Pénzügyi Tervezés Pénzügyi Menedzsment

Mitől projekt a projekt? Pontosan meghatározható Célja Tartalma Célcsoportja Erőforrás szükséglete Időtartama Ütemezése Forrásai, finanszírozása Eredményei Végrehajtás módja/szervezete 2 2

Projekttervezés fő lépései Ötlet kialakulása/ kialakítása Probléma meghatározása/elemzése Célrendszer kidolgozása Módszertani kidolgozás Partnerhálózat kialakítása, munkamegosztás Ütemterv/erőforrás tervezés Pénzügyi tervezés Belső monitoring és értékelés kialakítása 3 3

Projekttervezés fő lépései Ötlet kialakulása/ kialakítása Általában pályázati kiírások eredményeként kezdődik a folyamat Behatárolt célterület (gombhoz kabát) Ötletbörze (Brainstorming) 4 4

Projekttervezés fő lépései Probléma meghatározása/elemzése Célterületünk analízise (Swot) Probléma analízis Probléma fa Cél analízis Stratégiai analízis Logikai keretmátrix 5 5

Pályázati kiírások Az elemzés szempontjai: Milyen célokat támogat a pályáztató? Célcsoport? Kik pályázhatnak? Milyen tevékenységekre? Milyen időbeosztása lehet a projektnek? Finanszírozás módja 6

A projektfolyamat lépései I. Előkészítő szakasz (a pályázatok nem mindig támogatják!) II. Megvalósítási szakasz III. Lezáró/Utánkövető szakasz 7

A projektfolyamat lépései I. Előkészítő szakasz 1. Ötlet kialakulása/ kialakítása 2. Célcsoport meghatározása 3. Igényfelmérés 4. Problémaelemzés 5. Információ-gyűjtés és feldolgozás - külső és belső környezet - érdekeltek, partnerek (konzorcium létrehozása) - források (külső – belső) 8

A projektfolyamat lépései II. Megvalósítási szakasz 1. Eseményszervezés 2. Munkatársak ellenőrzése és motiválása 3. Kapcsolattartás a közreműködő szervezetekkel és a kliensekkel 4. Időközi ellenőrzések, értékelések 5. Szükség esetén alternatívák, módosítások kidolgozása, megvalósítása 9

A projektfolyamat lépései III. Lezáró/Utánkövető szakasz 1. Ellenőrzés, értékelés - szakmai - pénzügyi - szervezeti 2. Tanulságok, javaslatok megfogalmazása 3. Utánkövetés - hatásvizsgálat - fejlesztés, módosítása 4. Eredmények kommunikációja 10

A projektterv vázlata 1. cél 2. célcsoport 3. indoklás 4. várható eredmény 5. időterv/feladatok listája 6. pénzügyi terv 7. erőforrások (emberi és tárgyi) 8. tevékenységek 9. módszerek 10. munkamegosztás 11. kommunikáció 12. kockázatok 13. értékelés/ellenőrzés 11

Pénzügyi tervezés Projekt előkészítés költségei Projekt menedzsment költségei Projekt szakmai megvalósítással összefüggő költségek Célcsoport számára biztosított egyéb támogatások költségei Projekt megvalósításhoz igénybevett szolgáltatások költségei Egyéb szolgáltatások költségei Eszközbeszerzés Egyéb a projekt végrehatásával összefüggő (általános) költségek 12

Elszámolhatóság kérdései - alapelvek Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához és a projekt elfogadott költségvetésében betervezésre kerültek Szerepelnek a pályázati dokumentáció elszámolható költségek listáján, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján Támogatási szerződés megkötése után és a támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merültek fel. 13

1. Projekt előkészítés költségei Előkészítő szakasz időtartalma: Pályázati felhívás megjelenésétől a projekt megkezdésének napjáig tart. Költségek lehetnek: Szükségletfelmérés elkészítésének költsége Szakértői díjak Előkészítésben résztvevők bére, megbízási díja Közbeszerzés(ek) előkészítése Összköltségvetés max. 6% 14

2. Projekt menedzsment költségei Kizárólag a főpályázó költségeként tervezhető Elszámolható költségek: menedzser, pénzügyi és adminisztratív munkatárs költségei (kiszerződött jogi, pénzügyi-könyvelés) személyjellegű költségek (étkezési jegy, munkába járás) menedzsment úti-, szállás és ellátás költsége Formája: FIGYELEM!! – felhívás szabályozza! bér és járulékai megbízási díj és járulékai vállalkozói díj Összköltségvetés max. 12% 15

3. Projekt szakmai megvalósítással összefüggő költségek A projekt céljainak megvalósításában résztvevők, közreműködők bér és személyi jellegű költségei. Formája: - bér és járulékai - megbízási díj és járulékai - személyjellegű költségek (étkezési jegy, munkába járás, úti-, szállás és ellátás …) – FIGYELEM! – belső szabályzatok szerint!! 16

4. Célcsoport számára biztosított egyéb támogatások költségei „Csak” a Célcsoport részére nyújtott támogatások!! Étkezési költség (4.000 Ft/fő/nap) Útiköltség Szállásköltség Képzésekhez kapcsolódó anyagjellegű költségek (papír, nyomtatvány, toll, pendrive…)

5. Projekt megvalósításához igénybevett szolgáltatások költségei Külső, harmadik féltől megrendelt, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költsége számolható el. Bérleti díjak (terem, eszköz) PR költségek (szórólap, molinó, újságcikk) Oktatás, képzés költségei Szolgáltatások költségei (szakértői, előadói, szerzői, tanácsadói vállalkozói díjak, rendezvények szervezési költségei, honlapfejlesztés költsége)

6. Egyéb szolgáltatások költségei A projekthez kapcsolódó kötelező nyilvánosság (fénykép-, video dokumentálás, könyvvizsgálói díja, kötelező nyilvánosság biztosításához szükséges csomagok) biztosításának költségei A projekthez kapcsolódó közbeszerzés költségei

7. Eszközbeszerzés A projekthez kapcsolódó, a menedzsment tevékenységhez, ill. a szakmai megvalósításhoz szükséges új eszközök beszerzése. FIGYELEM! – felhívás szabályozza! Általában az összköltségvetés 5-7% lehet! A költség számítás alapjául szolgáló egységárak (árajánlatok alapján) nem haladják meg a piaci árat és a piaci ár független módon megállapítható és ellenőrizhető!!! – alapelv!

8. Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költségek A projektmenedzsment és a szakmai megvalósítók tevékenységével kapcsolatban felmerülő általános költségek. - irodaszer - irodai fogyóeszköz - posta, telefon, internet előfizetés - biztosítási díjak - bankszámla nyitás és vezetés költségei!! Összköltségvetés max. 10%!!

Tartalék tervezése Tervezhető!! Vis major esetekben felhasználható! Mindig szerződésmódosítási kötelezettséggel jár! Összköltségvetés max. 5%-a!

Nem elszámolható költségek köre Pályázati felhívásokban külön útmutató szabályozza! Legfontosabb példák: Közüzemi díjak Rezsi költségek Bírságok, kötbérek és perköltség Kamattartozás kiegyenlítése Bankköltségek (fentiek kivételével) …

Adminisztráció Projektdosszié (a megvalósítás ideje alatt) szerződések aktuális projektterv jegyzőkönyvek, emlékeztetők rész- és végtermékek számlamásolatok, teljesítési igazolások árajánlatok 24

Sikerkritériumok Egyszerű megközelítésben sikeresnek mondható az a projekt, amely elérte céljait és az eredeti ütemterv költségvetés alapján a követelmények szerint valósul meg. 25

Kudarcok lehetséges okai 1. a szervezet felső vezetése nem határozza meg pontosan a PM hatáskörét, felelősségét 2. a végrehajtás különböző szintjei között a kommunikáció és az információcsere nem megfelelő a felhasználókat nem vonják be a tervezésbe, végrehajtásba a motivációs rendszer kudarca a rossz szervezeti struktúra miatt kialakuló érdekellentétek a koncepció módosításából fakadó bizonytalanság 26