TÁMOP-3.2.3-08/1, TÁMOP-3.2.3-08/2 Nyomonkövetés

A Támogatási szerződés (TSz) módosítása Az előadás tartalma Bevezető A Támogatási szerződés (TSz) módosítása szerződésmódosítás változás-bejelentés Nyomonkövetés PEJ benyújtása, kötelező dokumentumok. ZPEJ esedékessége, beadása. Helyszíni szemlék és záró helyszíni ellenőrzés Összefoglalás Kérdések: a végén, együtt

A TSz módosítása a Kedvezményezett kérésére A Támogatási szerződés Kedvezményezett részéről történő módosításának lehetőségei: Szerződésmódosítás Változás-bejelentés A szerződés csak akkor módosítható, ha a projekt a módosított feltételekkel is támogatható lett volna! A fentiek miatt ezért szerződésmódosításra csak valóban indokolt esetben kerülhet sor. A beadott szerződésmódosítási kérelmeket a KSz szakmailag és pénzügyileg ellenőrzi, és ha nem találja kellőképpen indokoltnak, elutasítja! A lehetséges szerződésmódosítások száma tehát nincs meghatározva, de alapvető elvárás, hogy a projektet a pályázatban vállaltak szerint valósítsák meg.

A TSz módosítása a Kedvezményezett kérésére Szerződésmódosítás A Kedvezményezett a támogatási szerződés módosítását köteles kezdeményezni, ha: a) a projekt megvalósításának befejezése az eredeti támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik, b) a projekt összköltségének összesen húsz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása az eredeti támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest, d) az eredeti támogatási szerződésben rögzített bármely indikátor értéke módosul 10%nál nagyobb mértékben. e) változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője. Bizonyos esetekben azonban a kedvezményezettnek kötelező szerződésmódosítást kezdeményezni.

A TSz módosítása a Kedvezményezett kérésére Változás-bejelentés adminisztratív okokból szükséges változások a projekt megvalósításának befejezése az eredeti támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest 3 hónapot nem meghaladóan késik; a projekt összköltségének húsz százalékát nem meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása változik a beszerzendő eszközök, szolgáltatások köre, mennyisége a cselekvési és ütemterv tevékenységeinek átütemezése esetén, amennyiben a projekt végrehajtásának időtartama nem változik vagy csökken

A TSz módosítása a Kedvezményezett kérésére Változás-bejelentés az aláírásra jogosult személy(ek), pénzügyi kötelezettségvállalók személyében bekövetkezett, illetve a kapcsolattartó személyének és adatainak megváltozása esetén, ha ellene csőd-, végelszámolási, vagy felszámolási eljárás indult, ha eredménytelen lett a projekt bármely elemére vonatkozó közbeszerzési eljárás, vagy késedelmes/hibás teljesítés merült fel bármely már megkötött szerződés vonatkozásában, ha az engedélyezési eljárások esetén valamely érdekelt fellebbezéssel élt, vagy olyan szakhatósági előírásoknak kell megfelelnie a kérelmezőnek (kedvezményezettnek), mely előreláthatóan 3 hónapot meg nem haladóan a projekt befejezését késlelteti.

A TSz módosítása a Kedvezményezett kérésére Benyújtandó dokumentumok (2 eredeti és 1 másolati és 1 elektronikus példányban): változás-bejelentő dokumentum,vagy szerződésmódosítási kérelem ha a költségvetés változásról van szó, akkor a módosult költségvetési tábla, táblák, szöveges indoklások – elektronikusan is!

A TSz módosítása a Kedvezményezett kérésére Változást igazoló dokumentumok, pl.: bankszámlaszám változás esetén banki igazolás az elkülönített bankszámláról, intézményi adatok esetén (név, cím stb.) közgyűlési vagy egyéb más létesítési vagy alapítói határozat, aláírásra jogosult személy esetében bank vagy közjegyző által hitelesített vagy ügyvéd által ellenjegyzet aláírási címpéldány, adószám változása esetén az APEH igazolás másolata, amely tartalmazza, hogy mikortól módosult a kedvezményezett adószáma. Elsősorban azokat a dokumentumokat kérjük, amelyekkel a pályázatban is igazolták az adatok valódiságát. Kétség esetén forduljanak hozzánk.

Sablonok Sablonok: változás bejelentő szerzmód kérelem

Nyomonkövetés PEJ és Záró PEJ Általánosságban: A 16/2006-os rendelet (23. §.) szerint a kedvezményezett a támogatási szerződés megkötésétől kezdve hathavonta projekt előrehaladási jelentést (PEJ) nyújt be a közreműködő szervezethez.

PEJ sablon és Útmutató Az Útmutató: A sablon:

Projekt előrehaladási jelentés 1. Jelentés azonosító adatai 2. szakmai előrehaladás 3. pénzügyi ütemezés 4. Projekt megvalósításának lépései – ütemtervtől való eltérés 5. Számszerűsíthető eredmények – indikátorok 6. közbeszerzési kötelezettségek 7. tájékoztatás és nyilvánosság 8. esélyegyenlőségi szempontok 9. környezeti fenntarthatóság szempontjai 10. helyszíni ellenőrzések alapján megtett intézkedések 11.Csatolandó dokumentumok Azonosító adatok: kezdő dátum – projekt tényleges megkezdésének dátuma – támszerz hatályban! első pejben – a várható befejezést meg kell adni! kapcsolattartó elérhetőségét Szakmai előrealadás – szöveges összefoglaló Megvalósításának lépései:a pályázati adatlap ütemterve alapján Indikátorokat a támszerzben vállaltak alapján soronként kel megadni – 1 pej-ben a jelentést megelőző kumulált időszak értékével egyezik meg ; többi pejbena jelentést megelőző időszak kumulált értéke megegyezik az előző PEJ 4. oszlopának értékével Tájékoztatás + esélyegyenlőség + környezeti fenntarthatóság – a pályázatnak megfelelően! Arculati kézikönyv NFU.hu

PEJ benyújtása A PEJ-t 1 példányban az NFÜ által meghatározott egységes formátumban, elektronikusan és papír alapon kell benyújtani. Az elektronikus beadás lehetséges: Az NFÜ honlapján található Pályázó Tájékoztató Felületről egyedi, titkos jelszóval elérhető on-line PEJ- kitöltő alkalmazás használatával. Az elmentett és EMIR-be betöltésre kerülő PEJ érvényesnek minősül.

Benyújtás papír alapon és elektronikusan A papír alapon és elektronikusan is benyújtott előrehaladási jelentésben mutatkozó eltérés esetén a papír alapú és aláírt tekintendő hitelesnek

Benyújtás határideje, emlékeztető levél A projekt előrehaladási jelentés beadásának határideje a jelentés tárgyát képező időszak utolsó naptári napjától számított 10. munkanap A PEJ benyújtás kötelezettségére még a PEJ benyújtási határidő lejárta előtt legalább 10 munkanappal emlékeztető e-mail kiküldésével figyelmeztetjük a Kedvezményezettet. 5 nap türelmi idő után felszólító levelet küldünk.

A PEJ elmulasztásának lehetséges következményei Ha a felszólításban meghatározott (max.15 napos) határidőn belül sem küldi be a kedvezményezett a PEJ-t, akkor a szakmai csoportvezető az osztályvezető egyetértésével kezdeményezi: a kifizetések azonnali felfüggesztését, valamint a 217/1998-as kormányrendeletben és a támogatási szerződésben meghatározott feltételek fennállása esetén késedelmi kötbér érvényesítését,  és a támogatási szerződés megszüntetését, ha a 15 munkanapos határidő lejártát követő 15 napon belül sem kerül sor a PEJ megküldésére, a 217/1998-as kormányrendeletben meghatározott feltételek fennállása esetén a kedvezményezettnek a támogatási rendszerből történő kizárását.

Projekt előrehaladási jelentés Benyújtandó dokumentumok: közbeszerzési eljárás esetén: ajánlati, részvételi, illetve ajánlattételi felhívást az ajánlatok elbírálásának befejezésekor készített összegezést amennyiben a Kbt. azt előírta, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételének igazolását A Kedvezményezett köteles továbbá a közbeszerzéseinek lefolytatása során 16/2006. (XII. 28.) MEHVM-PM együttes rendelet 20-22/B. §-ai szerint eljárni (jogorvoslat esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság határozatát)

Projekt előrehaladási jelentés A tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok. Ezekről tájékozódni lehet: - NFÜ oldalon - Tájékoztatási és nyilvánossági feltételek, Arculati Terv - arculat@okmt.hu A PEJ formanyomtatványban meghatározott dokumentumok Minden esetben figyelembe kell enni a pályázatban vállaltakat Nyilvánosság: sajtó megjelenések, konferenciák dokumentációja – tematika, meghívó, jelenléti ívek, tájékoztató tábla, Képzések belső képzések dokumentációja – tematika, óravázlatok, jelenléti ívek, vizsgadolgozatok, értékelő lapok stb. Gyakorlati foglalkozások – jelenléti ívek, tematika, stb. Mentorálás – szerződések, mentori munkalapok, tematikával! Akreditáció – teljes dokumentáció Hátrányos helyzet igazolására abban az esetben ha csak egy-egy foglalkozásról van szó – jelenléti ív, jelöljék az iskolát ahol tanul, úgy, hogy elérhető legyen a szakértő számára – szülői aláírás Jelenléti ívek – helyszín, dátum, témamegjelölés, időtartam, foglalkozás vezetőjének adatai, aláírások sorszámozással – fenti esetben iskola megjelölés, vagy ha van speciálismgjegyzés azt

ZPEJ esedékessége, beadása A kedvezményezett a projekt fizikai megvalósítását követően, a szerződésben megszabott határidőig záró PEJ-t nyújt be a közreműködő szervezethez. A záró PEJ-ben a kedvezményezett beszámol a projekt során elvégzett tevékenységekről, a célok és indikátorok teljesüléséről. A kedvezményezett a záró PEJ-t az utolsó (záróegyenleg) kifizetési igénnyel együtt nyújtja be - a 217/1998-as kormányrendelet (ámr) 91. §, (5), e) pontja alapján. Ámr=…az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998-as kormányrendelet 91. paragrafusa alapján A záró PEJ lényege, hogy a kedvezményezett bemutassa: hogyan alakult a támogatási szerződésben vállaltak teljesítése az utolsó jelentéstételi időszakban, és egyben az egész projekt megvalósítás során. Ehhez minden olyan anyagot, dokumentumot, esetenként fényképet és videofelvételt csatolni kell, amely alátámasztja az eredeti célkitűzés megvalósulásának tényét, és eddig még nem kerültek benyújtásra a KSz-hez.

Záró PEJ sablon és Útmutató A sablon: Az Útmutató:

Mit honnan lehet letölteni? Pályázói tájékoztató portál Szerződésmódosítási kérelem Változás-bejelentő PEJ és Záró PEJ sablon Útmutató PEJ és Záró PEJ sablon (.doc) és Útmutató szintén letölthető: www.nfu.hu -> Pályázatok -> Hasznos információk pályázóknak -> Elszámolási és nyomonkövetési nyomtatványok Tervezzük: pálytáj tartalmazzon mindent

Helyszíni szemlék és záró helyszíni ellenőrzés Helyszíni szemle: jogszabályi háttér: 281/2006. Kr. 32.§. (1) a folyamatba épített ellenőrzés része kockázatelemzésen alapuló mintavételezéssel kiválasztott projektek Következmény szabálytalanság, korrekció, ill. hiánypótlás megállapítása A kedvezményezettekkel folytatott kommunikáció során hangsúlyozni kell az ellenőrzések információfeltáró szerepének erősödését, valamint a tényt, hogy az ellenőrzésre kockázatelemzés alapján bármelyik projektnél sor kerülhet. Kockázatelemzésen alapuló mintavételi módszertan alapján, ill. rendkívüli A projektek folyamatba épített (dokumentum alapú, illetve helyszíni) ellenőrzése A helyszíni szemle minden olyan esetben előírt: amennyiben a kockázatelemzés alapján készített éves ellenőrzési terv mintavételes ellenőrzést írt elő. amennyiben a projekt-megvalósítás nyomonkövetése során felmerülő információk indokolják, például amikor az ellenőrzési körbe tartozó dokumentumok hiánypótlást követően is hiányosak, vagy eleve ellentmondásosak, a kifizetéseket kezdeményező jelentések pontatlanok, vagy nem egyértelműek, a projekt előrehaladásával kapcsolatban nem nyújtanak a pénzügyi dokumentumok jóváhagyásához elegendő információt  ha a folyamatba épített ellenőrzés során a projekt menedzser szabálytalanságra utaló jelet észlel A beütemezett helyszíni szemle kapcsán a projekt menedzser, ill. a szemlét végző munkatárs a kedvezményezettet a szemle tervezett időpontja előtt legalább 3 munkanappal tájékoztatja az esedékes helyszíni szemléről, annak céljáról és kiterjedtségéről, a vonatkozó jogszabályi felhatalmazásról.

Helyszíni szemlék és záró helyszíni ellenőrzés A KSz különösen az alábbi területeket ellenőrzi: a projektek támogatási szerződéseknek (ideértve az azoknak elválaszthatatlan részét képező mellékleteteket, pl. a beadott pályázatot is) megfelelő fizikai, szakmai és pénzügyi előrehaladását, a kifizetési kérelmet alátámasztó bizonylatok (pl. számlák, vagy egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok, szállítólevelek, bankkivonatok, előrehaladási jelentések) eredeti példánya a kedvezményezettnél rendelkezésre áll és fellelhető, továbbá megegyezik a kedvezményezett által a kifizetési kérelemhez benyújtott hiteles másolatokkal,

Helyszíni szemlék és záró helyszíni ellenőrzés az előrehaladási jelentések és a projekt tényleges szakmai és pénzügyi előrehaladásának összhangját, ellenőrizni kell továbbá a helyszínen a korábbi számlaösszesítő(k)ben feltüntetett, de másolatban be nem nyújtott számlákat is, a számlákhoz kapcsolódó szerződéseket, és az azokhoz a kapcsolódó teljesítésigazolásokat, valamint a számlák mellé be nem nyújtott kifizetést igazoló egyéb dokumentumokat a kedvezményezett által benyújtott nyilatkozat összhangját az azt megalapozó bizonylatokkal,

Helyszíni szemlék és záró helyszíni ellenőrzés a termékek/szolgáltatások teljesítésének a támogatási szerződéssel való összhangját, a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályok betartását, a közbeszerzésekre vonatkozó közösségi és nemzeti szabályok betartását, az állami támogatás, a környezeti fenntarthatóság, az esélyegyenlőség követelményeinek betartását, a projektek elkülönített számviteli nyilvántartását.

Köszönöm a figyelmet! Lukáts Kata Pályázati szakreferens E-mail: lukats.katalin@okmt.hu Tel.: 06 (1) 354 4680