Pályázati dokumentáció összeállítása Varga Nikolett Előadó: Lóránd Balázs projektvezető Pécsi Tudományegyetem Közgazdaságtudományi Kar Tengelic, 2006

Bemutatkozás Pécsi Tudományegyetem Közgazdaságtudományi Kar Szervezeti Tanulások Központja, projektvezető Regionális Gazdaságtan és Politika Doktori Iskola, Ph.D tanulmányok Sikeres pályázatok elkészítése: ROP 3.1.2 Közreműködés pályázat lebonyolításában: ROP 3.3 Oktatás, kutatás, oktatásszervezés európai uniós témákban Tanácsadás Elérhetőség: lorand@ktk.pte.hu

Céljaink pályázatkészítés alapelveinek megismerése versenyképes pályázatok elkészítéséhez segítség módszertani előkészítés logikai összefüggések érvelés tudománya

A pályázat céljának meghatározása. Mi a projekt? Minden tevékenység-együttes projekt, amely az adott célkitűzés elérését szolgáló, összefüggő tevékenységekből áll, egységes menedzsment irányítása alatt, előre meghatározott időkereten belül, előre meghatározott költségvetéssel.

A projekt meghatározása eredmény (hatékonyság, arányosság) elérési mód / út feltételek alternatívák költségek

Mérhető mennyiségi értékek a projekt esetében Minőség (terjedelem, tárgyi tartalom) Idő Hozzáférhető erőforrások Kölcsönösen feltételezik egymást!

Jellemzők egyediség erőforrások behatároltsága bizonytalanság rizikófaktorok nem rutintevékenység változás eszköze életciklus

A jó projekt ismérvei releváns kereslet-vezérelt cél-orientált megfelel a stratégiai elvárásoknak megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetőek költségvetése reális munkamegosztása világos kockázatai ismertek fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

Mi a pályázat? Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés Pályázat – a PROJEKT bemutatása a pályázat kiírója (TÁMOGATÓ) által megkövetelt formában

Általános szabályok Pályázati kiírást megelőzően is létező probléma – projektötlet (sorrend!) Megfelelő partnerség Megfelelő kompetencia (témához illeszkedve) Lobbi erő Sajáterő Pályázatíró csapat

Találkozás a pályázattal I. Feladatok a pályázati kiírás vizsgálatakor: tájékozódunk a kiírás részletes feltételeiről tájékozódunk a kiíró céljairól kik a bírálók tájékozódunk a döntési mechanizmusról

Találkozás a pályázattal II. Pályázati Útmutatóból megtudhatjuk: jogosultak, partnerek köre program céljai támogatható tevékenységek célcsoportok finanszírozható költségek maximálisan megítélhető összeg benyújtási határidő keretösszeg

Projekt és pályázat - folyamat Projekt meghatározása Pályázat elkészítése Elbírálás Szerződéskötés Finanszírozás Megvalósítás és ellenőrzés

A projekt tervezése Projektötletek forrásai: szervezet célcsoportjától célcsoport szükségletét kielégítő ötletek helyi stratégia alapján NFT, OP-k már létező projektötletekből pályázati felhívások alapján

A tervezés menete A LOGFRAME megközelítés Célorientált tervezési és menedzsment eszköz Kulcs szerepe van a tervezésben monitoring során értékelésben

A sikeres pályázat jellemzői I. Probléma-meghatározás Meghatározott indikátorok (előrehaladás, korrekció, értékelés) Logikai szerkezet Reális és megvalósítható célok Megfelelő személyi háttér

A sikeres pályázat jellemzői II. Kreativitás és innovativitás Csoportmunka módszerek Partnerség Elemző és fogalmazó képesség Meggyőzés Jó tárgyalóképesség Kompromisszumkészség

A sikeres pályázat jellemzői II. Mit? Miért? Kinek? Hogyan? Kikkel? Mikor? Mennyiből?

Értékelők szempontjai Felhasználók részvétele biztosított-e? Célcsoport igényeit felmérték-e? Kapacitásokat növeli-e? Kockázatok kezelése megoldott-e? Multiplikátor hatások? Hatékonyság? Hosszú távú célokhoz hozzájárul-e? Horizontális szempontok érvényesülése? Viszonya az egyéb helyi kezdeményezésekhez?

A sikeres pályázat tartalmi elemei Célcsoportok és projekthatások közvetlen és közvetett mérhető változókkal negatív hatások Források és menedzsment tevékenységekhez forrás rendelése szükséges munkaerő és gyakorlat irányítás infrastruktúra belső támogatottság

Pályázatok tipikus részei Címlap Rövid összefoglalás - projektösszegzés A pályázó(k) bemutatása Célok Célcsoport meghatározása Szükségletek bemutatása, illetve az indoklás A cselekvés leírása: akcióterv, ütemterv Logikai keretmátrix Erőforrások Szervezeti struktúra Számszerűsített eredmények Fenntarthatóság, a program utóélete Költségvetés Mellékletek

Mellékletek, tanulmányok Humánerőforrás terv Cselekvési terv időütemezéssel Gazdasági hatásvizsgálat Környezeti hatástanulmány Gazdasági hatástanulmány Költséghatékonysági tanulmány Foglalkoztatási hatástanulmány Megtérülési tanulmány

Pályázat összeállítása során elkövethető hibák Formai hibák: kötelező tartalmi elemek kötelező mellékletek külalak Tartalmi hibák: pályázatunk nem felel meg a kiírás céljainak költségvetési hibák feladatok nem reálisak

Néhány fontos apróság Előre elkészíthető panelek használata Partneri hálózat kiépítése Professzionális tanácsadó igénybevétele, ha szükséges

További pályázati lehetőségek Információs források: Folyóiratok Napilapok Webhelyek pl.: www.pafi.hu www.ddrft.hu/forrasterkep www.palyazatiras.lap.hu valamint a minisztériumok oldalai

További pályázati lehetőségek Honlapok (minisztériumok, PAFI, alapítványok) Regionális területfejlesztési tanácsok Megyei területfejlesztési tanácsok Alapítványok Egyes települések egyedi kiírásai

INTERNETES CÍMEK Pályázati kereső oldal: http://www.nfh.hu/xindex2.htm?t=2&i=2568 Gyakran ismétlődő kérdések és válaszok: http://www.nfh.hu/xindex2.htm?t=3&i=24 www.nft.hu www.eu.startlap.hu www.uniospalyazat.hu www.eupk.hu www.euoldal.hu www.pafi.hu

INTERNETES CÍMEK www.ofa.hu www.mobilitas.hu www.tpf.iif.hu www.hefop.hu www.esza.hu www.omai.hu www.eszcsm.hu www.om.gov.hu www.ddrft.hu www.rop.hu www.oth.hu www.vati.hu www.fvm.hu www.gkm.hu www.fvm.gov.hu www.nth.hu www.cfcu.hu www.esf.hu www.pharereg.hu www.sapard.fvm.hu www.kvvm.hu www.equal.hu

A pályázat céljainak meghatározása

A projekt célja Probléma meghatározása után Amit a projekt lebonyolításával el akarunk érni A projekt megvalósulása utáni helyzet Tömör, világos, érthető legyen Ideális, ha egy mondatban sikerül Pozitív kicsengésű legyen

Célok meghatározása Szervezeti misszió és stratégia megkülönböztetése Stratégia: hogyan akarjuk elérni a közös célt

Misszió Stratégia Projektek Projekt célok Igényfelmérés Projektek Projekt célok Igényfelmérés Projektek Projekt célok Igényfelmérés

Alapelvek Összhang a szervezet céljaival Mérhető (mennyiség, minőség, idő, költségek, eredmény) Megvalósítható Logikusan meghatározható Konzisztens Támogató hozzájárulásával rendelkezik

Segítő kérdések Mit kell változtatni? Milyen változtatás szükséges? Hol fog ez érvényesülni? Mikor fog érvényesülni? Kire vonatkozik mindez?

Célok kritériumai Specifikus Mérhető Pontos, precíz Reális Időkerettel rendelkezik

Célkitűzés elemzés Problémafa: A jelenlegi helyzet negatívumai kulcsprobléma Ok-okozati kapcsolatok Célkitűzés-fa: A kívánt jövőbeli helyzet pozitívumai konkrét célkitűzés Eszköz-eredmény összefüggések

Célkitűzések megfogalmazása Konkrét Mérhető Pontos Reális Megfogható

Célelemzés Átalakított problémafa = célfa Ok-okozatból -> eszköz-cél lesz A logika igazolása A fa átalakítása a logframe mátrixba: szintek számának csökkentése, kapcsolódó célok csoportosítása, erőforrás-elemzés.

Feladatok ütemezése, munkaterv készítése

Feladatok Konkrét tevékenységek Ütemezésük alapvető, szükséges kiadások számításához kellenek Akcióterv: költségekkel, időkerettel, felelősökkel

Ütemezés Táblázattal megoldható Időszükséglet, kapcsolódás feltárása Szükséges: Kezdési és befejezési időpont, időtartam Tömör, világos meghatározás Átlagos munkavégzéssel számolva Betanulás, tervezés ütemezése Adminisztratív feladatok Időegység: ugyanaz Mérföldkövek tervezése

Feladat-lebontási táblázat

Gantt-mátrix

Források

Források fajtái Humán erőforrás Tárgyi eszközök Pénzügyi erőforrás Technológia mint forrás Információs források Saját források

Követelmények Tényleges igényeknek megfelelés Koncentrálás a helyi forrásokra Alacsony költséggel Technológiailag megfelelő megoldás Környezeti szempontok figyelembevétele

Humán erőforrások Akik írták, készítették és bonyolítják a pályázatot/projektet Célcsoport, akinek szól Külsősök: szakértők, trénerek, stb. Létszám Gyakorlat, tapasztalat

Tárgyi eszközök Pénzügyi erőforrások Minimum és maximum igénylista Minden, amit igénybe vehetünk: saját eszközeink, hitelek, támogatások

Pályázatok leggyakoribb hibái

Összefüggések és célok Intézményi célokkal, követelményekkel, stratégiákkal, tevékenységekkel Szociális és gazdasági összefüggések Kapcsolódás más projektekhez Közvetlen cél és hosszú távú cél közötti kapcsolat Világos célok hiánya Nincs szakszerű igényfelmérés Projekt nem a leírt probléma kezelésére irányul

Célcsoportok Nem világos a célcsoport, meghatározása nem eléggé pontos Nem számonkérhető bevonásuk Nincs külön közvetett és közvetlen célcsoport Nem volt egyeztetés előzetesen Negatív helyzetekre nincs megfelelő intézkedés

Eredmények és kimenet Túlságosan ambiciózus, optimista Eredmények és eszközök keveredése

Akcióterv, menedzsment, források Ütemterv nem világos, szükséges idő nem elegendő Csúszásokkal, késésekkel nem kalkulálnak Nem elég részletesek a feladat leírások Nincs megfelelő helyiség Vezetők képességei nem elegendőek a megvalósításhoz

Pályázat elkészítése Tervezés túl gyorsan történt Partnerek megismerése nem elég alapos Kommunikációs kultúra Mérhetetlen célok, túl optimisták Túl sok feladatot kapnak a partnerek a nekik szánt forrásokhoz képest

Partnerség Konkurensek, nem kiegészítői egymásnak Gyakorlat hiánya Hozzáadott érték hiánya Partner motivációja nem világos

Források és finanszírozás Célok túl ambiciózusak Hiányzó kompetenciák Pénzügyi menedzsment nem megfelelő Partneri támogatás hiánya Reakcióképesség változásokra Önrész rendelkezésre álljon Válságterv likviditási problémák esetére

Koordináció Vezető személyisége Projektmenedzsment gyakorlata Irányító testület szerepe Kommunikáció a partnerek között Túlzott függés a vezetőtől

Feladatok elosztása Felelősség meghatározása Összhang a hozzáértés és a feladatok között

Projektmenedzsment és irányítás Monitoring Könyvelés összhangja a támogató követelményeivel Dokumentálás nem megfelelő

Marketing és propaganda Nincs PR terv Célcsoport elérhetősége Csak a végén figyelnek oda rá Nem megfelelő média Időzítés

Kritikai megjegyzések Gyenge szakmai tervezés Gyenge projektintegráció Öncélú és elhúzódó beruházások Projektfinanszírozási ismeretek részleges hiánya Gyenge helyi relevancia Izolált fejlesztések és alacsony fenntarthatóság