"Hogyan tovább iratkezelés?„ 2010. június 10. Az irodák és a dokumentumok a felhőkbe költöznek Gasparetz András címzetes egyetemi docens Pannon Egyetem.

Az előadások a következő témára: ""Hogyan tovább iratkezelés?„ 2010. június 10. Az irodák és a dokumentumok a felhőkbe költöznek Gasparetz András címzetes egyetemi docens Pannon Egyetem."— Előadás másolata:

1 "Hogyan tovább iratkezelés?„ 2010. június 10. Az irodák és a dokumentumok a felhőkbe költöznek Gasparetz András címzetes egyetemi docens Pannon Egyetem

2 Pannon Egyetem Gazdaságtudományi Kar Bürotika és irodakultúra 1989 óta tanrendben - műszaki menedzserek - humán menedzserek - gazdasági informatikusok / nappali, levelező – BSc, MSc / 560 hallgató az utolsó 3 évben www.burotika.hu

3 IRODA Mi az iroda, s miért fontos? A jövő irodája Számítástechnikai felhő

4 Az iroda fogalma (Poór József,1987) A szó eredete: Office – officium (latin), Büro – bureau (francia) Az iroda az a hely amelynek a legfontosabb funkciója az információfeldolgozás és az ügykezelés

5 Az iroda fogalma (Dobay Péter,1996) Az iroda alaptevékenysége szöveges, numerikus, képi és hangdokumentumok fogadása, létrehozása, tárolása, feldolgozása és továbbítása, Ezt segítik a kiegészítő irodai tevékenységek.

6 Az iroda fogalma (Adamcsik, 1998) Személyekből álló csoportosulás, amely meghatározott cél érdekében jött létre, a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik, és alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis a szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása, tárolása és továbbítása.

7 Az iroda fogalma Emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése. Megfelelőnek nevezhető az információkezelés, ha az: Lehetővé teszi, hogy az általa kiszolgált folyamatok által igényelt helyen és időben az igényelt módon és minőségben rendelkezésre áll az információ, Hatékony.

8 Mi NEM az iroda? az iroda nem egy helyiség!!!

9 Az iroda volt, van és lesz Az információmennyiség 3-5 évente megduplázódik A dokumentumok 3-7%-a elveszik A felhasznált papírmennyiség nő Forrás: IDC, 2008

10 A bürotika „globális” céljai A vállalat alkalmazkodóképességének növelése a piaci versenyben –A vállalat munkájának a magfolyamatok köré történő szervezése –A vállalat belső szervezetének és működésének korszerűsítése. Hatékonyság növelése Minőség javítása Kevesebb kockázat Kisebb környezeti terhelés

11 11 /23 A bürotika „közvetlen” céljai a működés pontos leírása a folyamatok mélyebb elemzése IKT megoldás bevezetésének támogatása Az üzleti kommunikáció fejlesztése az iratkezelés javítása (ügymenetek, tudásmenedzsment)

12 A jövő irodája, az iroda jövője

13 Információbiztonság: sértetlenség (teljesség, hitelesség, pontosság) rendelkezésre állás (funkció, tartalom, idő stb.) bizalmasság Az adatok és a működés biztonsága! ISO 27001 (BS7799; ISO 17799) 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet Előtérbe kerül: információvédelem

14 Környezettudatos iroda vezetés ISO 14001 (KIR); Zöld Iroda (Követ) mérés – tervezés – cselekvés - értékelés "3R" (replace, reduce and refine), (reduce, reuse and recycle) Súlypontok (energia, papír, festékek, szárazelem, PET,…) Várható következő lépés: digitális környezetvédelem Előtérbe kerül: környezetvédelem

15 A magas szintű szolgáltatás 1.  Megbízhatóság – következetes, hibátlan és mulasztásoktól mentes teljesítmény.  Készségesség – az alkalmazottak hajlandósága a szolgáltatás teljesítésére.  Hozzáértés – az alkalmazottak és a szervezet megfelelő szintű tudása és ügyessége (gyakorlata).  Hozzáférhetőség – a kapcsolat létesítésének lehetősége.  Udvariasság – a fogyasztó iránt megnyilvánuló tisztelet és megbecsülés.

16 A magas szintű szolgáltatás 2.   Közlékenység – a fogyasztók megfelelő meghallgatása és tájékoztatása.  - Hihetőség – őszinteség és megbízhatóság.  - Biztonság – a fogyasztó megóvása a veszélyektől, kockázattól és kétségektől.  - Megértés – a fogyasztó szükségleteinek felismerése.  - Felelősségtudat – a vállalat és az alkalmazottak felelősen végzik a munkájukat.  - Rugalmasság – hogyan reagál az egyéni vagy megváltozó igényekre?

17 A távmunkának különböző formái Az iroda falai véglegesen leomlanak Otthoni távmunka –Kizárólag otthon –Társadalmi/családi integrációs problémák – Változó helyű távmunka –Megosztás az otthon és az iroda között –Kevesebb integrációs probléma –A munka 30-70%-a otthon – Mobil távmunka –Választható munkahely és környezet –Csatlakozás más erőforrásokhoz (internet, mobil internet) A szükséges erőforrások elérése bárhonnan és bármikor..

18 Az információ- és kommunikációtechnológia konvergenciái PC TV Telefon Konvergencia a megoldásoknál Üzleti folyamatok Inf. és komm. alkalmazások Konvergencia a hálózatoknál Telefon Kábel Internet Mobil Fax Másoló Lapolvasó Konvergencia a végállomásoknál Nyomtató Op. rendszerek, struktúrák,

19 Az IKT erőforrások optimalizációja Széles út a falaktól mentes iroda felé. Groupware Mi az alapvető ígéret? Mindig és mindenhonnan elérhető Reagálási képesség nő (skálázható, gyorsan lehet váltani) Hatékonyság növelése, mutatók javítása (ktg.) Cloud computing, az ügyeletes hype

20 Új fenyegetettségek az információvagyon ellen Csökkenő (de legalább) átrendezendő kontrollok Hogyan ellenőrzöm a felhő szolgáltatót? Fizetek-e eleget, hogy követelhessek? Hol van a felhő? Milyen előírások vonatkoznak (illeszthető-e PCI, 24/2006,..): a felhőre?, az adataimra?, a kötelező adatszolgáltatásra? Mi van még a felhőben? Összekapcsolható-e az adatom más adatokkal? Törölhetem az adataimat? Hogyan védhetem a hozzáférési csatornát? A dolgozók újfajta paranoiáit kell tudatosítani Cloud computing az ügyeletes kockázat

21 Igen, ha a szervezet szabályozási környezete engedi nem csak divatból választja, hanem realizálni tudja az eredményeket megfelelő a céges kulturális elfogadás szükségesség felismerése, folyamatokba illesztése egyéni képzések támogatják (kinyílik az e-Skills olló) megfelelően elvégezték a kockázatmenedzsmentet Felhő a jövő irodai infrastruktúrája

22 Köszönöm a figyelmet! Gasparetz András 20/4349-000 ga@burotika.hu Az irodák és a dokumentumok a felhőkbe költöznek