Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Informatikai rendszerek szervezése, tervezése, üzemeltetése Liszicza István Gábor Dénes Főiskola.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Informatikai rendszerek szervezése, tervezése, üzemeltetése Liszicza István Gábor Dénes Főiskola."— Előadás másolata:

1 Informatikai rendszerek szervezése, tervezése, üzemeltetése Liszicza István Gábor Dénes Főiskola

2 A rendszer Ludwig von Bertalanffy ( ) magyar származású osztrák biológus és filozófus „Az általános rendszerelmélet problémái” címu 1969-ben megjelent könyvében a világon elsőként adta meg a rendszer fogalmát, amelynek alapjául Wiener „Kibernetika, avagy szabályozás és hírközlés élőlényekben és gépekben” című könyve szolgált. A megfogalmazás szerint a rendszer valamilyen egymással kölcsönhatásban lévő elemek halmaza. Másképpen kifejtve, a rendszer a különböző, de bizonyos módon egymással összefüggő elemek együttese. A rendszerek általában bonyolult felépítésűek, tehát rendszerint nagyon sok összetevőből állnak és az összetevők között is sokrétűek a kapcsolatok. Vannak materiális (anyagi, valóságos) és vannak absztrakt (elméleti, gondolati) rendszerek. A materiális rendszerek alatt az anyagi világ jelenségeit értjük, pontosabban a szervetlen természet rendszereit, a biológiai rendszereket, az emberi közösségeket, a számítógépeket stb. Az absztrakt rendszerek az anyagi világ jelenségeinek tükröződései tudatunkban. Ide tartoznak a különböző matematikai és logikai rendszerek, amelyeket a materiális rendszerek ismeretében alkotunk.

3 Materiális rendszerek - statikusak és dinamikusak, -határozottak és határozatlanok, - működők és nem működők, - meghatározhatók és meghatározhatatlanok, - zártak és nyíltak, - rendezettek és szervezettek, - célratörők és nem célratörők - adaptívak és nem adaptívak, - természetesek és tervezettek, - öntanulók és nem öntanulók

4 Statikus és dinamikus rendszerek Ha egy vizsgált rendszer szerkezete - az adott vizsgálati cél szempontjából - nem fejl ő dik, tehát nem bővül új elemekkel, elemkapcsolatai nem cserélődnek, akkor a rendszer statikus, egyéként dinamikus. Működő és nem m ű köd ő rendszerek Ha egy vizsgált rendszer szerkezete - az adott vizsgálati cél szempontjából - nem változik, akkor a rendszer nem működő, egyébként működő. Itt tehát arról van szó, hogy a rendszer elemei közötti kapcsolatok változnak a működés során, függetlenül attól, hogy történik-e elemcsere. Egy rendszer működhet passzívan és működhet aktívan. A passzívan működő rendszer működését a természeti törvények vak érvényesülése váltja ki, az aktívan működő rendszerek működéséhez a természeti törvények tudatosan felhasználásra kerülnek.

5 Zárt és nyílt rendszerek Egy rendszer zárt akkor, ha környezetével nem cserél anyagot (tágabb értelemben azonban a zárt rendszer energiát cserélhet a környezetével). A rendszert nyílt rendszernek nevezzük akkor, ha környezetével anyagot is cserél. Az anyag fogalmát itt általában használjuk. Célratörő és nem célratörő rendszerek Ha egy rendszer működésében olyan állapot figyelhető meg, amelynek elérésére törekszik, akkor a rendszer célratörő, ellenkező esetben nem. A célratörőn viselkedő rendszerek fontos tulajdonsága, hogy működésük (és azon belül saját tévedésük) kiigazítására képesek.

6 Természetes és tervezett rendszerek A természetes rendszer létrejöttének pillanatában a célja már adott (sőt ez a cél már jóval a rendszer létrejötte előtt létezik), és később ennek alárendelten keres magának feladatot. A tervezett rendszerek az emberi társadalom által létrehozott mozgásformákhoz tartozó rendszerek. Ezeket a rendszereket meghatározott feladatok ellátására hozzák létre, és a feladatok ellátása során kapnak célt. Határozott és határozatlan rendszerek A különböző rendszerek különbözőképpen reagálnak a kívülről érkező hatásokra abból a szempontból, hogy a hatás eredménye előre pontosan megadható-e. Vannak olyan rendszerek, amelyeknek a kimeneti értékei meghatározhatók, és vannak olyan rendszerek, amelyeknél a kimeneti értékek előre nem határozhatók meg, mert egy adott állapotukból kiindulva többféle folytatódásuk lehetséges, és hogy az konkrétan mi lesz, azt csak valószínűsíteni tudjuk.

7 Meghatározható és meghatározhatatlan rendszerek Egy rendszert meghatározni annyit jelent, mint leírni, hogy mely elemekből áll és hogy az elemek között milyen kapcsolatok vannak. Azokat a rendszereket, amelyekre a leírást meg tudjuk adni, meghatározható rendszereknek nevezzük, és amelyekre ugyanezt nem tudjuk megadni, azok a meghatározhatatlan rendszerek. Bár elvileg leírás minden rendszerre megadható, a valóságban azonban vannak olyan rendszerek, amelyek olyan sok elemből állnak és közöttük olyan sokféle kapcsolódás lehetséges, hogy ezeket nem tudjuk pontosan leírni. Vannak tehát olyan rendszerek, amelyeket minél közelebbről vizsgálunk, annál inkább szétesnek alkotóelemeikre.

8 Rendezett és szervezett rendszerek A rendszerek viselkedhetnek eredendő - leginkább természeti - törvényszerűségek alapján, de nagyon sok rendszer esetében a viselkedést általában előre megadhatjuk. Azt az eljárást, amely ilyen előre való megadásnál az elemi lépések utasításszerű sorozatát meghatározott formában tartalmazza, algoritmusnak nevezzük. Ez az algoritmus, amely lehet határozott vagy határozatlan is, a rendszer működése során elemkapcsolatokat ír elő. Vannak olyan rendszerek, amelyek ha kívülről nem is avatkozunk be a működésükbe, a természeti törvényeket, vagy az algoritmus által előírt elemkapcsolatokat és változásokat betartják, ezek a rendezett rendszerek. Vannak olyan rendszerek is, amelyeknél ha nem avatkozunk be folyamatosan a működésükbe a cél tartása érdekében, akkor eltérnek a kívánt törvényszerűségektől, illetve algoritmustól, mégpedig a célt tekintve kedvezőtlen irányba, ezek a szervezett rendszerek.

9 Adaptív és nem adaptív rendszerek Amikor rendszert terveznek, akkor a környezet átlagos viselkedését veszik figyelembe. Az algoritmus tehát az átlagos környezeti helyzetnek megfelelő, illetve attól előre adott tűréssel eltérő bemeneti értékek fogadására van felkészítve. Előfordulhat azonban, hogy a környezet megváltozik, mégpedig úgy, hogy a feltételezett átlagostól eltérő bemeneti értékeket kap a rendszer, vagy hogy a feltételezett átlagostól eltérő követelmények lépnek fel a kimeneti értékekkel szemben. Vannak olyan rendszerek, amelyek képesek alkalmazkodni a környezeti változásokhoz, ezeket adaptív rendszereknek nevezzük, és vannak olyanok, amelyekben nincs meg ez az alkalmazkodóképesség, ezek a nem adaptív rendszerek. A természeti törvények alapján működő rendszerek esetében a fent leírtak azt jelentik, hogy a jól működő adaptív rendszerek a külső környezet változásaira azonnal reagálnak a belső működésük, illetve a kimeneti értékeik módosításával. Azok a rendszerek, amelyek hibásan működnek, nyilván vagy nem megfelelően, vagy egyáltalán nem fognak reagálni a környezeti változásokra.

10 Öntanuló és nem öntanuló rendszerek A célratörőn viselkedő tervezett rendszerekre az a jellemző, hogy működésük kezdetén nincs minden algoritmusrész tökéletesen kidolgozva. Például a rendszer működésébe történő beavatkozás nem eredményezi mindig a célnak megfelelő működést, mivel a beavatkozást leíró algoritmus nem megfelelő. Az algoritmusrészt tehát javítani kell. Ennek előfeltétele viszont, hogy előre tanulmányozzuk az algoritmust (megfigyeljük a különböző bemeneti értékekre történő reagálásokat). Ha egy rendszer rendelkezik azzal a képességgel, hogy tanulmányozza saját működési algoritmusát és ennek megfelelően javítja is, akkor öntanuló. Ennek a képességnek pedig az a feltétele, hogy olyan elemek legyenek beépítve a rendszerbe, amelyek a tanulmányozást és a javítást el tudják végezni. Az olyan rendszereket viszont, amelyek ezzel a képességgel nem rendelkeznek, nem öntanuló rendszereknek nevezzük.

11 A rendszerek összetevői Az előző fejezetben megfogalmazottak szerint, a rendszer elemekből áll, és ezek az elemek egymással kapcsolatban vannak. A kapcsolatot az ok-okozati összefüggés jellemzi, vagyis egyik elem oka lehet egy másik elem létrejöttének, és az pedig egy újabb elem létrehozója. Az elemek ilyen irányú tevékenysége folyamatot hoz létre, a folyamat keresztmetszete viszont struktúrát eredményez. Vizsgáljuk meg közelebbről a rendszer három fontos összetevőjét, nevezetesen az elemet, a folyamatot, valamint a struktúrát. Az elem fogalmán a rendszernek azt az önálló műveletet végző összetevőjét értjük, amelynek bemenetei és kimenetei vannak, s a bemenetek és a kimenetek között mindig valamilyen változássorozat meg végbe. Az elem tehát a rendszer része, de egyúttal önmagában véve is rendszer. Ez mindig attól függ, hogy mit tekintünk vizsgálódásunk központi tárgyának. A rendszerben végbemenő változások sorozatát folyamatnak nevezzük. A rendszer elemei a működés során különböző kapcsolatokba kerülnek egymással. A fejezet elején már leírtuk, hogy ez a kapcsolat ok-okozati jellegű, az egyik elem oka egy másik elem létrejöttének. Az elemeknek ezt a kapcsolatát csatolásnak is szoktuk nevezni. A rendszer tehát egymáshoz csatolt elemek együttese.

12 Amennyiben a rendszer működik (márpedig a rendszerekre általában jellemző a működés), úgy a különböző elemek a csatolás eredményeképpen változáson mennek keresztül, és ekkor már folyamatról beszélhetünk. A struktúra fogalmán egy adott rendszer adott pillanatbeli állapotát értjük, azaz annak megadását, hogy mely elemek tartoznak a vizsgált rendszerbe, s hogy ezek között milyen kapcsolatok állnak fenn, tehát a rendszer szerkezetét. A rendszeren belül az elemek többféleképpen kapcsolódhatnak egymáshoz. Lehet ez a kapcsolódás - soros, - párhuzamos, illetve - alternatív. A sorba kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége a legkisebb kapacitású elem átbocsátóképességével egyenlő. A párhuzamosan kapcsolat elemekből álló rendszerek átbocsátóképesség az egyes elemek átbocsátóképességének összegével egyenlő.

13 A rendszerek vizsgálati módszerei A rendszerek megismerésére kétféle módszert alkalmazhatunk: - a fekete doboz módszert, és - a modell módszert. A két módszer közötti alapvető különbség, hogy a modell módszernél ismerjük a vizsgálandó rendszer struktúráját, a fekete doboz módszernél pedig nem, csak megpróbálunk következtetni rá.

14 A fekete doboz módszer Mindennapi életünkben percenként találkozunk olyan rendszerekkel, amelyek belső mechanizmusai nem teljesen ismertek számunkra, és amelyeket fekete dobozként kell kezelnünk. A módszer leginkább a rendszerek viselkedésének a megismerésére szolgál. Alkalmazásának a lényege az, hogy bemenő jeleket adunk a vizsgálandó rendszernek, figyeljük a rendszer reagálását, vagyis a kimenő jeleit, majd pedig a bemenő jelek és a kimenő jelek közötti összefüggéseket megállapítva, következtetéseket vonunk le a vizsgált rendszer viselkedésére, és ebből - bizonyos korlátozó feltételek figyelembevételével - a rendszer struktúrájára vonatkozóan. A vizsgált rendszer belső felépítését tehát nem ismerjük, az a vizsgálat során rejtve marad előttünk. A módszer akkor indokolt, ha nem ismerjük, illetve nem tudjuk megismerni a rendszer belső felépítését, viszont a vizsgálat szempontjából fontos lenne megismerni a rendszer működését, agy viselkedését.

15 A módszer alkalmazásánál a vizsgált rendszereket csoportosíthatjuk: - emlékezet nélküli rendszerekre, - emlékezettel rendelkező rendszerekre és - belső képpel rendelkező rendszerekre. Az emlékezet nélküli rendszerek viselkedésére az a jellemző, hogy adott bemenő jelre minden esetben adott módon, tehát adott kimenő jellel reagálnak. Az emlékezettel rendelkező rendszerek viselkedésére az a jellemző, hogy a kimeneti jel nem adható meg, hanem figyelembe kell vennünk a korábban adott bemenő jeleket is, amelyekre a vizsgált rendszer „emlékezik”. Tehát azok a rendszerek tartoznak ide, amelyeknek a kimenő jele attól az állapottól is függ, amelyben a rendszer volt akkor, amikor az adott bemenő jelet megkapta. A belső képpel rendelkező rendszerek viselkedésében egy ideig azt tapasztaljuk, hogy vagy emlékezet nélküli, vagy emlékezettel rendelkező rendszerekként reagálnak a bemenő jelekre, majd hirtelen megváltoztatják a magatartásukat és úgy viselkednek, mintha egészen új rendszerek lennének. A változást a rendszer tetszőlegesen sokszor megismételheti. Ezt a viselkedést általában csak magasabb rendű idegtevékenységgel rendelkező élő szervezetek, illetve a társadalmi mozgásformákhoz tartozó rendszerek körében találjuk meg.

16 Magyarázata: A rendszer a bemenő jeleket (felvett ismereteket), „képpé” szervezi, s a kimenő jelek kialakításában a környezetről kialakított kép is részt vesz. A sorozatosan kapott bemenő jelek erre a képre úgy hatnak, hogy azt minőségileg megváltoztatják. Ez a minőségi változás azt eredményezi, hogy a rendszer most ugyanazon bemenő jelre másként reagál, mint korábban.

17 A modell módszer A módszer lényege, hogy elkészítünk egy olyan modellt, amely az adott vizsgálatnál az adott rendszert helyettesíti, ezen a modellen elvégezzük a szükséges vizsgálatokat, majd pedig a vizsgálat eredményeiből következtetéseket vonunk le a rendszer viselkedésének a struktúrájától és működési körülményeitől való függőségére vonatkozóan. Ezek a következtetések olyan felismeréseket, megoldási változatokat szolgáltatnak, amelyeket a valóságos rendszer működésének javítása érdekében elő lehet írni. Itt ismernünk kell a vizsgált rendszer struktúráját - ellentétben a fekete doboz módszerrel - hiszen e nélkül nem tudjuk elkészíteni a rendszert helyettesítő modellt. A módszer alkalmazása a rendszerek vizsgálatánál olyan előzetes ismereteket követel meg a rendszer struktúrájára vonatkozóan, amelyek a rendszer vizsgálati cél szempontjából lényeges elemeinek és elemkapcsolatainak az ismeretét foglalják magukban, vagyis a rendszer struktúrájának azt a képét, amely a vizsgálni kívánt viselkedés jelenségeinek kialakulásában meghatározó szerepet játszik. Ez az ismeret képezi az alapját annak, hogy az adott rendszer modelljét elkészíthetjük.

18 A módszernek akkor van értelme, ha valamilyen oknál fogva a rendszeren magán nem tudjuk elvégezni a vizsgálatokat. Ennek okai a következők lehetnek: - A vizsgálni kívánt rendszer még nem készült el, még csak a tervezés stádiumában van. - A rendszer túlságosan nagy, vagy túlságosan kicsi, éppen ezért fizikailag megoldhatatlan a rendszeren történő vizsgálat. - A rendszeren történő vizsgálat a rendszer pusztulását eredményezné. A modellen történő vizsgálat kevesebb időt vesz igénybe, és ehhez az időrövidítéshez fontos érdekünk fűződik. - A modellen történő vizsgálat lényeges költség-megtakarítást eredményez a rendszeren történő vizsgálathoz képest.

19 A rendszerek irányítása Az irányítás fogalma, módszerei Irányítás alatt olyan tevékenységet értünk, melynek eredményeként beavatkozás történik egy rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsa, a kívánt módon megváltoztassa, illetve megállítsa. De irányításról beszélhetünk akkor is, ha egy eddig nem létező rendszert létrehozunk és abban a szükséges folyamatokat megindítjuk. Az irányítás feladata lényegében kettős: - Egyfelől biztosítja azt, hogy a rendszerben lezajló folyamat egy adott állapotából a következő állapotába menjen át. - Másfelől pedig azt biztosítja, hogy a folyamat a rendszer céljának megfelelő módon menjen végbe.

20 A rendszereket a környezetből különböző hatások érik. Ezeknek a hatásoknak egy részét a rendszerek várják, számolnak velük, tudják, hogy érkezni fognak, előre felkészülnek a fogadásukra és ennek megfelelően alakítják a folyamataikat. A hatások másik része viszont véletlenszerűen léphet fel, és úgy hat a rendszer folyamataira, hogy eltéríti azokat a cél teljesítése által megkívánt mederből. A környezeti hatások lehetnek: - vár, kívánt hatások, - várt, nem kívánt hatások, - nem várt, nem kívánt hatások és - nem várt, kívánt hatások. Egy rendszer működésébe akkor kell beavatkozni, ha zavaró jel éri (vagyis a második, a harmadik és a negyedik esetben, bár ez utóbbi beavatkozás nem közvetlenül a zavaró jel hatására történik). A beavatkozásnak háromféle módja lehetséges, tehát az irányításnak három fő formáját különböztetjük meg, mégpedig: - a szabályozást, - a vezérlést és - az izolációt.

21 Szabályozásról beszélünk akkor, ha mérjük a folyamat valamely jellemző értékét, s ha az eltér a kívánt értéktől, beavatkozunk a rendszer működésébe az eltérés pozitív irányba terelése érdekében. A beavatkozás tehát azután történik meg, miután a zavaró jel már kifejtette a hatását, amikor már eltérés van. Vezérlésről beszélünk akkor, ha a rendszer bemenő értékeit - és ezek között a zavaró jeleket is - mérjük, s a mérési eredmények alapján avatkozunk be a rendszer működésébe annak érdekében, hogy a zavaró jelek káros hatásait kiegyenlítsük. A beavatkozás akkor történik meg, amikor a zavaró jel fellép, tehát a beavatkozás a zavaró jellel ellentétes hatást vált ki. Izolációról beszélünk akkor, ha olyan körülményeket teremtünk, amelyek megvédik a rendszert a zavaró jelek káros hatásaitól. A beavatkozás tehát időben megelőzi a zavaró jelek fellépését.

22 A szabályozási kör A rendszerek a működésük során különböző állapotokba kerülhetnek. Ezek az állapotok egyrészt véletlenszerűen következnek be, másrészt viszont tervezhetők. Ha egy rendszer működésébe beavatkozunk, akkor általában azt akarjuk elérni,hogy a rendszer egy előre meghatározott eredményt, vagyis állapotot valósítson meg. Ez a beavatkozás irányítással történik. Irányításról csak a fenti példa második részével kapcsolatban beszélhetünk, tehát akkor, ha van valamilyen cél, amelynek elérésére a rendszer törekszik.

23 A rendszerekben megvalósuló irányítás folyamata kört alkot, amelyet szabályozási körnek is nevezhetünk. A szabályozási kör fő részei a következők: - Az irányított (szabályozott) jellemző, amely maga az irányítandó, vagy szabályozandó rendszer. Példánkban ez a csónak, amelynek bizonyos útirányt kell betartani. - Az érzékelő amely megállapítja az esetleges zavaró tényezők hatására bekövetkezett tényleges értékeket. Ilyen érzékelő például az édesapa szeme. - Az irányító (szabályozó), amely összehasonlítja a kitűzött célt (a csónakok között elférni, és nem ütközni egyiknek sem) a ténylegesen mért, illetve megfigyelt értékekkel, majd az eltérések ismeretében dönt a beavatkozás szükségességéről. Példánkban az apa agya töltheti be ezt a funkciót. - A beavatkozó, amely végrehajtja a változtatásokat. Az apa kezei végzik el a beavatkozást az evezőlapátokkal.

24 Ezzel eljutottunk az irányítás egyik legfontosabb fogalmához, és ez a visszacsatolás. A visszacsatolás olyan rendszerekben lép fel, amelyek egyrészt célirányosak, másrészt pedig bizonyos zavaró tényezőknek vannak kitéve, amelyek kérdésessé teszik a cél elérését. A visszacsatolás a cél elérését úgy teszi lehetővé, hogy a mindenkori eltérést a céltól azonnal jelenti a rendszer szabályozójának, és arra készteti, hogy az reagáljon a zavarra.

25 A gazdasági rendszer A körülöttünk lévő világban számtalan olyan rendszer van, amelyekben emberek tevékenykednek, végzik a feladataikat, tanulnak, dolgoznak. Szüleink, rokonaink, ismerőseink és mi saját magunk is minden bizonnyal tagjai vagyunk egy vagy több ilyen emberi közösségnek. Ilyen emberi közösség például az a munkahely is, ahol dolgozunk, vagy az az intézmény, amelynek hallgatói vagyunk. Ezeket az emberi közösségeket összefoglaló néven gazdasági rendszereknek nevezzük, de szoktuk alkalmazni rájuk a gazdasági szervezet gazdálkodó szervezet kifejezéseket is. A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására.

26 Ebből a meghatározásból több következtetés vonható le:  A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja. Ebből az következik, hogy gazdasági rendszernek kell tekintenünk a magyar gazdaság egészét, vagy egy bankot, egy kisvállalkozást, egy részvénytársaságot, egy minisztériumot, egy iskolát stb.  A gazdasági rendszer olyan tevékenységet folytat, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete. Ebből viszont az következik, hogy például a vállalkozások, intézmények a helyzetüknek megfelelő célok kitűzésében a környezetüknek (a magyar gazdaságnak, mint nagyobb gazdasági rendszernek, hiszen a vállalkozások és az intézmények a gazdaság részei, elemei) bizonyos mértékig alá vannak rendelve, miután annak törvényszerűségeit a működésüknél szükségszerűen figyelembe veszik.  A gazdasági rendszer képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Ez azt jelenti, hogy a tevékenysége két fő csoportra tagolódik: célkitűző és végrehajtó tevékenységre.

27 A célkitűző tevékenység felöleli - a feladatok megfogalmazását, - a feladatok teljesítési feltételeinek megfogalmazását, és - az előbbiekkel összefüggő számítások elvégzését. A végrehajtó tevékenység tartalmazza - a feladatok teljesítési feltételeinek megteremtését, - a célkitűzés megvalósításának megszervezését, amelynek célja az adott feltételek optimális kihasználásának biztosítása, és - a feladatok megvalósulását, tehát a végrehajtást. Minden működő gazdasági rendszer lényeges jellemzője a rendszerben végbemenő változássorozat, amelyet egyik oldalról a rendszer és a környezet közötti kapcsolat, másik oldalról a rendszerben lévő a rendszert alkotó elemek közötti kapcsolat határoz meg.

28 A gazdasági rendszerben végbemenő változássorozatokat folyamatoknak nevezzük, amelyek lehetnek: - irányítási, - fizikai (reál) és - gazdasági folyamatok. Az irányítási folyamatok a vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenységsorozatokat jelentik. A fizikai folyamatok a vállalkozás alapvető feladatainak végrehajtásával kapcsolatosak, mint például a gyártás vagy az eladás. A gazdasági folyamatok az irányítási folyamatok célkitűzéseinek figyelembevétele mellett a fizikai folyamatokra épülnek: megelőzik (megrendelés, termelés-előkészítés), kísérik (raktári bizonylatok), illetve követik (elszámolás, ellenőrzés) a fizikai folyamatokat. A gazdasági folyamatok egy lehetséges felosztását az 1. ábrán mutatjuk be.

29 Gazdasági folyamatok Gazdálkodási KontrollingSzámviteliMarketing Egyéb folyamatokfolyamatokfolyamatokfolyamatok folyamatok Pénz-, eszköz-,TervezésFőkönyviMarketing Személyzeti készlet-, hitel-,Elemzés könyvelés Beszerzés Szervezés munkaerő-, Jog költség- stb.Gazdaságossági AnalitikusÉrtékesítés Igazgatás gazdálkodásszámításoknyilvántartásFejlesztés Védelem EllenőrzésRaktári (tűz, vagyon) nyilvántartás

30 A gazdasági folyamatokat vizsgálhatjuk horizontálisan és vertikálisan. A horizontális vizsgálat az egyenrangú folyamatok, vagy folyamatrészek összefüggéseire terjed ki, a vertikális vizsgálat pedig az alá- és fölérendeltségen alapuló kapcsolatokat tanulmányozza. A következő példát a készletnyilvántartás területéről vettük, amelyen keresztül megkíséreljük bemutatni a kétféle irányú vizsgálat lényegét (lásd a 2. ábrát).

31 FolyamatokA folyamat jellemzői BonyolításAnyag beérkezésének fogadása, átvétele, raktártérbe vitele, kiadása, bizonylatok kiállítása NyilvántartásA bizonylatok adatainak nyilvántartó lapokra történő felvezetése, aktuális raktári készletek mennyiségi és értékbeni kimutatása EgyeztetésA raktári nyilvántartás és az analitikus nyilvántartás egyeztetése EllenőrzésA nyilvántartások helyes vezetésének ellenőrzése, a raktári és az analitikus nyilvántartások mennyiségi egyezőségének ellenőrzése

32 FolyamatRészfolyamatTevékenységMűvelet Bonyolítás Beérkezés Anyag fogadás Anyag átvétele Bizonylat kiállítása Fejléc kitöltése Tételsorok beírása Aláírás Tárolás Kiadás

33 A folyamat és a szervezet egymással szoros kapcsolatban van. A folyamat rugalmas, a külső változásokra általában elég gyorsan reagál, a szervezet változása rendszerint jóval a folyamati változások után következik be. A szervezetet ugyan folyamatosan korrigálni kell a környezeti tényezők változásának függvényében, de a változtatás nem napi feladat, arra csak meghatározott időszakonként, alaposabb előkészítés után kerülhet sor. A szervezet bizonyos fokú állandóságának természetesen vannak előnyei. Ez teszi lehetővé például a szervezetben végbemenő folyamatok szabályozását, vagy a döntési folyamatok meghatározását, a döntési pontok rögzítését.

34 Az információrendszer Az információ fogalma Az információ fogalmán egy adott rendszer számára - annak működését befolyásoló - új ismereteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentését értjük. Az információ új ismeretet jelent, mégpedig egy korábbi ismereti szinthez képest új ismeretet, tehát nem általában ismeretet. Az információ mindig meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Az információ az adott rendszer működését befolyásolja, azaz csak abban az esetben ad egy jelsorozatot információt, ha az valamilyen formában felhasználásra kerül. Az információk egyenes irányú haladását csatolásnak, a fordított irányú haladást pedig visszacsatolásnak nevezzük.

35 Az információrendszer fogalma, jellemzői Információrendszer alatt olyan átfogó fogalmat értünk, amely egyrészt kiterjed az eseményeket és tényeket rögzítő adatok megszerzésére, rögzítésére, tárolására, feldolgozására, másrészt pedig a feldolgozás eredményeként az információk előállítására, továbbítására és felhasználására. A vezetési információrendszer A vezetési információrendszer az irányítani kívánt gazdasági rendszer célkitűzéseivel, sajátosságaival összhangban kialakított vezetési-döntési rendszer alapja. Hatékony működésének feltétele, hogy megfelelő információkkal rendelkezzen, és megbízható technikai bázisra támaszkodjon.

36 A szervezés fogalma A szervezés olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és a folyamatoknak megfelelő szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és munkaeszközöket. A szervezési munka gyakorlati lebonyolítása A szervezési munka folyamatos tevékenység. Törvények, rendeletek jelennek meg, korszerűsödik a technika, egyre nagyobb tömegű adatot kell összegyűjteni, tárolni, továbbítani, és ehhez egyre kevesebb idő áll rendelkezésre. Napjainkban a szervezési munka szükségességének a fentieken kívül még számtalan más indoka lehet: - tulajdonosváltás - új folyamatok kialakulása - új törvények, követelmények megjelenése - áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások - a feldolgozási technika megváltoztatása 6.ábra!!!!!

37

38 A vezetői elhatározás, célkitűzés A szervezési munkát a gazdálkodó szervezeteknél minden esetben a vezetés kezdeményezi. A vezetés dönti el, hogy mely területeken, milyen tevékenységek, folyamatok esetében válik szükségessé a változtatás, a korszerűsítés. Felkérik az általuk leghatékonyabbnak, szakmailag a legjobbnak ítélt szervezőket (belső szervezők, akik a vállalkozássaját dolgozói, illetve külső szervezők), vagy szervezéssel foglalkozó intézményeket a jelzett feladatok megoldására és ezt szerződéssel is alátámasztják (csak belső szervezők esetében nincs szerződés). Egy rendszer megtervezését a felhasználói adottságokat, lehetőségeket és korlátokat figyelembe véve kell megkezdeni. A követelményeket és a megvalósítandó rendszertől várt főbb célkitűzéseket a felhasználó írásban rögzíti a szervezők számára.

39 A felhasználó igénye, anyagi helyzete meghatározhatja a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat típusát, amely lehet: - off-line (közvetett) és - on-lina (közvetlen). Az off-line annyit jelent, hogy a különböző rendszerek (például főkönyvi rendszer, pénzügyi rendszer, eszközök rendszere, készletek rendszere, stb) önállóan, egyedi számítógépeken működnek. A rendszerek között vagy egyáltalán nincs kapcsolat, ilyenkor nyomtatón készülnek a továbbfelhasználási célú információk, vagy a megfelelő helyeken azonos elvek szerint működnek, ebben az esetben a rendszerek közötti kapcsolatot floppyk, illetve CD-k teremtik meg. Az on-line típus közvetlen kapcsolatra utal, ahol a rendszerek egy közös hálózatra vannak kötve és az információkat a hálózaton keresztül továbbítják egymásnak. Számítógépes feldolgozási típusok: - kötegelt feldolgozás (batch processing) - párbeszédes (interaktív) üzemmód és - időosztásos üzemmód (time sharing).

40 Kötegelt feldolgozás: Jellemzője, hogy az adatbevitel, a feldolgozás és az eredmények közlése időben elkülönül egymástól. Párbeszédes (interaktív) üzemmód: Ennél az üzemmódnál a számítógép a feldolgozandó feladatot lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít. Időosztásos üzemmód: Jellemzője, hogy a számítógép működési idejét megosztják a felhasználók között.

41 A szoftverkiválasztás szempontjai Saját fejlesztésVásárolt szoftver A fejlesztés hosszabb időt vehet igénybe, mely idő alatt változások következhetnek de, így gyakorlatilag soha nincs kész a rendszer Vásárlás után szinte azonnal használható Nincs referencia, miután új a rendszerÁltalában referenciákkal rendelkezik, így információkat lehet szerezni a felhasználói tapasztalatokról Figyelembe veszi az egyedi sajátosságokat, gyakran paraméterezhető Általánosít, legtöbb esetben paraméter Ára magasÁra viszonylag magas, de nem magasabb, mint a hasonló témájú, egyedileg fejlesztett rendszer Kevésbé igazodik a hazai és a nemzetközi normákhoz Jól igazodik a hazai és a nemzetközi normákhoz Nem mindig van hozzá dokumentációDokumentációkkal ellátott Általában hosszú ideig kell a hibákat javítaniHibamentesen működik, több szinten tesztelt Szolgáltatás a garanciaidő lejártáig, utána minden beépítés csak díj ellenében Folyamatos szolgáltatás, tanácsadás, rendeletek változásakor sokszor díj nélküli beépítés Szervizelést külön kell megoldaniÁllandó szervizelés Más rendszerekkel való kapcsolatot ki kell alakítani Hasonló rendszert használók között egyszerűbb az adatkapcsolatok megteremtése

42 A szervezési munka időszükségletének és költségének megtervezése Az időszükséglet megtervezésére igen jól használhatók a hálótervezési módszerek, amelyek lényegének megértéséhez a következőket kell tudni: - minden összetett feladat felbontható elemi lépésekre, feladatokra - minden elemi feladatra megadható = a végrehajtásához szükséges idő, = a végrehajtásához szükséges személyek száma, = az azt megelőző elemi feladat (hacsak nem induló feladat), = a vele párhuzamosan végezhető elemi feladat, = az azt követő elemi feladat (hacsak nem befejező feladat), - az elemi feladatok logikai hálóba rendezhetők, - a háló alapján kiszámítható a feladatok (tevékenységek) = legkorábbi kezdési ideje, = legkorábbi befejezési ideje (könyvünkben nem foglalkozunk vele), = legkésőbbi kezdési ideje, = legkésőbbi befejezési ideje (könyvünkben nem foglalkozunk vele), - az időadatok alapján meghatározható az a leghosszabb időszükséglet (kritikus út), Amennyi idő alatt a teljes feladatot el kell végezni. A gyakorlatban sokféle hálótervezési módszer terjedt el, mi ezek közül a CPM (Critical Path Method = kritikus út módszere) módszert részesítjük előnyben, mert véleményünk szerint ez a legismertebb, és mert az elsajátítását is talán a legkönnyebbnek ítéljük.

43 A módszer határozott időtartamú tervezéssel dolgozik, ami annyit jelent, hogy minden tevékenység (az elemi feladatokat ezután már ezzel a névvel fogjuk illetni) előre meghatározott időadattal rendelkezik. Az összeállított hálóban eseményeket és tevékenységeket ábrázolunk. Az események választják el egymástól a tevékenységeket, éppen csak annyi ideig tartanak, amíg egy befejeződő tevékenységet az őt követő tevékenység fel nem vált. A tevékenységek háromfélék lehetnek az alábbi táblázat szerint. TevékenységIdőszükségletMunkavégzésHasználat MunkafolyamatVan bármilyen munkavégzés várakozási tevékenység VanNincsbeton megkötése, szőlő érlelése stb. LátszattevékenységNincs függőséget, feltételt jelen

44 A háló minden tevékenységéhez hozzárendelünk egy időadatot, (látszattevékenységnél ez az időadat nulla), amely az elvégzéséhez szükséges, ezután kiszámítjuk a kritikus utat (leghosszabb út), mégpedig úgy, hogy meghatározzuk a tevékenységek - legkorábbi kezdési és - legkésőbbi kezdési időpontjait. Ahol ez a két időpont megegyezik, ott halad a kritikus út a kezdő eseménytől a záró eseményig. Meg kell tervezni a szervezési munka időtartamát a célkitűzéstől a helyzetfelmérés befejezéséig. Arra vagyunk tehát kíváncsiak, hogy menni időre lesz szükségünk az adatfelvételezéshez.

45 A következő tevékenységeket vesszük figyelembe: TevékenységekIdő (hét) a - Feladat meghatározása b - Feladatok lebontása c - Szervezési cél leírása d - Dokumentumok begyűjtése e - Kérdőívek összeállítása f - Kérdőívek szétosztása, kitöltése g - Személyes interjúk h - Dokumentumok feldolgozása i - Kitöltött kérdőívek feldolgozása j - Interjúk összegzése, feldolgozása k - A jelenlegi helyzet anyagának összeállítása l - A szervezési cél és a jelenlegi helyzet összehasonlítása

46

47

48 Legkorábbi kezdés Legkésőbbi intézkedés XXXXXXXXXX

49 A helyzetfelmérés A gazdálkodó szervezetek ügyvitele, feldolgozási rendszere eltérő, sok helyen meglehetősen lassú, áttekinthetetlen, korszerűtlen. A legáltalánosabban előforduló hibák: - Nincs a szervezetre és a működésre vonatkozó egyértelmű, szabályszerű leírás - A szervezeti felépítés vagy teljesen áttekinthetetlen, vagy pedig ki sincs alakítva. - A szervezet szabályozásának hiányából következően az elvégzendő feladatoknak megfelelően a tevékenységi körök sűrűn változnak, a dolgozók nem rendelkeznek munkaköri leírással. - A vezetési szintekkel nincs arányban az információk tömege és minősége, amelynek egyik fontos következménye, hogy a döntések meghozatala nem a megfelelő szinten történik. - A spontán kialakult működési rendszer igen sok felesleges és ebből következően párhuzamos tevékenységet tartalmaz. Egy iratot több helyen is iktatnak, dolgoznak fel, illetve tárolnak. - A rendszerek, a folyamatok és a tevékenységek működése, kapcsolata nem dokumentált, nincs megfelelő ügyviteli szabályzat, ügyrend, bizonylati szabályzat, de az is lehet, hogy a gazdálkodó szervezet egyáltalán nem rendelkezik ilyen szabályzatokkal. - Sok a papírmunka, és ez teljesen független attól, hogy kézi a feldolgozás, vagy számítógépes. A számítógépek a papírtablók tömegét nyomtatják ki, és az információáramlásnak nincs szervezett rendje, hiszen a különböző vezetési szintek általában egyenlő arányban részesülnek a tablók mennyiségéből. - Sok gazdálkodó szervezetnél a számítógépre a kézi feldolgozás került át, tehát elsősorban csak dokumentumok előállítására használják. - Lassú az információk áramlása, akadozik a megfelelő kommunikáció.

50 A tényleges helyzet felmérésének módszerei: - a dokumentumok vizsgálata, - a kérdőíves (írásbeli) felmérés és - a személyes (szóbeli) megkérdezés. A legfontosabb dokumentumok - a teljesség igénye nélkül - a következők: - szervezeti és működési szabályzat, - számlarend, számlatükör, - iratkezelési szabályzat, - bizonylati szabályzat, - egyéb szabályzatok, levelezések, - munkaköri leírások, - bizonylatok,,kódszámrendszerek, nyilvántartások, - számítógépes rendszerek dokumentációi. Szervezeti és működési szabályzat: Tartalmazza a vállalkozás jellemző alapadatait (elnevezés, székhely, tevékenységi kör, telephelyek, adószám stb.), szervezeti felépítését, az irányítás rendszerét, a hatásköröket, felelősségi köröket, a döntési rendszert. Tartalmazza továbbá a szervezeti felépítés szerinti feladatokat, a működés folyamatait és technikáját, a működés rendjét.

51 Számlarend, számlatükör: Magában foglalja a számviteli elszámolások rendszerét, a beszámoló összeállításának lépéseit és szabályait, valamint a vállalkozás által használt számlatükör felépítését. Iratkezelési szabályzat: Meghatározza az iratkezelés rendjét és szervezetét (centralizált, vagy decentralizált iratkezelés), a beérkező iratok kezelését, az iktatás rendjét, a kimenő iratok kezelését, az iratok nyilvántartását, az ügyintéző feladatait, az iratok selejtezését, irattározását, a szigorú számadású iratok, valamint a minősített iratok kezelését. Bizonylati szabályzat: Miután a bizonylat egyúttal irat is, az Iratkezelési szabályzatban rögzítettek a bizonylatokra éppúgy vonatkoznak, mint más iratokra. Amiért mégis külön tárgyaljuk, annak az az oka, mert sok vállalkozásnál csak Bizonylati szabályzat van - már ha egyáltalán van. A szabályzathoz Bizonylati Album is tartozik. Az Album a vállalkozás által kezelt bizonylatok gyűjteménye a hozzátartozó bizonylati utakkal együtt. A bizonylati utat a 2.3. fejezetben fogjuk részletesebben leírni. Egyéb szabályzatok levelezések: Az eddig felsorolt szabályzatokon felül a vállalkozások más, egyéb szabályzatokat is készíthetnek, részletezve a különböző szakterületekhez kapcsolódó előírásokat és a szervezet által megszabott lehetőségeket. Ilyenek például a Selejtezési-, a Leltározási-, az Önköltségszámítási-, az Eszközgazdálkodási-stb. szabályzatok.

52 Munkaköri leírások: Részletezik személyekre lebontva a feladatellátást, tehát azt, hogy kinek milyen tevékenységet kell elvégeznie. A leírásokból a folyamatok összeállítását nagyszerűen meg lehet oldani. Ha van ilyen leírás, akkor érdemes figyelmesen elolvasni. Bizonylatok, kódszámrendszerek, nyilvántartások, kimutatások: Tartalmazzák a helyzetfelmérés időszakának feldolgozási rendszere által felhasznált adatokat, kialakított kódszámokat (gépi feldolgozásnál), a nyilvántartási rendszereket, az előállított információkat. Számítógépes rendszerek dokumentációi: Ez alatt a vállalkozás korábbi számítógépes rendszereinek dokumentációit értjük. Rendkívül hasznos információforrást jelentenek, hiszen tartalmuk beépíthető az új rendszer működési rendszerébe, de felhasználható további, kapcsolódó területek számítógépes rendszereinek kidolgozásánál is. A kérdőíves felmérés:Tulajdonképpen háromféle típusú kérdőív szerkeszthető: a nyílt, a zárt és a vegyes. A nyílt kérdőívek alkalmazásánál a szervező a kérdéseket megfogalmazza, a válaszadásnak üres helyet hagy. A zárt kérdőívekben a válaszok is fel vannak sorolva, amelyek közül a válaszadónak választani kell. A vegyes kérdőív a nyílt és a zárt kérdőívek ötvözete.

53 A személyes megkérdezés - Legyünk tisztában a megkérdezendő személy nevével, beosztásával, feladataival, mielőtt az interjú időpontját és tárgyát megbeszélnénk. - Beszéljük meg előre az interjú pontos időtartamát és helyét, ami lehetőleg ne legyen több egy óránál, helye pedig ne az interjúalany szobája legyen, a telefonja mellett, mert az állandó zaklatás zavarhatja az interjú nyugodt légkörét, elterelheti a figyelmet. - Ne szervezzünk csoportos interjúkat, hacsak nem az a célunk, hogy az ellentmondások kiderüljenek. - Készüljünk fel előre az interjúra, gondoljuk át, hogy mit szeretnénk megtudni, és e köré koncentráljuk a kérdéseket, de a felkészülés csak fejben történjen, ne papíron. A társalgás menete úgyis mindig felveti a következő kérdést. - Ne késsünk el az interjúról, inkább tíz perccel korábban érkezzünk, mint egy perccel később. Nagyon rossz fényt vet ránk, ha mindjárt az elején kiderül, hogy pontatlanok vagyunk. Ez természetesen a további megbeszélésekre is igaz. - Megjelenésünk az interjúk során legyen rendezett, ápolt, viselkedésünk legyen kulturált. - Tegyük világossá a partnerünk számára mindjárt a beszélgetés elején, hogy mit akarunk, és mit várunk az interjútól.

54 Tegyük fel az indító kérdést, és ezután hagyjuk a partnert beszélni. Ne szóljunk közbe, ne javítsuk ki, ha esetleg valamit helytelenül mondott, mert ez nagyon nagy udvariatlanságra vall. Várjuk meg, amíg befejezi a mondanivalóját, és csak akkor folytassuk a kérdezést. A partner által elmondottakat azonnal írjuk le, vagy vegyük fel diktafonra, ez utóbbit természetesen csak abban az esetben ha hozzájárul. Az interjúk rögzítésére azért van szükségünk, mert ezeket utólag fel fogjuk használni a munkánk során, és itt is igaz az a mondás, hogy „a szó elröpül, az írás megmarad”. - A partnerünk beszéde alatt tehát hallgassunk figyelmesen, és rögzítsünk le mindent. Figyelem! Még akkor is figyeljünk a beszélőre, ha fáradtak vagyunk, és rettenetesen unjuk azt, amit mond. - Ne várjuk, hogy minden kérdésünkre azonnal választ kapunk, ezekre később, majd egy más alkalommal vissza kell térni, de csak a válasz nélkül maradt kérdésekre, a megválaszolt kérdéseket még egyszer feltenni nem szabad. - Az interjú során ne használjunk speciális szakkifejezéseket, nem mindenki van tisztában az értelmükkel. - Ne tulajdonítsunk jelentőséget annak, ha a partnerünk nincs jó véleménnyel a kollégáiról, könnyen megeshet, hogy ha egyetértünk vele, a kollégák ezt hamar megtudják, és nem biztos, hogy számunkra ez kedvező lesz. Tehát ne foglaljunk állást a személyi konfliktusokban. - Végezetül még egy tanács! Tájékozódjunk a beszélgetés előtt a partnerünk hobbyjairól, gyermekeiről (ha vannak), és finoman érdeklődjünk felőlük, de természetesen ez ne zavarja az interjú szakmai kimenetelét.

55 A helyzetfelmérés elemzése, értékelése A helyzetfelmérés során összegyűjtött információk elemzését három tényezőre kell kiterjeszteni: - a folyamatok feltárására, - az adatok vizsgálatára és - a követelmények felmérésére. Az elemzésnél a felhasználóval együttműködve meg kell határozni azokat a folyamatokat, folyamatrészeket, valamint tevékenységeket, amelyeket az új rendszerbe is célszerű változatlan formában beépíteni, továbbá a követelmények felmérése alapján fel kell tárni a hiányosságokat. Az elemzéshez számtalan módszert használhatunk, amelyek közül kiemeljük - a diagramokat, - a folyamatábrákat, - a táblázatokat, - a mátrixokat, valamint - az összetett módszereket.

56 A diagramok A diagramok segítségével valamely mérőszámok időbeli változását, illetve a mérőszámok bizonyos halmazokon belüli megoszlását tudjuk ábrázolni, általában grafikonszerűen. Az ábrázolásra kiválóan alkalmasak a táblázatkezelő rendszerek, mint például az EXCEL.

57

58

59

60 A folyamatábrák Ismerünk - információs folyamatábrákat, - bizonylati út ábrákat, - tevékenységábrákat, - menüábrákat. Információs folyamatábra: Az ilyen típusú folyamatábrával a vállalkozások szervezeti egységei, illetve a vállalkozások és a külső szervek közötti kapcsolatokat ábrázolhatjuk.

61

62 Bizonylati út ábra: Ezek az ábrák csak a bizonylatokkal kapcsolatosak. Tartalmazzák szervezeti egységenként a bizonylatok kiállítását, az egyes bizonylati példányok útját, valamint irattározását.

63 Tevékenységábra: Az ábrák a tevékenységek közötti kapcsolatokra mutatnak rá.

64 Menüábra: A menüábra a kész számítógépes rendszer által elvégezhető funkciókat, lehetőségeket tartalmazza.

65 A táblázatok az adatok, információk rendszerezésére szolgálnak. Számolhatunk megoszlási viszonyszámokat, idősorokat, költségszintet, vagy bármi mást, amelyekhez megfelelő mutatószámokat, képleteket fel tudunk használni. A hagyományos táblák készítése mellett a számítógépes gyakorlatban az elemzésnél használunk még döntési táblákat is.

66

67 Az ábra egy megrendelési folyamat döntéseire vonatkozik, amelyhez az információkat a számítógép szolgáltatja. Az információk képernyőn történő megjelenésének hátterében működik egy rendelés-nyilvántartás, egy folyószámla-nyilvántartás és egy készletnyilvántartás. Amennyiben ezek a nyilvántartások a bevitt input adatokra igenlő választ adnak, úgy a rendelés teljesíthető, ellenkező eseten az N-nel jelezett nem válaszokhoz kapcsolódó tevékenységek jutnak érvényre.

68 A mátrixok Az információs mátrix A mátrix alkalmazása segítséget nyújt ahhoz, hogy a helyzetfelmérés során begyűjtött adatokat rendszerezni lehessen a számítógépes szervezés érdekében. Tartalmazza - az inputokat keletkezésük szerint, - az inputok szerepét a nyilvántartások kialakításában, - az inputok és az outputok kapcsolatát, - a nyilvántartások szerepét az outputok kialakításában, és - az outputokat felhasználásuk szerint. Az információs mátrix (27. ábra) általában először részfolyamatokra készül, s majd a részfolyamatok alapján kerülhet csak sor az összevont mátrix kialakítására. A mátrix annyi helyet tartalmaz, ahány előfordulásra az adott folyamaton belül szükség van, például annyi outputot, ahányat előállít a felmért folyamathoz kapcsolódóan a jelenlegi rendszer. Az ábrában X-ekkel jelöljük a kapcsolódási pontokat, és ez azt jelenti - a konkrét példa alapján -, hogy a bevételi bizonylatot az ügyintéző (input) állítja ki az anyag, illetve áru átvátelekor, ez a bevételi bizonylat érinti a raktári készletnyilvántartást (valószínűleg módosítja is), a feldolgozás eredményeként elkészülhet egy készletlista (output), amely azután a számvitelen és a raktárban felhasználásra kerül. De ez csak egy egyszerű példa, a mátrixok ennél sokkal bonyolultabbak is lehetnek.

69

70 Az összetett módszerek Ide soroljuk a folyamatfelbontás, az adatáramlás, valamint az információelemzés technikáját. Folyamatfelbontási ábra: A folyamatok ismerete alapján összeállított ábra megmutatja, hogy a magasabb szintű folyamatok hogyan épülnek fel az alacsonyabb szintű folyamatokból. Abból indul ki, hogy a problémák részekre bonthatók (ennek megfelelően tehát a folyamatok tevékenységekre), így szintenként lefelé haladva egyszerűbbé tehetők. Jusson eszünkbe a gazdasági folyamatok vertikális vizsgálata a gazdasági rendszerrel foglalkozó fejezetből, pontosan erről van szó! A folyamatfelbontás egy lehetséges esetét a 28. ábrán mutatjuk be.

71

72 Adatáramlási (adatfolyam) ábra: Megmutatja a különböző folyamatok között haladó adatok, információk útját. A 29. ábra a bemutatótermi termékeladás folyamatát szemlélteti, részletezve és összekapcsolva az ide sorolható tevékenységeket, egységeket, nyilvántartásokat (vessük össze a 28. ábra második oszlopával).

73

74 Információelemzési diagram: Az ábra egy konkrét folyamat fontosabb összetevőinek alapvető kapcsolatait mutatja be, mint ahogyan azt a termékeladás példáját folytatva – más szemszögből nézve - egy diagram segítségével a 30. ábrán megkíséreljük szemléltetni.

75

76 A számítógépes rendszer megtervezése A szervezési munka minden esetben azzal kezdődik, hogy minél pontosabban sikerüljön meghatározni a felhasználó által igényelt outputokat, ezután az outputok előállításához szükséges algoritmusokat, valamint az algoritmusok adatigényét. Az adatmodellezés feladata, hogy egy meghatározott rendszer alapadatait, a közöttük lévő kapcsolatokat, az adatokra vonatkozó korlátozó feltételeket, az adatkezelési műveleteket, a tranzakciókat leírja anélkül, hogy figyelembe venné a később felhasználásra kerülő hardver- és szoftverlehetőségeket, illetve korlátokat. Az adatmodell alapfogalmai az egyedek, a tulajdonságok és a kapcsolatok. Az egyedek azok a személyek, tárgyak, fogalmak, események, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák. Az egyed továbbá az a dolog (az a valami) amit ismeretekkel akarunk leírni. A valóságban létező egyedeket egyed-előfordulásoknak, azok logikai szintű kategóriáit egyedtípusoknak hívjuk.

77 Példaként nézzük meg az alábbi táblázatot, amely egy dolgozói nyilvántartás részletét tartalmazza. Dolgozók adatai SorszámNévAnyja neveMunkahelyMunkakörNettó bér Bíró Mária Kiss Anna Nagy Jolán Papp János Szabó Béla. Agócs Mária Halasi Éva Sas Ilona Tóth Jolán Gál Judit. Szervezés Programozás Számvitel Kontrolling Pénzügy. szervező programozó könyvelő elemző Operátor , , , , ,-. A konkrét dolgozók (Bíró Mária, Kiss Anna, Nagy Jolán, Papp János, Szabó Béla...)egyed-előfordulások, míg logikai szinten ugyanezek az emberek a DOLGOZÓ névre hallgató egyedtípusba sorolhatók.

78 A tulajdonságok az egyedeket jellemző lényegi, elválaszthatatlan sajátosságok. A tulajdonság logikai szintje a tulajdonságtípus, konkrét értékei pedig a tulajdonság-előfordulások. A kapcsolat az egyedek közötti viszonyt fejezi ki. A konkrét egyedviszonyok a kapcsolat-előfordulásokat jelentik, míg logikai szinten kapcsolattípusokról beszélhetünk.

79 Példa: A vállalkozásoknál az egyes munkahelyekhez dolgozók tartoznak. Létezik tehát két egyedtípus, az egyik a MUNKAHELY, a másik a DOLGOZÓ. A két egyedtípus közötti kapcsolatot a MUNKAHELY-DOLGOZÓ kapcsolattípus fejezi ki. A kapcsolat-előfordulásokat azok a konkrét viszonyok jelzik, amelyek megmutatják, hogy Bíró Mária, vagy Kiss Anna melyik munkahelyen dolgozik. Az egyedtípusok közötti kapcsolatok elemzése során ki kell térni a kapcsolat fokának a meghatározására is. Ez azt mutatja meg, hogy két kapcsolt egyedtípus egyikének előfordulásai hány előfordulással állnak tényleges kapcsolatban a másik egyedtípus előfordulásai közül. A kapcsolat foka alapján beszélhetünk 1 : 1 1 : N N : M fokú kapcsolatokról.

80 1 : 1 fokú kapcsolat Ha két egyedtípus között a kapcsolat olyan, hogy az egyik egyedtípus egy konkrét előfordulásához a másik egyedtípusnak egy konkrét előfordulása tartozik, akkor 1:1 fokú kapcsolatról beszélhetünk. (ábra) Dolgozó Adószám száma

81 1: N fokú kapcsolat Ha az egyik egyedtípus egy konkrét előfordulásához a másik egyedtípusnak több konkrét előfordulása tartozik, akkor a két egyedtípus között a kapcsolat 1:N fokú (ábra) Munkahely 1. Dolgozó 2. Dolgozó N.Dolgozó száma száma száma Vagy másképpen ábrázolva: Munkahely számaDolgozó száma

82 N:M fokú kapcsolat Ha egy egyedtípus konkrét előfordulásához a másik egyedtípusnak több konkrét előfordulása tartozik, és ez fordítva is fennáll, akkor a kapcsolat N:M fokú (ábra) 1. Dolgozó2. DolgozóN.Dolgozó száma száma száma Angol Francia Német nyelvtudás nyelvtudás nyelvtudás Vagy másképpen ábrázolva: Dolgozó számaNyelvtudás

83 Az összegyűjtött és feldolgozásra szánt adatoknak két alapvető struktúráját ismerjük, az egyik a logikai, a másik pedig a fizikai adatstruktúra. A logikai adatstruktúra a felhasználó szempontjából mutatja az adatok logikai összefüggéseit, a fizikai adatstruktúra az adatok tárakon való elhelyezésével kapcsolatos, ez utóbbi már programozói feladat. A logikai adathierarchia szintjei az elemi adat -Logikailag összetartozó karakterekből áll, a legalacsonyabb szinten van, tovább már nem bontható.Itt kell megemlíteni az adatcsoportot is, amely elemi adatokra bontható, de önálló értelme is van (például a DÁTUM). az adattétel -Logikailag összetartozó elemi adatokból áll, a középső szinten van. az adatállomány -Logikailag összetartozó adattételekből áll, a legfelső szinten van.

84 A fizikai adatstruktúra szintjei a mező -az elemi adatok felviteléhez a rekord - az adatételek felviteléhez a file - az adatállományok felviteléhez A mező típusa lehet - numerikus és - karakteres. A numerikus mező szigorúan csak számjegyeket tartalmaz, a karakteres mezőben lehetnek számok, betűk és jelek egyaránt. Változásuk gyakorisága szerint vannak állandó és változó adatok, a feldolgozásban betöltött szerepük szerint pedig bemeneti és kimeneti adatok. Az alábbi táblázat egy készlet-nyilvántartási rendszer néhány adatát tartalmazza, egészen pontosan öt készletféleséget a hozzátartozó legfontosabb jellemzőkkel együtt. A táblázat sorait a logikai adathierarchia szempontjából adattételeknek nevezzük, az öt adattételt, ha csak ennyi készlet van, adatállománynak. A cikkszám, a cikk megnevezése, a nyilvántartási ár, a mennyiség, a mennyiségi egység és az érték mindegyike egyenként elemi adat.

85 SorszámCikkszámMegnevezésNyilv. árMennyiségM.e.Érték

86 A fizikai adatstruktúra szerint a táblázat sorait rekordoknak nevezzük. A sorokon belüli megnevezésekhez tartozó rovatokat mezőknek. Adatmező a CIKKSZÁM, a CIKK MEGNEVEZÉSE stb. Az összes rekord együttvéve alkotja az adott rendszer adatállományát, a fájlt. Ha több különálló, de egymáshoz logikailag közel álló adatállományt összekapcsolunk, akkor adatbázist kapunk. Ilyen adatbázist alakíthatunk ki, ha például a beszerzés, a készletezés és az értékesítés adatállományait közös rendszerbe foglaljuk, az eddig három helyen tárolt adatokat egy helyre visszük, de úgy, hogy minden adat csak egyszer fordul elő az adatbázisban. A rendszert a továbbiakban nem beszerzésnek, készletezésnek, illetve értékesítésnek fogjuk hívni, hanem készletrendszernek.

87 A kódszámrendszer kidolgozása A mindennapi életben számtalan esetben találkozhatunk kódszámokkal. Az irányítószám például 4 helyiértéken azonosítja a városokat és falvakat, az áruk csomagolásán vonalkóddal ellátott címkéket láthatunk, de kószám a bankszámlaszám, a dolgozói azonosító, sőt az autók rendszáma is. Ezeket mind azért alakították ki, hogy a mögöttük lévő tartalom egyértelműbb legyen, egyúttal megkönnyítsék a számítógépes feldolgozási rendszerek működését. A kódszámok fajtái A személyek, tárgyak, fogalmak megjelölésére különböző szerkezetű kódszámokat lehet alkalmazni.

88 Ismerünk - sorszámos - csoportképző, - decimális és - alfanumerikus elveken kialakított kódszámokat. A sorszámos kódszám használatánál a kódszámokat növekvő vagy csökkenő sorrendbe rakjuk. Igen nagy hátránya, hogy bővítésre, csoportosításra nem alkalmas. A csoportképző kódszám alkalmazásánál a fontosnak tartott fogalmakat - a megkülönböztetés érdekében - kiemeljük, csoportosítjuk, de a hozzájuk tartozó többi fogalmat már sorszámmal látjuk el. Ilyen csoportképző kódszám az irányítószám első karaktere. Decimális kódszám esetén a különböző számjegyek bármelyike a tőle jobbra írható 0-9 számjegyek segítségével további tíz részletező csoportra bontható.

89 Az alfanumerikus kódszám tulajdonképpen csak abban különbözik a sorszámos és a csoportképző kódszámoktól, hogy itt a számok mellett betűket és jeleket is használunk,vagy csak betűket használunk. Alfanumerikus kódszám például a személyi igazolvány száma, vagy az autók rendszáma. Számítógépes rendszerekbe történő beépítésük és az azokban betöltött funkciójuk szerint vannak - azonosítók, - megjelölő kódok, tranzakciós kódok és - ellenőrzőkódok. Az azonosítók olyan kódszámok, amelyek minden egyedhez, vagy csoporthoz tartozó rekordban benne vannak, de minden rekordnál más és más előfordulással. Alapvető szerepük abban áll, hogy azonosítják az egyedeket, csoportok esetében pedig a csoportokat.

90 Példa: Azonosító például a BANKSZÁMLASZÁM, az ADÓIGAZGATÁSI SZÁM. az ÁRUKÓD, a DOLGOZÓKÓD, az ESZKÖZKÓD, de azonosító az IRÁNYÍTÓSZÁM is. A megjelölő kódok annyi egyed (csoport) mellé rendelhetők, amennyi a minősítés szempontjából azonos elbírálás alá esik.

91 Példa: A szakképzettség kódjai például megjelölő kódok: közgazdász-1 jogász-2 mérnök-3 üzemgazdász stb. Minden kódszám annyiszor fog ismétlődni, ahány azonos szakképzettséggel rendelkező dolgozó szerepel a nyilvántartásban. A tranzakciós kód mozgást, változást jelöl. A mozgás minden esetben kétirányú, növekedés és csökkenés, de a növekedésen és a csökkenésen belül többféle változat lehetséges.

92 Példa: A készletekkel, vagy az eszközökkel kapcsolatban a tranzakciós kódot MOZGÁSNEM-nek szoktuk nevezni. Nézzünk néhány mozgásra utaló megnevezést, és tegyünk mindegyikhez kódszámot: 1 - Növekedés 2- Csökkenés 11- beszerzés 21 eladás 12- visszáru vevőtől 22- visszáru szállítónak 13-átvétel 23-átadás 14-leltártöbblet 24-leltárhiány * * Az ellenőrzőkód az adatbevitelnél előforduló hibák egyfajta kiszűrésére szolgál.

93 Az ellenőrzőkód algoritmusára programot kell írni, amelyet azután a számítógép minden adatbevitelnél elvégez, s amennyiben nem az előzőleg kiszámított ellenőrzőkódot kapja eredményül, jelez, hogy hibás volt a bevitel. A kódszámok kialakítása Legyenek - egyszerűek, - rövidek (a lehető legrövidebbek), - egyértelműek, - könnyen bővíthetők és - tartósak. A kódszám felépítésének meghatározásánál az előforduló összes lehetséges változatot figyelembe kell venni, minden szempontot, amelyek csoportosításra alkalmasak lehetnek, számba kell venni. Továbbá szem előtt kell tartani azt is, hogy a kódszámmal ellátni szándékozott egyed nyilvántartási rendszere egyedi, vagy csoportos.

94 Példa: Nézzük a következő táblázatot, amely egy vállalkozás szoftvereit tartalmazza eredet és típus szerinti bontásban: EREDET TÍPUS Számviteli Szövegszer- Táblázat- Adatbázis- Egyéb rendszer SAJÁT TÁRGYI TITKÁR TÁBLA RENDSZER MARKET IMMAT BÁZIS CONT FŐKÖNYV MUNKAIDŐ FOLYÓSZ BEVÉTEL BANK BÉR LELTÁR LIKVID ADÓ SZÁMLA PÉNZTÁR KÜLSŐ KÉSZLET WORD EXCEL DBASE NORTON KALKUL WINDOWS QUATTRO PE2

95 Feladatunk a SZOFTVERKÓD (a későbbiek során ezt majd ESZKÖZKÓD-nak fogjuk hívni) kialakítása úgy, hogy minden szoftvernek egyedi, saját kódszáma legyen, továbbá vegye figyelembe a szoftver eredetét és típusát. A táblázatban kétféle eredetet és ötféle típust jelöltünk meg. A kódszám kialakításánál elsődleges szempontunk az eredet, és másodlagos a típus. Az első helyi értéken tehát az eredet kódja fog szerepelni, a második helyi értéken pedig a típus kódja (mindkét kódnak egy-egy pozíció elegendő, miután az elsőből kettő, a másodikból öt előfordulás van). Ezután következik az egyedi jelölés, amelyet sorszámmal fogunk megoldani, méghozzá két pozícióval. A két pozícióra azért van szükségünk, mert a saját fejlesztésű számviteli rendszerekből 11 darab van és ezt csak két helyi értéken tudjuk sorszámozni.

96 Az általunk kialakított SZOFTVERKÓD (ESZKÖZKÓD) felépítése tehát a következő: Sorszám Típus Eredet A BÁZIS elnevezésű adatbázis-kezelő rendszer kódszáma például: 1402

97 A bizonylatok megtervezése A bizonylatok a különböző gazdasági eseményeket hitelt érdemlően igazoló és leíró okmányok. A bizonylat megtervezése a bizonylat céljára szolgáló nyomtatvány megtervezését jelenti. A nyomtatványok lehetnek szabályosítottak (adóhivatal által kibocsátott nyomtatványok, pénzintézeti nyomtatványok), lehetnek ajánlottak (készletekkel, eszközökkel kapcsolatos nyomtatványok) és saját tervezésű nyomtatványok. A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények alaki és tartalmi vonatkozásúak: - Alaki szempontból nézve a bizonylatok általában három fő részből állnak, a fejrészből, a táblázatos részből és a lábrészből. A fejrész és a lábrész az egész bizonylatra vonatkozó jellemző adatokat tartalmazza, a táblázatos rész a gazdasági esemény leírását. Hozzá kell tennünk, hogy az alaki követelmények egyre inkább megszűnnek követelmények lenni, az éles határok elmosódnak.

98 Tartalmi szempontból nézve minden bizonylatnak tartalmaznia kell = a kiállító szerv adatait, = a bizonylat számát, = a bizonylat megnevezését, = a kiállítás dátumát, = a gazdasági esemény leírását, és = az aláírást.

99 Néhány tervezési szempont: - az oszlopoknál (a nyomtatvány azonos jellegű adatokat tartalmazó függőleges csíkjai) az összegzések miatt számolni kell a felnövekedésekkel. - a hasáboknál (több, egymással összefüggő oszlop) az összetartozó oszlopokat egymás mellé kell rendelni, - a soroknál (a nyomtatvány különböző jellegű adatokat tartalmazó vízszintesen tagolt részei) figyelni kell a soremelési távolságokra, elsősorban a gépi nyomtatványok esetében, valamint gondolni kell a tételsorok szükséges számára, - a rovatoknál (a megfelelő sorok és oszlopok találkozási helyei) fontos, hogy beleférjenek az adatok, - az átíró rendszernél ügyelni kell arra, hogy az egymás alatt és felett lévő nyomtatványok oszlopai, illetve sorai fedjék egymást (például többpéldányos bizonylatok esetén).

100 A bizonylatokat annyi példányban kell kiállítani, ahány példányra az adott információrendszer szempontjából szükség van, de legalább két példányban. Az inputok megtervezése Törzsadatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek viszonylag hosszú időn keresztül változatlan állapotban vesznek részt a feldolgozási folyamatban, tehát a törzsállomány az egyedek tartósan jellemző, lényeges tulajdonságait tartalmazza. A törzsállomány karbantartás alapvető műveletei: - a felvitel, - a módosítás, - a törlés. A felvitel minden esetben új rekord felvitelét jelenti.

101 Történhet bővítéssel és kiterjesztéssel. A bővítés új rekordok beszúrását jelenti az eredeti file-ba (állományba). A kiterjesztések kétféle változata ismert: - a lefoglalt tárolóterület az új rekord felvitelekor nem változik, csak egy addig nem használt tárolóterület válik aktívvá, - a lefoglalt tárolóterület az új rekord felvitele miatt bővítésre szorul, mert már elfogyott az inaktív tárolóterület. A módosítás egy már bentlévő rekord adatainak megváltoztatását jelenti, amely vagy egyszerű felülírással, vagy pedig kitöltéssel (eddig üres mezőbe a hiányzó adatok beírása) történhet. A rekordokon belül minden mező módosítható, kivéve az azonosító mező, illetve azoka mezők, amelyeket valamilyen ok miatt a rendszer készítői letiltottak.

102 A törlés egy már bentlévő rekord törlését jelenti. Kétféle törléslétezik: a logikai törlés és a fizikai törlés. A logikailag törölt rekord nem vesz részt a további feldolgozásban, de a tárolón fent maradt, és bármikor aktiválható. A fizikailag törölt rekord a tárolón sem marad fent, ezért célszerű törlés előtt floppyra vagy CD-re menteni, mert hátha szükség lesz még rá. A karbantartási műveletek leírása után meg kell említenünk a listázás műveletét, mint olyan műveletet, amelyik lehetővé teszi, hogy a karbantartott rekordok adatait le lehessen kérdezni, illetve a hosszabb listákat ki lehessen íratni a nyomtatón. Szükség lehet ezekre a listákra a törzsadatok felvitelénél, vagy például az aktuális állapot megismeréséhez. A forgalmi adatok a rendszer működésével kapcsolatos eseményeket, tevékenységeket, illetve azok következményeit fejezik ki, és a rendszer állapotában bekövetkezett változásokat tükrözik.

103 Az outputok megtervezése Az eredmények megjelenítésének számos hardvereszköze van, amelyek különböznek egymástól technikában, kapacitásban, költségben. Az eszközök közül mi a képernyőt és a nyomtatót emeljük ki, mint a leggyakrabban használt technikákat (gyakori output egyébként a floppy, illetve a CD is). A képernyős lekérdezés az esetek legnagyobb részében egy tételre és a hozzátartozó információkra vonatkozik (természetesen ez nem zárja ki azt, hogy listaszerű, vagy összegfokozatos lekérdezés a képernyőn ne valósulhasson meg). A képernyő viszont kötött, tehát mindig csak egy képernyőt láthatunk, de a képernyőn minden megjeleníthető, ami ráfér, és a rendszerünk tartalmazza.

104 A nyomtatón általában nagy tömegű információmennyiséget szoktunk előállítani leporellóra, vagy szóló lapokra. A nagy tömegű információmennyiség mellett a nyomtatót használjuk olyankor is, ha az előállítás igénye egy, vagy esetleg több tételre vonatkozik. Gondolunk itt például egy bizonylat, vagy egy nyilvántartólap, egy adott időszaki forgalom, illetve egy -tól -ig határokkal záródó lista nyomtatására. A forgalmi tablók adatait a forgalomból merítjük, kiegészítve a törzsállományból vett adatokkal. Általában listaszerűek és összegfokozatokat tartalmaznak, de lehet nyomtatott forgalmi output egy nyilvántartólap, vagy egy bizonylat is. Az összegfokozatokkal rendelkező tablóknál a következő nagyon fontos tényezőket kell figyelembe venni: - a tabló legmagasabb rendezési szempontja a bal szélen található dátum, vagy azonosító, a rendezési szempontok jobbra haladva csökkennek, - az összegfokozatok jobbról balra növekednek, a legmagasabb összegfokozat rendszerint az egész tabló végösszege, a mindösszesen, - műveletet végezni csak mennyiségi és értékadatokkal lehet, - jól át kell gondolnia a lista felépítését, mert ha nem megfelelő a tervezés, akkor hibás lesz az eredmény.

105 A számítógépes rendszer bevezetése Az elkészült rendszert meg kell valósítani, be kell vezetni. A bevezetés történhet úgy, hogy „egyik napról a másikra” (tegnap még a régi rendszer működött, ma már az új), történhet szakaszosan (akkor alkalmazható, ha a rendszer moduljai elkülöníthetők egymástól), és történhet párhuzamosan (amikor egy előre meghatározott időpontig a régi és az új rendszer egymás mellett működik). A gazdálkodó szervezetek igen gyakran az utóbbi mellett döntenek, tudniillik ez a legbiztonságosabb, de sajnos ezzel együtt a felhasználóra többletterhet is ró. A bevezetés során jelentkező szervezői feladatok: - a rendszer működésének tesztelése, - a dokumentációk összeállítása, - a számítógépes rendszer kezelőinek betanítása, és - a garanciális idő alatti szervezői felügyelet gyakorlása.

106 A tesztelés a rendszer működőképességét kell hogy biztosítsa, a betanítás a felhasználókat a rendszer használatával ismerteti meg. Magában foglalja - a teljes rendszer ismertetését, - a rendszerhez kapcsolódó szolgáltatások részletezését, - a rendszer kezelésének ismertetését, valamint - a rendszer kezelésének gyakoroltatását. A szervezési felügyelet a garanciaidő végéig tart, s feladata a hibamentes működés feltételeinek a megteremtése. A számítógépes rendszerek szerves részét képezik a dokumentációk. Alapvetően háromféle (természetesen lehet több is) dokumentációt kell, illetve célszerű készíteni, s ezek a következők: - szervezési dokumentáció, - kezelési dokumentáció és - üzemeltetési dokumentáció.

107 A szervezési dokumentáció magában foglalja mindazon információkat, amelyek a szervezési munka elvégzésének eredményeként a felhasználó számára rendelkezésre kell hogy álljanak, és tájékoztassanak a szervezéssorán kialakított kódszámokról, bizonylatokról, törzs- és forgalmi adatokról, outputokról, a működés folyamatáról, a régi rendszerről történő áttérés lépéseiről. A számítógépes rendszerek kezelési dokumentációja egyértelműen a programok működtetésével, kezelésével kapcsolatos leírásokat tartalmazza. A dokumentációban a számítógép bekapcsolásától egészen a kikapcsolásáig minden részletekbe menő lépést rögzíteni kell, az első billentyű lenyomásától az utolsó billentyű lenyomásáig.

108 Az üzemeltetési dokumentáció a számítógépes rendszer zavarmentes működtetéséhez szükséges hardver-, szoftver- és technikai feltételek leírását tartalmazza. Hardverfeltételek: Itt kell leírni azokat a hardverfeltételeket, amelyek megléte alapvetően szükséges ahhoz, hogy egy rendszer valamely számítógépen működhessen. Ilyen feltételek például: - egyedi számítógép vagy hálózat, - a számítógép típusa, a memória kapacitása, - a winchester kapacitása.

109 Szoftverfeltételek: Egy kész szoftver akkor üzemképes, ha működik. A működés alatt alapvetően azt értjük, hogy az elindítástól a kilépésig minden menüpontja és azon belül minden részfunkciója kifogástalanul reagál a kezelő próbálkozásaira, nem akad ki sehol, például a képernyő legfelső sorában megjelenő hibaüzenet-jelzéssel. Az ilyen rendszerek még javításra szorulnak. Technikai feltételek: Fontos megemlíteni a technikai feltételek között a megfelelő adatvédelem biztosítását is. A működő rendszer értékelése Az eredmények értékelését tehát nem a rendszer készítői végzik, hanem a felhasználó. A számítógépes rendszerek értékelésénél a mérések alapelve az kell legyen, hogy az adott működő rendszer mivel járul hozzá a gazdálkodószervezet eredményeihez. Ehhez a költség-haszon számítások figyelembevételére és alkalmazására van szükség.

110 Egy rendszer kifejlesztése és üzemeltetése költséget jelent. Ezeket a költségeket két csoportra bonthatjuk. - egyszeri kiadások, amelyek a rendszer kifejlesztéséhez kapcsolódnak, és - folyamatos kiadások, amelyek az üzemeltetés ideje alatt újra és újra felmerülnek. Egyszeri fejlesztési költségekFolyamatos üzemeltetési költségek Munkabér, díjazás A rendszerszervezők, rendszertervezők, rendszerkészítők, programozók bére, díjazása. A betanítást végzők díjazása. Adatelőkészítők, operátorok bére, díjazása. Üzemeltetés vezetőinek, személyzetének bére. Szolgáltatás Gépidőbérlet (bérmunkában). A beindításhoz szükséges adatok gyűjtése. Gépidőköltség. Eszközkihasználás,értékcsökkenés költségei. Adattárolás költségei. Egyéb Gépek, berendezések beszerzése, üzembehelyezése. Számítógépes munkahelyek kialakítása. Szoftverek beszerzése és beállítása. Oktatási anyagok beszerzése. Munkaszervezési követelmények folyamatos biztosítása. Technikai feltételek (floppyk, CD-k, nyomtatóhoz papírok) folyamatos biztosítása.

111 Az egyszeri és a folyamatos költségek figyelembevétele mellett a másik tényező, amely alapján esetleg értékelni lehet egy számítógépes rendszer eredményességét, vagy eredménytelenségét, a haszon. A haszon lehet - mérhető és - nem mérhető.

112 Mérhető lehet a haszon a következő esetekben: - A rendszer működése során bizonyos költségeket megtakarít (a termelésirányítás például az új rendszer segítségével jobban ütemezi a gyártó gépsorokat a hozzátartozó egyéb elemekkel együtt, a gyártó kapacitást hatékonyabban használja ki, így megtakarítja a korábban elhatározott bővítés költségeit). - A működő rendszer lényegesen csökkenti a költségeket (például az új rendszer lehetővé teszi, hogy a hatékonyabb készletgazdálkodás alacsonyabb készletszintet eredményez). Nem mérhető haszon lehet a jobb kiszolgálás, a szebb dokumentumok készítése, a fegyelmezettebb munka, a nyugodtabb munkakörülmények, a csökkent fluktuáció, a jobb vevőszolgálat, a hatékonyabb felügyelet, a kevesebb panasz a vevők részéről, az információk gyorsabb útja a döntésekhez és még sok más egyéb tényező, amelyek mind-mind egy jól működő számítógépes rendszernek köszönhető.


Letölteni ppt "Informatikai rendszerek szervezése, tervezése, üzemeltetése Liszicza István Gábor Dénes Főiskola."

Hasonló előadás


Google Hirdetések