Az ötlettől a megvalósult projektig Praktikák, gyakorlati tudnivalók Előadó: Molnár Judit

Az előadás tartalma Projekttervezés Pályázatkészítés általános és speciális kérdései Szerződéskötés Pénzügyi lebonyolítás, ellenőrzés

1. Projekttervezés

Játék Az Önök szervezetében hogyan történik a projektek tervezése? Írjon le min. 3, max. 5. jellemzőt a tervezésükről.

Alapvetés Magyarországi gondolkodásmód EU gondolkodásmód Van egy pályázati kiírás Arra mindenképpen készítsünk egy projektet Majd generálunk hozzá valamilyen problémát EU gondolkodásmód Van egy problémánk Projekt ötlet Pályázat Megvalósuló projekt

ALAPFOGALMAK PROJEKT PÁLYÁZAT Valamilyen változást szolgáló, konkrét cél/ eredmény érdekében történő tevékenységek időben, térben, szervezetrendszerben, költségeiben meghatározott sorozata PÁLYÁZAT A projekt finanszírozásához szükséges támogatások megszerzése érdekében készített beadvány

A tervezés folyamata Egyszerre két felől kell közelíteni: Saját jövőkép (vállalkozás, önkormányzat, non-profit szervezet). A tágabb közösség jövőképe (ország régió, megye, kistérség, település). Ehhez fontos a Új Magyarország Fejlesztési Terv és a számunkra releváns operatív programok, valamint a régió, a megye, a kistérség és a település fejlesztési terveinek ismerete. A sikeresség feltétele, hogy saját jövőképünk és a közösségi jövőkép összhangban legyen, vagyis fejlesztési elképzeléseink illeszkedjenek a fent felsorolt fejlesztési dokumentumokban szereplő fejlesztési elképzelésekhez.

A tervezés folyamata 2. Probléma-elemzés A projektünkkel olyan problémára kívánunk reagálni, vagy olyan igényt kívánunk kielégíteni, amelynek megoldása, illetve kielégítése közösségi (nem piaci) források bevonása nélkül nem lehetséges. A problémák és igények számbavétele és rendszerezése (probléma fa) Célhierarchia felállítása (célfa) átfogó célok közvetlen célok a célok elérésének eszközei tevékenységek kibocsátások, eredmények, és ezek mérése A megvalósítás módszerének végig gondolása Személyi feltételek Szervezeti feltételek Pénzügyi feltételek Mindhárom esetben a létrehozás és a működtetés tekintetében egyaránt végig gondolandók! A kockázatok külön végig gondolandók. Módszertan: logikai keretmátrix

A tervezés folyamata 3. Az előkészítés folyamán elkészítendő dokumentumok: A megvalósítandó program/beruházás felvázolása koncepcionális szinten, hosszútávú jövőkép papírra vetése. Megvalósíthatósági tanulmány vagy előzetes megvalósíthatósági tanulmány (műszaki és gazdasági megvalósíthatóság egyaránt). Építési engedélyezési szintű műszaki terv és építési engedély beszerzése (beruházás esetén) vagy a tevékenység lefolytatásának részletes terve (tevékenység esetén). Üzleti és marketing terv. Környezeti hatástanulmány. Nem hiábavaló munka, hiszen, ezeket a dokumentumokat a pályázatok esetében kérik!

Projekt generálás Fő célkitűzés meghatározása 1. részcélkitűzés Problémák vannak, amiből ez adódik Feladatokat rendelünk hozzájuk 1. tevékenység Ezekhez erőforrások szüks. 2. tevékenység 3. tevékenység, stb. E1 E2 E3

A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: a valós problémákra épülést a célok strukturáltságát a mérhetőséget a kockázatok felmérését a projektterv következetességét

A logikai keretterv A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció Problémaelemzés Célelemzés Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása beavatkozási logika indikátorok és forrásaik feltételezések

Milyen állapotot szeretnénk elérni? Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni „ideális” helyzet között Eredmények: Milyen állapotot szeretnénk elérni? Probléma: Jelenlegi helyzet ELTÉRÉS

A probléma meghatározása Szükséglet, probléma meghatározása A probléma által leginkább érintett népesség / csoportok meghatározása A projekt iránti szükséglet igazolása Az állítások alátámasztása statisztikákkal, tanulmányokkal, tapasztalatokkal Miért van szükségünk a projektre?

A helyzetelemzés eszköze - a SWOT Az aktuális helyzet leírására épül A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít Megalapozza a stratégia felé való továbblépést Osztályozás Erősségek (belső - pozitív) Gyengeségek (belső - negatív) Lehetőségek (külső - pozitív) Veszélyek (külső - negatív)

A SWOT elemzés kész SWOT alapján hogyan tudjuk a céljainkat meghatározni. A matching a lehető legjobb a számunkra, mert akkor egy olyan külső lehetőség áll fenn, amiben éppen erősek is vagyunk (pl. erősödik a rekreációs turzmus iránti igény nemzetközileg és mi televagyunk gyógyfürdőkkel), érdemes erre a területre összpontosítani. A conversion tulajdonképpen éppen ennek az ellenkezője, ha valamiben gyengék vagyunk, ráadásul a területet még külsőleg veszély is fenyegeti, akkor célszerű erre is figyelni, különben védtelenek maradunk (pl. kézművesipari szektor gyenge, és nemzetközileg a bérmunka Távol-Keletre költöztetése jelentkezik).

A beavatkozási stratégia – célrendszer kialakítása Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

Készítsünk egy célfát problémafa alapján! FELADAT Készítsünk egy célfát problémafa alapján!

Problémafa – egy példa OKOZAT OK Problémaelemzés az elemzés tárgyának és keretének meghatározása helyzetfelmérés problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása OKOZAT OK

Célfa – egy példa Célelemzés a problémák átfordítása célokká a problémafa „tükörképének” megalkotása Új munkahelyek EREDMÉNY Belső vállal - Külső befek - kozások tetők megerősödése vonzása FELTÉTEL Vállalkozói Új vállal - Közművesí - Autópályával ismeretekben kozási Képzett Tőkebevonás tett területek összekötő út jártas területek munkaerő kialakítása kiépítése vállalkozók feltárása

A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika

Input, output, eredmény, hatás Input: A program megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok) Élő- és holtmunka

2. Pályázatkészítés általános és speciális kérdései

Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 1. Milyen tevékenységre van kiírva a pályázat, az általunk megvalósítani szándékozott tevékenység beleillik-e a pályázat által támogatni kívánt tevékenységek közé? Jogosultsági kritériumok (kik pályázhatnak, milyen formában) – minden partner tekintetében végig gondolandó! standard feltételek szervezeti forma tevékenység (TEÁOR szám, szociális törvényben rögzített tevékenységek végzése, etc) a szervezet életkora elmaradott kistérség egyéb feltételek További elvárások a pályázókkal szemben, pl. projekt menedzser alkalmazása Célcsoportra vonatkozó szabályok Kizáró okok (adminisztratív feltételek, vagy lehetnek gazdálkodásra vonatkozó feltételek) Egyéb pályázási feltételek pl: a projekt más forrásból nem kerülhet támogatásra, használt eszközök nem kerülhetnek beszerzésre stb) Értékelési szempontok – tudjuk-e teljesíteni úgy, hogy megfelelő pontszámot kapjunk?

Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 2. Finanszírozás támogatási arány - önrész finanszírozás módja Van-e elég időnk? Prompt piaci igények kielégítésére nem alkalmas! Megfelelő készültségi szinten vagyunk-e, ha nem, akkor el tudunk-e jutni megfelelő készültségi szintre a pályázat beadási határidőig? Elsősorban az építési tevékenységnél, ahol műszaki tervek kellenek: elvi építési engedéllyel rendelkező tervek építési engedélyezési szintű, engedélyezésre beadott tervek jogerős építési engedéllyel rendelkező tervek – egyre inkább ez a gyakorlat! Ha a beadáskor elég is ennél enyhébb, a szerződéskötésnek mindenképpen feltétele! Milyen projektjavaslatok támogathatóak: illeszkedés!

Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 3. Nem kezdtük-e meg már a tevékenységet? Megkezdett beruházás nem támogatható. Különböző tevékenységek esetén más minősül megkezdésnek. Építés: építési naplóba történ első bejegyzés, ha építési napló vezetése nem kötelező, akkor a kivitelező nyilatkozata a munkálatok megkezdésére vonatkozóan Gépbeszerzés: az első beszerzett gép szállítását igazoló okmányon feltüntetett dátum (pl. vámáru-nyilatkozaton, vagy szállító levélen lévő dátum) Közműfejlesztési hozzájárulás: annak a szolgáltató részére történő átutalása Több célterület esetén: az egyes célterületekre vonatkozó tevékenységek kezdési időpontjai közül a legkorábbi időpont Különböző pályázatok esetében más-más időpont az, ami előtt nem lehet megkezdeni a tevékenységet A megvalósítást csak a támogatási szerződés aláírását követően lehet megkezdeni, de a közbeszerzési eljárás megkezdhető a pályázat befogadását (tehát nem a benyújtását!) követően. A pályázat benyújtása (a postai feladás igazolt dátuma) után megkezdhető a tevékenység De elszámolhatóak az előkészítés költségei (egy adott időponttól pl: 2006.12.20-tól a pályázat benyújtásáig felmerül költségek) pl:megvalósíthatósági tanulmányok, hatósági díjak stb.

Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 4. Igazodik-e az elképzelésünk a vonatkozó fejlesztési dokumentumokban foglaltakhoz (ÚMFT, OP-k, települési, kistérségi, megyei, regionális fejlesztési koncepciók, stratégiák, stb.)? Projektméret A maximális és a minimális összeghatárok között van-e? Elég nagy-e? Beszerzési eljárás, összetettség, árfelhajtó tényezők. A pályázatkezelő szempontja. Képesek vagyunk-e betartani a szigorú előírásokat?

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 1. Formai szempontok Kötött forma => minden pályázatot kitöltő programmal kell kitölteni (letölthető: www.nfu.hu) Kitöltés előtt minden esetben érdemes elolvasni az útmutatót, hogy az előírásoknak megfeleljen a pályázat pl: a pályázat minden oldalának tetején vonalkódnak kell lennie és ezt csak akkor generálja a program, ha a formanyomtatványt hibátlanul töltöttük ki. Amit az útmutató előír (terjedelmi korlátok, beérkezési határidő, beadás módja, eredeti és másolati példányok, mellékletek, igazolások, aláírás, bélyegző, kötés, fűzés, hiánypótlás) Tartalomjegyzék Oldalszámozás De számszerű adatokat mindenképpen bele kell írni Terjedelem (rövid, lényegre törő, tömör megfogalmazások) – a program korlátozza, nem lehet többet írni a megengedettnél Figyelemfelkeltő cím választása Világos érthető írásmód Logikus felépítés, világos gondolatmenet Speciális szakkifejezések minimális szinten Visszafogottság, konkrétság

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 2. Tartalom I. Megalapozottság Helyi (települési, kistérségi, megyei, regionális), valamint ágazati szükségletek, igények, problémák (NFT, statisztikák, regionális dokumentumok) - problémaelemzés, problémafa A célcsoport(ok) igényei (pl. ágazatok, szektorok, nők, munkanélküliek, fogyatékkal élők stb…) - célhierarchia felállítása A sikeresség feltételeinek végig gondolása, a kockázatok és kiküszöbölésük számbavétele Összhang a kiírással, innovativitás, esélyegyenlőség

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 2. Tartalom (folytatás) II. Módszertan (a projektterv) Hogyan visszük végig a projektet? Mennyire egységes, koherens, vagy széteső, nem összefüggő részekből „összetákolt” a projekt? Minőség a leírt folyamatban, és termékben Partnerség, a partnerek részvételének bemutatása Cselekvési és ütemterv - reális legyen! Mérhető eredmények, outputok - a célok elérést mérhető mutatókkal/indikátorokkal kell alátámasztani - számszerűsítés!

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 3. III. Fenntarthatóság Pénzügyi Intézményi Szakmai Multiplikátor hatás A célcsoportra való hosszú távú hatás IV. Költségvetés, a tervezésének lépései: 1: résztevékenységek meghatározása, ezek időigényének és logikai kapcsolatuknak meghatározása 2: a résztevékenységek erőforrásainak , költségének meghatározása 3: a résztevékenységek átfordítása a költségvetési táblában szereplő kategóriákká és elhelyezése a költségvetési tábla megfelelő soraiban 4: a költségvetési sorok összesítése, ellenőrzések (maximális százalékok!) 5:forrástábla kitöltése

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 4. IV. Költségvetés (folytatás) Fontos: a költségek legyenek lényegesek, vagyis a projekthez szükségesek, azok nem merülnének fel, a projekt nem valósulna meg a költségek legyenek reálisak, az aktuális piaci árakkal egyezőek költséghatékonyság inkább fölülárazzunk! kerekítések önrész-támogatás arány! Árajánlattal érdemes alátámasztani, ez egyes kiírások esetében kötelező melléklet is lehet.

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 5. V. Szaktudás (projektmenedzsment) Fontos az alkalmasság: korábbi sikeres projektek végrehajtása, önéletrajzok, humán erőforrás, technikai felszereltség, korábbi sikerek, referenciák, támogató nyilatkozatok A pályázó korábbi projektjei A pályázó partnereinek korábbi projektjei A bevont szakértők tapasztalatai (CV-k) A pályázó erőforrásai (beleértve pénzt, szakképzett munkatársakat, infrastruktúrát, tapasztalatot, módszert - általában erősségek, amik kellenek a projekt végrehajtásához, vagy legalábbis segítik azt)

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 6. VI. Horizontális szempontok A horizontális szempontokra való reagálás elengedhetetlen a pályázat szempontjából. Nagy hangsúlyt kap, ha figyelmen kívül hagyjuk a pályázat automatikusan kizárásra kerülhet. Az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó szabályozás (1083/2006/EK rendelet) kiemel két olyan horizontális elvárást, amelyet minden pályázat tervezése, elbírálása és végrehajtása során figyelembe kell venni: az esélyegyenlőséget és a fenntartható fejlődést. Esélyegyenlőségi szempontok Horizontális szempontok

Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 7. VII. Mellékletek Az útmutató vagy a pályázati formanyomtatvány tartalmazza a mellékletek pontos listáját, valamint, hogy az adott mellékletet milyen formában kell teljesíteni (pl: eredetiben, hitelesített másolatban) egyes dokumentumokat a pályázó partnereknek is csatolniuk kell!!!! Az útmutató pontos betartása fontos, mivel a nem megfelelő mellékletek miatt a pályázat elutasításra kerülhet. Leggyakoribb mellékeltek: Részletes költségvetés Árajánlatok Jogi státusz igazolása Éves beszámoló Hivatalos képviselő aláírási címpéldánya Megvalósíthatósági tanulmány Építés engedély stb.

Esélyegyenlőségi útmutató Általános tudnivalók Az Európai Unió elsődleges jogának 1997 óta része a nemre, a fajra vagy az etnikai hovatartozásra, vallásra vagy meggyőződésre, fogyatékosságra, korra vagy szexuális irányultságra alapított mindenfajta megkülönböztetés (diszkrimináció) tilalma. Az esélyegyenlőség elősegítése nem azonos a diszkrimináció-mentes gyakorlattal. A befogadó társadalom alapja a diszkriminációmentességgel párosuló pozitív cselekvés.

Az esélyegyenlőségi értékelési szempontrendszer Kettős célja van: 1.) Az esélyegyenlőségi szempontrendszer érvényesítésének célja nem az, hogy a forrásokhoz való hozzáférést megnehezítse, hanem az, hogy az összehasonlítható, rangsorolható „ajánlatok" közül a többletértéket nyújtó támogatási kérelem nyerjen kedvező elbírálást.

Az esélyegyenlőségi értékelési szempontrendszer 2. 2.) A pályázók számára érthetővé, élet-közelivé tenni az esélyegyenlőségi gyakorlatot, hogy az esélyegyenlőség megjelenése a pályázatokban ne kizárólag a magasabb értékelési pontszámok elérése érdekében kidolgozott esélyegyenlőségi hivatkozásokat tartalmazza, hanem olyan vállalásokat, melyekre a pályázati dokumentáció választási lehetőségek formájában példát ad, és valódi előrelépést jelentenek ezen a területen.

Esélyegyenlőségi területek. Az Új Magyarország Fejlesztési Terv a magyar sajátosságoknak megfelelően 6 fő esélyegyenlőségi területet jelölt ki. Ezek az alábbiak: Családbarát munkahelyi körülmények megteremtése, erősítése Nemek (férfiak és nők) közti esélykülönbségek csökkentése Az akadálymentesítés előrehaladása Fogyatékkal élők életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása Romák életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása Más hátrányos helyzetű csoportok munkapiaci és társadalmi esélyeinek javítása

Az esélyegyenlőség intézményei Az esélyegyenlőség „intézményei” olyan intézkedések, amelyek az esélyegyenlőséget szolgálják. Kétféle esélyegyenlőségi intézményt különböztetünk meg: a kiemelt jelentőségűeket és az átlagos jelentőségűeket.

Az esélyegyenlőség intézményei 2. A kiemelt jelentőségű esélyegyenlőségi intézmények, megoldások különösen fontosak a hátrányos helyzetű, esélyegyenlőségi célcsoportokba tartozó munkavállalók helyzetének javításában, a szervezet esélyegyenlőségi kultúrájának fejlesztésében, míg az átlagos jelentőségűek kiegészítik, bővítik a fő vállalásokat, hozzáadott értékkel bírnak.

Feladat Gondolja végig, hogy az ön projektje hogyan felel meg az esélyegyenlőségi elvárásoknak!

Fenntarthatósági útmutató A fenntarthatóság feltételei „A fenntartható fejlődés olyan fejlődés, amely kielégíti a jelen szükségleteit, anélkül, hogy veszélyeztetné a jövő nemzedékek esélyét arra, hogy ők is kielégíthessék szükségleteiket”.

Tájékoztatás és nyilvánosság A tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó szabályok célja: egyrészt a lehetséges pályázók tájékoztatása az igénybe vehető támogatásokról; másrészt a széles közvélemény tájékoztatása a támogatások felhasználásáról és a támogatásokkal elért eredményekről, illetve általában az Európai Unió szerepéről, amelyet az ország fejlesztésben betölt. Az Európai Unió gyakorlatilag ugyanúgy jár el, mint bármely szponzor: a támogatásért cserébe elvárja a népszerűsítést.

Tájékoztatás és nyilvánosság 2. Tájékoztatni kell egyrészt a résztvevőket arról, hogy az Európai Unió és a magyar állam által támogatott projekten vesznek részt, másrészt a közvéleményt az Európai Uniónak és a magyar államnak a képzésben és a foglalkoztatásban betöltött szerepéről. Ennek érdekében a projektek helyszínein plakátokat kell elhelyezni, amelyek utalnak az Európai Unió és a magyar állam támogatására; az elkészülő kiadványok (pl. füzetek, prospektusok, hírlevelek), honlapok címlapjának tartalmaznia kell az európai uniós és a hazai emblémát és utalást az Európai Unió és a magyar állam támogatására.

3. Szerződéskötés, szerződés-menedzsment

Támogatási szerződések megkötése, mellékletek Alapelvek A támogatási szerződések általános tartalma A szerződéskötéshez szükséges igazolások

Alapelvek 2. Általános szerződési feltételek érvényesülnek: a különböző programok tipikus szerződésmintákat használnak, az attól való eltérésre nincs lehetőség. (a pályázati csomag melléklete) Speciális helyzetek kezelésére, problémák megoldására nincs mód.

Alapelvek 3. A szerződéskötésnek behatárolt időponton belül meg kell történnie, ellenkező esetben a támogatási döntés hatályát veszti. A fejlesztéshez és a szerződés aláírásához minden feltételnek rendelkezésre kell állnia. (pl. cégek esetén eredeti vagy közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány, cégkivonat, igazolások köztartozás mentességről, stb.)

A szerződéskötéshez szükséges igazolások (példák) Eredeti aláírási címpéldány; jogi státusz igazolása; források rendelkezésre állásának igazolása; az adóhatóságok igazolása arról, hogy a kedvezményezettnek nincs lejárt köztartozása; (bizonyos esetekben - támogatási összegtől függően a kedvezményezett nyilatkozata helyettesítheti az igazolást) a környezetvédelmi, természetvédelmi és vízügyi hatóságok igazolása arról, hogy a kedvezményezettnek nincsen teljesítetlen kötelezettsége (kedvezményezett nyilatkozata helyettesítheti az igazolást)

Projektvégrehajtás során felmerülő problémák kezelése/szankciója Szerződés módosítás Felfüggesztés Elállás/Felmondás

Szerződés módosítás 1. Indoklás A projekt lényeges jellemzője változik, azzal hogy a pályázatban foglaltakat alapjaiban nem érintheti (támogatás alapja) A pályázati kiírás feltételeitől nem térhet el

Szerződésmódosítás 2. A módosítás kérelmezésének oka lehet a kedvezményezett azonosító adataiban történő változás (pl. változik a kedvezményezett képviseletére jogosult személy, a kedvezményezett bankszámlaszáma, stb.) - általában automatikus a projekt bármely egyéb adatában történő változás (pl. változik a projekt befejezésének határideje, a költségek költségkategóriánkénti bontása vagy ütemezése, a számszerűsíthető célok, stb.) - mérlegelés tárgya

Felfüggesztés Ha a kifizetési kérelem formai/tartalmi hiányosságok és vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem befogadható/ nem kifizethető (hiánypótlás) Felfüggesztés megszűnése: - Ha a kedvezményezett az előírásoknak megfelelően kijavított fizetési kérelmet és dokumentációt csatolja

Kifizetés megtagadása Ha a költség nem elszámolható (pályázati kiírás, támogatási szerződés) projekt menedzsment költsége pályázatban elfogadott költségvetéstől jelentősen eltérő költségek Hiánypótlás elmulasztásából származó költségek

Szerződésszegés A szerződésben vállalt kötelezettségek megszegése Ütemezés be nem tartása Kifizetés igénylés be nem nyújtása A projekt nem megvalósítható, vagy veszélybe kerül Jelentős változás a projektben, - a projekt során beszerzett eszközök tulajdonjoga másra száll át A közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése Az eredeti dokumentumok vagy azok hitelesített másolatának be nem mutatása A szerződés-, illetve jogszabályellenes állapot határidőn belüli meg nem szüntetése

Ami a szerződéskötés után következik a kedvezményezett valamennyi bankszámlájára vonatkozó azonnal beszedési megbízáshoz történő hozzájárulás a szerződésben leírt feladatok teljesítésének megkezdése (beleértve a közbeszerzési eljárást is – feltételes közbeszerzés) támogatásigénylési dokumentumok áttanulmányozása (ezzel együtt kell benyújtani a számlákat a támogatás lehívásához)

4. Pénzügyi lebonyolítás, ellenőrzés

Projektek pénzügyi elszámolása A támogatások lehívása számla alapján történik a támogatás rögzített arányában, csak a formailag megfelelő számlákat fogadják be elszámolásra. A támogatás igénylését a szerződéskötő hatóságnak jóvá kell hagynia.

Projektek pénzügyi elszámolása 2. Három alapeset: Előlegfizetés Kifizetett számlák alapján Ki nem fizetett számlák alapján Az Európai Unió által támogatott projektek esetében utófinanszírozás van.

Projektek pénzügyi elszámolása 3. Előleg kizárólag indokolt, a Támogatási szerződésben meghatározott esetekben általában ott, ahol nincs elegendő saját forrás forrása csak a hazai támogatás lehet mértéke: a hazai és uniós támogatás együttes összegének maximum 25 %-a speciális nyilvántartási kötelezettség a KSZ-nél legalább 3 havonta időközi kifizetés a kedvezményezett által ténylegesen teljesített kiadások és projekt előrehaladási jelentés alapján időközi kifizetésnek nem feltétele az előleg teljes összegének felhasználása

Projektek pénzügyi elszámolása 4. Számlák alapján történő kifizetések: A: a kedvezményezett nevére szóló, általa kiegyenlített számlák támogatás-tartalmának megtérítése (főszabályként) a kedvezményezett kifizeti a számlát – „megelőlegezi” a támogatást (forrás, költségek) támogatás megtérítésének igénylése – a számla és a szükséges dokumentumok benyújtása a KSZ-hez a KSZ – az ellenőrzéseket követően – a jogos támogatás összegét megtéríti a kedvezményezett számlájára

Projektek pénzügyi elszámolása 5. Számlák alapján történő kifizetések: B: a kedvezményezett nevére szóló számlák kiegyenlítése közvetlenül a szállító részére nagyobb projektek saját forrásrész befizetése nincs el nem számolható forrásmegelőlegezési költség a kifizetési folyamat időigénye – fizetési határidők

Kiemelt területek A megvalósítás feleljen meg a pályázatnak (pénzügyileg, tartalmilag, alátámasztva) Költségvetési ütemet tartani (pénzügyileg, tartalmilag) HA NEM módosítani Indikátorokat teljesíteni (ha nem, időben módosítani), a kifizetést akadályozhatja Minőségi jelentések

Beszámolók, előrehaladási jelentések, nyilvántartások 1 A rendszeres beszámolók, jelentések a projekt megvalósításának részét képezik, szerződésszegés az elmulasztásuk, a támogatás visszafizetésével járhat. A jelentések, beszámolók formai követelményei általában rögzítettek és kötelező érvényűek. A beszámolási kötelezettség a program teljes időtartamára fennáll, azaz a projekt vagy a program lezárásától számított 5. év végéig tart

Beszámolók, előrehaladási jelentések, nyilvántartások 2 EMIR: Pályázó tájékoztató felület (elérhető: http://emir.nfu.hu) Minden kedvezményezett kap azonosítót és jelszót, mellyel be tud lépni Folyamatosan nyomon lehet követni a projekt állását Az elszámolni kívánt számlákat is ebbe a rendszerbe kell feltölteni Az EPEJ teljes egészében az EMIR rendszerben készül

Beszámolók, előrehaladási jelentések, nyilvántartások 3 Szakaszai: 1. A megvalósítás időszaka 2. A működtetés időszaka (ex-post monitoring): a projekt/program zárásától számított 3-5. év végéig tart. A jelentések gyakorisága: Előre meghatározott időszakonkénti (pl. havi, negyedéves, féléves). A Strukturális Alapok társfinanszírozásával megvalósuló pályázatok esetében leggyakoribbak a fél előrehaladási jelentések vagy a támogatásigénylés "mérföldköveihez„ / lehívásokhoz kötődő vagy Ellenőrzéshez kötődő.

Projekt Előrehaladási Jelentés /PEJ/ Mire szolgál? Időszakok Milyen elvárásokat támaszt? Ki csinálja (belső-külső)? Mit tartalmazzon? Teljesítés dátuma/Számla dátuma

PEJ-hez csatolandó Számlák, számviteli bizonylatok Számlák ellenértékének kifizetését igazoló iratok Vonatkozó szerződések, megrendelések Közbeszerzési eljárás dokumentumai Tájékoztatással, nyilvánossággal kapcsolatos dokumentumok Esélyegyenlőség nyilatkozatok A projekt végrehajtása kapcsán keletkezett azon dokumentumok, amelyek a szerződésszerű teljesítést – kifizetés-igénylést támasztják alá

PEJ-mindenkor A jelentést akkor is be kell nyújtani, ha az adott elszámolási időszakban nem igényelnek támogatás kifizetést

Egyszerűsített Projekt Előrehaladási Jelentés /EPEJ/ Lehetőség van a PEJ időszakok közti elszámolásra, ez az EPEJ Csak pénzügyi elszámolás Az EPEJ-hez csatolandó EPEJ formanyomtatvány (EMIR-ben elérhető) Számlaösszesítő Számla, számlahelyettesítő bizonylatok hitelesített másolata Kifizetést igazoló dokumentumok hitelesített másolata Közvetlen szállítói kifizetés igénylése esetén a vonatkozó szerződések és teljesítési igazolások hitelesített másolata, a számla összegéből saját erőrész kifizetését igazoló bizonylat A szakmai mellékleteket a soron következő PEJ-hez kell csatolni

Projekt Fenntartási Jelentés Évente nyújtandó be (TSZ másként is meghatározhatja) Ha a projekt számszerűsíthető céljai nem valósulnak meg (indikátorok), a Támogató a támogatás teljesítésarányos csökkentését kezdeményezheti

Tipikus hibák A dokumentumok hiánya a program (nem a projekt!!!) utolsó kifizetése után 3 évig (meg kell őrizni a dokumentumokat Megőrzendő dokumentumok pályázati dokumentáció támogatási szerződés jelentések közbeszerzések dokumentumai eredeti számlák hivatalos levelezés tájékoztatási kötelezettségekhez kapcsolódó dokumentumok

Köszönöm a figyelmet!