A KÖNYVTÁR MINT SZERVEZET (1, 2, 7) KULTÚRMENEDZSMENT A KÖNYVTÁR MINT SZERVEZET (1, 2, 7)

A könyvtár mint intézmény: Szolgáltatási intézmény Többszörösen integrált rendszer Külső meghatározottsága erős – nyílt rendszer Állandó kölcsönhatásban a társadalmi-gazdasági viszonyokkal Változás mint „életélmény”

Paradigmaváltás – XXI. század „információs forradalom Információs társadalom” „tudásipar” Változások menedzselése

A könyvtár mint rendszer jellemzői Valós társadalmi szükséglet eredményeként jött létre. A társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helye világos, egyértelmű. Ú.n. „nyílt rendszer” – kapcsolata az őt körülvevő világgal folyamatos. Értékét társadalmi hasznossága jelöli ki. Aktív rendszer: a rendszer elemei állandó mozgásban Dinamikus rendszer: a rendszer elemei átalakulnak, módosulnak, cserélődnek. Tervezett rendszer: mesterségesen, konkrét feladatokra jött létre. Hierarchikus rendszer: tagolt részrendszerekből áll, melyek között logikus kapcsolat van.

Összegezve: Olyan rendszer, amelyben - az ember a működtető, a legfontosabb alkotóelem - emberek közötti struktúrákban realizálódik - céllal rendelkező rendszer - problémamegoldó rendszer - a rendszerelemek között kommunikáció folyik - választás szabadsága

A könyvtár mint szervezet jellemzői Non-profit szervezet Legfőbb terméke: információ Információ szolgáltatása + információ előállítása Szakmai szolgáltatások kliensei számára Nagy múltú, történelmi tradíciók ellenáll a változásoknak Források és felhasználók eltérő érdeke (gyűjteményközpontúság, felhasználó központúság) Legszélesebb társadalmi érdeket szolgál ki Fenntartói kiszolgáltatottság Személyzeti hierarchia, magasan képzett szakszemélyzet

A szervezet alrendszerei Folyamatok alrendszere (munkafolyamatok, döntés előkészítés) Erőforrások alrendszere Formális struktúrák alrendszere (szabályozók, normatívák) Informális (szociális) alrendszer Technológiai alrendszer (eszközök, berendezések, módszerek) Vezetői alrendszer

Szervezeti sémák – szervezeti diagramok Munkaszervezet: a megoldandó feladatok szerinti egységekbe csoportosulás. Cél: ésszerű munkamegosztás, hatékonyság Feladat: legyen áttekinthető legyen irányítható, ellenőrizhető feleljen meg a dolgozók képességeinek Szervezeti és Működési Szabályzat Ügyrendi szabályzat Munkajogi szabályzat

Organogramok A szervezeti struktúrát tükrözi Láthatóak a döntési szintek Az ellenőrzési pontok A munkamegosztási és felelősségi szintek A függelmi viszonyok

A könyvtár szervezeti egységei Szakmai szervezetek: az intézményi célok szolgálatára létrehozott szakmai szervezetek (olvasószolgálati, feldolgozó, reprográfiai, számítógépesítési csoport stb.) Funkcionális szervek: pl. az igazgatási, ellenőrzési funkciót szolgáló egység (titkárság, porta, biztonsági szolgálat) A vezetést segítő szervek (pénzügyi, személyzeti, munkaügyi stb.)

A szervezeti sémák fajtái Különbség lényege: a feladatmegosztás és felelősség eltérő szintje Hierarchikus: a feladatok megosztása mélyen strukturált, döntési felelősség, illetékességi jog alacsony „Lapos”: önálló feladatvégzés, magas felelősségi szint, és intézkedési jog Mátrix: új feladat (projekt) megvalósulására alkalmi felelősség, illetékességi jog

Vezető - beosztott A legfőbb felelősség a vezetőé (anyagi, jogi, erkölcsi) A dolgozó részvétele a munkafolyamatban, a döntéshozatalban hozzáadott érték

A könyvtári munka tervezése A tervezés a vezetői munka legfontosabb eleme. Jövőre irányuló, mában zajló tevékenység. A tervező munka 2 fontos eleme: a) elemzés b) döntéshozatal

A tervezési munka elemei Ütemezés Adatgyűjtés – adatelemzés Tervezési szintek meghatározása Alternatívákban gondolkodás, rugalmas reagálás Megbízhatóság és megvalósíthatóság biztosítása

A tervezés lényegi kérdései Cél tudatosítása: kinek, mikor, mit kell csinálni, hová kell eljutni? Szűkebb és tágabb környezet ismerete, elemzése Szisztematikus, folyamatos adatgyűjtés Kinek a feladata? Könyvtári felső vezetés De: konkrét feladatokra munkatársak (projekt-tervezés!)

Környezetelemző technikák: PEST-analízis Politics – politikai környezet Economics – gazdasági környezet Society – társadalmi feltételek Technology – műszaki, technikai feltételek Mikor? Stratégiai célok Szervezeti átalakulás változásmenedzselés

Célpiramis Hosszútávú, átfogó célok Szervezeti egységek részcéljai Küldetés Hosszútávú, átfogó célok Szervezeti egységek részcéljai Rövidtávú, egyéni feladok szintjére lebontott tevékenység célok

Stratégiai tervtípusok Alapstratégia (könyvtár filozófiája) Funkcionális stratégiák (részelemek) Taktikák (operatív tervek) Szervezeti stratégia Személyzeti stratégia Fejlesztési stratégia Innovációs stratégia Pénzügyi stratégia Költségvetés csökkentési stratégia

Tervezési segédletek Szabványok, törvények, irányelvek (ISO, IFLA, EU, OKM) Előrejelzések, trendtanulmányok, trendmutatók Jelentések, beszámolók Statisztikák Felhasználói igényvizsgálatok, marketingkutatások Ötletbörzék, kívánságlisták

Tervezési módszerek Kvantitatív: matematikai, statisztikai adatok elemzése Kvalitatív: kérdőíves, interjús felmérések, jövőkutatási vizsgálatok, előrejelzése Intuitív: ötletbörze, személyes megérzések, jóslatok, utópiák Normatív: döntési mátrixok, rendszertervezés, modellezés

Komplex módszerek MBO (Manegement by objectivies): részvételen alapuló tervezés, célok pontos definiálása, beosztott teljes önállósága PPBS (Planning Programming Budgeting System) Minden döntési alternatíva mellé költségterv ZBB (Zero-Based Budgeting) „0” alapú tervezés

SWOT-analízis Strengths = erősségek Weaknesses = gyenge pontok Opportunities = lehetőségek Threats = veszélyek S W O T

BCG-mátrix (Boston Consulting Group) Sztár: nagy nyereség, növekvő kereslet Stratégia: beruházás Kérdőjel: alacsony nyereség, de növekedhet Stratégia: esélyelemzés (beruházás, vagy kivonulás Fejős tehén: nagy, stabil nyereség Stratégia: kihasználni, amíg lehet, kisebb beruházás Döglött kutya: alacsony, megbízhatatlan nyereség Stratégia: kivonulás

Irodalom: Bobokné Belányi Beáta: Kultúrmenedzsment. Typotext Kiadó, 2001. Skaliczki Judit – Zalainé Kovács Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprémi Egyetemi Kiadó,, 2001.