A munkaerő-állomány biztosításának folyamata: a kiválasztás Finna Henrietta Ph.D. hallgató Ipari Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék

Önéletrajz Formai kritériumok Típusa: hagyományos (ma már nem használt), kronológikus, amerikai Áttekinthető: évszámok és események jól elkülönülnek Felhasznált papír: fehér vagy világos sárga, nem rikító Betűtípus: egyféle, egyszerű, átlátható, olvasható karakterek Fénykép: ha nem kötelező, akkor inkább ne Elérhetőségek: telefonszám (inkább mobil), e-mail (hivatalos) Kézzel írt önéletrajz: csak ha kifejezetten kérik (grafológia), de ne másítsuk meg az írásunkat (őszintétlenség, nemvállalás) Felépítés Dátum Aláírás: nem szükséges, csak a motivációs levélnél Fontos: életkor és tapasztalatfüggő sajátosságok

Motivációs levél Lényege a megfelelőség alátámasztása: képességek, készségek felsorakoztatása Lényeges elemei: Saját adatok (név, elérhetőségek) Konkrét címzett (név, pozíció, vállalat) Megszólítás Álláshirdetés helye/ pozíció neve Kapcsolódó iskolai végzettségek Kapcsolódó készségek képességek (dinamizmus, terhelhetőség, alkalmazkodókészség, csapatmunka, stb.) Udvarias elköszönés (semmiképpen nem felszólító hangnem) Dátum, aláírás (kézzel is!)

A kiválasztás fogalma és célja A munkaerő-biztosítás toborzást követő lépése a kiválasztás. A kiválasztás célja, hogy a vállalat a legmegfelelőbb jelöltet találja meg a munkakör betöltésére. A kiválasztás problémája, hogy nagyon rövid idő áll rendelkezésre Számos hiba és tévedés forrása lehet

A sikeres kiválasztás követelmények EGYÉNI ADOTTSÁGOK MUNKAADOTTSÁGOK lehetőségek Munkaköri sajátosságok A munkatartalom feltárása Munkaköri követelmények Pályázó A pályázó egyéni sajátosságai A munkakör betöltéséhez szükséges egyéni sajátosságok

Kiválasztási kritériumok (Lewis) A szervezet értékrendjének, kultúrájának való megfelelés – szervezeti kultúra Az adott osztályba vagy részlegbe való beilleszkedés - csoportnormák Az adott munkakör által támasztott követelményeknek való megfelelés – munkaköri specifikáció

A kiválasztás menete és eszközei Formális kiválasztás Tesztek Felvételi beszélgetés – interjú Döntés az alkalmazásról Bértárgyalás Megegyezést követő vállalat bemutatás Jelentkezési lapok Önéletrajz, resume Referenciák Értékelő központ Tesztek Interjúk

Jelentkezési lapok Kezdeti szűrés alapja Azokat a minimumkövetelményeket vizsgálja, amelyek feltétlenül szükségesek az állás betöltéséhez „a múltbeli viselkedés képes jól előrejelezni a jövőbeli teljesítményt” – jelentkező hátterével, jelenlegi beosztásával kapcsolatos kérdések Lecsökkenti a kiválasztásra szánt időt, segíti a nem megfelelően képzett vagy nem kívánatos jelentkezők kiszórását Csökkenti a kiválasztással járó költségeket is

Önéletrajz, resumé Tartalmi összetevők: Resumé: Formai követelmények: Személyes adatok Minősítő jellemzőket is Iskolai végzettség tartalmaz, felsőbb Munkatapasztalat pozícióknál alkalmazzák Egyéb képességek, készségek Nyelvismeret, jogosítvány stb. Érdeklődési terület, hobbi Formai követelmények: Rövid (1-2oldalas) Professzionális megjelenés (számítógéppel, rendezett) Teljesítményre koncentrált Gyorsan áttekinthető

Referenciák Célja: jelölt munkastílusáról, munkahelyi viselkedéséről, munkavégzéséről való vélemények, előző munkahelyen tapasztalt sajátosságok begyűjtése, felhasználása a kiválasztási döntés során (USA: jelentkezők 7-10%-a nem rendelkezett a megjelölt ismeretekkel és háttérrel – és erre a referenciaellenőrzés során derült fény) Referenciaszemély: felettes, munkatárs, alkalmazott Módjai: Szóbeli: telefonos, személyes (időtakarékosabb és rugalmasabb) Írásos (nem olyan gyakori, és torzítja is az információt) Fontos a megfelelő referenciaszemély megjelölése, ill. értesítése

Értékelő központ – Assessment Center Több értékelő, több jelöltet, több módszerrel, több fordulóban vizsgál. Egymástól független – ezért megbízhatóbb, kevésbé szubjektív – értékeléseket eredményező kiválasztási módszer Rendkívül költség-, idő- és eszközigényes Fontosabb, kockázatos pozíció esetén alkalmazzák Csoportos feladatmegoldások, munkapróbák sorozata Elemei: szituációs gyakorlatok, prezentáció, interjú, tesztek A munkakör szempontjából fontos készségeket és képességeket vizsgálják, pl. Kezdeményező készség, teljesítményorientáció, meggyőzőerő, kooperáció, rugalmasság és ötletgazdagság Időkorlátok betartása, kreativitás, választékos és kongruens verbális és nonverbális közlések, előadó-képesség

Tesztek a kiválasztás folyamatában Jellemzők: Minden munkakör esetén (fizikai, szellemi) alkalmazható Nagy megbízhatóság, pontosság és objektivitás Hitelessé teszi a kiválasztási döntést Csak olyan információt biztosít a jelöltről, ami a tesztben szerepel Tesztek készítése: Külső (tesztközpont által) teszt Nagy adatbázis, standardizált tesztek Megbízható eljárások és szakemberek Drága Nem vállalatspecifikus Saját kifejlesztésű teszt Testreszabott (vállalatspecifikus) tesztek Nagyon munkaigényes, szakembert igényel (nem mindig áll rendelkezésre) Nagyon költségigényes

Tesztek a kiválasztás folyamatában II. Kritikus tényezők: Érvényesség (validitás, kapcsolat az eredmény és a munkateljesítmény között) Interpretáció (kiértékelés) Kapcsolódás az interjúhoz, más információkhoz (kiindulópontot jelent, kiegészítése személyesen történik) Problémák: Megbízhatóság (megismételhetőség, nem normált) Érvényességi vizsgálat nagyon költséges Esélyegyenlőség (kulturális különbségek) Szaktudás igény (kiértékelő)

Alkalmazott tesztek típusai Alkalmassági tesztek Intelligencia tesztek (IQ, EQ) Speciális alkalmassági tesztek On the job tesztek (munkapróba) Személyiségi tesztek Egészségügyi tesztek Drog teszt Genetikai teszt Őszinteségi teszt

Alkalmassági tesztek A kiválasztási folyamat második fordulójában kerül sor az ilyen tesztek alkalmazására Fajtái: Kitöltendő feladatlapok (papír-, ceruzatesztek) Intelligenciatesztek (IQ, EQ) Szituációs gyakorlatok (fizikai vagy ügyességbeli készségek vizsgálata)

Munkapróba A tesztelés során a jelölt bemutatja, hogy el tudja végezni a munkafeladat lényeges elemeit Az elvégzendő munka ismeretét méri fel, a jelentkező a leendő munkakörének egy részét végzi el vizsgafeladatként Írásos vagy kalkulációs feladatok Fizikai vagy szakmunka tesztek Szimulációk Vezetői tesztkosár Használata korlátozott, főleg fizikai munkakörökben alkalmazzák

Személyiségtesztek Fontos a szerepük a munkavégzés sikerességében vagy sikertelenségében Régen szinte mindig ezeket használták a kiválasztáskor Manapság már kevésbé használatos, mert az általuk történt kiválasztás megbízhatósága alacsony Sokkal eredményesebbek a teljesítménytesztek, melyek az egyén tudása alapján jósolják meg a jövőbeli teljesítményét. Jelenlegi magatartást vizsgálják, amely a jövőbeli magatartás legjobb előrejelzője www.staffing.hu

Drog-, genetikai és őszinteségi tesztek Drog teszt - külföldön széles körben alkalmazzák többféle kábítószer tesztelése lehetséges alapja: vizelet-, vér-,haj- és leheletminta bizalmasan kezelendő, nem kötelezhető a jelölt, lehet legális használat Genetikai teszt betegségek évekre előre jelezhetők etikai problémák, „untauglich” embercsoport Őszinteségi tesztek Poligráfok, hazugságvizsgálók - nem biztos, általában tilos Papír-ceruza tesztek - megbízhatóság? Előrejelzésük, pontosságuk vitatott, ezért nem nagyon alkalmazzák őket a kiválasztásban

Személyiség teszt (Eysenck) 1. Érzi magát néha boldognak, néha depressziósnak nyilvánvaló ok nélkül? I N 2. Gyakran változik a hangulata, hol fel van dobva, hol vagy le van törve? I N 3. Hangulat embernek tartják Önt kollégái, családtagjai? I N 4. Gyakran megtörténik, hogy gondolatban elkalandozik, miközben próbál egy dologra koncentrálni? I N 5. Gyakran előfordul, hogy elmélyed a gondolataiban, miközben Önnek részt kellene vennie egy beszélgetésben? I N 6. Előfordul-e, hogy néha túlcsorduló energiával rendelkezik, néha pedig szinte tehetetlen? I N 7. Jobban szeret dolgokat megcsinálni, mint azokat megtervezni I N 8. Akkor a legboldogabb, ha sürgős cselekedetet igénylő projektbe vonják be? I N 9. Ön általában kezdeményezőként lép fel új kapcsolatok kialakításában? I N 10. Önt általában gyorsnak és biztos kezűnek tartják? I N 11. Lendületes, energikus embernek tartja magát? I N 12. Nagyon boldogtalan lenne, ha gátolnák emberi kapcsolatok kialakításában, ápolásában? I N

Személyiség teszt - kiértékelés Első hat kérdés Minden igen egy pontot kap, a nem válaszok nullát. Ezek a pontszámok az emocionális instabilitást mutatják meg. Második hat kérdés Minden igen egy pontot kap, a nem válaszok nullát. Ezek a pontszámok az extravertáltság szintjét mutatják meg.

A jellemzők összetevői Emocionálisan stabil boldogság önállóság önértékelés nyugalom bűntudat hiánya okozat elvűség egészség Emocionálisan instabil boldogtalanság önállótlanság alacsony önértékelés félénkség bűntudat megszállottság hipochondria Introvertált elmélkedésre való hajlam felelősség tudat óvatosság alacsony aktivitás magányosság gátlásosság kontrollált viselkedés Extravertált gyakorlatiasság meggondolatlanság aktivitás kifejezőkészség impulzivitás kockázat vállalás társasági lény

Interjú Az interjú személyes beszélgetésen alapuló információszerzést szolgáló eljárás. Olyan célorientált beszélgetés, amelynek nincsenek merev szabályai. A személyes interjút semmilyen más kiválasztási eljárás nem pótolhatja! Döntő szerepe van a verbális jelek mellett a nonverbális kommunikációnak is. Arcjáték (reakcióidő, jelek összhangja) Szemkontaktus Hangszín, tempó, lejtés Testtartás, testirány

Interjústratégiák Őszinte, nyílt beszélgetés cél: az interjúalany megnyugtatása, őszinte nyílt válaszok reményben előnye: megbízható képet ad, a jelölt önbizalmában megerősödve távozik, kedvező vállalat-képpel Problémamegoldó stratégia (nyílt stratégia egy fajtája) cél: a jelöltnek egy képzelt problémát kell megoldani (a megpályázott munkakörrel kapcsolatos feladat) előnye: előre jelezhető teljesítményt mutat ki Stressz stratégia cél: a munkakörrel járó stressz-helyzetekre való reakciók (megoldás, toleráció) megismerése – kifejezetten szokatlan, kényelmetlen kérdések hátránya: negatív vélemények terjesztése a vállalatról

Interjútípusok a résztvevők száma szerint Egyéni interjú (1 interjúztató + 1 interjúalany) Az alkalmazási döntés kockázata kicsi Nem kulcsfontosságú munkakör esetén alkalmazzák Nyílt, barátságos stratégia használatos Hátránya: nagyobb tévedési lehetőség, szubjektivitás Csoportos interjú (több interjúztató + 1 interjúalany) Páros interjú: szakmai vezető + HR menedzser Panel interjú: kapcsolódó területek szakmai vezetői, HR osztály munkatársai (3-20 fő) Előnye: szubjektivitás kizárva, személyes érzések háttérben Hátránya: bíróság (vallatás)- érzet

Interjúkérdések típusai Nyitott kérdések: beszélgetés, társalgás jellegű Fel tudná vázolni, milyen projekten dolgozik éppen? Követő kérdések: részletetek feltárása Mondana néhány szót arról, hogy mit csinált az egyetemen és milyen eredményekkel vizsgázott? Direkt kérdések: precíz válaszok, konkrét tények feltárása Miért hagyta ott az előző munkahelyét? A-tól Z-ig kérdések: személyiség megismerése Mi az a három tényező, amelyet kiemelkedőnek tart pályafutása során? Célzott interjúkérdések: gondolkodás és cselekvési mód megismerése Említsen egy Ön által sikeresre vitt üzletet! Minek köszönhető a siker? Provokatív kérdések: esetleges rejtett információk feltárása Mit csinált abban az egy évben, amikor nem volt munkahelye? Elvonókúrán volt?

Az interjú hatékonysága Az interjúlefolytatókat fel kell készíteni Az interjúhoz forgatókönyv kell Értékelhetőek kell legyenek a kérdések, hogy a jelölteket válaszaik alapján össze lehessen hasonlítani

Strukturált interjú Az interjúztató(k)nak előre meghatározott, vagy a munkakörrel kapcsolatos kérdéseket kell feltenni(ük) („kérdezz-felelek”) Minden jelöltnek ugyanazon kérdések, ugyanazon sorrendben A válaszok értékelése skálák segítségével történik. (1=gyenge, 2=elégséges, 3=elfogadható, 4=átlagosnál jobb, 5=kiemelkedő) Az összesített vélemény a tényezők súlyozásával is kialakítható Előnye, hogy nagyban növeli a hagyományos személyes és strukturálatlan interjúk megbízhatóságát és pontosságát Tipikus kérdéscsoportok: önismeret, motiváció, teljesítményigény, munkabírás, konfliktuskezelés, problémamegoldás, csapatmunka, tárgyalás/meggyőzés, kapcsolatépítés, stratégiai gondolkodás, döntési képesség, vezetés/ösztönzés, ambíciók, stresszelő kérdések

Felvételi beszélgetés - a beszélgetés ”forgatókönyve” Jelenet A jelentkező forgatókönyve A beszélgetés-vezető forgatókönyve 1. A kapcsolatteremtés előtti tevékenységek - Ellenőrzi megjelenését/ruházatát - Belép a helyszínre - Bejelentkezik - Várakozás közben jegyzeteit olvasgatja - Átolvassa a resumet - Áttekinti a beszélgetési irányelveket - Feljegyzi kérdéseit - Előkészíti a környezetet 2. Üdvözlés és a jó hangulat kialakítása - Kezet fog - Kínálásra helyet foglal - Csevegéssel jó benyomást alakít ki - Leülteti a jelentkezőt - Megfelelően reagálva megnyugtatja a jelentkezőt

Jelenet A jelentkező forgatókönyve A beszélgetés-vezető forgatókönyve 3. A beszélgetés-vezető munkával kapcsolatos kérdései - Beszámol iskolázottságáról munkahelyeiről Részletezi készségeit és képességeit Megpróbálja elmagyarázni, miért akar az adott munkakörben elhelyezkedni Rákérdez az iskolai végzettségre Rákérdez a korábbi munkahelyekre Kitér a jelentkező különleges készségeire és képességeire Rákérdez a jelentkező elhelyezkedési motivációjára 4. A beszélgetés-vezető válaszai a jelentkező kérdéseire Rákérdez a fizetésre és juttatásokra Rákérdez az előrejutási lehetőségekre Kérdéseket tesz fel a szervezeti kultúráról – szokásokról, stb. A szervezetről emberi arcot mutatva válaszol a kérdésekre Megpróbál pozitív képet kialakítani a vállalatról

A jelentkező forgatókönyve A beszélgetés-vezető forgatókönyve Jelenet A jelentkező forgatókönyve A beszélgetés-vezető forgatókönyve 5. Elválás Vár a vezető jelére, hogy vége a beszélgetésnek Megbeszéli a következő lépést Feláll és kezet fog Kimegy Jelzi, hogy a beszélgetés hamarosan véget ér Javaslatot tesz a következő lépésre Kikíséri a jelentkezőt Forrás: William L. Tullar, ”The Interview as a Cognitive Performing Script” (A felvételi beszélgetés, mint kognitív szerepjátszási forgatókönyv), 17. Fejezet, a következő könyvben: Robert W. Eder és Gerald R. Ferris, The Employment Interview (A felvételi beszélgetés) (Newbury Park, Calif.: Sage Publications, 1989), pp. 233-246

Öltözködési tippek az interjúra Nyakkendő: rossz a rikító szín, árulkodó a csíkozás Unalmas színek A nők legfontosabb hibái Szoknya: tenyérnyivel a térd fölött vagy alatt Cipő-táska: kontraszt vagy egyszínű Formaruhában a több fazon a nyerő

Az alkalmazási döntés Az alkalmazásról szóló döntés alapja valamennyi összegyűjtött információ kiértékelése. Követelmények: az adott munkavállalóval a megüresedett munkakört hatékonyan tudják betölteni az alkalmazási döntés ne okozzon feszültséget a szervezeten belül A döntés meghozatala után megkötik az alkalmazási szerződést.