Projektdokumentáció

Projektdokumentáció A projektek menedzselésének kulcsfontosságú területe. A projekt sikerének alapfeltétele a döntések megfelelő szintű előkészítése, aminek biztosítéka a pontos, naprakész tájékoztatási rendszer és dokumentáció. Lehetővé teszi, hogy a projekt megvalósítása nyomon követhető legyen, az egyes tevékenységek eredményeit ellenőrizni lehessen.

Projektdokumentáció (folyt.) A projekt tervezésének és megvalósításának minden fázisa konkrét, jól dokumentálható eredménnyel kell, hogy záruljon. A lezárult szakasz outputja a következő szakasz inputja lesz. A szigorú dokumentálás teszi lehetővé, hogy minden egyes munkaszakasz eredményét (termékét) szigorú minőségi ellenőrzésnek vessük alá.

Projektdokumentáció (folyt.) Projektdefiniálás dokumentumai: megvalósíthatósági tanulmány cselekvési terv SWOT analízis logikai keretmátrix (Logframe Matrix) Projekttervezés dokumentumai: projektalapító okirat kommunikációs terv tevékenységfelelős-mátrix kockázatelemzés (mátrix) kockázati napló

Projektdokumentáció (folyt.) Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai: feladatkijelölő adatlap megbízási szerződés problémanapló helyzetjelentés (monitoring jelentés) Projektzárás és –értékelés dokumentumai: projektzáró jelentés projektértékelő jelentés

Projektdefiniálás dokumentumai Megvalósíthatósági tanulmány Célja: a tevékenységek részletes elemzése révén kellő információval szolgáljon a projekt lehetséges kimeneteit illetően. Fontos a projektindítás szempontjából, mivel a projekttel kapcsolatos alternatívák és lehetőségek széles körű vizsgálata után valamilyen végkövetkeztetést, javaslatot fogalmaz meg.

Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.) Az érintettek a megvalósíthatósági tanulmány alapján tudnak döntést hozni a projekt elfogadásáról vagy elutasításáról. A tanulmánynak bizonyítania (vagy cáfolnia) kell a tervezett tevékenységek, költségek megalapozottságát (megtérül-e a befektetés) Bár a projektdefiniáláshoz tartozik, de ismerni kell részletes információkat a projekttel kapcsolatban (főbb tevékenységek, résztvevők, ütemezés (mérföldkövek), költségek…)

Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.) A tanulmány összeállításához tehát rendelkeznünk kell a különböző területeket érintő tervekkel és elemzésekkel. A dokumentum tartalma nagymértékben függ a konkrét projekttől, de általánosságban elmondható, hogy az alábbiakat mindenképpen tartalmaznia kell: Projekt célja – pontos, konkrét, értelmezhető célmeghatározás

Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.) Szükségletelemzés – a jelenlegi helyzet bemutatása mellett tartalmazza a tervezett tevékenységek szükségességének indoklását, várható hatásait Projekt hatóköre – a projekt tartalmi összefoglalása, főbb tevékenységek felsorolása Ütemterv – a tervezett konkrét lépések bemutatása, főbb mérföldkövek, azokhoz kapcsolódó határidők rögzítése Stakeholder-elemzés – projektben érintett személyek bemutatása

Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.) Költségelemzés – a projekt finanszírozásával kapcsolatos pénzügyi elemzés; a beruházási költségek meghatározása, különös tekintettel az ún. költség-haszon elemzése (Cash-flow) Javaslatok, ajánlások megfogalmazása – megvalósíthatósággal kapcsolatos következtetések Kockázatelemzés, érzékenységvizsgálat – a projektvégrehajtással kapcsolatos bizonytalanságok szisztematikus kezelése

Projektdefiniálás dokumentumai (folyt.) Cselekvési és ütemterv Ez egy speciális dokumentum, mivel a projektdefiniáláshoz tartozik, de fontos szerepe van a megvalósítás során is. Ahhoz, hogy a projekt beindításáról vagy elfogadásáról döntés születhessen, feltétlenül szükség van legalább a főbb tevékenységek és azok ütemezési tervének elkészítésére. A döntés megszületése után a projektmenedzser első feladata a cselekvési terv és a hozzá tartozó költségterv átdolgozása, aktualizálása, finomítása.

Cselekvési és ütemterv (folyt.) A részletes ütemtervet (nagyobb feladatcsoportok lebontása, erőforrások és költségek, feladatok tevékenységekhez való hozzárendelése) célszerű egy projekttervező szoftverrel elkészíteni. A tervezés időszakában az első tervezet célja a projekt végrehajtásához szükséges tevékenységek alapadatainak rögzítése, azok sorrendjének és egymáshoz való viszonyának meghatározása.

Cselekvési és ütemterv (folyt.) Ekkor kell meghatározni a projekt sikerét alapvetően befolyásoló eseményeket, az ún. mérföldköveket, amelyek „útjelzőként” használhatóak a projekttevékenységek során. A mérföldköveknek fontos szerepük van később az ütemezésben, hozzájuk igazíthatjuk a részletesebb tevékenységeket, a menedzsment-találkozókat, megbeszéléseket, helyzetjelentéseket.

Cselekvési és ütemterv (folyt.) A cselekvési terv tartalmazza: a tevékenységek, feladatok ütemezését a tevékenység pontos megnevezését és egyedi azonosítóját a megvalósítás helyszínét az adott feladat elvégzéséért felelős szervezet, csoport, vagy személy megnevezését megjegyzéseket, a konkrét feladattak kapcsolatos speciális információkat (Lásd: Minta1)

Projektdefiniálás dokumentumai (folyt.) SWOT analízis A projekt előkészítő szakaszának egyik legfontosabb lépése az, hogy feltárjuk a meglévő problémákat, megindokoljuk a projekt szükségességét. A SWOT elemzést használhatjuk a projektötlet kidolgozása során azon problémák áttekintésére, melyek indokolják a projekt beindítását. Az elemzés arra is alkalmas, hogy már megszületett döntés után a vezetés számára gyors áttekintés készüljön a végrehajtás biztos, ill. bizonytalan pontjairól, az esteleges kockázatokról. (Lásd: Minta2)

Projektdefiniálás dokumentumai (folyt.) Logikai keretmátrix (Logframe Matrix) A projektirányítás összefoglaló jellegű dokumentuma, mely a célok, tevékenységek és eredmények közti logikai összefüggéseket tárja fel és elemzi. Fontosságát jelzi, hogy bár a definiálási szakaszban készül el, nemcsak a tervezés szakaszában, de a végrehajtás és lezárás szakaszaiban is hasznosítható információkat tartalmaz. (Lásd: Minta3)

Projekttervezés dokumentumai Projektalapító okirat Lényegét tekintve a projekt bejelentésének dokumentuma. Fő funkciója: projektdefiniálás, vagyis a projekttel kapcsolatos leglényegesebb információk rövid, írásos összefoglalása. Céljainak megfelelően az alapító okirat időben megelőzi az összes többi hivatalos dokumentumot.

Projektalapító okirat (folyt.) Tartalmazza a projekt pontos nevét, megnevezi és ezáltal döntési jogkörrel ruházza fel a projektmenedzsert. E felhatalmazással a projektmenedzser irányítóként vesz részt a tervezéssel, végrehajtással kapcsolatos további tervek, dokumentumok, stratégiák kidolgozásában. Mivel fontos felelősség(ek) meghatározásáról van szó, az okiratot megfelelő döntési jogkörrel rendelkező személynek is alá kell írnia ( aki a projektszponzor).

Projektalapító okirat (folyt.) Nem kell tartalmaznia a részletes ütemtervet, mivel a megfogalmazáskor ez még nem is áll rendelkezésre. Röviden összefoglalja a projekt hátterét, alapvető céljait, a végrehajtás során együttműködő partnerek szándékait, esetleg megindokolja a tervezett tevékenységek szükségességét. Ez egy szándéknyilatkozatnak tekinthető, amelyet aláírva a partnerek kinyilvánítják hogy elfogadják a közösen kialakított munkamódszereket és felelősségeket, és a dokumentumban foglaltakat magukra nézve kötelezőnek tekintik és együttműködnek a célok elérése érdekében.

Projektalapító okirat A következőket tartalmazza rövid leírással: Projekt célja Tervezett tevékenységek A projekt irányítása Döntési mechanizmus Kommunikáció Monitoring (Lásd: Minta4)

Kommunikációs stratégia A projekt sikerét alapvetően meghatározza az érintett személyek közötti eredményes kommunikáció. A projektirányítás szempontjából elengedhetetlen tényező, hogy a megfelelő információk időben eljussanak a megfelelő helyre. Ezért szükséges már a definiálás szakaszába kidolgozni egy kommunikációs stratégiát, melyben rögzítjük az információáramlás, tájékoztatás alapelveit.

Kommunikációs stratégia (folyt.) Meg kell fogalmazni, hogy a projekttevékeny-ségek egyes szakaszaiban a különböző érdekcsoportoknak, személyeknek milyen információkkal kell rendelkezniük, és ezeket milyen csatornákon keresztül kapják meg (ki? mit? hogyan?). Egy konkrét projekt esetében megkülönböz-tetnek belső és külső kommunikációt.

Kommunikációs stratégia (folyt.) A belső kommunikáció a projekt sikeres lebonyolításához szükséges (menedzsmenttagok és stakeholderek közti) információáramlás A külső kommunikáció az eredmények terjesztését, a projekt hatásainak, létrehozott termékeinek minél szélesebb körben való megismerését célozza. Ezeket általában egy külön dokumentumban rögzítik, ez az ún. marketingkommunikációs stratégia.

Projekttervezés dokumentumai (folyt.) Kommunikációs terv A kommunikációs stratégiaírásban rögzített változata. Tartalmazza: Azon érdekhordozók csoportjait (típusait), illetve megnevezésüket, akiknek valamilyen információt kell eljuttatni. Az adott csoportnak milyen konkrét információra van szüksége (információk egyes személyekhez rendelése) Kommunikáció gyakoriságának, kommunikációs csatornák a rögzítését Visszacsatolás (válasz) esedékességét

Kommunikációs terv (folyt.) Érdemes feltűntetni benne még, hogy az érintett érdekhordozó milyen döntési jogkörrel rendelkezik a számára eljuttatott információ kapcsán. Az információt csak tájékoztatásul kapja, vagy van valamilyen speciális jogköre azzal kapcsolatban (jóvá kell hagynia, bírálnia vagy ellenőriznie kell, módosítási ill. vétójoggal rendelkezik fölötte) Így a kommunikációs terv nemcsak az együttműködés dokumentuma, hanem a csoportok közti kapcsolatok és felelősségek körét is érinti. (Lásd: Minta5)

Projekttervezés dokumentumai (folyt.) Tevékenységfelelős-mátrix Meghatározza a projektben résztvevő felek feladatait. A végrehajtásban résztvevő személyek feladatainak, felelősségeinek tisztázása feltétlenül szükséges, hiszen ez hatással lehet a projekt sikerességére. A mátrix elkészítésénél tehát az elvégzendő tevékenységek mellett az azokért felelős személyeket vagy csoportokat is meg kell nevezni.

Tevékenységfelelős-mátrix (folyt.) A felelősségek meghatározásához stakeholder elemzést kell végezni. ez alapján azonosítjuk az érintett csoportokat, és hogy milyen érdekük fűződik a projekttevékeny-ségekhez, milyen elvárásaik vannak, esetleg milyen befolyással rendelkeznek felette A stakeholder-elemzést akár külön dokumentumban is végezhetjük.

Tevékenységfelelős-mátrix (folyt.) A mátrix elkészítésének lépései: A projektszervezeten belüli kapcsolatok pontos feltérképezése és az érdekhozó személyek (stakehol-derek) meghatározása A lényegesebb feladatok, tevékenységek meghatáro-zása és érdekhozó (stakeholder) csoportokhoz ren-delése Ezen két lépés után érdemes még az egyes csoportok kapcsán a konkrét jogköröket és felelősségek típusát meghatározni (ki hajtja végre, ki hagyja jóvá, kit kell tájékoztatni) (Lásd: Minta6)

Kockázatelemzés Nehezen definiálható, hogy egy projekt kapcsán mit értünk kockázat alatt. Legegyszerűbben: a végrehajtással kapcsolatos bizonytalanságok jelentik a kockázatot. Bár negatív események bekövetkeztét társítjuk hozzá, beleértendő ebbe a fogalomba a pozitív eltérés lehetősége is!! Kockázat = nem várt esemény bekövetkezésének valószínűsége (sosem biztos a bekövetkezés)

Projekttervezés dokumentumai (folyt.) Kockázatmenedzsment Lényege: a projektvégrehajtás során felmerülő kockázatok (azaz bizonytalanságok) szisztematikus kezelése Első lépése: valamilyen módszerrel (elemzés, becslés, korábbi tapasztalat, ötletbörze) definiáljuk, azonosítjuk a kockázati tényezőt. Az azonosítás után valamilyen válaszstratégiát kell kidolgozni, melyekkel az esetleges negatív hatásokat ki tudjuk küszöbölni, vagy csökkenteni.

Kockázatmenedzsment (folyt.) A válaszstratégia meghatározásához értékelést kell végezni. Fel kell mérni a kockázat következményit és meg kell határoznunk a bekövetkezés valószínűségét. Az elemzés alapján meg kell határozni a beavatkozási prioritásokat, azaz hogy milyen módon reagálunk a felmerülő bizonytalanságra. A kockázatkezelés főbb lépései tehát: azonosítás – értékelés – reagálás

Kockázatmenedzsment (folyt.) A szükséges lépések megtétele előtt minden-képpen össze kell vetni a kockázat okozta lehetséges veszteséget és a kockázatkezelés költségeit. Az elemzés során leírjuk kockázati körülménye-ket, elemezzük annak hatásait, meghatározzuk a bekövetkezés valószínűségét és válaszlépéseket dolgozunk ki. (Lásd: Minta7) A már bekövetkezett kockázat során alkalmazandó beavatkozási stratégiát dokumentálni kell.

Kockázatmenedzsment (folyt.) Ha meg tudjuk becsülni, hogy egy bizonyos esemény mekkora valószínűséggel következhet be, és milyen mértékben befolyásolja a projektet, akkor be tudjuk határolni, hogy milyen mértékben kockáztatja a terveinket. (Lásd: Minta8) A kockázatelemzés rögzítése mellett kockázati naplót is kell készíteni, ami jegyzőkönyvként tartalmazza a konkrét kockázattal kapcsolatos legfontosabb adatokat. (Lásd: Minta9)

Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai Feladat kijelölése, meghatározása Az érdekhozó személyek azonosításán és felelős-ségük meghatározásán és a kommunikációs stra-tégia kialakításán kívül még egy fontos tényezője van a projekt sikerességének: az elvégzendő feladatok pontos meghatározása A menedzsmenttagoknak tudniuk kell, mit várnak tőlük, milyen szerepük van az egyes tevékenységek elvégzésében.

Feladatkijelölés (folyt.) Az eredményesség alapfeltétele, hogy az elvégzendő feladatokkal kapcsolatos összes fontos információ (célok, elvárások, várható nehézségek, határidők) az érintettek rendelkezésére álljon. Az egyéni kompetenciák csak akkor érvényesül-hetnek, ha minden érdekelt pontosan tudja, mikor mit kell csinálnia.

Feladatkijelölés (folyt.) A részfeladatok meghatározására alkalmas dokumentum az ún. feladatkijelölő lap, mely az elvégzendő tevékenység pontos meghatározása mellett tartalmazza: a feladat rövid leírását az elvégzéshez szükséges előfeltételeket a teljesítési kritériumokat a határidőket esetleg az elvégzéssel kapcsolatos költségeket (Lásd: Minta10)

Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai (folyt.) Megbízási szerződés Egy konkrét feladat elvégzésére irányuló utasítás hivatalossá tételéhez szükség lehet megbízási szerződésre is. Különösen akkor lehet erre szükség, ha külső munkatársak vagy szakértők bevonására is szükség van. (Lásd: Minta14)

Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai (folyt.) Problémakezelés (problémanapló) A projektvégrehajtás esetén is akadhatnak olyan problémahelyzetek, melyek megkövetelik a menedzsment beavatkozását. Hogy mi számít problémának, az az adott szituációtól függ. Bár az esetlegesen felmerülő problémákra nem lehet előzetesen, helyzettől független „receptet” kidolgozni, vannak olyan tervezhető eljárások, melyekre fel lehet készülni, így könnyítve ezek kezelésén.

Problémanapló (folyt.) A helyzettől való függés miatt általános elveket nehéz lenne megfogalmazni, de a dokumentálás (probléma-napló) elengedhetetlen feltétele az azonnali és hatékony beavatkozás esélyességének. A problémanaplóba a legalapvetőbb információkat rögzítjük, melyek segítségével: nyomon tudjuk követni a probléma alakulását megoldásukra tett kísérleteket és ezek hatásait problémafelelős(öke)t határozunk meg kronologikus sorrendben rögzítjük a beavatkozás lépéseit, a helyzet alakulását az akadályok elhárításáig vagy megszüntetéséig (Lásd: Minta11)

Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai (folyt.) Helyzetjelentés (Monitoring-jelentés) A projekt előrehaladását, az elvégzett tevékeny-ségek, feladatok bemutatását tartalmazza, ezért ez a projektteljesítési szakasz egyik legfontosabb dokumentuma. Célja: az elvégzett munka dokumentálásán felül a projekt előre meghatározott szakaszaihoz igazodó időszakokra bontva lehetővé teszi a tervezett és az elvégzett tevékenységek összevetését

Helyzetjelentés (folyt.) Tartalma: a tervezetthez képest bekövetkezett változások felsorolása ezen változások indoklása végrehajtás során felmerült gátló tényezők, problémák ezek elhárítására tett intézkedések, és a még szükséges lépések Bár alapvetően a projekt aktuális állapotát írja le lehetőleg számszerűsített eredményekkel, nem árt, ha a következő szakasz feladatai is megjelennek benne (előfeltételek biztosítása miatt) (Lásd: Minta12)

Projektzárás dokumentumai Projektzáró jelentés Célja: az elvégzett tevékenységek és a projekt végrehajtása során szerzett tapasztalatok összefoglalása, bemutatása Ezzel hivatalossá tesszük a projekt lezárását, és lehetőséget adunk vele arra, hogy a megvalósítás során szerzett tapasztalatokat későbbi projekteknél is felhasználhassuk. a megszerzett ismereteket megfelelően alkalmazva akár hibákat is elkerülhetünk

Projektzáró jelentés (folyt.) Előrehaladási jelentésnek is nevezhető, mivel tartalmazza a tevékenységek, felmerült problé-mák, meg nem valósult események bemutatását és az ezekkel kapcsolatos különböző intézkedé-seket. Mindezek mellett érdemes még a megvalósítás-ban szereplő csoportok, személyek együttmű-ködését és az ezzel kapcsolatos tapasztalatokat is összefoglalni benne.

Projektzáró jelentés (folyt.) Részeként el kell végezni a projekt értékelését, a zárás és az értékelés részletesebb összefoglalása külön dokumentum(ok)ként is elkészíthető. (Lásd: Minta13) A teljes projektdokumentációhoz szigorúan hozzátartoznak az alvállalkozókkal kötött szerződések, számlák, átadás-átvételi jegyzőkönyvek is.