„Pályázatok és pályázatírás” Felsőoktatási Kollégiumok Országos Szövetsége V E Z E T Ő K É P Z Ő „Pályázatok és pályázatírás” Balogh József BMF kollégiumigazgató, FEKOSZ elnökségi tag FEKOSZ Vezetőképző 2008. november 28. Noszvaj-Síkfőkút 2008. november 28-29.

A pályázatok szerepe a szervezet életében Fontos, hogy egy szervezet anyagi szempontból „több lábon álló” legyen (saját bevétel, tagdíj, normatív támogatás, stb.). Egy adott program megvalósításához szükséges anyagiakat egészítheti ki a pályázati forrás. A forrás nem csak pénz. Forrásnak tekintjük az adott projekt sikeréhez szükséges eszközök, feltételek összességét. Ne az egyes pályázatokhoz találjunk ki terveket, hanem a meglévő, kidolgozott, előre megtervezett projektekhez keressünk pályázati lehetőségeket. Nem érdekes, hogy melyik támogatóhoz pályázunk, mivel a programunk alapvetően nem változhat(na) a kiírás hatására. 2/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatok szerepe a szervezet életében Semmi sincs ingyen! Azt állítani, hogy mi ingyen dolgozunk, saját munkánk lebecsülése. A pályázatírás nem koldulás! A támogatási folyamatban két szervezet vállal szerződéssel szabályozott partneri viszonyt. A támogató és a támogatott egyenrangú partner. Az általunk elküldött pályázatot egyfajta PR anyagnak is kell tekintenünk, hiszen ez közli a legtöbb információt szervezetünkről. Mindegy, hogy ki a bíráló a lényeg az, hogy a mi pályázatunk figyelemfelkeltő és bizalmat gerjesztő legyen. A támogatásszerzés a már meglévő és leendő támogatókkal történõ kapcsolatépítésről szól, nem (csak) a pénz felmarkolásáról. 3/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

Mikor áll készen egy szervezet a támogatásszerzésre? Egy szervezet készen áll a támogatásszerzésre, ha: Rendelkezik alapító okmányokkal, Létezik küldetése, és munkaterve a pályázathoz, Van információs bemutatkozó anyaga, mely tartalmazza a szervezet felépítését, múltját, jelenét- és jövőképét, Rendelkezik éves költségvetéssel, mivel ez jelzi komolyságát, teherbírását, és a támogatás felelősséggel való elköltésének módját, Tevékenységét hitelesen tudja igazolni, pl.: támogatólevelekkel, további sikeres pályázatok bemutatásával, egyéb híranyagokkal, Tudja, hogy mit és hogyan tud nyújtani a támogatásért cserébe. 4/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

Miért pont minket támogatna valaki? A közvetlen érdek általában előnyösebb, mint a közös. Vigyázzunk kitől fogadunk el pénzt, mert lehetnek rejtett érdekek is a háttérben. A kormányzati támogatásokat elosztó szervek NEM szponzorok, hanem közvetítők, lehet, hogy a támogatás a feladatuk. Ha egy ügyosztály feladata a valós szponzor (állam, minisztérium, tulajdonos) stratégiai döntéseinek a végrehajtása, akkor neki is érdeke, hogy a leginkább oda illő tevékenységet támogassa. A legfontosabb, hogy találjuk meg a projektünkhöz azt a lehetséges támogatót, akiknek még érdeke is lehet támogatni minket. 5/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

Mecénás, szponzor és/vagy közreműködő? A mecénás jószolgálatból, előre kikötött ellenszolgáltatás nélkül, „névtelenül” támogat. A szponzor joggal várja el nevének feltüntetését, azaz reklám-tőkét kovácsol a támogatásunkból magának. Ha csak lehet, ajánljuk fel a személyes közreműködés lehetőségét! (Ha a bankelnök nyitja meg az oktatóközpontot, máris elkötelezettebb irányunkba.) Ahol fogadókészséget találunk rá, ott a projekt megvalósítása során a támogató is részt vehet a munkában, így tovább nőhet irányunkba a bizalma. 6/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

Pályázatfigyelés, pályázati adatbázis Léteznek a támogatók címeit és fõbb programjait, illetve a határidőket tartalmazó kiadványok. Ezek a listák azonban nagyon hamar érvényüket vesztik, illetve a beadási határidő előtt csak egy-két héttel jelennek meg benne az aktuális pályázatok. Legjobb, ha készítünk egy listát saját magunknak azokról a támogatókról, akik a mi területünkhöz tartozó tevékenységeket támogatnak. Ez alapján már pontos és részletes pályázati naptárat lehet készíteni (ki, mikor, mire, mennyit fog kiírni), amely jelzi nekünk, hogy mikor kell több figyelmet és energiát fordítanunk a pályázatokra. 7/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

Pályázatfigyelés, pályázati adatbázis A legegyszerűbb az alábbi gyűjtő-portálok valamelyikéről elindulni: http://www.palyazat.lap.hu http://www.palyazatiras.lap.hu http://www.sansz.hu http://www.pafi.hu http://www.projektek.lap.hu http://eupalyazat.lap.hu 8/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírásról általában A sikeres pályázat nagy mértékben függ a pályázó szervezettől, a pályázatot összeállító személytől, a megcélzott forrástól, és a bírálók személyétől. Mindig próbáljuk a bíráló helyébe képzelni magunkat! Úgy írjuk a pályázatunkat, mintha egy túlterhelt, morcos, fáradt embernek kellene röviden, egyszerűen és érthetően "eladnunk„ a programunkat. A pályázat részeit csak általánosságban lehet összefoglalni, mivel az egyes támogatóknál az információk sorrendje és formátuma különbözõ lehet. Gyakran kapunk pályázati űrlapot, amely a pályázóra és a tervezett tevékenységre vonatkozó egységesített kérdéseket és útmutatót is tartalmaz. 9/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei „Ki kell hangsúlyozni, hogy univerzális pályázatírási módszer és lépéssor nem létezik.” Kísérőlevél (kuratóriumnak szóló levél) Nem elengedhetetlen, de szokásos része egy pályázatnak. A támogató udvarias megszólítása. Rövid utalás a pályázó szervezetre, és a pályázat tartalmára. A pályázattal kapcsolatos elkötelezettségünk jelzése. A kísérőlevél ne legyen tolakodó, nyomást gyakorló, fenyegető. 10/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei Előlap („iránytű”) Irányítja és a megfelelő ember kezébe juttatja a pályázatot. Szerepeljen rajta a pályázó szervezet neve, címe, logója. Szerepeljen rajta a támogató neve, a pályázat címe, esetleg a megfelelő alkuratórium, vagy bizottság neve. A pályázat adatlapja Az alapinformációkat tartalmazza, amely a pályázat könnyebb feldolgozását teszi lehetővé. Megengedhetetlen, hogy bármi hiba és hiányosság legyen rajta. 11/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei Az adatlap főbb részei: Pályázat címe. A pályázó szervezet neve, címe, pontos adatai (adószám, számlaszám, stb.), elérhetősége (web, telefon, fax, e-mail). Képviselő (projektvezető, kapcsolattartó) neve, beosztása, elérhetőségei (cím, telefonszám, fax, e-mail). A pályázat rövid tartalmi összefoglalása. A támogatótól kért támogatás, pénzösszeg (pénznem, teljes költség, önerő). Mellékeljük az egyes projektek vezetőinek szakmai önéletrajzát, a hozzáértésük igazolása miatt. 12/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei A pályázó szervezet bemutatása Bármilyen kapcsolatfelvétel esetén első dolog a bemutatkozás. Röviden ismertessük a szervezet történetét, jelenét és jövőképét, az eddig elért eredményeket. Mutassuk be a szervezet felépítését, működési formáját, a tevékenységi területet, illetve annak célját. Más szervezetekkel való együttműködés bemutatása. A szervezet eddigi munkájának külső, illetve belső értékelésének, megítélésének prezentálása. A működés személyi, tárgyi- és anyagi feltételrendszerének bemutatása. 13/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei A pályázati program és igény ismertetése Ebben a részben kell bemutatni a pályázat ok-okozati összefüggéseit, a célcsoport igényeit, a koncepció lényegét. Az igényleírásnak tényeken kell alapulnia, igyekezzünk dokumentációkra és statisztikai adatokra támaszkodni. Időrendben haladva írjuk le a program ütemtervét, úgy hogy a bíráló számára világos legyen, mikor milyen esemény zajlik. A probléma leírásának a célja az, hogy meggyőzzük a támogatót az általunk választott megoldás megalapozottságáról. Ebben a részben csak a pályázati programmal foglalkozzunk, ne a saját szervezetünkkel. 14/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei A célok és a módszerek ismertetése „A cél az eredmény, az elérni kívánt állapot.” Hosszú távú cél, az álmunk, aminek eléréséért dolgozunk. Rövid távú célok, az adott pályázaton kapott támogatással elérhető, mérhető eredmények. „A módszer az út, eszköz, tevékenység, ami a célhoz vezet.” A módszernek érthetőnek és igazolhatónak kell lennie. Állítsunk össze részletes munkatervet, mely tartalmazza az egyes tevékenységek sorrendjét, idő- és anyagszükségletét, a résztvevők számát. Adjunk meg határidőket és felelősöket az egyes részfeladatokhoz, illetve legyenek a célhoz vezető úton ellenőrzési pontok. 15/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei Értékelési szempontok meghatározása Gondolni kell arra is, hogy a pályázaton nyert támogatással el kell majd számolni. Az elszámolás két fő részből áll, a szakmai és a pénzügyi tevékenység értékeléséből. A pályázatban rögzíteni kell, hogy milyen eredményeket várunk a programtól, az értékelési szempontokat és mérőszámokat egyaránt. Célszerű az értékelési szempontokat már a tervezéskor rögzíteni, mert így objektív képet kaphatunk az elért eredményről, mi adjuk meg az értékelési módszert és szempontokat, nem a támogató. 16/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei A pályázat költségvetése A pályázati csomag egyik legfontosabb része, a pályázat leíró részének beárazása. Csak letisztázott célokkal, módszerekkel, illetve munkatervvel és határidőkkel álljunk neki a költségvetés készítésének, mert különben mindig lesz olyan tétel, ami kimarad. Reálisan tervezzünk, mert a túl alacsony költségvetés a program megvalósíthatóságát veszélyezteti, a túl magas pedig, arra utalhat, hogy sumákolunk. A költségvetésből derüljön ki, hogy szervezetünk több lábon áll (saját forrás, egyéb bevétel és támogatás, stb.). 17/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei A költségvetés egy lehetséges formája: Kiadások jogcíme Saját forrás Várható bevétel Igényelt támogatás Összesen Személyi kiadások Dologi kiadások Felhalmozási kiadások Működési költségek 18/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei Utolsó simítások, a pályázat beadása Minden olyan anyagot mellékeljünk a pályázathoz, amely segíthet az értékelőknek, de ügyeljünk arra, hogy ne terheljük túl a pályázatot bizonygató anyagokkal. Az így összeállított pályázatot néhány napig pihentessük, majd újra elővéve javítsuk ki azokat a hibákat, amiket addig nem vettünk észre. Nézessük át „nem szakmabeli” emberrel is a pályázatot, több szem – többet lát alapon. Személyesen adjuk le a pályázatot, ilyenkor megkérhetjük a kiírót, hogy nézze át minden rész benne van a pályázati csomagban. 19/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei A pályázat utóélete Amennyiben pályázatunk nem nyert, érdeklődjünk a pályázató szervezetnél, hogy mi volt a visszautasítás oka. Ha sikeresen szerepeltünk és támogatást kaptunk, ne felejtsük el megköszönni. Legfontosabb teendő, a támogatási szerződés megkötése, melynek pontjait maradéktalanul be kell tartani. Lehetőleg egy személy tartsa a kapcsolatot a támogatóval, aki minden információval rendelkezik a pályázatról. A támogatásból megvalósuló nyilvános programra, az adományozó minden esetben kapjon meghívást. 20/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázatírás folyamata, részei Gondosan dokumentáljuk a pályázattal kapcsolatos levelezést, a megállapodásokat, valamint a pénzügyi bizonylatokat. A szakmai beszámoló készítése során igyekezzünk táblázatokkal, grafikonokkal illusztrálni a pályázati projekt megvalósulását. Az értékelésnek tartalmaznia kell a program lefolyását, az elért eredmények összefoglalását. A pénzügyi elszámolás esetén, a pályázatban szereplő költségvetés alapján, a kapott támogatással kell elszámolni (számla másolatok, bizonylatok, stb.). 21/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázat külleme, stílusa Tippek, trükkök, javaslatok Az olvasható méretű, magyar ékezetes karakterekkel rendelkező betűtípus, illetve a megfelelő sorköz választása áttekinthetővé, olvashatóvá teszi az anyagot. A megfelelő tördelés és tagoltság, segít a pályázat struktúrájának megértésében. Az egyes fejezeteket lássuk el címmel, az oldalakat oldalszámozással. Ellenőrizzük a helyesírást, de ne csak a számítógép szövegszerkesztőjével. Az egyes lapok oldalán hagyjunk helyet a lefűzésnek, illetve a bírálóknak a jegyzeteléshez. 22/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A pályázat külleme, stílusa A szövegben alkalmazzunk kiemeléseket, vastagított betűket, hogy az általunk fontosnak tartott kulcsszavak megragadjanak a bírálók fejében. Kerüljük a szakszavakat, mivel nem biztos, hogy a bírálók mindegyike ismeri az adott területet, és tisztában vannak azok jelentésével. Hosszú és összetett mondatok helyett, inkább áttekinthető felsorolásokat, táblázatokat és grafikonokat használjunk. Feltételes mód helyett jövő időt használjunk, ezzel is kifejezve magabiztosságunkat, hogy a program mindenképpen megvalósul. 22/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A sikeres pályázat "tízparancsolata" 1. Ragadd meg a figyelmet - és tartsd is meg! (A támogató szervezetek gyakran százával kapnak pályázatokat, emlékezniük kell rád.) 2. Használd a támogató nyelvét! (Az általad használt kifejezéseken és megfogalmazásokon más is ugyanazt értse, amit te.) 3. Legyél magabiztos! (Ne értékeld túl magad, de ha te nem vagy biztos magadban és a tevékenységedben, a bírálók sem lesznek azok.) 4. Érthetőség. (Pályázatod legyen oly módon elrendezve és megszerkesztve, hogy minden "simán folyjon„ benne.) 5. Kezelhető méret/Reális program. (Aki sokat markol, keveset fog! Kérj meg másokat a "realitásvizsgálat„ elvégzésére.) 23/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

A sikeres pályázat "tízparancsolata" 6. Falatka-teória. (Mindent vágj falatnyi darabokra - olyanokra, amelyek egy darabban "lenyelhetők" és nem kell az olvasónak rágódni rajtuk.) 7. Használd a támogató kiírását. (A támogató okkal adott kiírást – szorosan kövesd hát azt. A pályázatodat úgy szerkeszd meg, ahogy ők kérik.) 8. Lényegre, lényegre, lényegre! (Ne feledd a kezelhető méretet.) 9. Hitelesség. (Hangsúlyozhatod a háttéranyagokban de látsszon a pályázat egészén is!) 10. Teljesség. (Pl.: Ha három másolatot kérnek, mellékelj három másolatot.) 24/25 Noszvaj-Síkfőkút, 2008. november 28-29.

KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMÜKET! Felsőoktatási Kollégiumok Országos Szövetsége V E Z E T Ő K É P Z Ő KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMÜKET! További jó munkát kívánok a vezetőképző résztvevőinek. Balogh József kollégiumigazgató Noszvaj-Síkfőkút 2008. november 28-29.