Európai Integrációs Alap és Európai Menekültügyi Alap Pénzügyi projekt előrehaladási jelentés összeállítása és a támogatás folyósítása Tájékoztató Nap Európai Integrációs Alap és Európai Menekültügyi Alap Budapest, 2012. szeptember 27.

Előadás tartalma Jelentési kötelezettség teljesítésének rendje Pénzügyi jelentés készítése, felépítése Pénzügyi mellékletekre (bizonylatokra) vonatkozó alapvető követelmények Egyes költségtípusok elszámolási sajátosságai Pénzügyi monitoring és pénzügyi hiánypótlás menete Finanszírozás módja Elkülönített könyvelés, adóigazolás

Jelentési kötelezettség Szakmai és pénzügyi projekt előrehaladási jelentés (PEJ) - kéthavonta minden második hónapot követő hó 10. napjáig, költségek rögzítése a SOLID rendszerben a jelentési időszak utolsó hónapjára - első PEJ beadás TSZ 6. pontja szerint - utolsó hónapról kötelező jelentést benyújtani! Időközi összefoglaló jelentés: 30 naptári napon belül. Projekt zárójelentés: utolsó PEJ-ről az FH által készített monitoring jelentés kézhezvételétől számított 15. naptári napig, de legkésőbb az utolsó monitoring jelentés kísérő levelében megadott időpontig. Kifizetéseket a zárójelentés beadásáig lehet teljesíteni.

Pénzügyi PEJ összeállítását segítő háttéranyagok Uniós jogszabályok/szabályzók: módosított végrehajtási határozatok 11. melléklete Hazai jogszabályok/szabályzók: támogatási szerződés (TSZ) + ÁSZF, 23/2012. (IV.26.) BM rendelet, segédlet pénzügyi PEJ összeállításához, hazai jogszabályok (pl.: ÁFA, SZJA, számviteli tv. stb.), Kedvezményezett saját szabályzói (pl.: pénzkezelési szabályzat, külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárásrend, gépjármű kezelési szabályzat) konferenciák előadás anyagai. Elérhetőség: www.solidalapok.hu TM és ÁSZF tartalmazza a finanszírozás és az elszámolás alapvető szabályait. Ismerete a projektmegvalósítás szempontjából elengedhetetlen. Jelentős változások vannak a finanszírozás módjában vagy a PEJ benyújtási kötelezettség területén, így az ÁSZF ezen részeit különösen figyelmesen kell áttanulmányozni. FH által készített elszámolási segédlet, mely tételesen tartalmazza, hogy az egyes költségtípusok esetén milyen dokumentum csatolása szükséges a költség elszámolhatóságának igazolásához. Jelen előadás a dokumentumok tételes felsorolását nem tartalmazza. A költségek felmerülésekor figyelemmel kell lenni a vonatkozó hazai jogszabályokra és a Kedvezményezett saját belső szabályzóira, mert a projektfelügyelők az azoknak való megfelelést is ellenőrzik. Így kérnénk, hogy az első PEJ benyújtásakor szíveskedjenek feltölteni a SOLID MIR-be a szervezettnél alkalmazott, és a projekt szempontjából releváns szabályzókat (pl.: pénzkezelési szabályzat, számviteli politika, kiküldetésre vagy gépjárműhasználatra vonatkozó eljárásrend stb.) Első PEJ sajátossága a vonatkozó szabályzatok csatolása (pl.: pénzkezelési szabályzat, kiküldetési szabályzat, számviteli politika stb.)

Jelentésre vonatkozó általános pénzügyi szabályok Elszámolható költségeket tartalmaz (TSZ 5.2. pontjának megfelelően). A PEJ pénzforgalmi szemléletű. A pénzügyi elszámolások forintban történnek. Devizás költségek forintba történő megadásakor, az árfolyam megállapítása belső szabályozó, v. a teljesítés időpontjában érvényes MNB közép árfolyam alapján történik. A jelentés nyelve magyar. Amennyiben a benyújtott pénzügyi bizonylatok nem magyar nyelvűek, akkor kérünk mellékelni egy cégszerűen aláírt nyilatkozatot (nem hiteles fordítást) a bizonylat tartalmáról (kivéve angol). A projekt partnerrel történő megvalósítása esetén partnerségi megállapodás szerint szerepelhetnek a PEJ-ben a tételek. Elszámolható költségek: végrehajtási határozat XI. számú melléklete szerint. A támogatásra ítélt projekt megvalósításával összefüggésben ténylegesen felmerült költség. Jóváhagyott költségvetésbe betervezésre került. Megfelelő hozzáadott értéket képvisel a projekt céljának eléréséhez (szokásos piaci árnak való megfelelés, arányos elszámolás). A megvalósítási időszakon belül merült fel. Területi hatálynak megfelel. Elkülönített könyvelésben szerepel (zárt 9.3. pont, nyílt 10.3. pont). A meghatározott célcsoporthoz kapcsolódik. Nettó vagy bruttó módon történő elszámolás. A hazai jogszabályoknak és a Kedvezményezett saját szabályzóinak megfelelően került ledokumentálásra. Az elszámolható költségek teljesítés dátuma, kifizetés dátuma és a számla vagy egyéb bizonylat kiállításának dátuma a tárgyidőszakban vagy azt megelőzően megtörtént. Alapszabályként a tárgyhónapban kifizetett tételek szerepelhetnek a jelentésben. Ha admin. hiba miatt egy-két tétel kimaradt, és csak a későbbi PEJ-ekben veszi észre a Kedvezményezett, akkor azt nyugodtan beleteheti az elszámolásba, azért nem lesz elutasítva. Viszont, ha a teljes elszámolás hónapokat csúszik a tényleges megvalósításhoz képest admin. okok miatt, akkor azt a PEJ-ben kérjük jelezni. A tárgyhó vége és a PEJ benyújtása között felmerült tételeket csak a következő jelentéssel kérjük benyújtani. Devizás tétel esetében alapvetően a Kedvezményezett belső szabályzója a mérvadó, amelynek azonban összhangban kell lennie a hazai jogszabályokkal (pl.: SZJA tv 6 § - napidíj járulék). A belső szabályzókat a PPF kérni fogja. Nem hivatalos fordítás kell, elég a Kedvezményezett által készített fordítás. Partnerségi megállapodás szerinti költségjelentés a PEJ-ben: (ha változik, mint a pályázat és a TSZ alapján szerinti elszámolás, akkor TSZ módosítás) - a PEJ-ben a Partnernél felmerült költségeket is szerepeltetni kell, összhangban a pályázattal; - a partnerségi megállapodásban egyértelműen rögzíteni kell a felek egymás közötti elszámolásának rendjét.

Papíralapú PEJ összeállítása Papíralapú PEJ dokumentáció lefűzésének logikai sorrendje: Szakmai projekt előrehaladási jelentés SOLID rendszerből kinyomtatott havi pénzügyi jelentés összefoglaló táblázata cégszerű aláírással ellátva. Tételes költséglista, SOLID rendszerből kinyomtatva. A listával megegyező sorrendben (kivéve hiánypótlás) az elszámolási időszakra vonatkozó költségeket alátámasztó pénzügyi bizonylatok hitelesített másolata. Szakmai mellékletek (pl.: létszámjelentés, formanyomtatványok, előadások anyaga stb.) A PEJ-t lefűzve, összetartozó pénzügyi bizonylatokat összetűzve, első oldalt SOLID rendszer által generált sorszámmal és költségkóddal (pl. 28/A1.1.) ellátva kell benyújtani. A PEJ mellékleteit oldalszámozni kell! Abban az esetben, ha egy bizonylat több tételhez tartozik a PEJ-ben, a bizonylat egyszeri benyújtási is elegendő, nem kell minden tétel mögé becsatolni (pl.: bér és járulék kifizetésének bizonylata). Hiteles másolat: A dokumentumon rajt van „az eredetivel mindenben megegyező” szöveg és a Kedvezményezett képviselőjének szignója. A szakmai mellékletek ugyanúgy nélkülözhetetlenek egy pénzügyi ellenőrzéshez, mint a pénzügyi, számviteli bizonylatok, hisz pl: egy célcsoportra szóló kiosztási jegyzék minden esetben összevetésre kerül a létszámjelentéssel, és az abban szereplő projekttevékenységekkel. Oldalszámozni kell, a szakmai PEJ 8. pontja anélkül nem kitölthető.

Papíralapú PEJ összeállítása Egy költségtétel elszámolásához szükséges dokumentumok lefűzési sorrendje: Alapbizonylat (pl.: számla, bérjegyzék, egyéb szigorú számadású bizonylat stb.) hitelesített másolata. Az eredeti példányt el kell látni az Arculati Kézikönyvnek megfelelő pecséttel. Kifizetést igazoló bankszámlakivonat vagy kiadási pénztárbizonylat hitelesített másolata. Kötelezettségvállalás dokumentuma (pl.: kinevezés, szerződés, megrendelő stb.) és esetleges módosításának hitelesített másolata. Teljesítés igazolására szolgáló dokumentum hitelesített másolata (pl.: teljesítésigazolás, szállítólevél, kiosztási jegyzék, jelenléti ív, munkaidő-kimutatás stb.) Egyéb kapcsolódó bizonylatok hitelesített másolata (pl.: ajánlatkérés, árajánlat, állományba vételi bizonylat, szabályzat stb.) 1. Az eredeti példányt az Arculati Kézikönyvnek megfelelő pecséttel ellátni (zárt ÁSZF 9.1. pontja, nyílt ÁSZF 10.1. pontja). Amennyiben az alapbizonylatra nem lehet rányomni a pecsétet, pl. mert a bizonylat mérete túl kicsi, akkor a kifizetési bizonylatra kell rányomni a pecsétet, vagy nincs szigorú számadású bizonylat, akkor a kifizetési bizonylatra kell pecsétet tenni. Ha nem fér rá, mert több is kell rá, akkor a hátoldalára is lehet rakni. 3. Rendszeresen felmerülő szolgáltatás igénybevételénél egyszer, a legelsőhöz kell beküldeni. 4. Költségtípusonként más-más bizonylatot jelent.

Az alapbizonylatokkal szemben támasztott alapvető követelmények A számlát vagy egyéb alapbizonylatot a hatályos jogszabályoknak (Áfa tv., számviteli tv.) megfelelően hiánytalanul kell kitölteni. A számlán a vevő neve és címe meg kell egyezzen a TSZ-ben szereplő Kedvezményezettel, vagy partnerrel (amennyiben azt a partnerségi megállapodás lehetővé teszi). A teljesítés ideje a TSZ-ben meghatározott projekt megvalósítás időszakára essen. Kivételt képezhet a könyvvizsgálói költség, amelynek teljesítési dátuma a megvalósítási időszakon túl is eshet, ennek szabályozása még folyamatban van. Az alapbizonylaton, a számlatesten szerepelnie kell az Arculati Kézikönyv által előírt pecsétnek. Pl.: számla kötelező tartalmi elemei az áfa tv 169. §-a szerint, megfelelő-e az adó százaléka, elektronikus úton kiállított számlát kézzel javítani nem lehet az apeh irányelvek alapján. Felmerült a kérdés a tartós kiküldetés esetében, ha a számla a kiküldött nevére szól, akkor elfogadjuk-e. Természetesen igen, ha a kinti szolgáltató, csak a kiküldöttel hajlandó megkötni a szerződést. Megvalósítási időszak a TSZ 4. pontjában van rögzítve (kivéve folyamatos teljesítésű számlák). Kifizetni a projektidőszakon túl is lehet, egészen a zárójelentés benyújtásáig. Másolatban kell rajt lennie a pecsétnek, tehát ez azt jelenti, hogy az eredeti bizonylatokat kell lepecsételni, és azokat lefénymásolni. Amennyiben a másolati példányon lesz rajt a pecsét, akkor a számlát nem tudjuk elfogadni. Helyszíni ellenőrzéskor ellenőrizzük az eredeti számlán a pecsétet. Ha eredeti példányt küldenek be, akkor lehet rajta csak eredeti pecsét, ilyenkor hitelesítő pecsét nem kell. Amennyiben a számlára nem fér rá a pecsét, a kifizetési bizonylaton kérjük elhelyezni, amennyiben a számla hátoldalára teszik a pecsétet, akkor a számla hátoldalát is kérjük lefénymásolni.

Az alapbizonylatokkal szemben támasztott alapvető követelmények Dokumentumoknak hiteles másolatnak kell lenniük: szerepeljen rajtuk az „eredetivel mindenben megegyező másolat” tartalmú szöveg, valamint a képviseletre jogosult szignója. A benyújtott bizonylaton (lehetőleg a jobb felső sarokban) kérjük megjelölni a SOLID informatikai rendszer által generált sorszámot és a költségsor költségvetési kódját pl.: 85/E6.1. Adott tárgyidőszaki PEJ-ben főszabályként a kifizetés dátumának a tárgyidőszakon belül kell lennie. A kifizetési dátum indokolt esetben lehet az időszakot megelőző, PEJ-ben kérjük indokolni. Az időszak vége és a PEJ benyújtása közötti időszakban felmerült kifizetéseket a következő PEJ-ben lehet elszámolni. Hiteles másolat másolata nem hiteles másolat. Ha nem a képviseletre jogosult személy szignálja, akkor meghatalmazás szükséges. Alapszabályként a tárgyhónapban kifizetett tételek szerepelhetnek a jelentésben. Ha admin. hiba miatt egy-két tétel kimaradt, és csak a későbbi PEJ-ekben veszi észre a Kedvezményezett, akkor azt nyugodtan beleteheti az elszámolásba, azért nem lesz elutasítva. Viszont, ha a teljes elszámolás hónapokat csúszik a tényleges megvalósításhoz képest, akkor azt a PEJ-ben kérjük jelezni (pl.: külföldi képzés volt az időszakban, de a bizonylatok külföldről csak a következő jelentésig érkeznek csak be).

Az alapbizonylatokkal szemben támasztott alapvető követelmények · Egyértelműen beazonosítható legyen a beszerzés tárgya. Ha a számla összege csak részben kerül a projekt terhére elszámolásra (pl.: projektidőszak vége miatti költségmegosztás), az elszámolni kívánt összeget rá kell vezetni a bizonylatra (lehetőleg az igazoló pecsét mellett). Ha a részösszeg megállapítása kalkuláción alapul, kérjük azt rávezetni a bizonylatra, vagy az aláírt kalkulációt tartalmazó feljegyzést kérjük csatolni. Adatainak meg kell egyezniük a SOLID informatikai rendszerbe rögzített adatokkal. 3. pont: pl. önköltségszámítás szerinti elszámolás alapján

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Bankszámlakivonat átutalás vagy bankkártyás fizetés esetén: Elsődlegesen az elkülönített számláról kell teljesíteni a kifizetéseket (amennyiben ez nem lehetséges – pl.: bérjárulék kifizetése –, akkor az teljesíthető a szervezet működési számlájáról). A közlemény rovatban: számlaszám vagy a tétel azonosítását szolgáló, egyéb szöveg feltüntetése kötelező. Több tétel esetén egyértelműen beazonosíthatónak kell lennie a kiegyenlített tételeknek. Mind az elektronikus bankkivonat, mind a bank által nyomdai úton előállított bankkivonat hiteles másolata elfogadott. A bizonylat fejlécének látszania kell (számlatulajdonos adatai, bankszámlaszám, kivonat sorszáma és dátuma). Csoportos átutalás esetén csatolni kell a GIRO listát. Járulék elszámolása esetén (munkavállalótól levont és munkáltatót terhelő) az eredeti bankszámlakivonatra rá kell vezetni a projekt pecsét vagy a projektre történő hivatkozás mellett a projekt keretében elszámolni kívánt adó- és járulék összegeket adónemenként és járuléktípusonként összesítve (javaslat excel táblázat készítése, megbízási díjak is!) Ha több tétel kifizetését tartalmazza a bankkivonaton szereplő összeg, akkor a közleményrovatot kérjük úgy megfogalmazni, hogy egyértelmű legyen, hogy az elszámolt tétel benne van.

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Kiadási pénztárbizonylat készpénzes kifizetés esetén: A Kedvezményezett vagy a Partner által került kiállításra, a kiállító egyértelműen beazonosítható. Csak a hiánytalanul kitöltött pénztárbizonylat fogadható el. A kiegyenlített alapbizonylatra történő hivatkozásnak (alapbizonylat száma, tárgya, összege) szerepelnie kell rajta, Mind a kiállító, mind a készpénz felvevője írja alá a bizonylatot. A SOLID MIR-ben a kiadási pénztárbizonylat kiállítási dátuma tekintendő a kifizetés dátumának. Teljesítés és kifizetés dátuma eltérhet egymástól. Készpénz visszafizetés igazolása esetén a bevételi pénztárbizonylatra is a fenti előírások érvényesek. Egyéb készpénzes kifizetési bizonylatok (pl. pénztárjelentés) a pénzkezelési szabályzat szerint

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Szerződés (munka, megbízási, alvállalkozói, szolgáltatói), keretszerződés, megrendelő, kinevezés: Szövegének tartalmaznia kell az adott projektre való egyértelmű utalást: projekt cím, TSZ szám. Alvállalkozói költségként elszámolt szállítói/vállalkozói szerződésekben kitérni az ÁSZF 7.4.f. pontja szerint: ellenőrzéstűrési kötelezettségre, dokumentum megőrzési kötelezettségre (10 év) szerződést biztosító, a teljesítési készséget fokozó mellékkötelezettségek alkalmazásáról Munkaszerződéshez, kinevezéshez munkaköri leírást és módosításait mellékelni kell. Egyértelműen meg kell határozni a projektben végzett munka mennyiségét és a rá vonatkozó bérösszeget. Rendszeresen felmerülő/több részletben fizetendő szolgáltatás esetén csak az első számlához kell csatolni. Közbeszerzési eljárás útján kötött szerződés a megkötést követő PEJ-hez csatolandó. Módosításokat is szükséges benyújtani. 1. Amennyiben a szerződést a (K)TSZ megkötését megelőzően kötötték, és nem ismert a (K)TSZ azonosító száma, akkor vagy a pályázati felhívás számára, vagy az alap nevére, az allokáció évére, valamint a projektcímre kell hivatkozni. Az előkészítéssel kapcsolatos szerződésekben elegendő meghivatkozni a pályázati felhívás számát. Ha nincs benne, akkor a szerződés kiegészítése kell. 2. Tájékoztatási és nyilvánossági követelmények: ÁSZF 11. (nyílt rendszerben pályázott projektek esetében) vagy 10. (zárt rendszerben pályázott projektek esetében) tartalmazza (Arculati Kézikönyv előírásainak betartatása a vállalkozóval is, a láthatósági elemeket a keletkezett dokumentumokon fel kell tüntetniük (pl.: képzés esetén), láthatósági táblát kell kihelyezni az építkezéseken, eszközökre matrica stb.) A vállalkozó ellenőrzéstűrési és dokumentum megőrzési kötelezettségére (zárt pályáztatás esetén az ÁSZF 8.5. (FH, EH, HH, ÁSZ, MÁK, EB, Európai Számvevőszék, Európai Csalásellenes Hivatal) és 9.2. pontja alapján (projektzárást követő 10 év), nyílt pályáztatás esetén az ÁSZF 9.5. és 10.2. pontja alapján). Teljesítést biztosító mellékkötelezettségek: nyíltak – ÁSZF 7.4.f. pont, zártak – ÁSZF 6.4.f. pont. Speciális kifizetési szabályok KHA-nál: Kincstár zárás/nyitás folyamata esetén a kifizetési határidőnk legfeljebb 90 napra emelkedik, uniós forrás hiánya esetén, a forrás megérkezését követő 30 munkanapon belül fizet az FH. 3. pont: A munkaköri leírásban vagy a munkaszerződésben minden esetben egyértelműen rögzíteni kell, hogy a munkavállaló mennyit foglalkozik a projekttel. 4. pont: pl.: munkaszerződések, könyvelő szerződése, bérleti szerződés stb. 5. pont: ÁSZF 6.5.3. pontja szerint – zárt, ÁSZF 7.5.2. pontja szerint – nyílt.

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Teljesítésigazolás: A szerződés szerint vállalt feladat elvégzését igazolja. Jellemzően alvállalkozói, szállítói, szakértői szerződésekhez kapcsolódik. Munkabér elszámoláshoz nem megfelelő → munkaidő-kimutatás (részmunkaidős vagy túlóra) vagy jelenléti ív (teljes munkaidős). Nem szükséges külön dokumentum kiállítása, elegendő a kiállított számlára rávezetett szöveg és aláírás, pl. „A kifizetés jogosságát és összegszerűségét szakmailag igazolom”. Ha külön dokumentum kerül kiállításra, formája nem kötött, költségtípusonként és szervezetenként eltérő. Szerződésben rögzített teljesítésigazolás kiállítási kötelezettségnek való megfelelés (pl.: aláíró személye, határidő stb.). Adattartalma legalább: számla kiállítása előtti teljesítési igazolás - (K)TSZ száma, projekt címe, - kapcsolódó szerződés/megrendelő hivatkozási száma, - megrendelt szolgáltatás megnevezése, - szállító megnevezése, - teljesítés dátuma, - részteljesítés esetén a számla összege, - teljesítést igazoló cégszerű aláírása. A teljesítésigazolás mellékletei lehetnek: jelenléti ív, jegyzőkönyv, emlékeztető, a feladat eredményeként elkészült produktum, átadás-átvételi jegyzőkönyv, szállítólevél, kiosztási jegyzék stb. Ha a teljesítési igazolásban számlára hivatkoznak, akkor azt a teljesítési igazolást csak a számla átvételét követően lehet kiállítani.

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Árajánlatkérés: Segédlet: www.solidalapok.hu (közbeszerzéssel kapcsolatos információk) Nettó egymillió Ft beszerzési értéket meghaladó (és a közbeszerzési törvény értékhatára alatti értékű) eszköz és szolgáltatás beszerzés min. 3 árajánlat bekérése köteles. Csatolandó dokumentumok: ajánlatkérő levelek, árajánlatok, értékelési jegyzőkönyv, megrendelő és/vagy szerződés. Nettó egymillió forint alatti beszerzés esetén min. 1 árajánlat. A közbeszerzési törvény hatálya alá eső beszerzések esetén az eljárás teljes dokumentációját fel kell tölteni a SOLID MIR-be. Ugyanazon szolgáltatás többszöri megrendelése esetén egybeszámítási kötelezettség van. E-mailes ajánlatkérés és árajánlat is elfogadott. Honlapon történő hirdetés esetén, a honlap oldalát javasolt kinyomtatni az alátámasztáshoz. Értékhatár alatti beszerzés esetén is csatolandó legalább egy árajánlat. Az ajánlatkérésbe egyértelműen, részletesen le kell szabályozni, hogy mire kérnek ajánlatot, és a bekért ajánlatoknak, ennek megfelelően azonos kondíciókkal rendelkező árajánlatoknak kell bejönni, tehát olyan szolgáltatóktól/vállalkozóktól kérjenek ajánlatot, akik annak a feltételrendszernek meg tudnak felelni. Más-más kondíciókkal rendelkező ajánlattevők árajánlata, nem összeegyeztethetők (pl.: irodabérletnél egy irodaház ajánlata nem összeegyeztethető egy használt magánlakáséval). Ügyelni kell arra, hogy olyan ajánlattevőt kérjenek fel, aki tevékenységi területe alapján jogosult a feladat elvégzésére, és el is tudja látni. Alapvető ajánlati szempont az ár, de más értékelési szempontok is meghatározhatók a beszerzés jellegétől függően (pl.: szállítási határidő, garanciaidő stb.), viszont az ajánlati szempontokra akkor az ajánlatkérésben ki kell térni. Továbbá a FH vizsgálja, hogy az elszámolt ár arányban van az igénybevétel értékével. Ha ugyanazt a tevékenységet többször rendelik meg a projekt megvalósítása közben, akkor egybeszámítási kötelezettség van. Ha már a költségvetésből látszik, hogy a szolgáltatás értéke meghaladja a nettó 1 millió forintot, az elején érdemes bekérni a 3 árajánlatot, és megkötni a szerződést, ha több szolgáltatót választanak ki ugyanarra a tevékenységre (pl.: interjúkészítés), akkor akár érdemes keretszerződéseket kötni a vállalkozókkal. Ha nem a legköltséghatékonyabb ajánlat kerül kiválasztásra, akkor azt kérjük indokolni az értékelési jegyzőkönyvben.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Bruttó bér (A1), Munkaadót terhelő járulékok (A2): Alapbizonylat bérjegyzék/bérszámfejtő lap (projekt pecséttel ellátva). A projektben végzett munkavégzéshez kapcsolódó bér azon része számolható el, amely végérvényesen a Kedvezményezettet terheli. Munkaszerződésben/kinevezésben és/vagy munkaköri leírásban projekthivatkozás megadása. Projektben ledolgozott munkaidő arányos bér számolható el (munkaidő- kimutatás, jelenléti ív, túlóra-elrendelő és nyilvántartás). A jelentésben csak azon bértétel számolható el, amely kifizetése a jelentési időszakban megtörtént. Csoportos átutalás esetén GIRO lista csatolása. Bankkivonatra a projekt keretében elszámolt adó- ás járulék összegek adó- és járuléknemenkénti összesített felvezetése (szja, nyugdíj-, egészségbiztosítási és munkaerőpiaci járulék, szociális hozzájárulási adó). Bérjegyzék: projektpecséttel ellátni, csak a hiteles másolat kell. Legyen konzisztens a szerződéssel és a munkaidő-kimutatással. A bérnek közvetlenül a munkavégzéshez kapcsolódó tételei számolhatók el, kizárólag a projekt keretében való foglalkoztatás arányában. Megbízási szerződéssel munkabér nem elszámolható!!! Ennek alátámasztására szolgál a munkaidő nyilvántartás: Részmunkaidős foglalkoztatás esetére SOLID MIR-be feltöltött minta alkalmazása. Túlóra elszámolás esetén csatolandó a túlóra-elrendelő is. Az egész napra vonatkozó munkavégzést dokumentálni kell. Formája nem kötött, de az alábbi adatokat tartalmaznia kell: munkavállaló megnevezése, munkaköre; (K)TSZ-(ek) száma, projekt(ek) címe; annak a napnak a dátum, amikor túlórázott; túlóra időtartama (mikortól meddig); munkavállaló és felettes vezető aláírása. „Igazolom, hogy az adatok a valóságnak megfelelnek, és …. óra túlóra az ….. projekt terhére kerül elszámolásra.” hivatkozás. Teljes munkaidőben foglalkoztatott személy esetén jelenléti ív csatolandó. Mind a munkavállaló, mind a felettes vezető aláírásának szerepeltetése! Minta alkalmazásának alapvető hibái: Részmunkaidős foglalkoztatás munkaidő-kimutatásán az elvégzett feladat mezőt kérjük bővebben kifejteni, nem úgy hogy projektmenedzsment, hanem (pl.: ajánlatkérések beszerzése, PEJ összeállítása, meghívót továbbítása stb.) A szabadság teljes időtartamára vonatkozó óraszámot (napi 8 óra) kell a munkaidő-kimutatásba beleírni, nem csak a projekt arányos részét. A projektben végzett munkavégzés aránya így fog kijönni a képletezésnek megfelelően. Az előző projekt munkaidő-kimutatásából indul ki a munkavállaló, és elfelejti a projektadatokat átírni a sablonon.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Egyéb személyi juttatások (A3): Munkaszerződésben, cafeteria szabályzatban vagy kollektív szerződésben lerögzítettek alapján. Valamennyi munkavállaló felé azonos feltételekkel nyújtott juttatások (pl.: étkezési hozzájárulás, munkába járás költségének térítése stb.). Elszámoláshoz nélkülözhetetlen az átvételi elismervény vagy kiosztási jegyzék. Étkezési jegy: amennyiben a projektidőszak teljes időtartamára előre megvásárolják, az adott PEJ-ben akkor is csak a jelentési időszakban kiosztott jegyek értékét lehet elszámolni. Bérlet: értékének csak a projektidőszakra eső része számolható el → projektidőszak elején és végén arányosítás. Munkába járás saját gépkocsival: 9 Ft/km jelenléti ívvel és a munkahely- lakóhely távolság igazolására szolgáló nyilatkozattal alátámasztva, forgalmi engedély másolatának csatolásával, csak a 39/2010 Kormányrendeletben szabályozott esetekben. Belső szabályzat: cafeteria szabályzat, munkaszerződésben is meghatározhatjuk, működési szabályzat. Pl.: étkezési utalvány, munkába járás, internet, üdülési csekk stb.) A szabályzatot a költség első felmerülésekor kérjük csatolni. Cafeteria elszámolása esetén cafeteria nyilatkozat is csatolandó.Számla igazoló pecséttel ellátott hitelesített másolata. Kiosztási jegyzék formája nem kötött, de az alábbi adatokat táblázatos formában tartalmazza: ((K)TSZ száma, projekt címe), számla sorszáma, összege, kiosztott tételek megnevezése, darabszáma, átvevő személy teljes neve nyomtatott betűvel, átvevő személy aláírása, átvétel dátuma. Alaphibák: A kiosztási jegyzék hivatkozza meg azt, amit kiosztunk. Név nyomtatott betűvel is legyen rajt. Ha a kiosztott utalvány számára hivatkozunk, akkor győződjünk meg róla, hogy a hivatkozás megfelelő, nem maradt-e bent az előző átvételin hivatkozott utalványszám. Ha munkaszerződéssel, cafeteria szabályzattal vagy egyéb belső szabályzóval legyen összhangban a munkavállalónak kiosztott juttatás. Csatolandó dokumentumok az étkezési utalványhoz: megrendelő, számla, kifizetési bizonylat, kiosztási jegyzék. A projekt elején megvásárolt étkezési jegy esetében az adott PEJ-ben a számlának csak a jelentési időszakban kiosztott étkezési jegyek értékének megfelelő részösszegét lehet elszámolni. A számlamásolatot és az aktuális kiosztási jegyzéket minden részösszeg elszámolásakor be kell nyújtani. Figyelni, hogy a számlára az aktuálisan elszámolt összeget a projektpecsét mellé oda kell írni. Amikor a rendszerbe fel kell tölteni az étkezési jegyeket , akkor viszont figyelni kell arra, hogy a kifizetés dátuma, az a tényleges kifizetés, tehát a bankkivonaton szereplő dátum legyen, ne pedig a kiosztás időpontja, teljesítés dátuma a számlán szereplő teljesítési dátum és a kifizetés tárgya mezőbe írják be, hogy melyik időszak étkezési jegye került kiosztásra. Bérlet: az arányosítással kiszámított összeg felvezetése a projektpecsét mellé. Bérlet elszámolás csak az átvételt követően. Amennyiben a bérletet előre megvesszük (pl.: éves bérlet, akkor is a jelentési időszakra vonatkozó része számolható el az adott PEJ-ben. A bérletre az igazolvány számának ráírása kötelező, mert csak úgy érvényes. Saját gépkocsi: pl. nincs közösségi közlekedés vagy hosszú várakozással járna a tömegközlekedés igénybevétele. Ha a szabályzat előírja bizonyos dokumentumok meglétét, akkor azt kérni fogjuk (pl.: megállapodás munkavállaló és munkáltató között). Ha nem a munkavállaló tulajdonában van a gépkocsi, akkor a tulajdonossal kötött megállapodását is csatolni kell.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Eszközök (B): Kiválasztási eljárás során kötelező betartani a beszerzési szabályokat (közbeszerzési tv., 3 árajánlat). Szerződés és szállítólevél/teljesítési igazolás köteles, kivéve kiskereskedelmi forgalomban beszerzett eszközök. Tárgyi eszköz esetén állományba vételi bizonylat és tárgyi eszköz karton csatolandó. Kis értékű eszközöknél raktári bevételi és kiadási bizonylat (számviteli politikának megfelelően). EMA és EIA esetén projektidőszak utolsó 3 hónapjában vásárolt eszköznél csak értékcsökkenés számolható el → alátámasztása tárgyi eszköz kartonnal. Szerződésnek tartalmaznia kell a két fél közötti üzleti feltételeket, egyértelműen tartalmaznia kell az elvégzendő feladatot, a két fél jogait és kötelezettségeit, a pénzügyi feltételeket, így az árat. Mind két félnek alá kell írnia a szerződést cégszerűen. A képviseletre jogosult írja alá. A szerződésekben kérjük meghivatkozni a projektet és az előzőleg már elmondott kötelező elemeket (láthatóság, spec. fizetési feltételek, ellenőrzéstűrés). Minden esetben szerződésben rögzíteni kell az elvégzendő feladat tényét. Teljesítésigazolás köteles. A teljesítésigazolásnak nem feltétlenül kell külön dokumentumnak lennie. EMA, EVA és EIA esetében 20.000 EUR-t meg nem haladó eszköz értéke számolható el, ha utolsó 3 hónap szerzik be, écs. leírás. Továbbüzemeltetés: IT eszközök 3 év, helikopter, hajó 10 év, más eszközök 5 év, ingatlan 10 év. Raktári bizonylattól csak akkor tudunk eltekinteni, ha a számviteli politikában rögzítésre kerül, hogy ezen eszközök esetében nem készülnek. 100.000 Ft alatti eszköz utolsó 3 hónapban nem vásárolható (csak különösen indokolt esetben engedélyezett az elszámolása).

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Ingatlan (C): Vásárlás, építés, felújítás és bérlet. Beszerzési szabályok betartása, jellemzően közbeszerzés vagy 3 árajánlat bekérés. Szerződés és teljesítésigazolás köteles tevékenység. Részteljesítési, ezáltal részszámlázási lehetőség esetén részteljesítési igazolás kiállítása. Alvállalkozó (D): Szerződés és teljesítésigazolás köteles tevékenység. A szerződésnek az ellenőrzés tűrési és a dokumentum megőrzési kötelezettséget, szerződést biztosító, a teljesítési készséget fokozó mellékkötelezettségek alkalmazását tartalmaznia kell (ÁSZF 7.4.f. pontja). Ha a tevékenységnek produktuma van (pl.: kiadvány), akkor annak mintáját kérjük a PEJ-hez csatolni. KHA és EVA esetén fordul elő, jellemzően építés és felújítás. Egyes tételek viszont közvetlen szállítói kifizetéssel fognak megvalósulni. Szállítói/vállalkozói szerződéseknél nem elfelejteni:tájékoztatási és nyilvánossági követelményekre, az ellenőrzéstűrési kötelezettségre, dokumentum megőrzési kötelezettségre, teljesítést biztosító mellékkötelezettségekre, közvetlen szállítói kifizetés esetén a speciális fizetési határidőkre. Ha részteljesítés van a szerződésben, de a részteljesítéshez közvetlen szállítói számla benyújtása nem tartozik, akkor a részteljesítést követő PEJ-hez kérjük csatolni a részteljesítést alátámasztó dokumentumokat (pl.: átadás-átvételi jegyzék, próbahasználati jegyzőkönyv stb.). Konferencia, képzés szervezése esetén a lemondási feltételeket és határidőt célszerű a szerződésben rögzíteni, mivel csak a jelenléti ívvel alátámasztott mennyiség számolható el a projekt keretében (pl: a képzési csomagból). Javasolt regisztrációs lapok készítése, mert ez is alá tudja támasztani a rendelt mennyiséget. Jelenléti ív: (jellemző képzések, konferenciák esetén) -Nincs formai követelménye, de a következő adatokat tartalmaznia kell: (K)TSZ száma, projekt címe; képzés/program megnevezése; képzés/program időpontja; képzés/program helyszíne; résztvevők teljes neve nyomtatott betűvel; szervezet megnevezése, melyet a képzésen résztvevő képvisel; jelenlévők aláírása; -Résztvevők nevének olvasható feltüntetése. -Jelenléti ívet a képzés minden napján alá kell írattatni a résztvevőkkel. -Láthatósági elemek szerepeltetése. -Célszerű a képzési csomag átvételét a jelenléti ívre is rávezetni. Igénybevett étkezés és italfogyasztás esetén is egy alátámasztó bizonylat a jelenléti ív, így ha nem készül, a képzéssel, konferenciával kapcsolatos költségeket nem áll módunkban elfogadni gyakran a Kedvezményezett elfelejti a létszámjelentésben az adott személynél jelölni, hogy a projekttevékenységen részt vett vagy a nevek olvashatatlanok, minden esetben a jelenléti ív és a létszámjelentés összevetésre kerül, az ellentmondás pedig felfüggeszt generál.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Utazási költség (E1): Projektmegvalósításban résztvevők utazási költségeinek elszámolására szolgál (szakmai PEJ 4.1. és 4.2. pontok). Szervezeten kívüli személyek (pl.: alvállalkozók, önkéntesek) utazási költsége csak abban az esetben, ha a szerződés vagy más dokumentum (pl.: meghívó) annak térítésére lehetőséget ad. Közvetett szerepet betöltött személyek (pl.: ügyvezető) utazási költsége közvetett költség. Főszabályként kiküldetési rendelvény köteles költségek. Devizában felmerülő tételek átszámítására alkalmazott árfolyam rögzítése a szabályzatban hatályos jogszabálynak (pl.: SZJA tv.) megfelelően. Preferált igénybevétel a tömegközlekedés legolcsóbb formája. 2. osztályú vonatjegy számolható el (IC pótjegy is). Repülőgép igénybevétel csak 800 km oda-vissza út esetén vagy ha a földrajzi viszonyok indokolttá teszik. Csak turista jegy számolható el. Beszállókártya vagy egyéb az utazást alátámasztó bizonylat (pl.: jelenléti ív, útijelentés stb.) köteles költség. Taxiköltség elszámolására indokolt esetben van lehetőség. Szervezeten kívüli személy utazási költség elszámolását szabályozni kell. Konferencián résztvevők útiköltségének térítéséről megállapodást kötni velük, vagy ha nincs is megállapodás, de a meghívóban vagy más dokumentumban jelezzék feléjük a költségtérítés tényét. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a szervezet és az utazó adatait, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartalmát, útvonalát, az utazás módját, ha gépkocsival volt, akkor a hengerűrtartalmát, üzemanyag-fogyasztási normáját, a használat idején érvényes APEH által közzétett üzemanyagárat, és a jelentési időszakban megállapított utazási költségtérítést. Az unió végrehajtási határozata kimondja, hogy az elszámolás alapja a tömegközlekedés legolcsóbb formája. Mindig az uniós szabályozás az erősebb, így szabályoz a Kedvezményezett belső szabályzója valamit, ha az az uniós szabályozással ellentmond, akkor az uniós előírásnak megfelelően elvárva lesz a költség elszámolható (pl. belső szabályzó szerint elszámolható az 1. osztályú menetjegy, az uniós előírás alapján nem. Tehát, figyelnie kell arra, hogy a projektköltségeknél az uniós szabályozásokat vegye alapul, mert nem elszámolható költségek generálódhatnak. Taxiköltség igénybevétele belső szabályzat szerint megengedett, az uniós előírások szerint azonban csak helyi közlekedésre és csakis indokolt esetben.) Ha magasabb kategóriájú utazási lehetőséget vesznek igénybe, akkor a különbözet a Kedvezményezettet terheli, de a különbözet alátámasztása a Kedvezményezett feladata. Ha nem tudja alátámasztani, a teljes költség elutasításra kerül. Költségvetési szervek figyeljenek, hogy a központosított közbeszerzésből kell lehívniuk a repülőjegyeket, onnan az ajánlati listát nyomtassák ki, igazolván hogy onnan rendelték le. A repülőjegyhez kapcsolódóan érdemes tudni, hogy ha meghiúsul egy kiutazás, akkor a repülőjegy teljes értékét nem áll módjában elszámolni a Kedvezményezettnek, de ha kötött sztornóbiztosítást, akkor annak költsége elszámolható. Buszköltség is elszámolható (legrövidebb ésszerű útvonal igénybevétele). Helyi közlekedés (pl.: BKV jegyek) is elszámolható, de bérlet nem, csak indokolt esetben (pl.: képzésen résztvevők heti bérletet kapnak a képzés időtartamára). Indokolt eset taxinál pl.: konferencia csomag szállítása a Kedvezményezett székhelyéről a konferencia helyére.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Utazási költség (E1): Saját tulajdonú gépkocsi használata: Főszabály: NAV által közzétett norma és üzemanyag ár használata + 9 Ft/km. Forgalmi engedély másolatának csatolása. Ha a belső szabályzat előírja a munkavállaló és a munkáltató közötti megállapodást, akkor azt kérjük csatolni. Ha a gépkocsi nem a munkavállaló tulajdona, akkor a tulajdonos nyilatkozata a használat engedélyezéséről. Hivatali gépjármű használata: Gépjármű kezelési szabályzat csatolása első felmerüléskor. Menetlevél vezetése kötelező, menetlevélben projekthivatkozás feltüntetése. Karbantartási, fenntartási költség közvetett jelleg, így nem elszámolható. A projektre történő használatra vonatkozó értékcsökkenés tárgyi eszköz karton alapján elszámolható, ha előzőleg nem uniós forrásból szerezték be a gépjárművet. Alapesetben a NAV által közzétett norma és üzemanyagár alapján kalkulált érték finanszírozható (üzemanyag + 9 Ft/km), amennyiben a szervezet belső szabályzata lehetővé teszi az üzemanyagszámla alapján történő elszámolást, abban az esetében a számla értéke számolható el, amely azonban nem haladhatja meg a NAV norma szerinti értéket. 60/1992 Kormányrendelet szabályozza a fogyasztási normát, melyet a NAV a honlapján közzétesz üzemanyag-elszámolás menüpont alatt. A NAV-ot az Szja tv. pedig arra kötelezi, hogy tegye közzé minden hónapban a fogyasztási norma alkalmazásakor érvényes üzemanyagárat is, ugyanazon menüpont alatt található a honlapon, mint a fogyasztási norma. Továbbá ezen felül kilométerenként általános gépkocsi normaköltség is számolható, ez személygépkocsi esetén 9 Ft. NAV normától való eltérést csak indokolt esetben lehetséges jogszabályi felhatalmazás alapján vagy nemzetközi szabályozás szerint. Számla alapú elszámolás hivatali gépjármű esetében csak akkor lehetséges, ha a szabályzat azt mondja ki, hogy kötelezően tele tankkal kell indulnia a használatba vevőnek, és tele tankkal is kell leadnia. Kormányzati szerv esetén, ha az üzemanyag vételezése a szolgáltató által rendelkezésére bocsátott, hivatali gépjárműhöz rendelt tankolási kártyákkal történik, a nyugta az üzemanyag vételezésről nem minősül alapbizonylatnak, tekintettel arra, hogy az alapján pénzmozgás (kifizetés) nem történt. Ebben az esetben vagy a havi üzemanyagszámla hiteles másolatát, és annak kifizetését igazoló bankszámlakivonatot, vagy egy kalkulációt kérünk benyújtani az elszámolt összegről. Utóbbi esetben az elszámolt összeg elkülönített könyvelésben történő megjelenésére kiemelt figyelmet fordít a Felelős Hatóság. A hivatali gépjármű értékcsökkenése projektre történő használat arányában számolható el, amennyiben előzőleg nem uniós forrásból került beszerzése a gépjármű, és a szervezet jogosult közvetett költség elszámolására. Alátámasztó bizonylatként kérjük csatolni az értékcsökkenési leírást is tartalmazó tárgyi eszköz kartont. Az elszámolt összeg elkülönített könyvelésben való megjelenését a Felelős Hatóság kiemelten ellenőrzi.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Utazási költség (E1): Autópálya matrica: Elszámolható számla ellenében. Egyértelműen megállapítható az igénybevétel időtartama és a gépkocsi rendszáma. Csak a projekt szempontjából szükséges időtartamú engedélyezett. Parkolási díj: Elszámolható számla és parkoló cédula ellenében. Megállapítható a felmerülésének indoka, és projekthez köthetősége. Napidíj: 204/2009. (IX.18.) Kormányrendelet alapján, ha ez nem vonatkozik a Kedvezményezettre belső szabályzó szerint, ellátással csökkenteni kell az összegét, ellátás igénybevételéről pedig nyilatkoztatni kell a kiutazót. Étkezési költség: Tényleges számlák alapján, ebben az esetben napidíj elszámolására nincs mód. Dologi költség: Tényleges számla, nyugta vagy menetjegy alapján. 2. osztályú igénybevétel szabálya itt is érvényes. Szállásköltség: Beszerzési szabályok figyelembevétele! Elszámolható az idegenforgalmi adó is. Ha a számlában étkezési költség (kivéve reggeli) van, napidíjat csökkenteni kell. Számlában lévő minibár, internet, mosatás költsége nem elszámolható. Utasbiztosítás: számla és biztosítási kötvény csatolása, csak a projekttevékenység időszakára vonatkozó költség számolható el. Autópálya matrica – Elszámolható, ha egyértelműen az utazás időpontjához kapcsolható. Csak az utazás időtartamához feltétlen szükséges érvényességű idejű matrica értéke finanszírozható. Éves matrica nem számolható el. Számlával alátámasztandó, amin a gépjármű rendszámának szerepelnie kell! Továbbá csatolandó a kifizetési bizonylat. Parkolási díj – A költségnek egyértelműen kapcsolódnia kell a projekttevékenységhez, feljegyzés csatolása szükséges a felmerülés indokához. Továbbá benyújtandó a számla, a parkolócédula(ák), kifizetési bizonylat. Napidíjnál alapbizonylat még a kiküldetési rendelvény is, kérjük projekthivatkozással vagy projektpecséttel ellátni. A belső szabályzók kialakításánál azonban figyelemmel kell lenni a hazai jogszabályokra (204/2009 (IX. 18.) kormányrendelet), magasabb napidíj nem fizethető a Kedvezményezettnek. Ettől eltérni csak akkor lehet, ha nemzetközi szabályozás vonatkozik a szervezetre. Jogszabály szerint ebéddel és vacsorával csökkenteni kell 30-30 %-kal. Kiküldetési rendelvényen ne felejtse el a Kedvezményezett nyilatkoztatni a kiutazót az ellátás igénybevételéről. A Kedvezményezett szabályzata ettől eltérően is szabályozhat, ha nem vonatkozik rá a kormányrendelet. A napidíjhoz kapcsolódó járulékos kiadást (pl. napidíj után fizetendő Szja, egyéb járulékok) is a tétel költségsorán lehet elszámolni, melyhez a bérjegyzéket és a járulékok kifizetését igazoló bankkivonatot kell benyújtani. Átszámítási árfolyam alkalmazása a belső szabályzatnak és az SZJA törvény 6. §-ának megfelelően (járulékszámítás bevételszerzést megelőző hó 15 napján érvényes MNB árfolyam). Belföldi kiküldetés esetén csak abban az esetben adható napidíj, amennyiben a Kedvezményezett belső szabályzója erre lehetőséget ad, egyébként a ténylegesen felmerült étkezési költségek számolhatók el a belső eljárásrendnek megfelelő dokumentumok benyújtása esetén. Alkoholtartalmú italok elszámolására a projekt keretében nincs mód. Amennyiben a Kedvezményezett nem napidíjban részesíti a kiutazóját, hanem a külföldön felmerült tényleges étkezési költségek kerülnek megtérítésre, akkor a felmerült költségeket nyugtákkal, számlák kell tudnia alátámasztani. Ilyen esetben a ténylegesen felmerült költség számolható el a projektre, ezen felül napidíj összege nem. Utasbiztosítás: Csak a projekttevékenység időtartamára érvényes biztosítást tudjuk elfogadni, ha a munkavállaló szeretne saját költségén külföldön tartózkodni, megteheti, de a felmerült plusz költségeket a projekt nem finanszírozza. Kormányzati szervek esetén központosított közbeszerzéssel történő beszerzés, ajánlati lista nyomtatása javasolt.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Készlet (E2): Általában kiskereskedelmi forgalomban vagy árajánlat bekéréssel (általában megrendelő alapján) beszerzett kis értékű eszközök. Raktáron maradt készlet nem elszámolható → raktári bevételi és kiadási bizonylat. Kiosztási jegyzékkel/átadás-átvételi dokumentummal igazolni kell a felhasználást. Projektzáráskor készletnyilvántartás ellenőrzése! Szolgáltatás (E3): Elszámolási szabályai hasonlóak az alvállalkozói költségekhez. Azonban elegendő megrendelő, nem feltétlenül kell szerződéssel alátámasztani. Általában olyan tevékenységek ahol nem követeli meg az FH, hogy a szerződés tartalmazza a speciális szerződéses követelményeket (pl.: ellenőrzéstűrési kötelezettség). Javasolt a teljesítés igazolás kiállítása. Készlet: Nem újra felhasználhatók, akár beépítésre is kerülhetnek más termékekbe, valamint az élettartamuk kevesebb, mint az eszközöké. Pl.: képzési segédanyag, CD, DVD, élelmiszer, benzin, ruha stb. Szolgáltatás: abban különbözik az alvállalkozóktól, hogy ezek a szolgáltatók nem közvetlenül a projekt céljának a megvalósítását szolgálják, hanem egy kiegészítő jelleget töltenek be a projekttevékenységben Pl.: fordítás, tolmácsolás, nyomdai szolgáltatás, közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó adminisztráció stb. Minden esetben kell szerződésnek/megrendelőnek lennie, értékhatár nélkül (a megrendelő lehet e-mailes is). Azokat csatolni kell, kivéve az általános szolgáltatás szerződéseit, melyek a FH azonban bekérhet, helyszínen megnézhet. Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó adminisztrációs költségként azon eljárás vonatkozásában felmerült kiadások elszámolhatóak, amelyek eredményeképpen megvalósul a projekt keretében tervezett beszerzés. Sikertelen eljáráshoz kapcsolódó költség abban az esetben elszámolható, ha ugyanazon projektelem beszerzése egy későbbi eljárás eredményeképpen megvalósul, kivéve, ha a költség egyébként nem elszámolható, mert pl. az eljárást a Közbeszerzési Döntőbizottság szabálytannak minősítette, vagy ha az eljárás nem a hatályos szabályozóknak megfelelően került lefolytatásra.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Szakértői költség(E4): Kiválasztásánál beszerzési szabályok betartására figyelni kell. Minden esetben szerződéssel és teljesítés igazolással kérjük alátámasztani a feladat elvégzését. Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek (E5): Arculati Kézikönyvnek való megfelelés!!! Jellemzően szolgáltatások megrendelése, így az elszámolási sajátosságok megegyeznek a szolgáltatásoknál leírtakkal. Könyvvizsgálói költség elszámolása ugyanúgy mint egy szakértői költség. Célcsoportot érintő speciális költségek (E6): Kiosztási jegyzék megléte a költség elszámolhatóságának alapja. Kiosztási jegyzékben szereplő személyek összevetésre kerül a létszámjelentéssel. Szakértők: jogi, műszaki, pénzügyi, közjegyzői. Jellemzően 3 árajánlat bekérésével szerzik be. Itt többnyire nem az ár az egyetlen szempont, mivel megfelelő kvalitású ember kerestetik a tevékenységre, így az ajánlatkérésben figyelni kell, hogy az értékelés szempontjai bent legyenek. Uniós finanszírozás: Többnyire szolgáltatások megrendelése van ezen a költségsoron (pl.: matrica, projektbélyegző, emléktábla), ezekhez többnyire elegendő egy megrendelő és javasolt átadás-átvételi dokumentum/teljesítési igazolás kiállítása. Megfelelő kvalitással rendelkező könyvvizsgáló kiválasztása, érdemes uniós projektek elszámolásában jártas könyvvizsgálót keresni. Könyvvizsgálói szerződésben egyértelműen le kell rögzíteni a feladatokat, melyhez az FH segítséget nyújtott (4400. témaszámú könyvvizsgálói sztenderd – konkrét tevékenységre irányul – solidalapok.hu-n elérhető a pályázati anyagok között). Célcsoportot érintő költségek: Érintett Alapok: EMA és EVA. Csak az Alap célcsoportját érintő költségek elszámolására szolgál (Alap célcsoportja ≠ projekt célcsoportja). Elszámolható költség pl.: célcsoport belső foglalkoztatása, célcsoport üzleti terveinek finanszírozása, bérletjuttatás, zsebpénz stb. Problémák a kiosztási jegyzékkel a költség elszámolhatóságának szempontjából: -nevek olvashatatlanok, célcsoportot így nem tudjuk összevetni a létszámjelentéssel, helyesbítést kell kérnünk a Kedvezményezettől, gyakran a Kedvezményezett elfelejti a létszámjelentésben az adott személynél jelölni, hogy a projekttevékenységen részt vett, minden esetben a jelenléti ív és a létszámjelentés összevetésre kerül, az ellentmondás pedig felfüggeszt generál.

Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb bizonylatok követelményei Átadás-átvételi jegyzék/kiosztási jegyzék: Jellemzően a célcsoport részére kiosztott ebédjegy, készletek, felszerelések, vagy a projektben érintett munkavállalók részére kiosztott étkezési utalvány, közlekedési bérlet, stb. esetén szükséges csatolni. Egy számlához egy kiosztási jegyzék tartozzon. Formája nem kötött, de az alábbi adatokat tartalmazza: TM száma, projekt címe, számla sorszáma, összege, kiosztott tételek megnevezése, darabszáma, átvevő személy teljes neve nyomtatott betűvel, átvevő személy aláírása, átvétel dátuma

Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb bizonylatok követelményei Jelenléti ív: (jellemző képzések, kulturális programok esetén) Nincs formai követelménye, de a következő adatokat tartalmaznia kell: képzés/program megnevezése; TM száma, projekt címe; képzés/program időpontja; képzés/program helyszíne; résztvevők teljes neve nyomtatott betűvel; szervezet megnevezése, melyet a képzésen résztvevő képvisel; jelenlévők aláírása; Jelenléti ívet a képzés minden napján alá kell írattatni a résztvevőkkel. Láthatósági elemek szerepeltetése. Célszerű a képzési csomag, kiadvány átvételét a jelenléti ívre is rávezetni, ebben az esetben kiosztási jegyzékként is szolgál.

Közvetett költség elszámolási szabályai EIA, EMA esetében max. a ténylegesen elszámolható közvetlen költségek 7 %-a (de a költségvetésben jóváhagyott aránynál nem több). Dokumentumokkal nem kell alátámasztani. SOLID MIR-ben jelenteni csak a zárójelentéssel kell: költségként egy összegben felvinni. Zárójelentés szöveges részében beszámoló a felhasználásról. Elkülönített kettős könyvelésben szerepeltetni kell. Nem elszámolható költségek nem lehet ráterhelni a közvetett költségre sem (végrehajtási határozat 11. sz. melléklet alapján)!

Monitoring és hiánypótlások kezelése A Kedvezményezett az egyes PEJ-ek ellenőrzésének eredményéről Monitoring lapon és a SOLID MIR-ben is értesül. Az ellenőrzés eredménye lehet:költségtétel elfogadása, felfüggesztése, elutasítása. A Monitoring lapon szerepel a felfüggesztés indoklása, illetve korrigálandó vagy hiánypótlásként kért dokumentumok felsorolása. A hiánypótlásban a Monitoring lapon kért javításokat kell megtenni, dokumentumokat benyújtani, és azok jobb felső sarkára rá kell vezetni a kapcsolódó költségtétel SOLID rendszer által generált sorszámát. Amennyiben a projektfelügyelő valamely tételhez magyarázatot kér, azt a szakmai PEJ 5. pontjában kell megadni. Hiánypótlási kötelezettség a felfüggesztést követő PEJ-ben, folyamatos oldalszámozással, pontos hivatkozással arra, hogy melyik havi PEJ-hez kapcsolódik. Folyamatos és megfelelő hiánypótlás szerepe jelentős → kifizetési kérelem benyújtása függ tőle. Csak az újonnan kért dokumentumok benyújtása szükséges ismételten, valamennyi alátámasztó dokumentum csatolása nem szükséges. Amennyiben a felfüggesztést követő 1. PEJ-ben nem történik meg a hiánypótlás, a költség elutasításra kerül (nyílt esetén – ÁSZF 4.5. pont, zárt esetén – ÁSZF 3.5. pont). Elutasított tétel elfogadhatóságának felülvizsgálatára a Felelős Személy felé írt kérelemmel van lehetőség. Az előbbi pontok után van a vonatkozó pont. Két hiánypótlási lehetőséget adunk a Kedvezményezettnek, ha addig nem tud teljes körűen hiánypótolni szintén elutasításra kerül a tétel.

A finanszírozás módja, kifizetések összege EIA és EMA projektek finanszírozása: előfinanszírozás Közbenső kifizetési kérelmek összegének meghatározása: ÁSZF 5. pontja szerint: Első közbenső kérelem – TSZ aláírását követően benyújtható (de max. 1 hónappal a projektmegvalósítás kezdene előtt) – összege a becsült költségvetés 37,5 %-a. Második közbenső kifizetés összege a becsült költségvetés 25 %-a csökkentve a saját erő és a tervezett bevétel összegével. Harmadik közbenső kifizetés összege a becsült költségvetés 85 %-ának előző kérelmekkel, saját erővel és tervezett bevétellel csökkentett összege. Maradványösszeg kifizetés – a projekt lezárását követően – külön értesítő levél alapján a ténylegesen elszámolható költségek csökkentve az addig kifizetett támogatás összegével, a tényleges saját erővel és bevétellel.

Közbenső kérelem benyújtásának feltételei Felhasználta közvetlen költségként a projekt becsült teljes összköltségének második közbenső kifizetési kérelem esetében a 25%-át, harmadik közbenső kifizetési kérelem esetében az 55%-át? Valamennyi esedékes projekt előrehaladási jelentést benyújtotta? Az azok alapján felmerülő hiánypótlásokat határidőre teljesítette? Csatolta az elszámolt költségek monitoring informatikai rendszerbe feltöltött és abból kinyomtatott tételes listáját? Csatolta a 30 napnál nem régebbi együttes adóigazolást vagy fent van a köztartozásmentes adózók adatbázisában? A megelőző monitoring jelentésekben felfüggesztett és a Kedvezményezett által nem hiánypótolt tételek kumulált mértéke alacsonyabb, mint a projekt becsült teljes összköltségének 15%-a?

Közbenső kifizetési kérelem benyújtása Számpéldán levezetve: Projekt becsült költségvetése: 20.000.000 forint (nincs tervezett bevétel, saját erő) Második közbenső kifizetési kérelem 25%-os felhasználásnál:: Felmerült és kifizetett közvetlen költség összege (jóváhagyott, felfüggesztett, elküldött, rögzített státuszú költségek összesen) az 5.000.000 forintot (25%) meghaladja és a felfüggesztett, de még nem hiánypótolt tételek összege 3.000.000 forintnál (15%) kevesebb, a kérelem benyújtható Kérelem összege 5.000.000,- forint Harmadik közbenső kérelem 55 %-os felhasználásnál: Felmerült és kifizetett közvetlen költség összege (jóváhagyott, felfüggesztett, elküldött, rögzített státuszú költségek összesen) a 11.000.000 forintot (55%) meghaladja Kérelem összege 4.500.000,- forint Megfelelő, határidőben történő hiánypótlás nagyon fontos!!! Első közbenső összege 7,5 millió forint. Második közbenső összege 5 millió forint. Összesen 12,5 millió forint

Kifizetési kérelmek benyújtásának szabályai A kérelmeket a SOLID MIR-ben kell generálni, kitölteni és elküldeni elektronikusan és papíralapon is. Közbenső kifizetési kérelemhez csatolni kell a SOLID rendszerből kinyomtatott tételek listáját (tételek állapot szerint) – Két PEJ benyújtása között felmerült tételek rögzítése szükséges! Az eddig felmerült költség összegének kiszámítása: jóváhagyott, felfüggesztett, elküldött, rögzített státuszú költségek összegének összeadásával. Kérelem összege: a korábban részletezettek szerint (37,5%, 25%, 22,5%). Kérelmek kifizethetőségéhez igazolni kell a köztartozás-mentességet – köztartozás mentes adózók listája vagy 30 napnál nem régebbi nullás együttes adóigazolás. Kérelem adattartalma megegyezik a TSZ adataival. Ha bankszámlaszám változás, vagy az aláíró személyében változás volt, a Kedvezményezett hivatalosan tájékoztatta a Felelős Hatóságot, változás tényét dokumentumokkal alátámasztotta. Figyelem, a rendszer csak egy bankszámlaszámot tud kezelni, ellenőrizni kell a helyességét. Az együttes adóigazolásnak a kifizetés időpontjában kell érvényesnek lennie, tehát 30 napnál nem régebbinek kell lennie a kifizetés időpontjában. Abban az esetben, ha a kérelemhez benyújtott lista és a PEJ-hez utána benyújtott lista között adatbeli különbséget találunk, csalás gyanúja vetődik fel. Vegyes finanszírozású projektnél az eddig elmondottakhoz képest az a különbség, hogy csak az előfinanszírozott tételek összegét kell nézni a %-ok meghatározásánál. De ezen projekteknél általában a teljes előfin összegét megkapja a Kedvezményezett, így nem kell közbenső kérelmet benyújtania.

Projekt elkülönített könyvelése, NAV igazolás A projekt költségeit elkülönített kódszámon kell könyvelni. Az elkülönített könyvelésnek minden projektben elszámolt és jóváhagyott közvetlen és közvetett költséget tartalmaznia kell. Második PEJ-ben az elkülönített könyvelés főkönyvi kivonatát be kell nyújtani az elkülönített könyvelés ellenőrzése céljából (ha a kivonat nem tartalmazza, kérjük az elkülönített könyvelés kódjának a megadását). NAV igazolás: Bruttó finanszírozás választása mellett, ha a Kedvezményezett illetve a Partnere alanya az ÁFÁ-nak, a projekt zárásakor NAV igazolás benyújtására van szükség annak igazolására, hogy a projektben elszámolt költségek esetén ÁFA visszaigénylés nem történt. (Nyilatkozat mintát, kapcsolatokat a Felelős Hatóság a Kedvezményezettek rendelkezésére bocsájtja.)

Köszönöm megtisztelő figyelmüket. Eredményes munkát kívánok. Elérhetőségek: Almacht Katalin BM Támogatás-koordinációs Főosztály pénzügyi projektfelügyelő Tel.: 441-1573 Fax: 999-4846 E-mail: katalin.almacht@bm.gov.hu