Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia 2013. június 18-19. Munkacsoport: 4a Folyamatmenedzsment Előadó: Kun László Program-irányítási Főosztály

Az előadás szerkezete, felépítése Általános bevezető a módszertanról A módszertani dokumentum felépítése A fejlesztési folyamat fázisai Kérdések - válaszok

Általános bevezető a módszertanról A dokumentumcsomag részei: Módszertan Folyamatkatalógus (funkcionális folyamatok felsorolása) Esettanulmány (a KIM-nél végrehajtott funkcionális folyamatfejlesztés) Fogalomtár

Általános bevezető a módszertanról A módszertan elkészítésének háttere Magyary Program (szakmai háttér) Szervezetfejlesztési Program ÁROP projekt (szakmai háttér és feltételrendszer – pl. intézményi kör) Egyéb, a közigazgatás fejlesztését szolgáló, a módszertan elemeit tartalmazó joganyagok, stratégiák Szervezetfejlesztési módszertanok (Lean menedzsment, 6 Sigma, Kaizen)

Általános bevezető a módszertanról A módszertan szerkezete, tartalma Bevezetés Általános szempontok (cél, felhasználási mód, terjedelem, jogszabályi környezet) Folyamatfejlesztési fázisok

Általános bevezető a módszertanról A módszertan konkrét céljai: Gyakorlatias és jól alkalmazható Egységesen alkalmazható (funkcionális folyamatok) További fejlesztéseket is megalapoz

Általános bevezető a módszertanról A módszertan alkalmazási területébe bevont intézmények köre: • Minisztériumok és a Miniszterelnökség • Kormányhivatalok, ezen belül: Központi Statisztikai Hivatal, Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala, Nemzeti Adó – és Vámhivatal, Országos Atomenergia Hivatal • Autonóm államigazgatási szervek, beleértve: Közbeszerzési Hatóság, Gazdasági Versenyhivatal, Egyenlő Bánásmód Hatóság, Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság • A Kormány és a miniszterek irányítása alatt álló központi hivatalok (háttérintézmények) Nem tartoznak a célcsoportba: • Fővárosi és megyei kormányhivatalok • Gazdálkodó és nonprofit szervezetek • Más központi költségvetési szervek • Önkormányzatok

Általános bevezető a módszertanról Funkcionális folyamatok fejlesztése Megfogalmazni nehéz: erre a 2011. évi CLIV. törvény és a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. törvény tett kísérletet. „Az igazgatási funkciók szerinti munkamegosztás alapján kialakított szervezeti egységek által ellátott szervi működést szolgáló, – nem szakmai feladatellátáshoz kötődő – belső igazgatási feladat”. a humánpolitikai és humán-erőforrás gazdálkodási, a költségvetési gazdálkodási, a pénzügyi, a jogi (peres képviseleti), a nemzetközi kapcsolatok lebonyolítására szolgáló, az ellenőrzési, a koordinációs, a saját szervi működtetését szolgáló informatikai és informatikai rendszerfenntartási, a kommunikációs feladatok, valamint a személyi, tárgyi, műszaki, pénzügyi feltételek biztosítását szolgáló műveletek.

A folyamatfejlesztés Módszertani alapok: • Lean: folyamatok egyszerűsítése, „gyorsítása”, átfutási idő és tevékenységek komplexitásának csökkentése a működési veszteségforrások feltárásával és a veszteségek kiküszöbölésével • 6 Szigma: „minőségi folyamat” létrehozására, tevékenységek végrehajtása során előforduló hibák csökkentésére koncentrál gyökér-okok feltárásával és semlegesítésével növelve az egyenletes és kiszámítható folyamatteljesítményt • Kaizen: folyamatos fejlesztés keretében kiemelten hangsúlyozza az érintettek bevonását és a csapatmunka fontosságát

A folyamatfejlesztés Folyamatok átvilágítása, értékelése Fejlesztési projekt indítása Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Kiválasztott folyamatok fejlesztése Folyamatok állandó követése, monitorozása

Folyamatok átvilágítása, értékelése lépés: Folyamatok értékelése

Folyamatok átvilágítása, értékelése 2. lépés: Fejlesztési igény azonosítása (fejlesztendő folyamat kiválasztása)

Folyamatok átvilágítása, értékelése lépés: Folyamat-teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása

Folyamatok átvilágítása, értékelése Elvárt eredmény • Szervezeti önértékelés – a vonatkozó tartalmi és formai elvárásokat a „Szervezetértékelési sablon” definiálja • Optimalizálandó folyamat(ok) listája: folyamat megnevezése folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (max. 2 v. 3 mutatószám) előzetes célértékek (az optimalizálás során elérni kívánt mutatószám érték)

Folyamatok átvilágítása, értékelése Legfontosabb szempontok A stratégiai célok elérését jelentősen befolyásoló folyamatérintettség Kiemelt szolgáltatáshoz kapcsolódó folyamat (funkcionális folyamatokról lévén szó ezek jellemzően belső szolgáltatások) Gyakori folyamat/tevékenység lefutás Sok résztvevős, ezáltal nagy költségigényű folyamat Szervezet gazdasági fenntartása szempontjából kiemelten fontos folyamat Hibák miatti gyakori ismétlődő munka a folyamat lefutásai során Közvetlen külső ügyfélkapcsolattal bíró folyamat Érintett vezetők, területek bevonása Tapasztalt munkatársak részvétele Maximum 2-3 mutatószám Reális, elérhető és mérhető célok

Folyamatok átvilágítása, értékelése A fázis során alkalmazandó eszköz: Prioritási mátrix

2. Fejlesztési projekt indítása lépés Folyamatfejlesztési csapat összeállítása

2. Fejlesztési projekt indítása 2. lépés Folyamatfejlesztési terv készítése

2. Fejlesztési projekt indítása Elvárt eredmény Folyamatfejlesztési csapat Folyamatfejlesztési terv: fejlesztendő folyamatok megnevezése folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése), terjedelembe tartozó-, illetve azon kívül eső elemek a fejlesztést kiváltó tényezők, események felsorolása, alapprobléma a fejlesztés célja, elvárt eredménye és határideje folyamatfejlesztési csapat tagjainak, és azok felelősségeinek felsorolása

2. Fejlesztési projekt indítása Legfontosabb szempontok Jóváhagyási folyamat és személyek meghatározása Érintettek bevonása Egyébként is felelős szervezeti egység végezze (ha van ilyen) Rendelkezésre állás mértékének meghatározása Felelősségek, feladatok meghatározása Felső vezetők elkötelezettségének „kifejezése” (pl. írásban) Tömör, egyértelmű terv Alapprobléma meghatározása Képzés Projektnyitó értekezlet (max. 1,5 óra)

2. Fejlesztési projekt indítása A fázis során alkalmazandó eszköz: Felelősség mátrix R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős A (Accountable/Approver, Számon kérhető/Jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör

2. Fejlesztési projekt indítása Folyamatfejlesztési terv minta

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése lépés Folyamatábra elkészítése

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése 2. lépés Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése 3. lépés Veszteségek feltárása, problémaelemzés

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Elvárt eredmény Folyamatábra: tartalmazza legalább a folyamat megnevezését, a folyamat lépéseit, az egyes lépések végrehajtásáért felelős szervezeti egységeket/szerepköröket Mérési terv: táblázat, tartalmazza a folyamat megnevezését, a folyamat mutatószámait és célértékeit, a folyamatért felelős személy megnevezését, a mérés lebonyolításáért felelős személy nevét, a mérés helyszínét és időpontját (kezdet és végidőpont), a mérés módját (algoritmus), a begyűjtendő adatok forrását és a mintaszámot, a mérés gyakoriságát Probléma-, és prioritáslista: tartalmazza a probléma rövid leírását, az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket), a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.), a probléma fontosságát jellemző adatot, egyéb jellemző információkat Gyökér okok listája: tartalmazza a probléma rövid leírását, a kapcsolódó gyökér-okokat

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Legfontosabb szempontok Mód, módszertan Típus Alkalmazhatóság Érintettek részvétele Adatok beszerezhetősége, minősége (elegendő, lényeges, reprezentatív, folyamatos, időszerű) 1-3 napos műhelymunka alkalmazása javasolt

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése A fázis során alkalmazandó eszköz: Folyamatábra A folyamatábra elkészítésének menete: 1. Azonosítsuk a folyamat résztvevőit, ügyfél kerüljön az első sorba/oszlopba 2. Azonosítsuk a folyamat első és utolsó lépését 3. Azonosítsuk, ki kapja az első tevékenység kimenetét, és ennek hatására milyen tevékenységet hajt végre 4. Azonosítsuk, ki kapja a második tevékenység kimenetét, és ez milyen következő tevékenységet indukál 5. Folytassuk a kimenetek, lépések azonosítását, amíg elérkezünk az utolsó tevékenységhez 6. Minden tevékenységet egészítsünk ki mindazon horizontális elemekkel, amelyeket előzetesen definiáltunk (folyamatos)

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Úszósáv-diagram minta

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Mérési terv minta

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Problémalista Rendszeresen előforduló működési problémák, hiányosságok listája Azon problémák hatással vannak a célként megjelölt mutatószámokra Műhelymunka keretében alkalmazható Feltétele az előzetesen elkészített folyamatábra, ennek lépésein halad végig

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Problémalista minta

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése 5 Miért technika Célja az előszűrésen fennmaradt problémák gyökér-okainak azonosítása Kérdés: „Miért oka ez az eredeti problémának?”

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Halszálka diagram Célja az előszűrésen fennmaradt problémák gyökér-okainak azonosítása és grafikus szemléltetése Elsősorban hiba típusú problémákra alkalmazandó A fő probléma (tünet) rögzítése („hal feje” az ábrán) A „szálkák” megrajzolása a problémalista elkészítése során azonosított probléma típusok alapján Priorizálást követően fennmaradt problémák rögzítése a megfelelő szálkákon 5 Miért technika segítségével a gyökér-okok azonosítása (az eredeti problémára rákérdezés)

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Veszteségek feltárása, hozzáadott érték elemzés Folyamat tevékenységek meghatározása, vízszintesen sorrendbe tételük Egyes tevékenységek átfutási idejének, a két tevékenység közötti várakozási idő meghatározása 3. Minden egyes tevékenység vizsgálata, azonosítása: értékteremtő tevékenység, amelyet a folyamat eredményének elérése érdekében végeznek el nem értékteremtő, de kötelező tevékenység: nem elsősorban a szolgáltatás előállítására irányul, de előírás miatt kötelező nem értékteremtő tevékenység, amely valamely „szokás” vagy hasonló ok miatt a folyamat része Teljes átfutási idő és az effektiv munkával töltött idő kiszámítása (a kettő hányadosa mutatja meg az értékteremtő tevékenységek %-os arányát 5. Bemenetek, kimenetek listázása, a hozzáadott értéket jelentő tevékenységek sorrendje 6. Vizsgálat, hogy a hozzáadott értéket jelentő tevékenységekben minden lényeges kimenetet elő lehet-e állítani

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Hozzáadott érték elemzés minta VA = értékteremtő (value added) PVA = nem értékteremtő, de kötelező (partially value added) NVA = nem értékteremtő (non value added)

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése lépés Fejlesztési javaslatok kidolgozása, értékelése

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése 2. lépés Döntés-előkészítés, javaslatok vezetői jóváhagyatása

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése 3. lépés A fejlesztési javaslatok bevezetése

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése 4. lépés Az optimalizált folyamat visszamérése

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése Elvárt eredmény Javaslatok napi működésébe történő integrálása Optimalizált folyamat teljesítményének megállapítása Vezetői prezentáció/szöveges előterjesztés Bevezetési terv Mérési terv

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése Legfontosabb szempontok Döntéshozáshoz megfelelő anyag szükséges Konszenzusos javaslat, véleményeztetéssel Döntéshez elegendő idő Maga a bevezetés projektmenedzsment feladat Minden bevezetés külön projekt Érdemes hamar elkezdeni a bevezetést

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése A fázis során alkalmazandó eszköz: Ötletbörze (brainstorming) Befektetés – Hatás elemzés:

5. Folyamatok állandó követése, monitorozása Feltételrendszer ábrája

Az optimalizálás idő- és erőforrásigénye Effektív munkaidő kb. 60-80 embernap

Pályázattechnikai kérdések Pályázat megjelenésének időpontja: várhatóan június 21-ig A MAG Zrt. és az NFÜ közös pályázattechnikai eligazítást tart a megjelenést követően, ennek időpontjáról hirdetést tesznek közzé A pályázattal kapcsolatban felmerülő kérdések esetén: elszámoltathatósági, pénzügyi kérdésekben a MAG Zrt. munkatársai a szakmai kérdésekben a KIM projektvezetése áll rendelkezésre A módszertanok bevezetését egy 15 főből álló szakmai tanácsadói csapat segíti 2013. szeptemberétől. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban dolgozó tanácsadókat a nyertes pályázók ingyenesen vehetik igénybe. (erről bővebb tájékoztató szeptember elején lesz)

Köszönöm a figyelmet!