BELSŐ ELLENŐRÖK KLUBJA A kötelezettségvállalás és az utalványozás gazdálkodási folyamatának belső ellenőrzése Kovács-Fridrik Lilla Saldo Zrt. 2013. szeptember 30.

Kötelezettségvállalás A kötelezettségvállalás fogalma módosult. Az Áht. 2.§ o) pontja alapján kötelezettségvállalás: kiadási előirányzatok és ha azt a jogszabály lehetővé teszi, akkor az Áht. 49. § szerinti lebonyolító szerv számára az Ávr. előírásai szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére fizetési kötelezettség, így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló – vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat. Áht. 49. § A fejezetet irányító szerv a költségvetési támogatásokkal kapcsolatos feladatok ellátásával lebonyolító szervet is megbízhat, ha azt jogszabály lehetővé teszi.

Kötelezettségvállalás Nem kötelezettségvállalás: A szövegből törlésre került az Áht. 20. § (1) bekezdése alapján idegen pénzeszközként nyilvántartott pénzeszköz (az EU-ból közvetlenül kapott és fel nem használt EU-s források) Törlésre került az Ávr. 56. § (4) is!

Kötelezettségvállalás Fontos fogalom: Áht. 36. § (1): A 32. §-ban és az (5) bekezdésben foglalt kivételekkel a költségvetési év kiadási előirányzatai és – ha jogszabály azt lehetővé teszi – a 49. § szerinti lebonyolító szerv számára a Kormány rendeletében meghatározottak szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére kötelezettségvállalásra az azokat terhelő korábbi kötelezettségvállalásokkal és más fizetési kötelezettségekkel csökkentett összegű eredeti vagy módosított kiadási előirányzatok (a továbbiakban: szabad előirányzat) mértékéig kerülhet sor. Fontos fogalom: az Áht. 36. § (4a): A 49. § szerinti lebonyolító szerv számára a Kormány rendeletében meghatározottak szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére – a 32. § a) pontja szerinti előirányzatok kivételével – több évre, vagy a költségvetési éven túli évre szóló kötelezettség nem vállalható. (az EU-s támogatások kivételével csak tárgyévre tehet kötelezettségvállalást a támogatást rendelkezésre bocsátó lebonyolító szerv)

Kötelezettségvállalás Ávr. 68. § (1) Pályázati úton nyújtott költségvetési támogatás esetén a támogatási döntés előkészítését írásban dokumentálni kell. (4) A pályázat nyerteseiről a támogató által aláírt döntési listát kell készíteni. Támogató által aláírtnak minősül az elektronikus aláírással ellátott döntési lista is. A döntési lista tartalmazza: a nyertes pályázók adatait, az elnyert költségvetési támogatás összegét, az ebből a költségvetési évben kifizetni tervezett összeget. (5) A döntési lista e rendelet alkalmazásában kötelezettségvállalásnak minősül. A döntési lista alapján kiadott támogatói okiratok vagy megkötött támogatási szerződések a támogatási döntés végrehajtásának tekintendők, önmagukban nem jelentenek új kötelezettségvállalást.

Kötelezettségvállalás Fejezet előirányzataiból támogatás esetén a lebonyolító szervnél 1. kötelezettségvállaló: a lebonyolító szerv vezetője az Ávr. 52. § (1) b) alapján 2. pénzügyi ellenjegyző: a lebonyolító szerv gazdasági vezetője, az általa írásban kijelölt, a lebonyolító szerv állományába tartozó személy az Ávr. 55- § (2) j) pontja alapján.

Kötelezettségvállalás Közbeszerzésnél kötelezettségvállalásnak minősül: Közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás, Pályázati kiírás, Továbbá minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely feltételesen, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsít. Ávr. 45. § (1) A Kbt. szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás – a Kbt. 40. § (3) bekezdése alapján megindított közbeszerzési eljárás kivételével (még el nem nyert pályázati forrásra alapozott felhívás, amely utal erre a tényre) –, a pályázati kiírás, továbbá minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely feltételesen, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsít, a (3) bekezdésben foglalt kivételekkel kötelezettségvállalásnak tekintendő.

Kötelezettségvállalás Pontosítás: határozatlan idejű szerződésnél a közbeszerzés értéke a tárgyévi+3 évi fizetési kötelezettség összege: Ávr. 56. § (2) A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni az abból származó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között – az ésszerű gazdálkodás mellett – reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. Határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a költségvetési évben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni.

Kötelezettségvállalás Ha a helyi önkormányzatnál nincs… Akkor az Ávr. 52. § szerint (6) A helyi önkormányzat kiadási előirányzatai terhére a polgármester vagy az általa írásban felhatalmazott személy vállalhat kötelezettséget. (6a) Ha a helyi önkormányzatnál nincs a (6) bekezdés alapján kötelezettségvállalásra jogosult személy vagy a kötelezettségvállalásra jogosult személy feladata ellátásában akadályoztatva van, a képviselő-testület egyedi határozatában az önkormányzati hivatal alkalmazásában álló személyt jelölhet ki a helyi önkormányzat kiadási előirányzatai terhére vonatkozó kötelezettségvállalás gyakorlására. A képviselő-testület általi kijelölés megszűnik, ha a kötelezettségvállalásra más személy válik jogosulttá vagy az arra jogosult személy akadályoztatása megszűnik.

Kötelezettségvállalás Mötv. 112. § (4) A kormányhivatal vezetője a helyi önkormányzat polgármesteri hivatala, közös önkormányzati hivatala, illetve megyei önkormányzati hivatala alkalmazásában álló személyek közül a helyi önkormányzat kiadási előirányzatai terhére fizetési kötelezettség vállalására jogosult személyt jelöl ki, ha a kormányhivatal illetékességi területén működő helyi önkormányzatnál 15 napot meghaladóan nincs kötelezettségvállalásra jogosult személy vagy feladata ellátásában akadályoztatva van, és ez a helyi önkormányzat gazdálkodását akadályozza. A kormányhivatal vezetője általi kijelölés megszűnik, ha a kötelezettségvállalásra más személy válik jogosulttá vagy az arra jogosult személy akadályoztatása megszűnik.

Kötelezettségvállalás, utalványozás szabályai Pénzügyi ellenjegyzés Teljesítésigazolás Érvényesítés Utalványozás Alapelvek a jogkörök gyakorlásánál: Csak írásban (kivétel kötelezettségvállalás néhány esete) Átruházás, felhatalmazás, megbízás csak írásban Csak a költségvetési szervvel alkalmazásban álló gyakorolhatja ezeket a jogköröket( kivételek önkormányzat tekintetében)

Kötelezettségvállalás Költségvetési szernél: Költségvetési szerv vezetője / általa írásban felhatalmazott a szerv alkalmazásában álló személy Önkormányzatnál: Polgármester / általa írásban felhatalmazott személy (Egyedül itt nem írja elő a jogszabály, hogy alkalmazásban kell álljon) Önkormányzati hivatalnál: Jegyző / általa írásban felhatalmazott az önkormányzati hivatal alkalmazásában álló személy Nemzetiségi önkormányzatnál: Elnök / általa felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő Társulásnál, térségi fejlesztési tanácsnál: Tanács elnöke / általa írásban felhatalmazott tagja 12

Kötelezettségvállalás Kötelezettség csak a módosított előirányzat erejéig vállalható (Áht. 36. § (1) bekezdés) Kötelezettséget vállalni csak pénzügyi ellenjegyzés után a pénzügyi teljesítést megelőzően lehet!!!! Kötelezettségvállaló: Önkormányzatnál a polgármester Önkormányzati hivatalnál a jegyző Társulásnál, térségi fejlesztési tanácsnál a társulási/ térségi fejlesztési tanács elnöke Költségvetési szervnél a költségvetési szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott személy .

Kötelezettségvállalás Nem kötelező írásos kötelezettségvállalás: 100.000 forint alatt Pénzügyi szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódóan Jogszabályi kötelezettség, bírósági végzés esetén

Kötelezettségvállalás dokumentuma A kötelezettségvállalás dokumentumai továbbra is a következők lehetnek: szerződés, megállapodás, kinevezési okirat (ebbe a kategóriába sorolandóak a különböző jogviszonyokkal kapcsolatos kinevezések, mint például a Ktv. (2012. 02. 29-ig), Kttv. (2012. 02 03.01-től), Kjt., Munka Törvénykönyve, stb.), áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött, különféle megrendelések, de ezeknek minden esetben visszaigazoltnak kell lenniük, 100 000 Ft alatti kötelezettségvállalás esetén minden saját készítésű belső bizonylat, a visszavonásra nem kerülő közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó ajánlati, részvételi felhívás, pályázat kiírása, továbbá minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely fizetési kötelezettséget tanúsít (kivételével a még el nem nyert pályázati forrásra alapozott felhívás, amely erre utal), pályázati támogatás elnyeréséről, odaítéléséről szóló dokumentum, döntési lista, számla, egyéb okmány, továbbá a felsoroltakon kívül minden olyan jognyilatkozat, amelyből fizetési, szolgáltatási, vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik,

Kötelezettségvállalás dokumentuma A kinevezési okiratok alapján lehet kötelezettségvállalásként előírni a rendszeres személyi juttatásokat, a nem rendszeres személyi juttatásokat, amelyekről a belső, Közszolgálati Szabályzatban, vagy a Kollektív Szerződésben rendelkezik a költségvetési szerv. A személyi juttatások rendszeres, havi összegeit a kinevezési okirat tartalmazza. Ezeket szintén fel kell venni a kötelezettségvállalások nyilvántartásába. 100 000 Ft felett minden esetben szükséges és kötelező az írásbeli kötelezettségvállalás, de belső szabályzatban ettől lefelé el lehet térni, és alacsonyabb értéket meghatározni az írásbeli kötelezettségvállalás értékhatárának.

Kötelezettségvállalás dokumentuma Kötelezettséget vállalni 100 000 Ft feletti értékhatár esetében kizárólag csak írásban lehet. A kötelezettségvállalásról nyilvántartást viszont az értékhatár alatt is vezetni kell. A költségvetési szerveknél jellemzően előforduló hiányosság, hogy ezeket a kötelezettségeket nem vezetik fel a nyilvántartásukba. Különbséget kell tenni az írásbeli kötelezettségvállalás és nyilvántartás vezetése között, mivel ez utóbbi értékhatár nélkül minden kis összegre is vonatkozik. A 100 ezer forint feletti, írásbeli kötelezettségvállalás nyilvántartásnak a számát a költségvetési szervnek az utalványrendeletén szerepeltetni kell.

Pénzügyi ellenjegyzés Gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szervek esetében: Gazdasági vezető /általa írásban felhatalmazott a költségvetési szerv alkalmazásában álló személy Gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerveknél: Irányító szerv gazdasági vezetője/ irányító szervnél foglalkoztatott/ a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátására kijelölt költségvetési szervnél foglalkoztatott írásban felhatalmazott személy Nemzetiségi önkormányzatnál: Székhely szerinti önkormányzati hivatal gazdasági vezetője / általa kijelölt a hivatal állományába tartozó köztisztviselő Társulásnál: a társulási tanács munkaszervezeti feladatait ellátó költségvetési szerv gazdasági vezetője/ általa írásban kijelölt, a költségvetési szerv állományába tartozó személy gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv esetén a költségvetési szerv vezetője által írásban kijelölt, a költségvetési szerv állományába tartozó személy Térségi fejlesztési tanács esetében: A munkaszervezet gazdasági vezetője/ ennek hiányában a munkaszervezet vezetője által írásban kijelölt, a munkaszervezet alkalmazottja írásban jogosult. Az Ávr. 55.§ (3) szerinti képesítési követelményeknek meg kell felelnie!!! 18

Pénzügyi ellenjegyzés Ávr. 55- § (3) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie.

Pénzügyi ellenjegyzés Pénzügyi ellenjegyző lehet: Gazdasági vezető Ha a hivatal nem rendelkezik gazdasági szervezettel, akkor a jegyző által írásban kijelölt köztisztviselő A pénzügyi ellenjegyzőnek felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkezni. (Ávr. 55. § (3))

Pénzügyi ellenjegyzés A JEGYZŐ nem lehet pénzügyi ellenjegyző: helyi önkormányzatnál, önkormányzati hivatalnál, nemzetiségi önkormányzatnál, társulásnál. A MUNKASZERVEZET VEZETŐJE nem lehet pénzügyi ellenjegyző: térségi fejlesztési tanácsnál.

Pénzügyi ellenjegyzés Gazdasági szervezettel nem rendelkező önkormányzati hivatalnál az intézményvezető/jegyző = gazdasági vezető. Ekkor a jegyző kijelöl az intézmény állományában álló, megfelelő pénzügyi végzettségű személyt, aki ellátja a pénzügyi ellenjegyzést. Pénzügyi ellenjegyzésre KIZÁRÓLAG az önkormányzati hivatal gazdasági vezetője, ennek hiányában a jegyző által írásban kijelölt, az önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselő jogosult.

Pénzügyi ellenjegyzés Az önkormányzat kötelezettségvállalására a polgármester jogosult, a polgármesteri hivatalnál pedig a jegyző. Az önkormányzat kötelezettségvállalásának pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági feladatait ellátó gazdasági szervezet gazdasági vezetője, a polgármesteri hivatalnál kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzésére a hivatal gazdasági vezetője került kijelölésre, az erről szóló jogosultságát a Kötelezettségvállalási szabályzat melléklete kell, hogy tartalmazza. Az Ávr. szigorítása alapján viszont, ha a polgármesteri hivatal nem rendelkezik gazdasági szervezettel és nem is kerül gazdasági szervezet kijelölésre, akkor a gazdasági vezetői feladatokat a költségvetési szerv első számú vezetőjének kellene ellátnia, aki a polgármesteri hivatal tekintetében a jegyző lenne. Ő viszont a kötelezettségvállaló is, és az Ávr. szabályai szerint pénzügyi ellenjegyzőként már nem tud aláírni, mert ez összeférhetetlen, ezért ki kell jelölnie egy olyan személyt, aki a polgármesteri hivatal állományában van és rendelkezik a jogszabályban meghatározott, a pénzügyi ellenjegyzésre, érvényesítésre előírt képesítési követelményekkel.

Pénzügyi ellenjegyzés A képesítési követelményekre vonatkozó mentesítést az Ávr. 11. §-ának (3) bekezdése alapján a gazdasági szervezettel nem rendelkező önkormányzati hivatalnál lehet a jegyzőre is alkalmazni. Mentesíthető a képesítési követelmények alól, ha a polgármesteri hivatal állományában van olyan személy, aki a könyvviteli szolgáltatásra jogosult és szerepel az Szt. 151. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartásban, továbbá rendelkezik a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel. Ekkor a jegyzőnek nem kell rendelkeznie felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel sem. A beszámoló elkészítéséért a felelős a meghatalmazott személy lesz, nem a jegyző.

Érvényesítés, teljesítés igazolás Gazdasági vezető, vagy az általa írásban kijelölt személy Gazdasági szervezettel nem rendelkező önkormányzati hivatalnál a jegyző által kijelölt személy Teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló által kijelölt személy

Teljesítés igazolása A teljesítés igazolására jogosult személyeket – az adott kötelezettségvállaláshoz, vagy a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan – a kötelezettségvállaló írásban jelöli ki. A teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. A teljesítési igazolás a számlán elhelyezett „A teljesítést igazolom” bélyegző lenyomattal, a teljesítés igazolásának dátumával, és a teljesítési igazolásra jogosult személy aláírásával történhet.

Teljesítés igazolása Ennek a szakmai teljesítés igazolásnak a kiadás utalványozása előtt kell megtörténnie. A szakmai teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítését.

Érvényesítés Az érvényesítésre jogosult személyekre, azok kijelölésére az Ávr. 55. § (2) bekezdésében foglalt szabályokat kell alkalmazni. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek az Ávr. 55. § (3) bekezdése szerinti végzettséggel kell rendelkeznie.

Érvényesítés Az érvényesítésre jogosult személyeket a szabályzat mellékletében kell írásban meghatalmazni az Ávr. 55. § (2) bekezdésében foglaltak alapján. Érvényesítői feladatokat csak a költségvetési szerv alkalmazásában álló személy végezhet, kivételek figyelembevétele mellett. Az érvényesítő személye megegyezhet a pénzügyi ellenjegyző személyével az Ávr. 55. § (2) bekezdés értelmében. Érvényesítés jogosultsággal, és pénzügyi ellenjegyzési jogosultsággal a költségvetési szervek gazdasági szervezetének gazdasági vezetője rendelkezik. De ahhoz, hogy valaki gazdasági vezetőként írhasson alá, rendelkeznie kell az Ávr. 12. § szerinti követelményekkel.

Érvényesítés Ávr. 12. §: „(1) A gazdasági vezetőnek a felsőoktatásban szerzett végzettséggel és emellett a) okleveles könyvvizsgálói vagy államháztartási mérlegképes könyvelői szakképesítéssel vagy az engedélyezés szempontjából ezzel egyenértékű szakképesítéssel, vagy b) mérlegképes könyvelői szakképesítéssel és a gazdasági vezetői, belső ellenőri, érvényesítői, pénzügyi ellenjegyzői - 2012. január 1. előtt az Áht. szerinti ellenjegyzői -, vagy a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 150. § (1) és (2) bekezdése szerinti feladatok ellátásában költségvetési szervnél legalább öt éves igazolt szakmai gyakorlattal kell rendelkeznie.

Érvényesítés (2) A gazdasági vezetőnek szerepelnie kell az Szt. 151. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartásban, és rendelkeznie kell a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel, kivéve ha az Szt. 150. § (1) és (2) bekezdése szerinti feladatokat ellátó, a gazdasági vezető irányítása alatt álló alkalmazottak közül legalább egy rendelkezik az (1) bekezdés szerinti szakképesítéssel, szerepel az Szt. 151. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartásban és rendelkezik a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel. A 11. § (4a) bekezdése szerint kijelölt személynek e feltételeknek kell megfelelnie. (3) Költségvetési szervnél az Szt. 150. § (1) és (2) bekezdése szerinti feladatokat ellátó, az Szt. 151. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartásban szereplő alkalmazottnak az Szt. 152. § (1) bekezdése szerinti szakmai továbbképzési kötelezettségét a könyvviteli szolgáltatást végzők nyilvántartásba vételéről szóló kormányrendelet alapján kell teljesítenie azzal, hogy a továbbképzési kötelezettség teljesítése során 12 kreditpontot államháztartási szakterületre minősített speciális továbbképzésen kell megszereznie.”

Utalványozás Teljesítés igazolás → Érvényesítés → Utalványozás 1. Teljesítés igazolására jogosult: Kötelezettségvállalásra jogosult személy Jegyző /- kötelezettségvállaló által írásban kijelölt személy 2. Érvényesítésre jogosult: Pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személy 3. Utalványozásra jogosult: Összeférhetetlenségi szabályok az Ávr. 60. § szerint: Kötelezettségvállaló ≠ Pénzügyi ellenjegyző Érvényesítő ≠ Kötelezettségvállaló, utalványozó, teljesítést igazoló

Utalványozás Áht. 38. § (1) A bevételi előirányzatok javára bevételt elszámolni és a kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni – az Ávr.-ben meghatározott kivételekkel (kizárólag szó törlésre került) – utalványozás alapján lehet. A kiadási előirányzatok terhére történő utalványozásra – az Ávr.-ben meghatározott kivételekkel (értékesítés) – a teljesítés igazolását, és az annak alapján végrehajtott érvényesítést követően kerülhet sor. Ezeket a rendelkezéseket a 72. § (2) bekezdése szerinti elszámolásokra és a 73. § (finanszírozási műveleteknél is) szerinti bevételek elszámolására és kiadások teljesítésére is alkalmazni kell. Ávr. 38. § (2) A teljesítés igazolására, utalványozásra, érvényesítésre jogosultakat, feladataikat, összeférhetetlenségük eseteit, és az érvényesítő képesítési követelményeit az Ávr. határozza meg. Áht. 72. § (2) Nem lehet költségvetési vagy finanszírozási bevételként és kiadásként elszámolni a pénzeszközök olyan változásának hatását, amelyek előlegként nem jelentik azok végleges felhasználását, átmenetileg nem számolhatók el az azonosításhoz szükséges feltételek hiánya miatt, továbbá a pénzeszközök közötti pénzforgalom, a letéti és más idegen pénzeszközök kezelésével, az államháztartáson belüli támogatások, vagy a bevételek beszedésének, kiadások teljesítésének lebonyolításával kapcsolatosak.

Utalványozás Az utalványozás és érvényesítés a pénzügyi teljesítésre vonatkozik. Az utalványozás ellenjegyzését már a jogszabály nem ismeri. A teljesítésigazolást, majd az érvényesítési feladatok elvégzését és az aláírást követően történhet az utalványozás az Áht. 38. § és az Ávr. 57-60. § alapján. Az utalványozásra jogosult személyek aláírási jogosultsága megegyezik a kötelezettségvállaló személyek jogosultságával, az utalványozás esetében az Ávr. 52. § szabályait kell alkalmazni. A kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történik.

Utalványozás Ávr. 59. § (2) Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. (3) A külön írásbeli rendelkezésen fel kell tüntetni a) az „utalvány” szót, b) a költségvetési évet, c) a befizető, kedvezményezett megnevezését, címét, d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, e) a megterhelendő és a jóváírandó fizetési számla számát és megnevezését, f) a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, g) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását, és h) az 58. § (3) bekezdése szerinti érvényesítést. (4) A bevételi és kiadási pénztárbizonylatra rávezetett rendelkezésen a (3) bekezdés szerinti adatokat kell feltüntetni azzal, hogy az okmányon már szereplő adatokat nem kell megismételni.

Összeférhetetlenségi szabályok Ávr. 60. § (1) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. (2) Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv (a továbbiakban: Ptk.) szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. (3) A kötelezettséget vállaló szerv a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról a belső szabályzatában foglaltak szerint naprakész nyilvántartást vezet.