1 Vállalati információs rendszerek 11. előadás: Csoportmunka Vállalatirányítás Elekes Edit,

2 Csoportmunka

3 Funkcionális, közös vállalati tevékenységek Szervezetek tevékenységét támogató számítógépes rendszerek: működést támogató vezetést támogató rendszerek. A vállalati folyamatokhoz szükség van: ◦ beszerzésre, ◦ anyagmozgatásra, ◦ termékfejlesztésre, ◦ raktározásra, ◦ személyzetre, ◦ értékesítésre. Ezek működéséhez szükség van: ◦ emberi erőforrás gazdálkodásra, ◦ pénzügyekre, ◦ számvitelre, ◦ marketingre. Mindezekre, változó arányokban, szüksége van bármelyik vállalatnak, intézménynek.

4 Nem funkcionális, közös vállalati tevékenységek Nem a munkavégzés tárgyával, hanem annak módjával függenek össze. Legáltalánosabbak: ◦ dokumentumok kezelése, ◦ csoportmunka támogatása, ◦ kapcsolattartás, információcsere gépesítése (virtuális vállalat)

5 Csoportmunka esetei Az ügyviteli feladatok gyakran járnak csoportmunkával. egyetlen funkcionális egységen belüli ◦ munkamegosztás, ◦ ellenőrzés, ◦ (főnöki) jóváhagyás, különböző szakmájú egységek szakembereinek közös munkája ◦ ismétlődő feladatokra, ezt az ügyrend szabályozza, ◦ egyszeri, összetettebb, nagyobb feladatokra projekt- szervezetben.

6 Dokumentumok általában Csoportmunka esetén dokumentumokat kell kezelni úgy, hogy: illetéktelen személy ne férjen hozzá; az illetékesek a lehető leggyorsabban, zökkenőmentesen hozzáférjenek a dokumentumhoz. dokumentumkezelés általános szabályai ◦ minősítés, (elérhetőségi, titkossági fokozatok), ◦ példánykezelés (egyes példányok rendeltetése, kezelése), ◦ gazda, tulajdonos (összefüggés a minősítéssel, jogok), ◦ aláírás, hitelesítés (módja, feljogosítottja), ◦ hozzáférés (módja, feljogosítottja), ◦ útja a szervezetben (útvonal, határidők), ◦ kapcsolata más dokumentumokkal.

7 Csoportmunka követelményei Csoportmunka érdembeli elősegítése: a dokumentumkezelés szabályozottsága, az információs rendszer testreszabása, támogatása, a személyek, szervezeti egységek együttműködésének segítése. Csoporttevékenység kezelése ◦ csoportfeladatok definiálása, ◦ csoportok definiálása, ◦ csoporthierarchia definiálása, ◦ együttműködési eszközök  események szervezése,  időpont, helyszín,  résztvevők,  események megvalósítása,  táv- és virtuális konferenciák,  értesítések programozása (elkészítés, kiküldés),  névsorok, dokumentumlisták definiálása és karbantartása.

8 Csoport és dokumentumkezelés A dokumentumkezelés különös szabályai ◦ az általános szabályokat a csoporthoz kell tudni igazítani,  a csoport szerkezetéhez igazítani,  annak változásait követni kell,  eseményekkel kell szinkronizálni,  eszköz kell a betartatáshoz, ◦ ezen követelmények fokozottan érvényesek cégen túl nyúló csoportra is.

9 Csoportok dokumentumai A csoportspecifikus dokumentumkezelés: ◦ dokumentumok csoportokhoz, csoporthierarchiához rendelése  gazda, tulajdonos,  hozzáférés,  stb. tekintetében, ◦ dokumentumlisták definiálása és karbantartása.

10 Csoportmunka kapcsolatai Régen az együttműködés elektronikus formája egy vállalaton, intézményen belül valósult meg. Ma: Internet, intranet, extranet segítségével vállalatok között is megvalósul. egyetlen szervezeti egységen belül ◦ egyedi számítógépek, ◦ hálózatba kötött számítógépek, egyetlen szervezeten belül ◦ intranet, szervezetek között ◦ extranet  fizikai,  virtuális, Interneten ◦ virtuális magánhálózatban, ◦ nyílt hálózatban. Biztonság megvalósítása nehezebb, költségei emelkednek!

11 Csoportmunka biztonsága A feladat azonos, akár gazdasági szervezetről, akár államigazgatási szervről van szó, csak a hangsúlyok mások. A csoportkapcsolatok kivitelétől függő megvalósítású. Minél nyíltabb eszközön valósul meg, annál szigorúbb ◦ eljárások, ◦ megvalósító eszközök  protokollok,  titkosítási, azonosítási, hitelesítési módszerek szükségesek.

12 Egy klasszikus példa IBM Lotus Notes: ◦ Terméknév: Lotus Notes™ ◦ Forgalmazza: IBM Co. (USA) ◦ A világon a legelterjedtebb irodaautomatizálási rendszer. ◦ Magyarországon több, mint felhasználási hely (ún. Seat) létezik (2002-es adat). Egy seat = egy PC-állomás.

13 Lotus Notes Dokumentumokat tartalmazó adatbázisokat kezel. Dokumentumok tartalmazhatnak ◦ tetszőleges digitalizált adatot  szövegek,  táblázatok,  képek,  facsimile üzenetek,  videó- és hangfelvételek, digitalizált formában, ◦ továbbá a dokumentumok tartalmazhatnak csatolást (linket) is más dokumentumhoz.

14 Dokumentumkezelés Dokumentumok ◦ tárolása, ◦ megosztása (csoportmunka), ◦ visszakeresése. Ehhez a dokumentumokból egyetlen fájlból álló adatbázist hoz létre. A beépített levelezési adatbázis segítségével leveleket lehet ◦ létrehozni, ◦ megszerkeszteni, ◦ elküldeni, ◦ elolvasni, ◦ tárolni.

15 Felhasználási módjai Fő funkciói: információkezelés (tárolás, rendszerezés, keresés), információ-megosztás (csoportmunka), információ továbbítás. Felhasználási módjai: workflow (számítógépes munkafolyamat), web-szerver, , Internet, intranet, digitális aláírás, titkosítás.

16 Részletesebb irodaautomatizálási funkció iktatás, ügykövetés, ügyiratkövetés, határidő-követés, munkafolyamatok követése, dokumentumkezelés.

17 Internetes rendszer Felhasználási előnyök: ◦ Tipikus internetes rendszer. ◦ Lehetővé teszi a külső kapcsolatok fenntartását web- en keresztül. A web-es környezetbe történő integrálás ◦ szerver oldali DOMINO CONNECT Modul, Az intranetes adatforgalmat szervezi ◦ szerver oldali DOMINO Modul. Vállalat Intranet DOMINO Modul Környezet Internet DOMINO CONNECT Modul

18 Adatbázisok Felismeri és kezeli a ◦ DB2, ◦ SYBASE, ◦ ORACLE rendszer szerinti adatbázis-szervezéseket. Az adatbázis-kapcsolattartó modul: Notes Pump Module. Funkciója a kétirányú adatmozgatás szervezése, vezérlése és lebonyolítása.

19 Notes alkalmazások Irodai folyamatok automatizálása a felhasználók számára. Felhasználói szintű fejlesztő eszközök Notes- alkalmazások kifejlesztéséhez. Példák: ◦ vevőszolgálati folyamat, ◦ űrlapok kezelése. Egy vevőszolgálati folyamatnál a Notes- alkalmazás kezeli ◦ az adatbázist, ◦ a vevő bejelentkezését, ◦ a folyamatban levő (nem lezárt) ügyeket, ◦ űrlapokat, ◦ átadás-átvételi iratokat, ◦ beszerzési tételeket (ezek nyilvántartását végzi).

20 A Notes szolgáltatásai Adatbázis kezelés Levelezés Naptár Teendők Címjegyzék Böngészés Személyes Napló Quick Notes Notes Minder

21 Adatbázis kezelés Adatbázis fogalma: olyan adattár, amelyben az adatok a felhasználó számára jól áttekinthető formában, rendezetten állnak rendelkezésre. Adatbázis megjelenése: adatbázis terv. A tervben szabályozni kell: űrlapok és részeik lehetséges nézetek, oszlopok mappák, oldalak keretrészletek + nyomógombjaik. Dokumentum: az adatbázisban tárolt adatok egysége. A dokumentumok űrlapokon alapulnak. Űrlap: mező /adatrendezés/, felirat, nyomógomb. Adatbevitel eszköze. Nézet: dokumentumok szűrt formában való megjelenítése, egy-egy sor egy-egy dokumentumot ad meg (csoportosítás: tartalom szerint). Mappa: dokumentumok szervezése (több szempont szerint is, felhasználó által).

22Levelezés Leggyakrabban használt szolgáltatás. Lehetséges: a Notes hálózaton belül, azonos domainben lévő levelezőtársakkal, más rendszerek tagjaival (Microsoft Exchange vagy Novell GroupWise) és az Interneten keresztül is (POP3 protokollal): a program képes közvetlenül, a Domino szerver nélkül csatlakozni az internetes levelező szolgáltatásokhoz. Levél tartalmazhat: formázott szöveget, táblázatot, képet, csatolást, fájl mellékletet.

23 Naptár Funkciói: Időbeosztás tervezése, kezelése Találkozások, megbeszélések szervezése Események előtti figyelmeztetés Betekintés, beírás más naptárakba (jogosultság) Csoportnaptár: csoportok számára.

24 Teendők Funkciói: Tennivalók nyilvántartása, kezelése Tennivalók sorba rendezése Csoportos tennivalók: felelősök, határidők kijelölése, naptárba beírása (feladatok kiadása, nyomon követése).

25 Címjegyzék Funkciói: Központi címjegyzék Személyes címjegyzék (levelezőtársak névjegyei, elérhetőségük, beosztásuk) Levelezési listák készítése, tárolása, azokban keresés, cimkék nyomtatása.

26 Böngészés Funkciók: Széleskörű böngésző programok használata: Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, de a Notes ablakában való megjelenítés; Saját böngésző program használata: a webnavigátor adatbázisba tölti le a weblapokat, onnan jeleníthető meg, nem szükséges hálózati kapcsolat.

27 Személyes napló Funkciók: Meg nem osztandó, személyes dokumentumok tárolása Szabadon formázható levelek ( Notes fejléc nélkül) formázása, tárolása.

28 Quick Notes és Notes Minder Quick Notes Adatbázis megnyitása nélkül, tehát viszonylag gyorsan lehet ebben a programban leveleket létrehozni és elküldeni, új névjegyet felvenni a személyes címjegyzékbe, bejegyzést tenni a Személyes Naplóba, emlékeztetőt beállítani a Naptárban. Notes Minder Figyelmeztető program, amely akkor is futhat, amikor a Notes ügyfélprogramja nem. Jelzi az új levelek érkezését, mutatja a naptári figyelmeztetéseket, riasztásokat.

29 A Workplace kezdőlap A Notes egyik alapszolgáltatása. A munka szervezését megkönnyítő összeállítású kezdőlap, a 6.5 változattól. Összeállítása: Mai (Today) lap (aktuális nap bejegyzései, teendői, levelei) ◦ Friss levelek (Recent Messages): megelőző 8 órában érkezett levelek, levélszár (Open Threads) panel ◦ Mai naptár (Today’s Calendar): aznapi bejegyzések, de korábbiak is megtekinthetők + új bejegyzés, esemény vihető fel. ◦ Teendők (All To Do): aznapi teendők + új teendő felvitele. Együttműködés (Collaboration): felső panelen a beérkező levelek láthatók, alsó panel szerkeszthető. Csapat (Team): felső panel – Notes adatlap vagy weblap; alsó panel – Notes adatbázis vagy csoportnaptár (Group Calendar).

30 Virtuális vállalati rendszerek Hálózati technológia előnye: menedzserek felügyelik, irányítják, fogják össze a munkatársak munkáját. Virtuális vállalat (virtuális iroda) ◦ több, egymástól távol eső helyen dolgozó alkalmazott, ◦ hozzáértésük és tapasztalatuk alapján válogathatók össze egy-egy projekt munkatársai, ◦ mindenkori igények szerint.

31 Hálózati technológia eszközei elektronikus posta ( személyes üzenetek, részjelentések), elektronikus kommunikációs tábla (nehezebb problémák megoldása a projekt tagok bevonásával), audió-konferencia (kisebb összejövetelek, résztvevő), számítógép-konferencia (valós idejű prezentációk megjelenítése), hangposta (személyes üzenetek, részjelentések), videótelefon (kisebb összejövetelek, résztvevő), videó-konferencia (valós idejű prezentációk megjelenítése), web-helyek (statikusabb adatok megosztása: szervezeti diagram, projekt leírás, feladat leírás, tájékoztatás).

32 Támogató szoftverek Virtuális vállalat üzleti és projekt tevékenységeinek segítése. Böngészőprogramok (browser) ◦ Netscape Communicator, ◦ Internet Explorer. Segítségükkel távoli munkaállomásokon dolgozó team-tagok csoportosan tudnak információt cserélni: ◦ multimédia  képátvitelre és  hangátvitelre, ◦ fájlok és ◦ programok.

33 Vállalatirányítás

34 A vállalat irányítása A vállalat szervezet, tagjai tevékenységén keresztül működik. A szervezetet jellemző koordinációs eszközök gondoskodnak a tagok összehangolt működéséről. A szokásos koordinációs eszközök: ◦ szervezeti hierarchia, alá-fölérendeltség, ◦ szabályok, szabályzatok, ügyrend, ◦ személyi ösztönző eszközök (pénzbeli és erkölcsi elismerés), ◦ technológiai utasítások, a gépek kezelési utasításai. Ezek némelyike hiányozhat, lehet szóbeli utasítás is, melyeket a piac és az állam követel meg a vállalatoktól. A szabályok nem fedik le a vállalati működés valamennyi esetét, a tagok tevékenysége függ képességeiktől, értelmezésüktől, jó esetben a tagok a szabályok adta keretek között tevékenykednek. Alapító (tulajdonos) ellenőrzi a működés menetét és beleavatkozik abba.

35 A vállalatvezetés, mint visszacsatolt rendszer Szervezeti cél (vállalati tervezés) Megvalósult cél (szabályozott működés)

36 Az információs hierarchia A vállalat működtetésének mindennapi (operatív) tevékenységei: ◦ termelik az elsődleges adatokat, ◦ a támogató rendszer szerepe elsősorban  kényelem,  gyorsaság,  hibalehetőségek csökkentése,  dokumentálás,  tárolás. A stratégiai tevékenységek jelentős része ◦ Problémamegoldás Vezetők munkája. Kreatív folyamat, célja a nemkívánatos helyzet feloldása, feszültség elhárítása. ◦ a támogató rendszer szerepe a döntéshozatal (a megoldást nyújtó cselekvési változatok közötti választás) támogatása.

37 Problémák típusai, döntéshozatal Jól strukturált: célok és cselekvési változatok ismertek, van eljárás a cselekvési változat kiválasztására. Rosszul strukturált: a meghatározása is nehéz. Megközelítése: Információk szintjén: a szükséges információk előállítása. Tevékenységek szintjén: az információk felhasználása tevékenységek elindítására. Értékek szintjén: az információk felhasználása (mire és hogyan). Döntéshozatal: függ a döntéshozó személyiségétől, tapasztalatától, tulajdonságaitól, kockázatkezelésétől. Mikroökonómiai modellek: korlátozott racionalitás.

38 A döntések jellege a vállalatban

39 A kockázat Igen lényeges a döntéshozó viszonya a kockázathoz. A kockázat egy cselekvési változat lehetséges negatívan értékelt következményeinek leírása. A kockázat a bizonytalanság következménye, tehát információkkal csökkenthető.

40 A vállalatirányítás információi A vállalat működését számszerűen jellemző legfontosabb adatok ◦ forrása és elemzője a kontrolling, ◦ adnak indítékot beavatkozásra, ◦ a beavatkozás csatornája is a kontrolling. A szervezetet és annak piaci helyzetét jellemző egyéb információk ◦ forrása a teljes információs rendszer, ◦ elemezhetők különleges rendszerekkel.

41 A kontrolling A kontrolling a vezetés alrendszere ◦ összehangolja a  tervezést,  ellenőrzést,  ezzel összefüggő információ ellátást, ◦ átfogó vezetési tevékenység,  figyeli,  méri, a vállalat üzleti teljesítményét, ◦ ehhez felhasználja  az informatikai szolgáltatásokat, ◦ módosítja a vállalati terveket és az üzleti tevékenységet. A kontrolling szabályozási körfolyamat: a piaci követelményekhez való igazodás megvalósítása, a vállalati folyamatok szabályozásával. A kontrolling szorosan kapcsolódik a vállalat pénzügyi, számviteli rendszeréhez.

42 Kontrolling a vezetésben 1. Döntés előkészítése ◦ probléma azonosítása  Számítások:  előrejelzés  tervezés  normaellenőrzés ◦ megoldás keresése  Eredménymódosítási számítások:  árbevételek  költségek  szűk keresztmetszetek ◦ értékelés  célmennyiségek  költségkeretek  előzetes diszpozíciók  irányárak

43 Kontrolling a vezetésben 2. Döntés Megvalósítás ◦ Normatívák:  minimális költségkeretek  maximális költségkeretek  mellékfeltételek Ellenőrzés  norma-tény összehasonlítás  eltéréselemzés

44 A kontrolling támogatása, SAP 1. SAP R/3 számvitel főbb elemei: ◦ könyvelési/könyvviteli modul (financial, FI) ◦ pénzügyi modul (treasury, TR) ◦ kontrolling modul (controlling, CO) További támogatást nyújt: ◦ beruházás-menedzsment modul (IM) ◦ vállalati kontrolling modul (EC) ◦ vezetői információs rendszer (EIS)

45 A kontrolling támogatása, SAP 2. könyvelési/könyvviteli modul (financial, FI): ◦ főkönyvi könyvelés ◦ szállító- és vevőkönyvelés ◦ eszközkönyvelés ◦ törvény szerinti konszolidáció ◦ speciális statisztikai számítások

46 A kontrolling támogatása, SAP 3. pénzügyi modul (treasury, TR): ◦ pénzforgalom (cash) menedzsment ◦ pénzügyi (treasury) menedzsment ◦ pénzügyi alap-menedzsment kontrolling modul (controlling, CO): ◦ általánosköltség-kontrolling ◦ termékköltség-kontrolling (pénz- és devizakereskedelem, értékpapírok és derivatívák) ◦ eredmény-számítás, ◦ piaci szegmens-számítás.

47 A kontrolling támogatása, SAP 4. A beruházás-menedzsment modul segítségével (IM) ◦ beruházási programok átfogó tervezése ◦ beruházási intézkedések vezérlése A vállalati kontrolling modul (EC) áttekintő nézeteket készít a ◦ menedzsmentkonszolidáción, ◦ profit-center-számításon és ◦ vezetői információs rendszeren (EIS) keresztül.

48 Köszönöm a figyelmet!