A körlevél készítésének menete Lépésről lépésre

Követendő lépések A törzsdokumentum létrehozása A címlista létrehozása A kettő összefésülése A kész levelek megjelenítése

1. Nyissuk meg a „word”-öt és írjuk meg a levelet, amelyet több személynek szeretnénk elküldeni. Hagyjuk ki azokat a helyeket, ahova beszúrjuk a változó adatokat!

2. A következőkben az „eszközök” menüben a „levelek és küldemények” menüpontból a „körlevelet” kiválasztjuk. Ezek után a következő kép nyílik ki, ami már a körlevélvarázsló:

Itt választhatjuk ki, hogy milyen típusú dokumentumot kívánunk létrehozni. Jelenleg egy levelet szeretnénk, tehát maradhatunk a program által felajánlott lehetőségek közül az elsőn. Ezután a képernyő jobb alsó sarkában a kék szövegre kattintva tudunk a következő lépésre tovább lépni: „az alapul szolgáló dokumentum kiválasztása”

Az iménti (második) lépésben azt tudjuk beállítani, hogy milyen dokumentum alapján kívánjuk a körlevelet létrehozni. A lehetőségek: aktuális, sablon, régebbi. Most az aktuális, nyitott dokumentum alapján hozzuk létre, tehát itt is csak a lap alján lévő kék szövegre kattintva továbblépünk a következő pontra:”címzettek kiválasztása”

Itt is több lehetőség közül választhatunk, hogy a címzetteket honnan emeljük be. Most egy új címlistát hozunk létre, tehát ezt a lehetőséget kellett bejelölnünk. Ezután a jobb oldali rész közepén a „létrehozás”-ra kattintunk.

Ennek hatására kinyílik a címlista szerkesztésének lehetőségét definiáló panel:

Először be kell állítanunk a számunkra kényelmes elrendezést, hogy azokat az adattípusokat lássuk amelyekre nekünk szükségünk van. Ezt a „testreszabás” gombra kattintva tehetjük meg:

A kinyíló panelen a számunkra szükségtelen mezőneveket ki tudjuk törölni, ha kijelöljük , majd a törlés gombra kattintunk:

Ezek után, a hozzáadás gombra kattintva tudunk felvenni számunkra szükséges, új mezőneveket:

És a kész mezőnevek listája:

Ezek után a „feljebb-lejjebb” gombokkal változtathatunk a sorrenden. Majd az „ok” gomb zárásával visszatérünk a lista szerkesztéséhez, ahol már csak a szükséges mezőnevek lesznek láthatók:

Ezek után felvesszük az első dolgozó adatait, majd az új bejegyzésre kattintva kapjuk a következő üres helyet. Így sorban felvesszük a szükséges címlistát.

Ilyen módon annyi egyént veszünk fel a listába, amennyi szükséges. Láthatjuk, hogy a navigációs gombok használatával tudunk az adtok közt mozogni előre-hátra illetve törölni bejegyzést, vagy éppen keresni, szerkeszteni. Ha végeztünk, a bezárás gombra kattintással visszatérünk a körlevél szerkesztésének lépéseihez.

Ekkor a gép egy adatforrás nevű maga által létrehozott könyvtárba szeretné ezt az adatbázist elmenteni. Menthetjük ide is, de egy másik, szabadon választott, általunk meghatározott helyre is. Ne felejtsünk el nevet adni az adatbázisnak:

Ezek után már csak a mentés gombra kell kattintanunk.

Ezen a panelen – mielőtt az „ok”-val „végleg” bezárjuk a címlistát – még ellenőrizhetjük a bevitt adatokat, és szerkeszthetünk, módosíthatjuk azokat. Kiválaszthatjuk azokat a címzetteket, akiknek nem akarjuk mégsem elküldeni a levelet (ez akkor hasznos leginkább, ha egy nagyobb, régebbi címlistából szúrjuk be az adatokat a levelünkbe.)…

Ezután a jobb oldal alsó részén kattinthatunk a következő – levél megírása – lépésre:

Miután a levelet már megírtuk a munkánk elején, így most már azzal nem kell bajlódni, csak a a további elemekre kattintva a levél megfelelő helyeire beszúrni a mezőneveket:

Ehhez előbb a levélben arra a helyre kell állnunk a kurzorral, ahova az első mezőnevet szeretnék beszúrni, majd a további elemekből kiválasztjuk és beszúrjuk a mezőt. Ezután bezárjuk a panelt, a kurzorral a következő helyre állunk a további elemekre kattintva beszúrjuk a következő mezőt és így tovább, míg az összes szükséges mező beszúrásra nem kerül:

Ezután a jobb alsó sarokban a következő lépésre a „levelek megtekintésére” kattintunk:

Máris látjuk az első levelet és akár a görgetősávval, akár a körlevélszerkesztő navigációs gombjaival jobb oldalon haladva meg tudjuk tekinteni sorban a kész leveleket:

Ezután az utolsó lépésre kattintunk, ez az egyesítés befejezése lesz:

Ezután az egyes leveleket szerkesztjük meg: Az ok-ra kattintva pedig megjelennek a levelek egymás után, amiket a görgetősávval nézhetünk meg:

És ezzel készen is vagyunk a körlevelünk megszerkesztésével. ELSŐ lépésben.  Hamarosan folytatjuk majd azzal, hogy más kördokumentumokat hogyan kell szerkeszteni, illetve meglévő címlistákat hogyan kell használni.