Pályázat és projekt menedzsment Perkovácz és Dömötöri Schiberna Endre

Folyamatok vs. Projekt Projektek Folyamatok egyediség rutinszerűek határozatlan idő ismétlődés állandó, vagy szabályozott környezet elemi feladatok sorozata totális tervezés Projektek egyediség határozott idő nem ismétlődők összetett környezet összetett feladat több lépcsős ill. gördülő tervezés

Projektek Definíció: „olyan egyszeri (komplex) feladat, amely korlátos erőforrások (emberi, pénzügyi, idő) mellett meghatározott cél elérésére irányul” Egyediség: a projekt célja és/vagy a projekt során létrejövő eredmény egyedi. Egyes tevékenységek tipikusan egyediek, pl.: házépítés. Az egyediséget úgy is megfogalmazhatjuk, hogy a projektek célja az újdonság keresés, korábban nem létező dolog létrehozása.

Projektek Határozott idő: meghatározott kezdete és vége van. Akkor végződik, amikor a projekt célját elérik a cél elérésére nincs esély a cél elérésére nincs többé igény Nem ismétlődik: a projekteken belül lehetnek ciklusok, és lehetnek sokban hasonlító projektek, de mégsem rutinszerűek. Összetett környezet: a megvalósulás nem befolyásolható környezete meghatározó tényező.

Projektek Összetett feladat: a kitűzött cél eléréséhez olyan feladatokat kell elvégezni, amelyek nehezen láthatók át. Több lépcsős ill. gördülő tervezés: Egyrészt a tervezési folyamat több lépcsőben zajlik. Az első lépcsőben a keretek meghatározása történik, amely a következő lépcsőkben kerül egyre részletesebb kifejtésre. Másrészt a projekt megvalósulása során a terveket időszakonként értékelni és aktualizálni kell.

Projektek Projekt Erőforrások Idő Célok

Probléma elemzés A stratégia megalkotásához helyzetelemzés végzünk: PEST elemzés a környezeti feltételek azonosítására SWOT elemzés a szervezet külső és belső tényezőinek összehangolására A helyzetfeltárás másik eszköze a probléma elemzés, amely egy állapot negatív jellemzőit gyűjti össze és ok-okozati összefüggésben mutatja be őket. Általában egy központi probléma jelenti a kiindulási pontot.

Probléma-fa Egyetlen átfogó probléma azonosítása Ok-okozati összefüggésbe helyezett problémák 3-5 szinten oszlanak el Az átfogó probléma létrejöttéért közvetlenül felelős okok azonosítása Az okok az okozott problémák alá kerülnek, a független problémák egymás mellé Az okok között lehetőleg ne legyen átfedés

Magasabb szintű probléma A magasabb szintű probléma megoldását a projekt résztvevői az adott projekt keretein belül nem tudják ugyan megoldani, de megoldásához hozzá tudnak járulni attól lesz magasabb szintű, hogy a projekt résztvevőinél szélesebb csoportnak jelent nehézséget.

Probléma-fa KÖZVETLEN OK PROBLÉMA 1 KÖZVETLEN OK PROBLÉMA 2 ÁTFOGÓ PROBLÉMA KÖZVETLEN OK PROBLÉMA 1 KÖZVETLEN OK PROBLÉMA 2 OK PROBLÉMA OK PROBLÉMA OK PROBLÉMA OK PROBLÉMA OK PROBLÉMA

Cél-fa A probléma-fából indul ki, de annak negatív megközelítése helyett a jövőbeli kívánatos állapot pozitív aspektusait keresi, megoldás orientált megközelítést alkalmaz Ok-okozat összefüggések eszköz-eredmény kapcsolatokká alakulnak

Logikai keretmódszer Érdekeltek elemzése Probléma elemzés Célkitűzés elemzés Cél (stratégia) képzés, beavatkozási logika meghatározása feltételek és kockázati tényezők meghatározása indikátorok azonosítása tevékenység ütemezés költségvetés készítés

Célképzés A cél-fa alapján történik Meg kell határozni azokat a célokat, amelyeket nem akarunk, vagy nem tudunk elérni Úgy kell csoportosítani a célokat, hogy a célok csoportjai egymás alternatíváiként projekt célok lehessenek Ki kell választani a számunkra megfelelő alternatívát

Cél-fa MAGASABB SZINTŰ CÉL PROJEKTCÉL ESZKÖZ 1 HATÁS 3 HATÁS 2 HATÁS 1 FELTÉTEL EREDMÉNY ESZKÖZ 2 ESZKÖZ 3 ESZKÖZ 4 ESZKÖZ 7 ESZKÖZ 5 ESZKÖZ 6

Beavatkozási logika A cél-fa alapján ki kell választani a célrendszert. Illeszkedés a szervezet képességeihez Illeszkedés a szervezet stratégiájához A szervezet kompetenciájának való megfelelés Reálisan megvalósítható Lényeges változásokat idézhet elő

Logikai keretmódszer Beavatkozás logikája Teljesítés objektív mutatói A mutatók forrása Feltételek és kockázatok Magasabb szintű cél 1 A projekt hosszú távú, általános hatásai. 15 hatásindikátorok 16 Projektcél 2 Konkrét célkitűzések, amiket a projektnek el kell érni. 13 célindikátorok 14 8 Eredmények (operatív célok) 3 A tevékenységek eredményeként létrejövő eredmények, produktumok, amelyek a konkrét célok megvalósulását szolgálják. 11 Eredményindikátorok (output) 12 7 Tevékenységek 4 A projekt keretében elvégzendő tevékenységek, amelyek a megkövetelt eredmények létrejöttéhez szükségesek. 9 Eszközök (input) 10 6 5

Nem kell figyelembe venni Feltételek elemzése Fontos a külső feltétel? nem Nem kell figyelembe venni igen A projekten kívüli hatások biztosítják a feltételt? talán A feltételt meg kell jelölni a keretmátrixban A feltétel biztosítható a projekt hatáskörén belül? Projektterv módosítása a biztosíthatóság érdekében Gyilkos feltétel

Indikátorok meghatározása Átfogó cél – hatásindikátorok Projektcél – célindikátorok Tevékenységek – eredményindikátorok SMART kritériumok S: specifikusak (konkrét) M: mérhetők A: aktuálisak (megfelelő időszakra) R: rendelkezésre állók T: témához illeszkedők