TÁMOP-2.3.6 Projektindító nap PÉNZÜGYi elszámolás II.

A támogatás utalását akadályozó leggyakoribb problémák Nem érkeznek be időben a kifizetési kérelmek (következmények: - likviditási problémák, a záró kifizetési igénylésre maradnak a számlák, előleggel nem tud elszámolni, beszűkül a mozgástér) Számlaösszesítők hibás használata Alátámasztó dokumentumok hiánya vagy hibás használata Nem jelzik időben a módosításokat; kifizetést akadályozó módosítások Utolsó ponthoz: szerződésmódosítások, váltbejek, intézményi változások

Folyamatok felgyorsítása Mit teszünk mi? Folyamatok felgyorsítása Jogszabályi határidők ÚSZT-ben (Új Széchenyi Terv): Hiánypótlás kiküldésére: 30 nap Támogatás kifizetésére 45 nap Elektronizálás – 2014. június 6. óta – postai átfutás kikerülése Hp-ra 5 napot adunk

Mit tudnak tenni Önök? Részletes dokumentummátrix Hol tud tájékozódni?  www.szechenyi2020.hu Mindenképpen használják az alábbi dokumentumokat: Pénzügyi elszámolás részletes szabályai (PERSZ) Részletes dokumentummátrix Dokumentummátrix-ellenőrzési szempontok Pályázati Útmutató, Támogatási Szerződés (TSZ) + Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 547/2013. (XII.30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK)

Megvalósítás határideje Fizikai befejezés – az utolsó tevékenység fizikai befejezése (az utolsó számlán szereplő teljesítési időpont, vagy a foglalkoztatás utolsó napja) Megvalósítás dátuma – az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma (7-8 hónap) ZKI/ZB benyújtása – megvalósítás + 30 nap Projekt befejezése - a ZB/ZKK KSZ általi elfogadása vagy az utolsó folyósítás dátuma

Időközi kifizetések (KI-IB) Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összeg- és százalékos határ szabja meg. Összeg és százalékos korlátok: 2014 december 31-ig : csak 200.000 Ft! 6 hónapos szabály / 12 hónapos szabály / 50%-os szabály A projekt fizikai zárását követően, de még a záró elszámolás benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet. Több körös elszámolás Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben A záró kifizetési igény lehet „nullás” is! A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan! Kivételek: Első kifizetési igénylés Záró kifizetési igénylés Kizárólag fordított ÁFA-összesítőt tartalmazó kifizetési igénylés Kizárólag szállítók számlát tartalmazó kifizetési igénylés Vegyes elszámolás IH-engedély

ÚSZT- Kifizetések és beszámolók Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt nyújtható be Nincs jelentésütemezés Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került Nem rögzíthető összesítőre: deviza számlák valamint építés, felújítás 200e forint felett eszközbeszerzés 100e forint felett Pénzügyi felfüggesztés esetei (szabálytalanság, szerződésmódosítás stb.) Ha nincs más felfüggesztő tényező: SZM/VB/köztartozás

Elszámolhatósági feltétel Felhívjuk a Tisztelt Pályázók figyelmét, hogy amennyiben a költségvetés tartalmaz nem elszámolható tételeket, akkor a kifizetési igénylések során a nem támogatható tételek elutasításra kerülnek! Szállítói finanszírozásra nincs lehetőség!

Beadási feltételek Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal ellátott kifizetési kérelem nyújtható be! A beszámolót / KI-t a pályázati e-ügyintézés felületen kell benyújtani, papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell feltölteni. Felcsatolni: összesítők excel formátumban, alátámasztó dokumentumok szkennelve (v. Eredeti) Záradékolás !

Papír alapú dokumentumok benyújtása! Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában szkennelnie! Lassítja a kifizetéseket – a beérkezés időpontja a papír alapú dokumentumok beérkezése lesz! Ha lehetséges, kerüljük!

Árajánlatok A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén (ESZA/ERFA 2.2 pontja): Nettó 100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat Tulajdonos, fenntartó, vagyonkezelő, irányító stb. jogokat gyakorló szállító esetén 100 e Ft alatt is kell 3 független árajánlat. Az ajánlattételre vonatkozó felkérések és a beérkezett ajánlatok minden mozzanata dokumentált legyen (e-mail, fax, postai levél) Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége

Árajánlatok 2. Alkalmassági feltételek Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere 3 hónapnál nem régebbiek a szerződéskötéshez képest. Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések a helyszíni ellenőrzéseken vizsgálatra kerülnek!

Kifizetési igénylés összeállítása Záradékolás Projektazonosító ÉS a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szövegezés Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell! Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt 2. Összetartozó dokumentumok rendezése Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix szerint 3. Számlák besorolása költségösszesítőkre Először specifikus összesítőkbe való besorolás  200 e Ft alatti összesítőbe való besorolás  önálló számlaként rögzíteni

Kifizetési igénylés összeállítása 4. Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel, amennyi soron összesített elszámolni kívánt költséget a részösszegek munkalap Önálló számlaként 5. Alátámasztó dokumentumok feltöltése az eredeti záradékolt számlák szkennelése (olvashatóság) Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt példány is szükséges + záradékolás dokumentumok feltöltése a felületen

Kifizetési igénylés dokumentáció összeállítása 6. IB rögzítése, összerendelés – dokumentum csatolása nem szükséges 7. Kifizetési igény véglegesítése, beküldése – CSAK ELETRONIKUSAN! – technikai visszaküldés nem lehetséges!

Kifizetési igény rögzítése

Új funkciók: elszámolás létrehozása

Műveletek sorrendje

Számlafej

Tétel rögzítése

Új funkció – Alátámasztó Dokumentumok

Hiányos adatok Az adatlap mentése sikeresen megtörtént, de az adatok még hiányosak. A pirossal jelölt számlákban, költségkategóriákban, dokumentumokban tartalmi hibák vannak, amelyeket legkésőbb a beküldésig javítani kell! A hiányzó dokumentumok csatolását megteheti a számlatétel, "Kifizetés alátámasztó dokumentumok" felületen vagy a "Kifizetési kérelmet alátámasztó dokumentumok" funkcióban.

Ismétlő kérdés ? Milyen esetben fordulhat elő, hogy a kedvezményezett nem tudja kiválasztani a „papír alapon küldöm be” opciót a releváns-e a számlára nézve kérdésnél? Akkor, ha a rögzítés megkezdésekor nem kérvényezte a dokumentumok papír alapú benyújtását. Ezt később is megteheti a „Műveletek” fülön.

File csatolás

Ismétlő kérdés ? Kiválasztható-e a feltöltésnél olyan dokumentum, amit 2014.06.06. előtt küldött be, és fent van a dokumentumtárban? Nem, ilyen dokumentumot nem tud csatolni.

204. 2. A kifizetési igényléshez az 1 204.2. A kifizetési igényléshez az 1. függelék szerinti alátámasztó dokumentumok eredeti példányát kell elektronikus formában (papír alapú dokumentumok esetében szkennelve) csatolni a Pályázati e-ügyintézés felületen. Számlaösszesítő benyújtása esetén a kedvezményezett által cégszerűen aláírt eredeti példányt szkennelt formában, valamint „xls” formátumban elektronikusan csatolni kell.

Korábban rögzített dokumentumok

Csatolás a 2. lépésben

Rendelkezés az előlegről

Nyilatkozat a közbeszerzésről

Ellenőrzés

összerendelés

lezárás

Nyilatkozat és beküldés

A kifizetési kérelem utolsó oldalának alján szerepel az IDŐBÉLYEG, mely tartalmazza, hogy az elszámolást mikor módosították utoljára és küldték be EMIR-be.

BESZÁMOLÓ ŰRLAPOK A kifizetési kérelem utolsó oldalának alján szerepel az IDŐBÉLYEG, mely tartalmazza, hogy az elszámolást mikor módosították utoljára és küldték be EMIR-be.

1. űrlap A kifizetési kérelem utolsó oldalának alján szerepel az IDŐBÉLYEG, mely tartalmazza, hogy az elszámolást mikor módosították utoljára és küldték be EMIR-be.

2. űrlap A kifizetési kérelem utolsó oldalának alján szerepel az IDŐBÉLYEG, mely tartalmazza, hogy az elszámolást mikor módosították utoljára és küldték be EMIR-be.

3. űrlap A kifizetési kérelem utolsó oldalának alján szerepel az IDŐBÉLYEG, mely tartalmazza, hogy az elszámolást mikor módosították utoljára és küldték be EMIR-be.

4. űrlap A kifizetési kérelem utolsó oldalának alján szerepel az IDŐBÉLYEG, mely tartalmazza, hogy az elszámolást mikor módosították utoljára és küldték be EMIR-be.

KI-IB hiánypótlása Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák közt van hiánypótlásra szoruló Csak elektronikusan nyújtható be! 5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén) „Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre” – minden esetben

IB gyakori hibái Nincs összhang az összefoglaló és az egyes tevékenységek között Számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a tevékenységről Közbeszerzés köteles nyilatkozat elmarad – hibás űrlap Indikátorok!!!

Előleg/előkészítés költségei Előleg elszámolási határ: pl. 25% előleg  70% a határ Legkésőbb a záró kifizetési igényben el kell számolni a teljes előleggel Bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást! Ha átlépi a 70%-ot, automatikusan előlegre rögzítünk! Előkészítés költségei bármikor elszámolhatóak, nem csak az első kifizetési igénylésben

Összesítők használata „Kis támogatástartalom”: 200 e Ft, a megítélt támogatástól függetlenül „Specifikus összesítők” (bér, útiköltség, „rezsi”, ÁFA, saját teljesítés) – mindegyik külön Excel tábla! Mindig lementeni először saját gépre! Másolást, Copy-Paste-t, beszúrást, kivágást stb. ne használja. Elektronikusan is csatolják fel (Excel)! Képletet ne írják át! Elfogadjuk az NFÜ-s új összesítőket is.

Pályázói kérdések Pályázói kérdés 1: „Az összesítő sorait egyesével be kell rögzíteni „új számla”-ként az e-ügyintézés felületen?” Pályázói kérdés 2: Mi a teendő akkor, ha egy számlán két tétel szerepel; az egyik pl. anyagköltség VII/5.1.1, amelynél külön összesítő kitöltését kérik, a másik tétel pedig 1.4.3 eszköz, melyet a felületen külön kell rögzíteni. Jó-e úgy, ha mindkettőt egy számlaként, azon belül külön tételenként a felületen rögzítjük?” Válasz 1: Nem. Az összesítőt egy számlaként kell benyújtani, minden költségvetési sort külön tételként! Válasz 2: Az egyik számlát külön számlaként, a másik tételt összesítőre rögzítjük.

Személyi költségek elszámolása 1. Egyéni vállalkozó: bér – igénybe vett szolgáltatások 54/56 Név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság érdekében Kis támogatástartalom értelmezése

Személyi költségek elszámolása 2. Alátámasztó dokumentumok – ld. Dokumentummátrix! Csak a hatályos költségvetésben rögzített bér számolható el! Munkaszerződés / Megbízási szerződés / Kinevezés / Célfeladat kiírás / Helyettesítési rendelvény Munkaidő nyilvántartás: hiteles másolatot, a PROJEKTBEN ELTÖLTÖTT IDŐRŐL! Munkaköri leírásban szerepeljen a projektazonosító Munkába járás költsége ide kerül (nem az útiköltség- összesítőre)! Figyeljenek a megfelelő oszlopra való rögzítésre! Projektben eltöltött idő: arányosított bér esetén érdekes 15/A melléklet: 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről

Oktatással kapcsolatos költségek 525. sor oktatás költségei Csak akkreditált/engedéllyel rendelkező oktatás Benyújtandó: Képzési szerződés Jelenléti ívek Számla Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről Fotódokumentáció Kifizetés bizonylata

Eszközbeszerzés Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani (kivétel 100e forint alatt kis értékű eszköz) Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe betervezettel egyezzen meg! Lefele eltérhet bejelentés nélkül is; ha nőnek az árak, akkor változás-bejelentéssel lehetséges eltérni Bármely változás esetén szerződésmódosítás/ változás-bejelentés (pl. más eszköz, ár változása stb.) Megrendelő/szerződés – teljesítésigazolás – számla – átutalás igazolása (dokumentum mátrix) – ha van, akkor közbeszerzés, egyébként 3 árajánlat! Számlára záradékolás! Kizárólag új eszköz beszerzése elszámolható

Sikeres megvalósítást kívánunk! Köszönjük a figyelmet!