Controlling tevékenységek kritériumai Jelentésdialógus A jelentésben fontos tényezők ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE

Controlling tevékenységek kritériumai Jelentéskészítés szempontjai: Az erőforrások felhasználása Az időütemezés A minőség A felelőségi táblázat A változások/kiegészítések A várakozási idő Speciális problémák

Az erőforrások felhasználása Egyik legfontosabb tényezője Ajánlott, hogy a jelentés terjedjen ki a következőkre: –A mai napig felhasznált erőforrások (befejezett munkák) –Követelmény-elvárások az erőforrásokkal szemben (elvégzendő munkák) Az erőforrások összesített felhasználása (elvégzett munka és a hátralévő munka összessége)

Az időütemezés Nagyon fontos kérdés, hogy a projekt az ütemezésnek megfelel-e. Az időtervezés megmutatja, hogy mikorra kell a tevékenységeket befejezni

A minőség Egyre fontosabb tényező A késések egyik leggyakoribb oka, hogy az elvégzett munka nem megfelelő minőségű. A minőség jóváhagyható valamilyen megegyezés alapján, de gyakran ez az a tényező, amit a gyakorlatban elhanyagolnak.

A felelőségi táblázat A tevékenység felelősségi táblázat pontosan meghatározza, hogy kinek mit kell teljesítenie, valamint azokat a szerepköröket, amelyek egy tevékenységhez kapcsolódnak. Felmerült akadályok forrása lehet a nem megfelelő tudású ember

A változások/kiegészítések Fontos tisztázni, hogy az eredeti terve mennyire jó viszonyítási alap Az időközben fellépő új információk változásokat okozhatnak

A várakozási idő Egy projekt korlátozott erőforrással működik Rendelkezésre álló erőforrásokat a lehető legjobban hasznosítsuk Az elpazarolt erőforrásokat kezelni kell

Speciális problémák A projektvezető számára a speciális problémák nehezen felfedezhetőek A jelentéskészítő feladata hogy megjelölje a gondokat (tapasztalatai alapján) Érdemes meghatározni: –A probléma leírását –Az okot, amely a problémát előidézte –A következményt, melyek hatással lehetnek a projekt eredményére, –A javasolt intézkedéseket, azaz mit kell cselekedni a probléma felmerülésekor A projekt minden tagjának figyelemmel kell lennie nemcsak a saját munkájára, hanem ismernie kell azt is, hogy milyen hatást gyakorol a csapat többi tagjának munkájára.

Jelentésdialógus A jelentések hatására mélyrehatóbb dialógusnak kell elindulnia a projektvezető és a csapat között. A projektvezető és a projekttagok közötti párbeszédnek a célravezetőnek, világosnak és strukturáltnak kell lennie.

A jelentésben fontos tényezők Az erőforrások felhasználása Ha egy erőforrás becslés hibás volt, akkor nagyon fontos tisztázni, hogy mi az oka ennek. Okok: nem eléggé pontosan végzett becslés vagy szakmai tudás hiánya. Ha egyes projekttagok nem rendelkeznek megfelelő tudásszinttel a témában, akkor képzést kell betervezni a projekttervbe már a kezdetkor.

A jelentésben fontos tényezők Időütemezés Azoknál a projekteknél, ahol az idő a legkritikusabb sikertényező, azt ajánljuk, hogy kerüljük a „házifeladat” szindrómát. Indokok: –A munkavégzés nem várt megszakítása –Az alapszervezet nem szavatolja személyzet részvételét a projektben a tervnek megfelelően. –A projekt prioritását a középvezetői szinten szándékosan lefokozzák –Kisebb a projekt prioritása a tagok egy része számára –Alkalmatlan a projektvezetés

A jelentésben fontos tényezők Minőség A minőség fontos, annál a terméknél, szolgáltatásnál, amit előállítunk. A minőségi romlás alapja ha a projektet kötött idő és költségkereten belül kell megvalósítani és elhanyagoljuk, hogy a korábbi tevékenységek nem tesznek eleget a minőségi követelményeknek

A jelentésben fontos tényezők A felelősségi táblázat Alacsonyabb szinten elhelyezkedő projekttagoknál a tevékenység felelősségi táblázat bír a legnagyobb fontsággal.

A jelentésben fontos tényezők Változások/kiegészítések A jelentésnek tartalmaznia kell, hogy vannak-e változások, vagy kiegészítések a tervhez képest. A változások legfőbb indokai a következők lehetnek: –Változás következhet be a projekt alapját jelentő alapvető feltételezésekben. A változások származhatnak kívülállóktól vagy az alapszervezetből. –A specifikációban van a hiba. A részletes munka felfedi a specifikációban elkövetett hiányosságokat, vagy mulasztásokat, amelyek alapján a projektet létrehozták. –„Evés közben jön meg az étvágy” – A projekt terjedelmet ki kell terjeszteni, ahhoz képest, amit eredetileg terveztünk

A jelentésben fontos tényezők A várakozási idő Egy projektben nagyon fontos lehet, hogy a rendelkezésre álló erőforrások megfelelően legyenek felhasználva. Gyakran szükségessé válik, hogy az erőforrásokat áthelyezzük egyik tevékenységről a másikra.