Kimutatáskészítés Segédanyag a Felszámolási és vagyonfelügyeleti szakközgazdász valamint Felszámolási és vagyonfelügyeleti specialista szakirányú továbbképzés Gazdasági informatika tárgyához Összeállította: Pető István

Kimutatás Egy vállalat információs rendszerében igen nagy mennyiségű naplószerű adat jöhet létre (pl. könyvelés, raktárforgalom, megrendelések, gyártás stb.) mely strukturálatlan formában igen nehezen tekinthető át. A vállalati információs rendszerek rendelkeznek olyan modullal, melyek jelentések előállítására alkalmasak, de mindezt jórészt megvalósíthatjuk az Excel kimutatáskészítőjével is. A mintaadatsor letölthető a kurzuslapról vagy a http://miau.gau.hu/temp/tananyag/ginf/ab_demo_szalloda.xlsx címről.

Egyszerű kimutatás létrehozása Kimutatáskészítés, mezőelrendezés, vég- és részösszegek, számformátum

Kimutatás-készítés Bárhol az adattáblában állva kattintsunk a Beszúrás > Kimutatás parancsra, így a tartomány mezőbe automatikusan bekerül a teljes adatbázis. A kimutatás készülhet új vagy meglévő munkalapra is.

Kimutatás-készítés A jobb oldalon megjelenő mezőlista panel felső részén látható mezőket igény szerint húzzuk át az alsó részen található kimutatás-területekre: Ebben a példában pl. a régiónkénti árbevétel terv és tény értékeit láthatjuk.

Kimutatás-készítés A következő kimutatásban a Bérleti díj terv és tény értékeit megye, ezen belül városi bontásban tesszük közzé úgy, hogy régiónként szűrhető legyen (ezért a Régió mező a jelentésszűrőbe kerül).

Kimutatás-készítés A kimutatás-varázsló a sorokból és oszlopokból automatikusan végösszeget készít. Emellett ha egy területen több mező is szerepel (mint itt a Megye és a Település), akkor részösszegek is létrejönnek. Ezekről minden esetben el kell dönteni, hogy szakmailag értelmes összegzők-e és ha nem (mint itt a sorok végösszege), akkor a Kimutatáseszközök > Tervezés > Részösszegek ill. Végösszegek parancsával rejthetők el.

Ezzel elkészült a szűrhető kimutatásunk. Kimutatás-készítés Az értékek számformájának módosítását itt célszerű nem a cellákhoz, hanem a mezőkhöz kötni. Ehhez válasszuk az Értékmező-beállítások > Számformátum nyomógombot. Ezzel elkészült a szűrhető kimutatásunk.

Értékmező-beállítások Mezőstatisztikák, értékek megjelenítése

Értékmező-beállítások – mezőstatisztika A kimutatásokban az értékek nem csak eredeti értékeikkel jeleníthetők meg, hanem különféle statisztikai összegzések alkalmazhatók rájuk az Értékmező beállítások panelen. A talán leggyakrabban használtak: Összeg (az értékek eredeti formában összegezve), Darab (adott cellapozíció mögötti adatsorok száma), Átlag (az előző kettő hányadosa).

Értékmező-beállítások – adatok megjelenítése Az adatok egymáshoz való viszonya alapján is módosulhat a megjelenítés., amit az Értékek megjelenítése fülön állítunk. Gyakran használjuk pl. a Sor vagy Oszlop százalékát (százalékos megoszlás, illetve az Eltérés, Százalék, Százalékos eltérés hármas valamelyikét (egy viszonyítási mezőn belüli tételhez hasonlítjuk a többit)

Adatok csoportosítása Kategóriaképzés számokból, dátumokból, szövegből

Adatok csoportosítása Az egyedi dátumokból könnyedén képezhetünk kategóriákat, ha bármely dátumra jobb egérgomb > Csoportosítás párbeszédablakban kiválasztjuk a megfelelő csoportosítási szintet (itt: Év+Negyedév)

Számított mezők Meglévő mezőkből újak készítése

Számított mezők A Kimutatáseszközök > Beállítások >Képletek > Számított mező paranccsal hozhatunk létre a kimutatás meglévő mezőiből új mezőket. Ezek a hagyományos Excel-képletekhez hasonlóan épülnek fel, csak itt nem cellákkal, hanem mezőkkel végzünk műveleteket. Hozzuk létre az órai feladatban szereplő összes mezőt, helyezzük a kimutatásban az értékek közé, majd a  Érékek csoportosító mezőt helyezzük át a Sorfejlécbe!

A Számformátum gombon keresztül állítsuk be a megfelelő számformátumot Számított mezők Minden mezőnél módosítsuk a következőket az Értékmező-beállítások ablakában: Az „Összeg /” részt töröljük a névből (egy szóközre azért szükség van előtte) A Számformátum gombon keresztül állítsuk be a megfelelő számformátumot