Közigazgatási technológia Ügymenetvizsgálat, ügymenetmodell
Ügymenetvizsgálat Egyik legelterjedtebben alkalmazott elemzési és tervezési módszer. Az egyes ügycsoportokon belüli, egyéni munkamódszerek szerint végzett ügymenetek teljes ügyintézési folyamatát grafikusan ábrázolja, majd elemzi. Három fő vizsgálati tárgya: egyes elemeket ki (személy, szervezet) végzi? folyamat elemei milyen sorrendben következnek? milyen az ügymenetek végzésére vonatkozó szabályozás?
Ügymenetvizsgálat menete Előkészítés igazgatási munkafolyamat kiválasztása az adott ügycsoportot jól jellemző ügyek kiválasztása Ügyintézési folyamat rekonstruálása iratanyag átvizsgálása ügyintézők kikérdezése további (kiegészítő) dokumentumok alapján Grafikus ábra elkészítése Elemzés Szükséges módosítások végrehajtása
Grafikus folyamatábra Tartalmazza: ügyintézést megelőző mozzanatokat tényleges eljárás ügyintézési elemeit az adott munkamozzanatot meghatározó szabályozás megjelölését cselekvések között eltelt időtartamot Jelölések: érdemi elem: négyzet ügyviteli elem: kör közöttük lévő kapcsolat: vonal
Folyamatábrázolási technikákkal szembeni követelmények Megjeleníthetők legyenek: a szükséges információk a folyamatstruktúrák alapformái konkrétan egyes munkahelyeken végzett munkafolyamatok idő- és mennyiség adatok! Egyszerűen lehessen az adatokat kiemelni! Álljon rendelkezésre a fogalmak és szimbólumok segédeszköz rendszere!
Folyamatok 7 alapformája Egymásutániság ÉS-kapcsolat VAGY-kapcsolat ÉS-összekapcsolás VAGY-összekapcsolás ÉS-visszakapcsolás VAGY-visszakapcsolás
Folyamatok 7 alapformája Egymásutániság legegyszerűbb struktúra egyik tevékenység a másik tevékenységet követi ÉS-kapcsolat osztásos folyamatábrázolási alapforma párhuzamos elágazások követik az adott tevékenységet VAGY-kapcsolat az adott tevékenységet döntés követi igen vagy nem ág
Folyamatok 7 alapformája ÉS-összekapcsolás egy munkafolyamat két vagy több munkahelyről igényel információt VAGY-összekapcsolás két vagy több részfolyamat egy folyamattá kerül összevonásra ÉS-visszakapcsolás egy adott munkafolyamat kimenete a megelőző és a követő munkahelyre egyaránt továbbítható VAGY-visszakapcsolás
Általános ügymenetmodell Államigazgatási Szervezési Intézet által kidolgozott séma, melyben bármely optimalizált munkafolyamatot utasításba lehet foglalni. Felépítése: jogforrások ügyfél kötelezettségei alapeljárás fórumrendszer végrehajtási eljárás segédletek
Általános ügymenetmodell Jogforrások központi jogforrások megnevezése, azok tartalma és lelőhelye szabad helyet biztosított a helyi szabályozásnak Ügyfél kötelezettségei eljáráshoz ajánlott beadványminták, segédletek, tájékoztató röplapok Alapeljárás itt kezdődik az optimalizált munkafolyamat-modell alkalmazandó jogszabályhely feltüntetése
Általános ügymenetmodell Fórumrendszer fellebbezés esetén az eljáró szervek körét mutatta be Végrehajtási eljárás a feladathoz kapcsolódó munkafolyamatot mutatta be Segédletek egyes munkamozzanatokhoz ajánlott iratmintákat
Egymenetes ügyintézés Fejlettebb közigazgatási rendszerekkel rendelkező államokban bevált módszer. Jelentősége: ügyfélcentrikusabb hatékonyabb
Irodalomforrás Almássy Gy. – Csúth S.: A közigazgatási szervezéstan és technológia. BKÁE, Budapest. 2001.
Köszönöm figyelmüket!