A projekttervezés követelményrendszere

Az előadások a következő témára: "A projekttervezés követelményrendszere"— Előadás másolata:

1 A projekttervezés követelményrendszere
Projektszervezés-megvalósítás módszertana lépésről lépésre

2 A projekt fogalmai „A projekt előre definiált célok elérése érdekében tett ésszerűen megválasztott, erőforrás felhasználással járó tevékenységek sorozata.” (Alattyányi 2009) „A projekt olyan egyszeri alkalommal elvégzendő komplex feladat, amelyet viszonylagos újszerűség, rögzített kezdési és befejezési időpont, időbeli ütemezés, esetenként különleges bonyolultság és interdiszciplináris feladatkitűzés jellemez.” (Aggteleky-Bajna 1995, idézi Takács 2000)

3 „Projekt minden olyan tevékenység, amely egy szervezet számára egyszeri és komplex feladatot jelent, amelynek teljesítési időtartama (kezdés és befejezés), valamint teljesítésének költségei (erőforrások) meghatározottak, és egy definiált eredmény (cél) elérésére irányul. Egy konkrét projekt eszerint leírható, illetve definiálható: az elérendő eredménnyel, a teljesítés időtartamával, a teljesítés költségkeretével.” (Görög 2001)

4 eredmény időtartam költségkeret

5 A projekt jellemzői: „egyszeri, nem ismétlődő
összetett, komplex feladat egyértelműen, világosan meghatározott célja, célrendszere van adott költségvetési és időkerete van hozzárendelt erőforrásai vannak a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége vagy egyedisége meghatározó meghatározott kezdő és befejezési időpontja van (csak ideiglenesen létezik)” (Gaál-Szabó 2002)

6 Projektmenedzsment meghatározása
A projekt feladatok „teljesítéséhez nem elegendőek a hagyományos szervezeti egységek és vezetési megoldások, módszerek, ezért alakult ki a projektmenedzsment, amely felhasznál hagyományos eszközöket, technikákat is, de rendelkezik a projekt jellegű elvárásoknak megfelelő eszközrendszerrel.” (Takács 2000)

7 „A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában.„ (Alattyányi 2009) „A projektmenedzsment a projektkövetelmények teljesítése érdekében végzett tevékenységek során a tudás, a készségek, eszközök és technikák alkalmazása.” (Projektmenedzsment útmutató 2006)

8 A jó projekt ismérvei: releváns megvalósítható fenntartható

9 Projektmenedzsment kulcs feladatok:
„projektötletek generálása projektterv elkészítése tevékenységek ütemezése erőforrások összehangolt felhasználásának biztosítása projekt megvalósításának folyamatos nyomon követése, monitorozás a szükséges korrekciós intézkedések elvégzése az elszámolások elkészítése a támogatás lehívásának kezdeményezése és ehhez előrehaladási jelentések elkészítése” (Vörös 2004)

10 A projektciklus általános modellje
A projektciklus a projektben foglalt tevékenységfolyamatok olyan koncepcionális keretét adja, amelynek segítségével a folyamat lényegi összefüggései feltárhatóak. Magában foglalja, de el is határolja egymástól a projekt egyes önálló szakaszait. A projektciklus a projektek tervezésének és végrehajtásának folyamata. A ciklus egy elképzelésből, ötletből indul ki, majd ezt a tervezők egy végrehajtható munkatervvé fejlesztik.

11 Az általános projektciklus hat szakasza

12 Programozás a projektek életciklusának kiindulópontja
helyzetelemzésre, problémaanalízisre épül stratégiai irányok, prioritások, beavatkozási területek kijelölése cél egy olyan releváns és megvalósítható keretprogram kialakítása, amelyen belül projekteket lehet kijelölni és előkészíteni

13 Azonosítás/koncepció/illesztés
a koncepcióalkotás során kerülnek azonosításra az egyes projektek a már elfogadott programkeretbe illeszkedő egyes projektötletek és egyéb fejlesztési tevékenységek meghatározása célcsoporttal konzultáció, a kedvezményezettek problémáinak elemzése és az adott problémák lehetséges kezelési módjainak meghatározása döntéshozatal az egyes kidolgozandó projekttervek relevanciájáról, valamint arról, hogy mely terveket érdemes továbbvinni a kidolgozási szakasz során

14 Kidolgozás/tervezés a releváns projekttervek alapján részletes megvalósíthatósági tanulmányok, operatív projekttervek készülnek kedvezményezettek és egyéb érdekcsoportok bevonása projektterv megvalósíthatóságának és fenntarthatóságának értékelése döntés, hogy érdemes-e formális projektjavaslatot készíteni és finanszírozási forrásokat keresni a projekthez

15 Finanszírozás a finanszírozó intézmények megvizsgálják a projektjavaslatokat, pályázatokat és döntést hoznak, hogy finanszírozzák-e a projektet vagy sem a finanszírozó intézmény és a kedvezményezett megállapodnak a végrehajtás módozataiban, és rögzítik ezeket a projekt finanszírozására és végrehajtására vonatkozó megállapodásokat tartalmazó támogatási szerződés formájában

16 Megvalósítás/végrehajtás
projekt beindítása és megvalósítása a projekt irányítói monitoring útján értékelik, hogy a tervekhez képest milyen tényleges előrelépéseket sikerült elérni, és ennek alapján megvizsgálják, hogy a projekt megfelelő ütemben, jó úton halad-e a kitűzött célok megvalósításának irányában a projekt kidolgozása óta eltelt idő alatt történt jelentős változások esetén módosítani kell a projekt irányát, bizonyos célkitűzéseket

17 Értékelés a projektcélkitűzések megvalósulásának vizsgálatát jelenti
a finanszírozó intézmény és a projektgazda értékelik, hogy a projekt milyen eredményeket, hatásokat ért el és levonják a tanulságokat az értékelés során levont tanulságokat felhasználják a jövőbeni programok és projektek tervezése során szükséges, hogy a projekt/ pályázat megvalósulása után is folytatódjon

18 A projektciklus menedzsment (PCM) alapelvei
a projektciklus szakaszainak következetes betartása partnerség és együttműködés fenntarthatósági szempontok figyelembevétele logikai keretmátrix módszer alkalmazása integrált megközelítés

19 A PCM alkalmazásának előnyei a projektmenedzsment számára
rendszerszemléletű módszertant nyújt a projektek generálásának folyamatában projektgenerálási „kényszerpályát” testesít meg a döntéshozatali folyamatban lehetőséget biztosít a potenciális partnerek, érkeletek, kedvezményezettek aktív közreműködésére a döntéshozatal folyamatában alapmódszere a logikai keretmátrix standardizált dokumentálás

20 A projekttervezés feladatai
projektötlet meghatározása projektjavaslat elkészítése a projekt alapvető minőségi kritériumainak (relevancia, megvalósíthatóság, fenntarthatóság) teljesítését biztosító elemzési, tervezési, menedzsmentfeladatok, eszközök, gyakorlati lépések, mechanizmusok

21 A projekttervezés eszközei, módszerei
logikai keretmátrix módszer (lásd részletesen a 3.Tartalom és tervezése című részben) ötletbörze: kiinduló ötletek, fejlesztési lépések, megoldások generálása csoportos konzultációk, műhelygyakorlatok (workshopok) keretében SWOT- elemzés problémaelemzés célelemzés stratégiaelemzés érdekeltek elemzése erőforrás-ütemezés tevékenység meghatározás és ütemezés költségtervezés

22 Projektmonitoring, külső, belső ellenőrzés

23 Ellenőrzés a projekt megkezdése utáni pályázati ellenőrzés során vizsgálják: annyi erőforrást (pénz, munkaerő, anyag, beruházás) használtak-e, amennyit a tervben rögzítettek szabályszerűen kerültek-e be az inputok a projektbe mindez megfelel-e a számviteli szabályoknak, az eljárásrendben megfogalmazott kritériumoknak elsősorban pénzügyi ellenőrzést jelent a projektciklus egészét átfogja

24 Monitoring dinamikus tevékenység, folyamatot vizsgál:
a projekt megvalósítása a tervezett ütemben és módon halad-e, azaz a szerződésben vállalt outputok a terveknek megfelelően elkészültek-e nemcsak pénzügyi folyamatokra koncentrál, hanem felülvizsgálja egyes projektek műszaki, jogi, szervezési feladatainak ellátását is, továbbá számon kérik a projekt végrehajtásának előre elhatározott módját, közbülső eredményeit

25 Értékelés statikus tevékenység, egy adott időpont vagy időszak állapotát tükrözi a projekt célkitűzései, eredményei, hatásai megvalósításának vizsgálatát jelenti az értékelésnek három típusa van: előzetes (ex ante) értékelés középtávú (mid term) értékelés utólagos (ex post) értékelés

26 Disszemináció: projekt eredményeinek terjesztése
PR általános követelményei

27 Disszemináció a projekt eredményeinek tágabb szakmai körben történő terjesztését jelenti az adott szakma elvárásainak megfelelően a hasonló szervezetek szakembereivel kell megosztani a projektben alkalmazott új módszereket, a megvalósítás során szerzett tapasztalatokat és az elért eredményeket

28 PR jelentése közönségkapcsolatok, közkapcsolatok
egy szervezet/ projekt kommunikációjának, kampányának szervezése egy olyan eljárás (menedzsment funkció), tervszerű és folyamatos tevékenység, melynek célja, hogy a szervezet és munkatársai, közönsége, környezete, közvéleménye között bizalmat építsen ki és tartson fent

29 PR tevékenység céljai a környezet megfelelő informálása
a célcsoport motivációjának fenntartása a társadalmi támogatottság növelése további támogatók megnyerése eredmények bemutatása újabb partnerek bevonása, hálózatbővítés szakmai ismeretek terjesztése

30 Információ-menedzsment kulturális specializációja
Információ menedzsment technológiák

31 az eddigiek alapján látható, hogy a projekt-, pályázatkészítés rendkívül információigényes feladat, mind az információk mennyiség, mind a minősége szükségessé teszi az információgenerálást, az egyes munkaszakaszok elkészítése során sokféle forrásból, sokféle információt kell felhasználni a projektmenedzsment nagy mennyiségű adat összegyűjtésére, feldolgozására kényszerül, ugyanakkor ezzel még több értékes információt állít elő (jelenések, értékelés, hatásvizsgálat, stb) így a friss és korrekt információ kulcsfontosságú tényező. A projekt-, pályázatkészítés feltételezi az információtechnológia eszközeinek hatékony alkalmazását is, informatikai szaktudást követel meg a szakemberektől

32 A teljes projektfolyamat során az információmenedzsment az alábbi tevékenységek során lehet különösen fontos: releváns pályázati projektötlet generálása, projektkoncepció készítése, időelemzés, tevékenységütemezés, költségvetés, projektjavaslat kidolgozása, projekt előértékelése, monitoringterv kidolgozása pályázatkészítési cél meghatározása, pályázati lehetőség felismerése, pályázati forrás megtalálása pályázati kiírások értelmezése, pályázati célok támogatási célhoz való illesztése

33 partneri együttműködések szervezése, kapcsolattartás, projektmarketing, versenytársak nyomon követése, forráskoordináció pályázat megírása, összeállítása, benyújtás megszervezése (elektronikus rendszerekbe feltöltése) projektjelentések, indikátorokra alapozott teljesítménymérés, a projekt utóértékelése, monitoring, hatástanulmány kidolgozása

34 A célokhoz leginkább illeszkedő pályázati lehetőség kiválasztásának lépései:
pályázati információforrások összegyűjtése, kezelése, pályázatfigyelés keresés a pályázati lehetőségek között legmegfelelőbb pályázati lehetőség kiválasztása döntés a konkrét pályázat megírásáról

35 Az információ mint erőforrás
az információ szerepe a társadalmi élet minden szektorában nő, az oktatásban, a közigazgatásban, a kutatásban és fejlesztésben, a szórakoztatósban, a gazdasági életben és a kultúra területén is ahhoz, hogy versenyképesek és sikeresek legyünk, több erőforrás is szükséges, ilyen erőforrások: a munkaerő, a nyersanyagok, az energia, a tőke és végül az információ/tudás. napjainkban gyorsan változó világában a naprakész információ, a jól hasznosítható, felfrissített tudás szerepe a siker alapfeltétele, mind a távlati, középtáv célok elérésben, mind pedig a napi tevékenységek végzésében

36 sikertényezővé, erőforrássá vált az információ, mert az információ társadalmi szerepe, elfogadottsága, és hasznosítása a modern társadalom egyik legfontosabb alappillére az információ és a tudás fontos, értékelt erőforrás, melyhez jól kiépített információs csatornákon keresztül hozzá lehet férni az információval, tudással mint erőforrással való élés létkérdés, a túlélés, a fejlődés előfeltétele, hiszen tudniuk kell a szervezeteknek, mire számíthatnak a piacon, ismerniük kell versenytársaikat, stb., ehhez pedig elengedhetetlen, hogy külső és belső információforrásokat vegyenek igénybe

37 Az információmenedzsment fogalmi meghatározásai
az információmenedzsment célja „az információs erőforrások hatékony menedzselése és a szervezet képessé tétele arra, hogy gondoskodni tudjon mindarról, amire szüksége van az információs rendszerek alkalmazása, az információhoz való hozzáférés és a végfelhasználók megfelelő segítése tekintetébe” (Wormell 1991, idézi Pálvölgyi 2010) az információs erőforrások menedzsmentje (amit később felváltott az információmenedzsment kifejezés) elsősorban a termelés, a szolgáltatások, a kereskedelem, a kutatás-fejlesztés, valamint a közigazgatás területén vált igen fontossá

38 a fejlődés az 1990-es évek második felében új dimenziót vett, tudatosították, hogy az értéktermelés legfontosabb erőforrása az emberi tényező, az emberi tudás, és ha az emberi kommunikációt és a munkavégzést megfelelően támogatják a modern informatikai módszerekkel, akkor az egyben hozzájárul az üzleti hatékonyság növeléséhez is

39 Az információmenedzsment céljai
a szervezet határozza meg információs követelményeinek teljességét, és azokat a változó körülményekhez viszonyítva módosítsa legyen a szervezetnek naprakész képe a rendelkezésre álló információról, és azokról a szervezeten kívüli forrásokról, amelyekből információ nyerhető legyen a szervezetnek megfelelő mechanizmusa arra, hogy információs állományát folyamatosan összevesse követelményeivel

40 gondoskodjon ezek szükség szerinti mélységig olyan kommunikációs folyamatokról, melyek segítségével költség-hatékonyan lehet az információtól a forrástól a használóig áramoltatni, hogy az információs erőforrások a legszélesebb körben hasznosuljanak legyen tudatában információs erőforrásai hasznosíthatóságának a szükségletével, és éljen is ezzel a lehetőséggel, annak érdekében, hogy a szervezet minél nagyobb nyereségre tehessen szert

41 Információ-menedzselés
a szervezet (belső/külső) információs erőforrásainak menedzselésével foglalkozik, biztosítva az elvárható hatékonyságot az információs folyamatokban, az IM szerep lényege és specifikuma a hatékony vállalati, szervezeti információáramlás menedzselése az információmenedzsment bármely szervezetben lévő információs források hatékony kezelésével és összehangolásával foglalkozik

42 Az információmenedzsment összetevői, interdiszciplináris jellege
az információs menedzsment soktényezős terület: van emberi, humán összetevője, van technológiai vetületek, és végül nagyon komoly szervezési-vezetési összetevője ebből következően az információmenedzsment jellegzetes interdiszciplináris terület, mely elméleti koncepciót a vezetés- és szervezés- és vezetéstudományból, a közgazdaságtanból és információtudományból merítette

43 Projekt-zárás: szakmai- formai- pénzügyi eljárásrend részletei

44 Projektzárás típusai megszüntetés: sikeresen befejeződött vagy a sikeres befejezésre nincs esély hozzáillesztés: az elkészült projekteredmény a működtetés folyamán egy önálló szervezeti egységet képez a projekttulajdonosi szervezeten belül integráció: az elkészült projekteredmény működtetése nem önálló szervezeti egység keretében valósul meg, hanem az beépül a projekttulajdonosi szervezet szinte egészébe kiéheztetés: a projektet formálisan nem szüntetik meg, de a finanszírozási források jelentős korlátozása következtében valójában csak részlegesen létezik

45 Zárási folyamatok a projekt adminisztratív lezárása: szükséges dokumentumok archiválása, dokumentum szolgáltatás, bérelt eszközök visszaadása, projektzáró értekezlet lebonyolítása, stb. a projekt pénzügyi lezárása: jelentések készítése, szerződések lezárása, függő kifizetések rendezése, stb. a projekt szakmai lezárása: résztvevők megfigyeléseinek visszacsatolása, projektfolyamatok elemzése, értékelés

46 Összefoglaló jelentés és projektzáró értekezlet tartalma
projekteredmény összefoglalása idő-, erőforrás- és költségterv összefoglalása változások és módosítások összefoglalása módosítások és változások hatása az idő-, erőforrás- és költségtervre, illetve a minőségi követelményekre projekteredményre vonatkozó további javaslatok megfogalmazása teljesítést hátráltató körülmények áttekintése projektvezetés tanulságainak összegzése

47 Utóelemzés értékelésre kerül:
elért szakmai eredmények elemzése a rögzített célok, sikerkritériumok és a megbízás tartalma szempontjából a projekt folyamatának értékelése az idő- és költségkeretek betartása szempontjából együttműködés elemezése a projekt teamen belüliek és kívüliek viszonylatában a projekt végrehajtását befolyásoló tényezők, problémák, intézkedések hatékonyságának értékelése csoportcélok megvalósulása, illetve az egyéni elégedettség értékelése a projektmunkában résztvevők értékelik egymás munkáját értékelő jelentés összeállítása (a tapasztalatok későbbi felhasználását is szolgálja)

48 Projektmenedzsment Etikai kódexe

49 Etikai kódex szükséges, hogy a projektmenedzserek munkájukat közös etikai normák alapján végezzék annak érdekében, hogy megteremtsék és fenntartsák a kollégák, az alkalmazottak, a megbízók és az egész szakmai közösség bizalmát a projektmenedzsment szakma iránt

50 a projektmenedzserek kötelezik magukat, hogy a munkájuk során a legmagasabb szinten végeznek minden tevékenységet: felelősséget vállalnak minden cselekedetükért csak abban az esetben vállalnak el projektmenedzselést, ha arra vonatkozóan megfelelő szakértelemmel és gyakorlattal rendelkeznek folyamatosan képzik magukat a szakma tisztességes gyakorlásával növelik annak elismertségét, törekednek a projektmenedzsment szakma ismeretanyagának, eredményeinek elterjesztésére, elismertetésére betartják az etikai kódex szabályait támogatják a hazai projektmenedzser társadalmat a szakmai szervezetek munkájában történő aktív részvétellel

51 a projektmenedzseri munkájuk során:
korszerű eszközöket és technikákat alkalmaznak, hogy a projekttervekben a minőségre, a költségekre és az időbeli ütemezésre vonatkozó célok teljesüljenek tisztességesen, egyenlően bánnak a projektcsoport tagjaival, védik őket, megfelelő munkafeltételeket és lehetőségeket biztosítanak, segítik szakmai fejlődésüket tisztességes módon értékelik mások munkáját és meghallgatják mások kritikai észrevételeit

52 a projektmenedzserek az alkalmazójukkal illetve a megbízójukkal történő kapcsolatban:
a felhasználók és az ügyfelek ügyeire, technikai folyamataira vonatkozó információkat a megfelelő titoktartással kell kezelik a felhasználókat, ügyfeleket, szakmai- és társadalmi szervezeteket, társaságokat, azok tagjait őszintén, tényszerűen tájékoztatják minden olyan körülményről, amely egy adott projekt menedzselési feladat vonatkozásában érdek ellentéthez vezethet

53 Forrás Alattyányi István (szerk.): Sikeres projektek - projektsikerek, Dél-Alföldi Ifjúsági Életmód és Szabadidő Alapítvány, Szeged, 2009. Pályázatírás és projektmenedzsment : FAT akkreditált felnőttképzési program (PL-0857) : oktatási segédlet / [közread. a] Budapesti Kommunikációs Főiskola Felnőttképzési Akadémia, Budapest, 2007. Gaál Zoltán - Szabó Lajos: Segédlet a projektmenedzsmenthez I., Veszprémi Egyetemi Kiadó, Veszprém, 2002. Görög Mihály: Általános projektmenedzsment, Aula Kiadó, Budapest, 2001. Görög Mihály: Projektvezetés, Aula Kiadó, Budapest, 2008. Haraszti István - Huber Béla - Orosz Beáta: Projektfejlesztés, Pályázatírás és projektmenedzselés, Corvinus Kiadó, 2005.

54 Pálvölgyi Mihály: Információ- és tudásmenedzsment, kit2. bdf
Pálvölgyi Mihály: Információ- és tudásmenedzsment, kit2.bdf.hu/epub/hun/palvolgyi/im/im_2fej.rtf Projektmenedzsment útmutató - PMBOK Guide, Akadémiai Kiadó, Budapest, 2006. Projektmenedzseri etikai kódex, Takács László: Projektmenedzsment, SZIF-UNIVERSITAS Kft., Győr, 2000. Vörös Mihály László: Versenyképes projektek és pályázatok, TRI-MESTER, Tatbánya, 2004.

55 Köszönöm a figyelmet!