Közigazgatási technológia Működési kategóriák, teljesítmény, minőség

Szervezési munkák csoportosítása: tevékenység jellege szerint új szervezet létesítése, folyamat bevezetése már működő rendszer továbbfejlesztése tevékenység terjedelme szerint teljes részleges tevékenység időtartama szerint egyszeri folyamatos

Szervezés folyamata: szervezés céljának meghatározása döntés a szervezési munka elrendeléséről szervezést végzők kijelölése helyzetfelmérés és elemzés szervezési javaslat(ok) kidolgozása gyakorlati bevezetés megvalósítása szervezési eredmények értékelése

Résztechnikák Megfigyelés Adott munkafolyamat(ok), illetve tevékenység(ek) megfigyelése, ezáltal azokról megfelelő információk gyűjtése, következtetések megfogalmazása és a szükséges változtatások kialakítása. Típusai ellenőrzött / ellenőrizetlen résztvevő / nem résztvevő

Résztechnikák Interjú meghatározása: Az interjú olyan adatgyűjtési módszer, melyben a szervező a beszélgetés során tesz szert a szervezés célja által körülhatárolt ismeretekre. Menete: előkészítés: interjú alanyainak kiválasztása alkalmazandó interjú típus kiválasztása interjúk lefolytatása beszámolók elkészítése eredmények értelmezése és értékelése

Résztechnikák Interjú típusai: nyílt (vizsgált személyek ismerik a beszélgetés célját, azzal egyet értenek) rejtett (kötetlen beszélgetések, irányított kérdések) strukturált (előre rögzített kérdések a könnyebb feldolgozhatóság kedvéért) csoportos (cél: kideríteni, hogy az adott az adott személyek hogyan nyílvánítanak véleményt)

Résztechnikák Kérdőív A kérdőív írásbeli interjúnak is tekinthető. Fontos: a megkérdezettek körének megfelelő kiválasztása, a realitás érdekében az első kérdés keltse fel az érdeklődést törekedni kell a kérdések egyszerűségére és egyértelműségére érvényesülnie kell a logika szabályainak „kényes” kérdéseket mellőzzük azon kérdőívek esetében, melyek azonosításra alkalmasak úgy kell a kérdéseket megfogalmazni, hogy azok számszerűen, illetve igennel vagy nemmel megválaszolhatók legyenek részletes szövegválaszadás lehetőségét el kell kerülni

Résztechnikák Dokumentumelemzés Dokumentumok tartalmi és formai elemzését jelenti. Elemzés során szóba jöhető dokumentumok: belső utasítások, rendelkezések, előírások nyilvántartási adatok és dokumentumok beszámolók, jelentések ügyfelekkel kapcsolatos dokumentumok, közérdekű panaszok értekezletek és tanácskozások jegyzőkönyvei személyi anyagok vizsgálatok és azok dokumentumai

Résztechnikák További résztechnikák: Munkanap-fényképezés Ügyfélforgalmi vizsgálat Funkciógyakoriság elemzés Munkakörelemzés

Kollektív szellemi alkotótechnikák Brain storming Delphi-módszer 635 módszer NCM (nominál csoportok módszere)

Működési kategóriák rendszere Feladatok forrásai Működési irányok Működési területek Funkciók Feladatok Munkafolyamatok Tevékenységek, mozzanatok

Feladatok forrásai Központilag meghatározott állami feladatok feladatrendszerek felülvizsgálata eltérő szinteken rutin jellegű munkafolyamatok új technológiáinak kidolgozása, intézményi alkalmazásának bevezetése információellátási viszonyok felülvizsgálata, s ennek alapján az információs rendszerek fejlesztése szervezeti és egyéb feltételek vizsgálata

Feladatok forrásai Önkormányzati feladatok önkormányzati feladatok rendszeres és módszeres kutatásának beépítése a működési rendszerbe hatékonyabb munkamódszerek, szervezési résztechnikák bevezetése a nem rutinjellegű, rosszul strukturált feladatok esetében társszervekkel és nem közigazgatási szervekkel való közreműködés kialakítása, erősítése

Működési irányok Alapműködés: Kiszolgáló működés Menedzsment működés Az a tevékenység, melynek ellátása érdekében a szervezetet létrehozták Kiszolgáló működés Az alapműködést biztosító működés, melybe a háttérmunkák (pl.: infrastruktúra biztosítása) tartoznak Menedzsment működés Célja az összhang biztosítása, valamint a külső környezettel való folyamatos kapcsolattartás

Működési területek Működési területenkénti eltérések: Cél (Mit várunk el?) Tárgy (Mire irányul?) Eszköz (Milyen erőforrások, eszközök?) Sikeresség minősítése (Milyen kritériumok vannak?)

Működési területek Alapvető működési területek: Településpolitikai (települési célok, érdekek) Településfejlesztés és rendezés (társadalmi, gazdasági, műszaki viszonyok) Közszolgáltatások menedzselése Gazdálkodás, vagyonhasznosítás, vállalkozás Hatósági működés Szervi, kiszolgáló működés (ügyvitel, stb.) Önkormányzati menedzsment

Funkciók Közigazgatási „termékeket” és „szolgáltatásokat” a funkciók fogják össze. Funkciókba sorolás teszi lehetővé a menedzselést. Önkormányzatonként, településenként változóak (kötelező funkciók mellett vannak szabadon választhatóak is!). Lehet alapfunkció és lehet menedzsment funkció. Funkciók tartalmát az azonos vagy szorosan összefüggő célú és tárgyú feladatok adják.

Funkciók Olyan feladatok csoportja, melyek: társadalmi, szervezési rendeltetése közös egységes tudásbázist, ismeretet feltételeznek azonos információrendszerre támaszkodnak közös stratégiai terv részét képezik célszerűen azonos a szervezeti felépítésük egy felelősségi centrumhoz történő rendelése célszerű külső és belső kapcsolatrendszere megegyezik egységesen kezelendők az eredményes, hatékony és gazdaságos működés érdekében

Feladat A funkció önálló eleme. Jól meghatározható, egynemű eredménye, produktuma van. Végzése specializált. Szervezetben eltérő gyakorisággal ismétlődik. Feladat végrehajtója és a produktum általában elválik egymástól (pl.: határozat). Ritkábban nem válnak el egymástól (pl.: tanácsadás).

Munkafolyamat, tevékenység minden feladathoz tartozik egy munkafolyamat munkaszervezési szempontból a feladat megfelelője kapcsolatot teremt az eredmény és a feladat között Tevékenység: működési elem logikai egysége a tevékenységet (munkalépést) egy munkatérben, egy csoport, folyamatosan végzi

Közigazgatás produktumai döntések (határozatok, rendeletek) egyedi intézkedések dokumentumok (előterjesztés, szakanyagok, elemzések, tervek) rendezvények (találkozók, értekezletek, fórumok) ügyfélfogadások (információszolgáltatás) programok (szervezések, fejlesztések) beruházások

Közigazgatás teljesítménye Kétféle teljesítmény: Primer: amit az állampolgárok tapasztalnak. Szekunder: a közigazgatási szervek által tapasztalt. Teljesítmény mérésének 3 eleme: gazdaságosság hatékonyság eredményesség

Közigazgatás minősége Minőséget jellemző tényezők: alkalmazott technológia színvonala kivitelezés színvonala ellenőrzés színvonala Szolgáltatás minőségét befolyásolja: szolgáltatáshoz való hozzájutás kommunikáció színvonala képzettség, udvariasság felelősségtudat megbízhatóság biztonság

Közigazgatás minősége Szolgáltatás fejlesztése: RÉSEK KIIKTATÁSA: igények és azok megértése, igények megértése és szolgáltatás minőségének meghatározása, minőség meghatározása és szolgáltatás teljesítése, teljesítés és külső kommunikáció, kapott és várt szolgáltatás között.

Közigazgatás minősége Közigazgatás minőségének mérési nehézségei Sokféle produktum, eltérő minőségi elvárások. Közigazgatási szolgáltatások része a felhasználó is, így a szolgáltatóval kialakított viszony is a vizsgálat tárgya. Közigazgatási szolgáltatásokban érdekeltek köre jóval szélesebb.

Közigazgatás minősége Közszolgáltatások minőségének 3 összetevője: szolgáltatást igénybevevők elvárásainak, közösségi rendeltetésnek, politikai elvárásoknak való megfelelés. Minőségelemzési szintek: felhasználói rendeltetési Politikai ISO 9001-4

Közigazgatás minősége Minőségirányítás 5 szakasza: Termék-orientált: kiváló szaktudás felügyeleti tervek kimenő ellenőrzés Folyamat-orientált: folyamatok minőségirányítása támogató irányítás, kevésbé hierarchikus Rendelet-orientált folyamatok rendszerének irányítása másodlagos folyamatok is fontosak

Közigazgatás minősége Értéklánc-orientált: értéklánc minőségirányítása rendszer kiterjesztése az igénybevevőre és alkalmazottakra Teljeskörű minőségirányítás: teljes körű minőség vezetés és jövőkép a társadalomhoz kapcsolódó előnyökre vonatkozóan

Minőségbiztosítási rendszerek kialakítása 1. szakasz: diagnózis készítése egységes minőségi szempontok illeszkedés az Európai Minőségi Díj követelményeihez 2. szakasz: minőségbiztosítási rendszer alapjainak megteremtése Minőségügyi Kézikönyv elkészítése (ISO 9001 közigazgatási „megfelelője”) 3. szakasz: működési területek meghatározása Minőségügyi Eljárások elkészítése felelősségek meghatározása Minőségbiztosítási Utasítások leírása minőségbiztosítási tevékenységek végrehajtási módszere

Minőségbiztosítási rendszerek kialakítása 4. szakasz: minőségbiztosítási rendszer próbaműködtetése elő-auditálás auditálás gyakorlati tesztelés

Irodalomforrás Almássy Gy. – Csúth S.: A közigazgatási szervezéstan és technológia alapjai. BKÁE, Budapest. 2001.

Köszönöm figyelmüket!