől és egymástól is függetlennek kell lennie

Hiánypótlás, elutasítás Tartalmi vagy formai hibás kifizetési kérelem következménye: Hiánypótolható hiba esetén maximum 15 naptári nap határidővel hiánypótlás teljesíthető, a határidő be nem tartása esetén a kifizetési kérelem vonatkozó része elutasításra kerül. Hiánypótlás keretében tett KSZ észrevételek nem feltétlenül hibát jeleznek, csak megerősítésre vagy kiegészítésre van szükség. Hiánypótlás keretében újabb számla/bizonylat pótlólagos benyújtása és felrögzítése csak akkor lehetséges, ha a hiánypótlási felhívás teljesítéséhez szükséges (sztornó, helyesbítő) Nem megfelelően hiánypótolt vagy hiánypótlással nem megoldható hiba esetén a teljes kifizetési kérelem vagy annak érintett része elutasításra kerül. Az elutasított kifizetési kérelemben foglalt számlák ismételten benyújthatók, amennyiben az azzal kapcsolatos hibák szabályosan, megfelelően javíthatóak és kijavításra kerültek. Felhívjuk a figyelmet, hogy a nem szabályosan javított hibák szabálytalansági eljárást vonhatnak maguk után  A dokumentáció összeállítása során kérjük, szíveskedjenek az esetleges formai és tartalmi hibákat elkerülni annak érdekében, hogy az adott költségtétel elszámolható legyen. (pl. beadott dokumentumok keltezése közötti ellentmondások!)

Záró egyenleg kifizetési kérelem TSz eltérő rendelkezése hiányában a záró kifizetési igénylés benyújtásának határideje a TSz-ben meghatározott Projekt fizikai befejezésétől számított 30 nap. A záró csomaghoz a jogerős használatba vételi stb. engedélyeket be kell nyújtani, a beruházásokat aktiválni kell, eredeti könyvvizsgálói jelentést, és nyilatkozatot a bevételekről is csatolni kell. Lehetőség van „nullás”, azaz számlát nem tartalmazó záró kifizetési igénylés benyújtására is, így javasoljuk, hogy törekedjenek a támogatás teljes összegének lehívására időközi kifizetési igénylések formájában. Hiánypótlás után nem felelt meg: 40 napos felfüggesztés, amely alatt többször is korrigálható a beadott anyag (mind ZB, mind Zkifiz). Záró egyenleg kifizetési kérelem elfogadása után: a projekt lezárul, további kifizetés nem lehetséges. Amennyiben a támogatási összeg meghaladja a 25 MFt-ot, úgy legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem hiánypótlásának beérkezését követően helyszíni ellenőrzés keretében a Közreműködő Szervezet meggyőződik a közölt adatok helytállóságáról, a projekt fizikai megvalósulásáról.

Fizikai befejezés, megvalósítás Fizikai befejezés – az utolsó tevékenység fizikai befejezése (az utolsó számlán szereplő teljesítési időpont, vagy pl. a foglalkoztatás utolsó napja) Megvalósítás dátuma – az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma Projekt befejezése - a ZB/ZKK KSZ általi elfogadása és 2010.01.01 után meghirdetett pályázatok és megkötött szerződések esetén az utolsó támogatás folyósítás dátuma

Helyszíni ellenőrzés Helyszíni ellenőrzés és kifizetések kapcsolata: Tervezett és megvalósult műszaki tartalom összehasonlítása, eltérések megállapítása Elkülönített nyilvántartás rendelkezésre áll Eredeti számlák a helyszínen rendelkezésre állnak, megegyeznek a korábban benyújtott másolatokkal Összesítőn szereplő kisösszegű számlák + alátámasztó dokumentumaik rendelkezésre állnak és elszámolhatóak Tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele Elszámolt költségek könyvelése (a projekt költségvetésben és a kifizetési kérelemben megjelölt költségvetési sorok) Adóbevallások Keletkezett bevételek a projekt megvalósítás során Kifolyósított előleg, fordított áfa előleg felhasználása  csak a projekt céljára!

Kifizetés folyamata, munkamegosztás Kifizetési kérelmek ellenőrzése, hiánypótlása, a ÉARFÜ-n belül: 2 fő (főszabály szerint 1 fő projektmenedzser és 1 fő pénzügyi menedzser) További „ÉARFÜ-s” feladatok (pl. átutalások): További 5-7 fő Kifizetési kérelmek felülellenőrzése, forrásbiztosítás: NGM ROP IH (ROP Irányító Hatóság) pénzügyi (forráslehívó) csoport – Budapest Kedvezményezett részére történő utalás feltétele: köztartozás-mentesség (EMIR-ből ellenőrizzük)  köztartozás vagy elektronikus adatszolgáltatási hiba esetén köztartozás-mentesség igazolás bekérése, NAV honlapján köztartozásmentes adózói adatbázisban szereplést elfogadunk, vagy 30 napnál nem régebbi összevont adóigazolás eredeti példányának kedvezményezett által hitelesített, szkennelt példánya

Információ, Jogszabályi háttér Hasznos információk: - Pályázati Tájékoztató felület e- ügyintézés /információk - www.palyazat.gov.hu/Pályázatok,Hasznos információk kedvezményezetteknek /Elszámolási és nyomon követési nyomtatványok - www.eszakalfold.hu/EU-s források (bal oldalon)/Kedvezményezetteinknek Legfontosabb jogszabályok: - 4/2011 (I.28.) Korm.rendelet - 306/2011 (XII.23.) Korm.rendelet - 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet (különösen 108.§ - 154.§) - 85/2014. (III.18.) Korm.rendelet EMK A vonatkozó jogszabályok teljes listája tekintetében az útmutató az irányadó. Az egyes kedvezményezettek tevékenységét szabályozó további jogszabályokat mindez nem írja felül!

Kérdések

Köszönöm a figyelmet!