Szervezeti Kommunikáció

Kommunikáció A szervezeten belüli kommunikáció a vezetés alapvető eszköze! A szervezet összehangolt működésének kulcsa! Struktúra – relatív állandó Kultúra – közös értékrend Kommunikáció – dinamikus koordináció

A menedzserek tevékenysége

Hozzájárulás a menedzseri hatákonysághoz

Információ, gondolat, érzés, álláspont megosztása A kommunikáció célja „communis” = közös Közösség létesítése Információ, gondolat, érzés, álláspont megosztása

Menedzseri Kommunikáció A kommunikáció olyan folyamat, melynek során két vagy több ember szimbólumok segítségével adatok, események vagy gondolatok közös értelmezésére törekszik. Több mint információ csere, dinamikus interperszonális folyamat, amely a magatartás megváltoztatására irányul (befolyásolja az észlelést, az érzelmeket, a kohéziót és a motivációt is!)

A kommunikáció, mint aszervezet dinamikus eleme Barnard Chester A kommunikációs csatornákat egyértelműen kell meghatározni A szervezet minden tagját érje el A teljes kommunikációs láncot használni kell A kommunikációs lánc legyen közvetlen és rövid A központi személyek kompetenciája kulcskérdés

Kommunikációs formák Verbális kommunikáció A nonverbális kommunikáció Beszéd pl. párbeszéd, értekezlet, előadás; (közvetlen, gyors, egyszeri, nyilt, visszacsatolás) Irás pl. jelentés, utasítás, tájékoztatás, e-alapú; (lassú, eszközfüggő, sok infó, kötött szerkezet, nincs azonnali visszajelzés, metakommunikáció) A nonverbális kommunikáció alátámasztja a tartalmat és segíti a befogadást Teljes befogadás = 7% szöveg + 38% hang + 55% arcjáték + test

Csatornák egy szervezetben Formális szervezet – szabályozott tartalmak és utak Informális szervezetek – az emberek érdeklődése, kulturális vagy szakmai alapú szerveződései

A kommunikáció funkciói Információs funkció - döntési bizonytalanságot csökkentő tartalmak Érzelmi funkció - szerepek megerősítése, egymás elfogadása Motivációs funkció - eszköze elvárt teljesítmények közlésének, de értékelésének, elismerésének is. Ellenőrzési (irányítási) funkció - szervezeti utasítások, beszámolások, visszacsatolások eszköze

A menedzseri kommunikáció dimenziói és stílusok Humánus interakciók érzelmi informális (fejlesztő) «««««»»»»»formális (ellenörző) információs Mechanisztikus interakció ellenörzési ösztönzési

Egyéni kommunikációs stílusok Magabiztos (assertive): őszinte, közvetlen, öntudatos – a személy nyíltan és őszintén megnyilvánítja a véleményét, érzéseit, megvédi saját érdekeit anélkül, hogy mások jogait sértené Bizonytalan (nonassertive): határozatlan, mentegetőző, félénk, nem áll ki saját érdekei mellett, azt jelezve, hogy azok nem fontosak. Erőszakos (aggressive): szemrehányó, vádló, másokat irányító, felsőbbrendű magatartás, saját érdekét védi tekintet nélkül mások érdekeire.

A kommunikáció modellje

Zavarok a kommunikációban A kommunikáció összetettsége (érzelmi, kulturális, csoportdinamikai) közvetítő nyelv érzelmek, attitűdök közvetítője csoportnyomás, kulturális alapok szabályok, szűrők, elfogadott minták nagy szervezet, hosszú idő, leegyszerűsítik A küldő okozta zavarok a küldő bizonytalan szándékosan torzít bizonytalanságban tart: megtévesztés, pszichológiai hadviselés, taktikai pozíció harc az információ monopólium hatalomforrás

Zavarok a kommunikációban A fogadó érzékelése Érzékelési hibák Korlátozott figyelem Torzítás csoporthatásra Képességek hiányossága Pozitív, negatív befogadása, önvédelem Bizalmatlanság a küldővel szemben Egésszé formálás, kiegészítés Időbeli diszkontálás A visszacsatolás folyamata Személyiségünket támadó üzeneteket visszautasítjuk Kicsi részlet döntőként való megjelenítése Elmaradó visszacsatolás Nem engedélyezett visszacsatolás

Kommunikációs hálózatok

Decentralizált hálózatok

Kommunikáció hatékonysága

A kommunikáció irányai Felfelé irányuló Lefelé irányuló Horizontális kapcsolatok

A szervezeti kommunikáció irányai Lefelé irányuló ( a hierarchia alsóbb szintjei felé) információ elosztás, utasítás, iránymutatás a beosztottaknak Felfelé irányuló üzenetek a menedzser számára, javaslatok, beszámolók, visszajelzések a menedzser számára, (decentralizált döntési jogkörök esetén - információ a döntésről) Horizontális kapcsolatok (azonos szintek között)

A kommunikáció egyéni korlátai • Egymásnak ellentmondó, nem következetes jelek küldése • A hitelesség hiánya • Vonakodás a kommunikációtól • A figyelem képességének alacsony szintje • Előzetes beállítódások és előfeltételezések

A kommunikáció szervezeti korlátai • Szemantika • Státuszbeli vagy hatalmi különbségek • Eltérő percepciók • Zajok • Túlterheltség • Nyelvi különbségek

Eredményességet növelőkészségek Egyéni készségek • Hatékony figyelem • Kétirányú kommunikáció • A hitelesség fenntartása • A küldő véleményének figyelembevétele a fogadó oldalán Szervezeti készségek • Nyomon követés • Információk szabályozása • A szituációnak megfelelő kommunikációs médium megválasztása

Eszközök a kommunikációs zajok kiküszöbölésére A megfelelő nyelv és médium és forma megválasztása Visszacsatolás lehetősége Redundancia (formák és csatornák tekintetében) Empátia – bizalmat erősítő légkör Figyelem és meghallgatás Informális és formális kommunikáció összhangja