Szakmai informatika II.

HostWare Front Office rendszer felépítése Alapadatok Recepció Kassza Housekeeping Kimutatások Szerviz Kapcsolatok más rendszerekkel Zárás

Front Office - Recepció Recepciós napi munkájához tartozó összes ügyviteli adat feldolgozása egyéni és csoportos foglalások (statusz) vendég alapadatainak rögzítése úgy, hogy statisztikai listák alapjául szolgáljanak csoport szobatípusokra történő beosztása

Front Office - Kassza Napi szállodai bevételek feldolgozására – számlaműveletek elvégzésére számlaterhelés - közvetlen terhelés, előreterhelés bontás - tételbontás, számlabontás tételek vagy szolgáltatások szerint előlegkezelés – előlegszámla készítés, végszámlán hivatkozás előlegre engedmény, jutalékkezelés – százalékosan vagy összegszerűen sztornózás - számla sztornó, tétel sztornó, szolgáltatás sztornó

Front Office - Housekeeping Gondnoki és szobaasszonyi munkához használatos modul szobák állapotának Mini-bárok fogyásának felterhelésére lekérhető ágyazási lista recepcióban rögzített adatokból készülő bekészítési lista.

Front Office - Kimutatások Kimutatások - képernyőre és nyomtatóra előrejelző listákat, forgalmi listákat, zárási listákat, étkezési listákat vendégek adatai listákat

Front Office - Zárás Napi zárás – (dátum) Ellenőrzi a foglalásokat (meg nem érkezettek, el nem utazottak) Kasszák állapotát Ment Listakészítés (másnap utazók)

Front Office - Szerviz Ügyintézőket Ügyintézőket tartozó jogosultságokat ’Telefon Interface’ program modul - kimutatás Rendszerparaméterek beállítása mentés

Modulok és Kapcsolatok WinFRO ’Front Office’ – WinVEN ’Vendéglátás’ A vendég szobahitelre kíván fogyasztani. A pincér ellenőrzi, hogy lakó–e Az éttermi számla lezárásakor, az éttermi fogyasztást átterheli a vendég front rendszerben lévő számlájára. Telefonszámla automatikus terhelése Ha a telefonközpont képes RS 232-es soros protokollal kommunikálni a beszélgetés díja automatikusan terhelődhet a beszélgetés végén.

PDF file formátum A portable document format (PDF) az Adobe Systems által kifejlesztett bináris fájlformátum. Szöveget, ábrát és képeket tartalmazó dokumentum leírására, eszköz-független és felbontás-független formában. A PDF egy nyílt szabvány  bárki jogdíjmentesen írhat alkalmazásokat, amelyek olvasnak vagy írnak PDF formátumot. Azonosító: ISO 32000-1:2008

PDF creator A PDF Creator Windowsban egy virtuális nyomtatót hoz létre. PDF Creator telepítése PDF Creator indítása, beállítások ellenőrzése ( automatikus mentés kikapcsolása) Alapértelmezett nyomtató legyen a PDF Creator (Vezérlőpult – Nyomtatók és Faxok – jobb gomb – Alapértelmezett..) Nyomtatáskor a PDF Creator ablaka jelenik meg, és rákérdez a fájl helyére.

A winFRO felülete A belépés után a jogosultságok (5xpróbálkozhat), sőt a menü is a ügyintézői (felhasználói ) beállításoktól függ . (Szerviz – Ügyintézők, jogosultságok)

Felhasználótól függően összeáll az adott modul menüje

Teljes jogú felhasználó menüje

Front Office - Alapadatok Alapadatok vagy Törzsadatok (Vásároljuk a rendszerrel együtt , vagy létrehozzuk) viszonylag állandóak szobák, törzsvendégek, partnerek, ügyintézők, hotel, telephely, Forgalmi adatok egyediek, műveletekhez, tranzakcióhoz kapcsolódnak. Pl. vendégnek számlázott tételek, statisztikai gyűjtések.

Táblázatszerű karbantartó-szolgáltatások Kartotékfülek Jelölőnégyzet * Minden Lenyíló menüben a minden részletei Rendezés mezőneveken - háromszög mutatja

Táblázatszerű karbantartó szolgáltatások Alsó ikonsor Néz módban indul Módosít Új Töröl Keres Nyomtat Kilép (itt használjuk) Módosítás mód Néz (vissza az nézbe) Ment Elvet (marad a módosítás módmódban) Nézegető mód menüje Módosítás, új menüje

Táblázatszerű kijelölő ablak Az ügyintéző jogosultsága megadható, vagy másolható egy másik ügyintézőről Felül az összes jelölőnégyzet bekapcsolható.

Keresőablak Dupla kattintásra vagy nagyítóikonra kattintva jelenik meg, a kiválasztott (piros) mezőn keres,

Dátummezőre dupla kattintásra jelenik meg Dátummezők Dátummezőre dupla kattintásra jelenik meg

Alapadatok – Adók ÁFA Szállásköltségre 18% Vendéglátás 27% (kötelezö reggeli) Vendéglátás 27% Szolgáltatás 27% Dohányáru 5% IFA - Önkormányzattól függ Budapest a nettó szobaár 4% 340-410Ft IFA mentesek: 18 alatt, 70 felett, munkavégzők

Alapadatok – Front Office szótárak

Alapadatok – Front Office szótárak

Front Office – Forgalmi adatok Rezerváció: Érdeklődő vendég tájékoztatása – pl. foglaltság Egyéni és csoportos foglalások Vendég alapadatainak rögzítése úgy, hogy statisztikai listák alapjául szolgáljanak Vendég szobatípusokra történő beosztása Vendégek érkeztetése

Rezervációs ablak új vagy néz mód Foglalásfej Szobaár Szobafoglalás

Foglalásfej R-No: Foglalási szám, folyamatosan növekvő foglalás egyedi azonosítására. (új, kereshetünk is) Foglalás típusa Egyéni vendég fizeti a szobaárat. Az éjszakai zárás a szobaárat a szobára terheli. Csoportfoglalás éjszakai zárás a szobaárat a foglalás főszámlájára terheli. Utazási irodák céges rendezvények.

Foglalásfej Foglalás státusza 1. Egyéni Várólistás : nem teljesített opció, opciós dátum, túltöltöttség, Garantált: előírt opció teljesítve Csoportos Prospect: érdeklődés, árajánlat kérés Tentative : Előkészített szerződés, aláírásra vár , opciós dátum Definitive: foglalás elfogadott, visszaigazolt, szobábaosztás

Foglalásfej Foglalás státusza 2. Törölt: lemondott foglalás Lakó: érkezésekor (check-in) Elutazott : fogyasztását kiszámlázták (0 számlaegyenleg) Hátralékos: elutazott, nem 0 számlaegyenlegű Név: a foglaló személy vagy cég neve, a szobákat is ezzel foglaljuk . Törzsvendégek, partnerek keresése. Megjegyzés: későn érkezik (pirosan villog alul)

Kimutatások\Statisztikai kimutatások\Source Of Business Statisztikai kód szótárat a felhasználók tetszés szerint tölthetik fel (KSH, vezetés részére) Kód Statisztikai kód Piaci szegmens Alkalmazás terület RR Rack Rate Mindkettő DU Day Use GYCS Gyógy kúra csoport Csoport GYEG Gyógy kúra egyéni Egyéni INCS Incentive csoport INEG Incentive egyéni KONF Konferencia MEET Meeting ÜDCS Üdülő csoport ÜDEG Üdülő egyéni LT Long Term AC Air Crew ST Study Tour COMP Complimentary Kód Értékesítési csatorna AC Air Crew BUTI Belföldi utazási iroda CÉG Cég EÜP EÜ pénztár DIR Közvetlen KUTI Külföldi utazási iroda REN Rendezvényszervező TOP Tour Operator WIN Walk In Alapadatoknál

Foglalásfej Forrás az értékesítési csatorna tovább bontható pl. út irodához megadjuk melyik Garancia típusa a foglalás garanciáját írja le. Minden szállodai ügyvitelben használt garanciák beírható. Országkód torzíthatja a statisztikát csoportra azonos Kód Garancia típusa 17CL Nem garantált (17CLX) HK Hitelkártya garancia CÉG Cég garancia UTI Utazási iroda garancia ELŐF Előleg fizetve ÁTUT Átutalás

Foglalásfej Megrendelő adatai: Partnertörzsből választva vagy kézzel bevitt. (Utazási iroda) Forrás Pl. IBM csoport Kapcsolat adatai: kapcsolattartó adatai Pénzügy Előleg - Fizetendő összeg – Esedékességi dátum Opciós határidő: lejárta után töröljük a foglalást, ha az opció nem teljesült, töröljük az opciós határidőt, ha teljesült.

Foglalásfej Pénzügy Lemondási határidő. (díjmentesen ) Engedmény (később is megadható) Fizetési mód Jutalék (Booking.com 15%) Számlaviselő – ha nem azonos a megrendelővel Beállítás – szobaár a bejelentőn megjelenjen-e

Szobafoglalások Szobafoglalások Foglalhatunk típusra és szobára. Kisebb szállodáknál szobára, nagyobbaknál típusra. Szoba típus alapadat  legördülő listából, kategórialeltárból Szoba - legördülő listából, kategória szobáiból, szobatükörből Felnőtt/Gyerek számuktól függ a generált vendégek száma, csökkenteni a vendég törlésével. (módosításnál nem szerkeszthető, kilép  növel)

Szobafoglalások Szobaár Árkód a szobaár tartalmát és értékét határozza meg Egyszerű árkódok - legördülő listából kiválasztani. Összetett beárazás - árlistát rögzítünk az árkódokhoz  Szobaárnál választhatjuk az árat. Árkódot nem csak az árat adjuk meg  Alapadatokban alapértelmezettként kijelölt árkódot használja. Ha nulla értékű árat kívánunk használni, akkor az Alapadatokban hozzunk létre nulla értékű árkódot, s itt válasszuk ki azt.

Vendégadatok Érkezés távozás lehet eltérő Az adatok kitöltése után törzsvendéggé tehető Cím másolható a többi vendéghez Bejelentőlap nyomtatása

Szobafoglalások Terhelés előjegyzés(nem szállás csomagok befoglalása) szálláscsomag mellé kiegészítő szolgáltatások (pótágy, házi kedvenc) adminisztrálása. Feljegyzések: Felhasználó csoportok számára készíthetünk itt feljegyzéseket. (Műszak) Terhelés átirányítás: a foglalásra terhelendő szolgáltatás másik foglalásra terhelődik. Napló: Az adott foglalás adatváltozásait tekinthetjük meg.

Szoba tükör Szoba tükör A szoba kiválasztását segíti

Szobatükör Szín Foglalás típus Státusz Sárga Egyéni és csoport Opciós dátum ki van töltve   Világoskék Egyéni Garantált Sötétkék Csoport Definitve Világoszöld Lakó Sötétzöld Bordó Egyéni és csoport Elutazott Piros Hátralékos Fekete Out Of order