Irattári és levéltári funkciók a tanúsított szoftverekben Vágujhelyi Ferenc

Tartalom A levéltár és a „szervek” kapcsolata A levéltár, mint hivatal A levéltár, mint speciális intézmény Az ügyiratkezelés és az archiválás integrációja

A levéltári átadás Levéltári átadás 1.0 papírra nyomtatott „levéltári átadáson” papír (vagy Excel – 1.1?) alapú dokumentumot (ISZ folyamat: elektronikus->papír->elektronikus) Levéltári átadás 2.0 elektronikus „levéltári átadáson” papír alapú dokumentumot Levéltári átadás 3.0 Elektronikusan elektronikust

Az 1.0 verzió Formátum rendelet hiánya! A közigazgatási adatok KÖTELEZŐ export-import szabványa csak az ISZ-t nem használó szervezetekre korlátozná ezt az átadás-átvételi módot. („Új” maradandó értékű iratok néhány %-a) ISZ-t nem használó közfeladatot ellátó szervezet csak az e-ügyintézést jogszabályi mentesség alapján kizáró szervezet lehet

A 2.0 verzió Formátum rendelet vagy megegyezés alapján! Különböző gyártók esetén a megegyezés problémás. Későbbi digitalizálás (+indexelés) esetén közel 100%-os azonosíthatóság, ha a 24/2006 BM-IHM-NKÖM szerinti metaadatokra kiterjed a formátumrendelet.

A 3.0 verzió A metaadatok értelmezése miatt ennek a módszernek is a hiányzó formátum rendelet az alapja! A 12/2005 IHM 1. és 2. melléklete nagyon szűk keretet ad. GIS rendszerek tervrajzok és hangfelvételek átadására alkalmatlanok a meghatározott kötelező formátumok. A rejtjelezett e-iratok átvétele problémás.

A levéltár, mint hivatal Iratkezelés Belső iratkezelési funkciót a közfeladatot ellátó szervezetekre vonatkozó szabályok szerint Szolgáltatás ügyfeleknek (nem kutatók) elektronikus ügyintézés lehetősége, 21/2006 KIETB ajánlás (egy kis formátum rendelet)

A levéltár, mint levéltár Tömeges iratérkeztetés Levéltári átadás (lista) importja Szolgáltatás ügyfeleknek (kutatók) elektronikus ügyintézés lehetősége, 21/2006 KIETB ajánlás (egy kis formátum rendelet) + kutatandó másolat elektronikus átadása Hiteles elektronikus dokumentumok kezelése Forrás-hatóságnak címzett titkosított e- küldemények kezelése problémás

A levéltár, mint levéltár (2) Történeti értékű, teljes mértékben nem konvertálható speciális formátumú e- dokumentumok Pl. egy image-ben nem jeleníthető meg minden információ, animált és esemény vezérelt reprezentációk Vegyes ügyintézésű ügyek egységes eszközökkel megvalósított iratkezelés mind az e-, mind a papír dokumentumokra

Az ügyirat- és dokumentumkezelés Ügyiratkezelés Feladata, folyamata és eszközei definiáltak, az eszköz tekintetében tanúsítási rendszer Dokumentumkezelés Ma még műszaki lehetőségekhez igazodó „tudomány”. Egy különleges személy különleges, térben és időben változó módon reprezentált PET CT-je a módosított Ltv. szerint lehet „maradandó értékű irat”. Levéltár mégsem vehet orvosi PACS rendszert, hogy tárolja, reprezentálja.

A megoldás kiválasztása Tanúsított iratkezelő szoftver Valódi választék Dokumentumkezelés Professzionális archiváló rendszer Integráció Logikai kapcsolat megvalósítása a mindkét rendszerben tárolt metaadatok használatával.

Milyen tanúsítást válasszunk? Szűkített A szoftveren belüli dokumentum tárolás és az elektronikus aláírás hiányzik. Jogszabályi (pl. önkormányzati rendelet) mentesség esetén alkalmazható. Teljes Az iratkezelési szoftver a 24/2006 összes szabályának megfelel Bővített A portál megoldásban is 24/2006-nak megfelelően valósították meg az iratkezelési funkciókat.

A bővített tanúsítás A Ket. szerint a szolgáltatásokat az e-aláírással nem rendelkező ügyfelek felé is nyújtani kell a központi rendszeren keresztül. Ez csak portál megoldással lehetséges. (21/2005 KIETB ajánlás) Milyen jogszabályi környezetnek felel meg a teljes? Az e-ügyintézés kizárása esetén sok, e-ügyintézéshez kevés! A GovSys átgondolt tervezése révén a portál csupán reprezentációs eszköz és interfész. (kivéve:form aláírása, központi rendszer adatkapcsolat, hacker-támadás esetén érkeztetés letiltás)

Hogyan tovább? A 21/2006-os ajánlás kiegészítése a Központi Tárhelyre vonatkozóan tanúsítási rendszer bevezetése a Központi Rendszerrel való teljes együttműködésre tanúsítási szabvány definíciója a Moreq-re szoftver fejlesztési szabvány tanúsítása (ISO) ASP szolgáltatási szintfelmérő szabvány (ASP tanúsítás) „formátum rendeletek” (XML szabvány a közigazgatási adatokhoz való hozzáférésre)