Táblázatkezelés alapfogalmak
Táblázatkezelő programok Táblázatkezelő: A táblázatkezelő program feladata táblázatosan elrendezett adatok hatékony és látványos kezelése. A táblázatkezelő létrehoz a memóriában egy táblázatot, amelyen különféle szerkesztő, formázó, matematikai, adatbázis, stb. műveletek végezhetők el. Pl: MS Office Excel
Adatbázis-kezelő programok Adatbázis-kezelő:(Database Management System, DBMS) többfelhasználós, hálózatos környezetben, adatbázisokhoz való hozzáférést, és ezeken való műveleteket jelent. Az adataikat fájlokból olvassák be, nem tartják az egészet egyszerre a memóriában. Ebből következően a táblázatkezelők gyorsabbak az adatbázis-kezelőknél, de csak akkora állományokkal tudnak dolgozni, amekkorák elférnek a memóriában. Pl: MS Office Access
Az Excellel végzendő munka menete 1. A feladat és az elérendő cél meghatározása. 2. Az adatok összegyűjtése és a rajtuk végrehajtandó műveletek meghatározása. 3. Az adathalmaz elrendezésének meghatározása. 4. Adatbevitel. Rendszeres mentés! 5. Képletek bevitele. 6. Formázás. 7. Helyesírás-ellenőrzés. 8. Diagramkészítés, ha szükséges. 9. Mentés, nyomtatás.
Munkafüzet, munkalapok Munkafüzet: az Excel alapértelmezésben egy munkafüzetet nyit meg, ami több munkalapból állhat. Mindegyik munkalap egy táblázat, amelynek külön nevet adhatunk. Alapértelmezésben ezek a nevek: munka1, munka2, stb. A munkalapokat az Excel egyetlen fájlba menti, aminek a kiterjesztése alapértelmezésben XLS.
Sor, oszlop, cella, Cella: A táblázat oszlopokból és sorokból áll, ezek metszéspontját cellának nevezzük. A cellát az oszlop betűjele és a sor sorszáma egyértelműen azonosítja. Az angol ABC 26 betűje csak 26 oszlop megjelölésére alkalmas, ezért a Z oszlop után az AA, AB,..., AZ, majd a BA, BB, ..., BZ oszlop következik.
Blokk Cellatartomány: a táblázat egy összefüggő téglalap alakú részét blokknak vagy tartománynak nevezzük. A blokk egyértelműen megadható a bal felső és a jobb alsó cellájának címeivel.
Aktív cella, a cella tartalma és értéke Bármelyik cellát kijelölhetjük, ha rákattintunk az egérrel. Az Excel ezt azzal jelzi, hogy megvastagítja a cella keretét. Ezt a cellát nevezzük aktív cellának. Egyszerre csak egy aktív cella vagy blokk lehet.
AZ ESZKÖZTÁRAK KEZELÉSE, ESZKÖZTÁRAK TESTRESZABÁSA • Hozzon létre egy új Cellaformázás nevű eszköztárat. • Helyezze el rajta a Formátum kategóriában található Betűméret növelés, Betűméretcsökkentése, a függőleges és átlós Szövegforgatás felfelé és Szövegforgatás lefelé, valamint a Sötét tónus és Világos tónus parancsokat. • A Betűformázó, a Szövegforgatás, valamint a Tónus parancscsoportokat határolóvonallal válassza el egymástól. Az elkészült eszköztárat ütköztesse az Excel ablakának bal széléhez.
Cellák típusa Cellák típusa: A táblázat celláiba adatokat, képleteket írunk. Minden adatnak van típusa. A két leggyakoribb típus: a szöveges (karakteres): egymáshoz fűzés, karakterek elhagyása, karakterek kiollózása, kisbetűk cseréje nagybetűkre, stb. numerikus (szám) típus: Számokkal végezhető műveletek pl. az összeadás, a kivonás, a szorzás, az osztás, a négyzetgyökvonás, a kerekítés, stb.;
KÜLÖNFÉLE ADATTÍPUSOK BEVITELE Szöveges adatok bevitele: Ezeket az adatokat az Excel általában helyesen felismeri, és szövegként kezeli. Számadatok bevitele: fontos a szám helyes, a Windows nemzetközi beállításainak megfelelő formátumban történő begépelése. Külön figyelni kell a tizedesjelre, mely a nemzetközi beállításoktól függően vessző vagy pont is lehet.
A SZÖVEGES ADATTÍPUS Ha a begépelt szöveg hosszabb, mint a rendelkezésre álló cella: Cellaigazítás : dupla katt Sortörés cellán belül: Alt+Enter
HOSSZÚ SZÁMADATOK A számformátumtól függően a beírt számadat más-más alakban, formázott módon jelenik meg a cellában, míg a Szerkesztőlécen mindig a cellába beírt eredeti számadatot láthatjuk. Amennyiben kötött oszlopszélesség miatt nincs lehetőség a megjelenítésre, az Excel # kettőskereszt jelekkel tölti fel a cellát.
Kijelölések KIJELÖLÉS EGÉRREL
Egy teljes oszlop vagy sor kijelöléséhez kattintsunk a kijelölni kívánt oszlop vagy sor címkéjére.
A teljes táblázat kijelöléséhez kattintsunk a táblázat bal felső sarkában lévő üres gombra.
Lehetőség van több egymástól független cellatartomány kijelölésére is Lehetőség van több egymástól független cellatartomány kijelölésére is. Az első tartomány kijelölése után a CTRL billentyű nyomva tartása mellett tetszőleges számú tartományt kijelölhetünk.
AUTOKITÖLTÉS az egér segítségével Az AutoKitöltés funkció segítségével cellatartalmat másolhatunk, illetve különféle sorozatokat készíthetünk. Egy kijelölt cella tartalmának másolásához fogjuk meg és húzzuk vízszintes vagy függőleges irányba a cella jobb alsó sarkában található kitöltő jelet.
A kitöltő jelen az egérmutató fekete kereszt alakúvá változik, csak ekkor foghatjuk meg a kitöltő jelet. A művelet eredménye a cella tartalmától függően másolás vagy egy sorozat létrehozása lesz. Az AutoKitöltés eredményét a művelet végén megjelenő Automatikus kitöltési lehetőségek gomb segítségével módosíthatjuk.
1. Feladat
Adatbevitel kijelölt tartományba A kijelölt cellák mindegyikét azonosadatokkal tölthetjük fel,ha az egyik kijelölt cellábabevitt adatot a CTRL+ENTER leütésével hagyjuk jóvá.
Az Eszközök menü Beállítások parancsára kattintva megjeleníthető párbeszéd panel Egyéni listák fülén lehetőségünk van saját szöveges sorozatok definiálására is.
2. Feladat Készítsen táblázatot az AutoKitölt funkció segítségével. Az első oszlop a hónapok neveit tartalmazza A2-től. A táblázat első sorában a következő megnevezések szerepeljenek: 1. üzem, 2. üzem, 3. üzem, 4. üzem, 5. üzem A táblázat többi celláját töltse fel nullákkal A1 cella tartalma legyen 2009 év. Másolja át munka 1 tartalmát a következő munkalapra. Nevezze a munka1-et 2009-nek, munka 2-t 2010-nek.
3. Feladat Dátum típusú sorozatok készítésekor a kiinduló cellába bevitt adatot az Excel dátum formátumára kell állítani.
Számsorozatok Számsorozatokat alapesetben a sorozat első két elemének megadásával készíthetünk, ezzel egyben a léptéket is megadhatjuk. Az AutoKitöltés funkcióval csak számtani sorozatok létrehozására van lehetőségünk.
Számsorozatok
Számsorozatok Készítsen számtani sorozatot a B1:B200 cellákban, ha a kezdőérték 9, a különbség pedig 5.
Formázások http://eotvos.sopron.hu/virtual/msd Excellalapozó.xls
ÚJ MUNKAFÜZET LÉTREHOZÁSA Fájl menü Új dokumentum parancs CTRL+N billentyűkombináció Szokásos eszköztár Új dokumentum gomb
MUNKAFÜZET MEGNYITÁSA Szokásos eszköztár Megnyitás gomb Fájl menü Megnyitás parancs, CTRL+O billentyűkombináció
MUNKAFÜZET MENTÉSE Újonnan létrehozott munkafüzet mentése: Mentés másként név és mappa megjelölésével. Fájl menü Mentés parancsa: egy korábban már elmentett munkafüzet mentésekor az új változat automatikusan felülírja a munkafüzet korábbi példányát.
MENTÉS SABLONKÉNT Amennyiben elkészült táblázatunkat több más táblázat alapjául is szeretnénk felhasználni: a Fájl menü - Mentés másként - Fájltípus legördülő listájának Sablon elemét válasszuk. Sablonok .XLT kiterjesztés
MENTÉS JELSZÓVAL Idegen felhasználók munkafüzethez való hozzáférését korlátozandó. A jelszó beállítása: Mentés másként – Eszközök- Beállítások Ha a Jelszó betekintés - megnyitást kötjük jelszóhoz: a munkafüzet tartalmának megtekintésére és módosítására azon felhasználóknak van lehetőségük, akik a jelszót ismerik.
Feladat Hozzon létre egy új üres munkafüzetet. • Készítsen karácsonyi ajándékozási listát. • Az A1 és B1 cellákban a „Név” illetve ”Ajándék” címfeliratok szerepeljenek. • A lista a következő elemeket tartalmazza: Anyu Kesztyű Apu Sál Öcsi Kisautó Hugi Hajas baba • Állítsa a nagyítást 200%-ra. • Adja a munkalapnak a Család nevet.
Törölje a többi munkalapot. Mentse el a munkafüzetet a számítógépe D:/ADAtok/TANULó/10 mappájába „titok” megnyitási jelszóval. Zárja be a munkafüzetet. Nyissa meg ismét az Ajándékok munkafüzetet. • Készítsen másolatot a Család munkalapról. • Az új lapnak adja a Barátok nevet. • Törölje a nevek és az ajándékok listáját, majd vigye be az alábbi adatokat: Peti Csokoládé Dani Nyalóka • Mentse el és zárja be a munkafüzetet.
NAGYÍTÁS A beállítása: Szokásos eszköztár Nagyítás legördülő listája. Nézet menü Nagyítás parancs
ABLAKTÁBLA RÖGZÍTÉSE Nagy méretű táblázatok készítése során elérhetjük, hogy a táblázat első sorai és oszlopai mindig láthatóak maradjanak a képernyőn - a szöveges sor és oszlopazonosítók állandóan látszanak és azok megkereséséhez nem kell a munkalapot gördíteni.
ABLAKTÁBLA RÖGZÍTÉSE 2. Első lépésként jelöljünk ki egy cellát, sort vagy oszlopot. A kijelölés fölötti sorok, illetve a tőle balra eső oszlopok kerülnek rögzítésre. Ha az A1 cellában állunk, akkor a program az ablaktáblát középen osztja ketté. Ablak menü Ablaktábla rögzítése parancsa Megszüntetése: az Ablak menü Ablaktábla feloldása
ABLAK FELOSZTÁSA Az ablak területének vízszintes/függőleges felosztásához álljunk a táblázat első oszlopának/sorának tetszőleges cellájába. Az Ablak menü Felosztás parancsával az Excel a cellakurzor feletti sorban/oszlopban osztja ketté az ablakot. A táblázat bármely más cellájában állva az ablakot négy részre oszthatjuk.
Formátumok: oszlopszélesség Formátum menü Oszlop Szélesség Alaphelyzetben az oszlopok szélessége 8,43 egység. Beállítása: Formátum menü Oszlop Normál szélesség Oszlopok címkéjét elválasztó vonal elhúzásával Formátum menü Oszlop Legszélesebb kijelölt (dupla katt): a legszélesebb bevitt adathoz igazítja az oszlop szélességét. Formátum menü Oszlop Elrejtés/Oszlop Felfedés: felesleges oszlopok elrejtése/megjelenítése
Sorok Formátum menü Sor Magasság parancs Egér segítségével is beállíthatjuk a sorcímke alatti elválasztó vonal elhúzásával. Formátum menü Sor Normál magasság Formátum menü Sor Elrejtés/Felfedés
Betűtípus
Szegélyek
Mintázat
Igazítás
Számformátum
Feltételes formázás A cellákban levő értékek helyzettől függő formázása. Formátum menü Feltételes formázás
SZÁMÍTÁSOK A TÁBLÁZATBAN Az Excelben az egyszerű adatok bevitelén kívül különféle számításokat is végezhetünk. Ezeket a műveleteket a cellákba beírt képletek segítségével oldjuk meg. A képletek mindig = egyenlőségjellel kezdődnek. A képletekben használható alapműveletek + összeadás - kivonás * szorzás / osztás ^ hatványozás
CELLAHIVATKOZÁSOK A képletekben a konstans számokon kívül más cellák tartalmát is felhasználhatjuk. Az egyes cellákra azok koordinátáinak megadásával hivatkozhatunk. A hivatkozás során először az oszlop betűjelét, majd a sor számát kell megadnunk. Ha megváltoztatjuk egy olyan cella tartalmát, melyre egy képletben hivatkoztunk, az Excel a képletet automatikusan újraszámolja.
A oszlop: számtani sorozat, különbség 2. Autokitöltés B2-es cellában: =A2+4
SZÖVEGES FÁJLOK IMPORTÁLÁSA File-Megnyitás -Fájltípus legördülő lista -Szövegfájlok Szövegbeolvasó Varázsló
Beolvasás után Fájl menü Mentés másként parancsával Microsoft Excel munkafüzet formátumban elmenteni!
SORBA RENDEZÉS Adjuk ki az Adatok menü Sorba rendezés parancsát. Vagy Rendezés ikon
A magasságot méterben kell megadni! Az oszlop felirata legyen TTi! Nyissa meg az Excel segítségével a http://eotvos.sopron.hu/virtual/msd oldal 10_osztály mappájában található testtömeg.txt fájlt. Mentse el tti.xls néven! Rendezze az adatokat a tanulók neve szerint! Szúrjon be egy oszlopot és abban sorszámozza a tanulókat! Az E oszlopban számolja ki minden tanuló testtömeg-indexét: tti=testtömeg/magasság2 A magasságot méterben kell megadni! Az oszlop felirata legyen TTi! A számolt adatok legyenek szám formátumúak és 2 tizedesig pontosak!
A munkalap neve legyen Összes adat! Formázza a táblázatot : A munkalap neve legyen Összes adat! A számolt cellák betűszíne legyen kék. A sorszám és a név legyen balra, a magasság, a testtömeg és a tti középre rendezett. Első sor és az utolsó sor alatt dupla fekete vonal. Első sor háttere világos sárga, első két oszlopé világos zöld, a szöveg benne félkövér.
Cellahivatkozások Relatív hivatkozás Koordinátái a képlet másolásakor mindig annyival változnak, amennyivel a képlet az eredeti helyéhez képest arrébb kerül. Pl: A1 Abszolút hivatkozás: Az abszolút hivatkozással megadott koordináták a képlet másolásakor változatlanok maradnak. Pl: $A$1 Vegyes hivatkozás: A vegyes hivatkozás használatakor a cellakoordináta egyik tagját abszolút, másik tagját relatív hivatkozással adjuk meg. Így másoláskor csak a cellakoordináta relatív hivatkozással megadott tagja módosul. Pl: $A1vagy A$1