MCE Konferencia 2008 A kontrolling gyakorlata A Nyugat-magyarországi Egyetem irányítási és controlling rendszere az egyesülés és az EGIR bevezetésének tükrében Herczeg László Gazdasági Főigazgató Nyugat-magyarországi Egyetem, Sopron Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. Tartalomjegyzék Nyugat-magyarországi Egyetem bemutatása A felsőoktatási intézmények gazdálkodásának sajátosságai A NymE irányítási és belső allokációs rendszerének bemutatása Az egyetem által alapított gazdasági társaságok szerepe, felügyelete Egységes Gazdálkodási Informatikai Rendszer (EGIR) A controlling rendszer működése az egyetemen, hiányosságok, jövőbeni elképzelések Bevételszerzési stratégiák Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Nyugat-magyarországi Egyetem Hallgatói létszámát tekintve az ország 5. legnagyobb egyeteme 2 régió, 3 megye, 5 város, ebből 4 megyei jogú város ún. hálózatos (több városban működő) egyetem Fordulópontok: 2000. január 1. Integráció Új Ftv. 2006. március 1. 2008. január 1. egyesülés Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Gazdasági Főigazgatóság Szervezeti felépítése Rektor Gazdasági főigazgató Titkárság Műszaki gazdasági főigazgató-helyettes Beruházási és Vagyongazdálkodási Csoport Üzemfenntartási Csoport Gazdasági Irodák Győr Mosonmagyaróvár Székesfehérvár Általános és gazdasági főigazgató-helyettes Humán Erőforrás Gazdálkodási Csoport Pénzügyi, Számviteli és Pályázati elszámolási Csoport Költségvetési és Elemzési Csoport (Controlling) _______ Irányítási jogosultság ----------- Szakmai irányítás Gazdasági Főigazgatóság Szervezeti felépítése SEK gazdasági Igazgatóság Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Hallgatói létszám alakulása Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Alkalmazotti létszám alakulása Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Előirányzat és teljesítés alakulása Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Kiadások és bevételek összetételének alakulása Kiadások Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Felsőoktatási intézmények gazdálkodásának sajátosságai Központi költségvetési szerv Speciális szabályok, lehetőségek az új Ftv. eredményeképpen Kötelező kincstári számlavezetés Előirányzat gazdálkodás Pénzforgalmi szemléletű kettős könyvvezetés Kötött létszámgazdálkodás Kjt. hatálya alá tartozás Nagyfokú autonómia („házon belül”) Kiemelt előirányzatok közötti szabad átcsoportosítás Elvi hitelfelvételi lehetőség (jogszabály hiány PM) Saját bevételek feletti szabad rendelkezési jog Értékpapír vásárlási lehetőség (állampapír MÁK) Saját bevétel terhére történő foglalkoztatás korlátlan Vagyon gazdálkodásban szabadabb hatáskör (MNV Zrt., helyzet még nem egyértelmű) Gazdasági társaságok alapításának lehetősége Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

NymE belső allokációs rendszere Lépések: Integráció teljes körű végrehajtása a gazdasági területen A földrajzi távolság miatt is decentralizált ún. keretgazdálkodás bevezetése Belső allokációs rendszer változásai 2000-2002. Költségvetési támogatás automatikus továbbosztása, keretgazdálkodás 2003-2004. Alulról építkező, ún. „bázis alapú” költségvetési támogatás felosztás (hátránya: nem ösztönöz hatékonyságra) 2005-2008. Költségvetési elvek elfogadtatása az előző gazdasági év végén, az eredeti költségvetési támogatás felosztása részjogkörű és keretgazdálkodó egységekre Főbb elvek: költségvetési támogatás terhére foglalkoztatottak személyi juttatása és járulékainak finanszírozása költségvetési támogatásból kiegészítő egyetemi tanári támogatás 1500 eFt/év/fő tartalékalapok képzése: Stratégiai, Biztonsági, Fejlesztési Tartalékalap közoktatási intézmények kiegészítő támogatása PPP terhek közel 50%-ának költségvetési támogatásból történő finanszírozása (PPP tartalék képzése) Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Eredeti költségvetési támogatás felosztás 1. Felügyeleti szerv által biztosított támogatás Funkcionális osztályozás szerint Közgazdasági osztályozás szerint Számított normatív támogatás terhére tartalékalapok képzése Rendelkezésre álló funkcionális költségvetési támogatás meghatározása Hallgatói előirányzat Képzési, tudományos, fenntartói támogatás Közoktatási intézmények költségvetési támogatása Képzési támogatás Tudomá-nyos Fenntartói Speciális programok támogatása - állandó elemek - változó elemek Tartalékok (Stratégiai és Biztonsági) PPP tartalék Részjogkörű, és keretgazdálkodó szervezeti egységek, tartalékalapok költségvetése végleges Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Eredeti költségvetési támogatás felosztás 2. Alapfeladat ellátásához szükséges létszámösszetétel meghatározása (költségvetési támogatás terhére foglalkoztatottak) Biztosított költségvetési támogatás Személyi juttatás és járulékainak meghatározása Hiány Többlet Működés nem finanszírozható (intézkedési terv készítési kötelezettség előírása) Eredmény Összevetés Működés finanszírozható A működéshez szükséges költségvetési támogatás A működéshez szükséges forráshiány előteremtésének lehetőségeinek meghatározása: Létszámcsökkentés, Saját bevétel terhére történő foglalkoztatás, Bevételszerzés, stb. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

A belső allokációt befolyásoló tényezők Saját bevételek kezelése RH és GF működésére 10 % „elvonás” képzési, tudományos és fenntartói támogatásból teljes egészében az érintett kart illeti (nincs jogszabályon túli elvonás) a Karok egy része nem élt, vagy minimális mértékben az elvonással (szabályozás: min. 10-15-20 %) „gazdátlan” kiadások központra terhelése feladatok bővülését nem követi Tartalékalapok képzése Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. Problémás területek KNTSZE Átoktatás Karokhoz nem tartozó szervezeti egységek Integráció hiánya oktatási területen, „átoktatási terhek” miatt új oktatási egységek létesítése párhuzamosságok Központi Könyvtár és Levéltár Informatikai Központ Kollégiumok Üzemfenntartás 4 városban, funkcionális működés PPP projektek 2007. évtől „új pénzügyi teher”, finanszírozási tétel Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. PPP projektek Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. Pénzügyi teher Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Intézményi forrás összetevői Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Saját tulajdonú Kft. alapítás „”kényszer”, megtakarítás céljából létrehozott PPP-hez kapcsolódó Projekthez kapcsolódóan alapított Universitas Fidelissima Kft. kollégium és épület fenntartás-üzemeltetés Pannon Famulus Kft. kollégium és szálloda működtetés NymE KKK non-profit Kft. NymE ERFARET non-profit Kft Eredmények jelentős költségmegtakarítás az egyetemnek tulajdonosi szemlélet nagyfokú érvényesülése Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Egységes Gazdálkodási Informatikai Rendszer EVIR --- Pályázatkezelő . Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Főbb mérföldkövek NymE EGIR bevezetés lezárása, Support NyME 2008. december 31. 2008. július 2007. december Első gazdasági év zárása NyME EGIR bevezetés SIKER !!???? Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Együttműködési modell HW -szerver +végfelh. gépek SW - UNIFACE Poliserver, UNIFACE server, Oracle adatbáziskezelő licencek Hálózat EGIR licensz térítésmentesen Infrastruktúra biztosítása Helyzetelemzés, Paraméterezés, Oktatás, EGR-VIR-Pályázatkezelő testreszabás, Telepítés, Állományfeltöltés, Élesüzem indítása Projektmenedzsment Tárgyi feltételek Személyi feltételek – Projektvezető, Kulcsfelhasználók EGIR bevezetése Egyszeri díj ellenében SLA nyomonkövetés EGIR support Havi átalánydíj ellenében Jogszabálykövetés, Szoftverfejlesztés, Támogatás, Oktatás Rendszergazda Kulcsfelhasználók Projektmenedzsment Rendszergazda Kulcsfelhasználók EGIR egyedi fejlesztés Egyedi megállapodással Igény szerint Egyedi fejlesztés Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Egységes Gazdálkodási Informatikai Rendszer (EGIR) Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Egységes Gazdálkodási Rendszer Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Egységes Gazdálkodási Rendszer Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Egyetemi Vezetői Információs Rendszer Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Pályázatkezelő és nyomonkövető rendszer Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. A rendszerek workflow vezérlése Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Controlling rendszer működése az Egyetemen Információs szintek Igény Témavezető Bevételek, kiadások kötelezettségvállalások naprakész nyomonkövethetősége. Pályázatok pénzügyi beszámolóinak összeállításában való közreműködés. Intézetvezető Az intézet bevételeinek, kiadásainak, kötelezettségvállalásainak stb. naprakész nyomonkövethetősége. Keretgazdálkodási jogkörű vezető Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek főbb gazdálkodási adatainak naprakész nyomonkövethetősége. Havi, negyedéves, éves beszámolók. Intézményi felső vezető Keretgazdálkodási egységek főbb gazdálkodási adatának naprakész biztosítása. Havi, negyedéves, éves beszámolók. Gazdasági Tanács Intézményi és keretgazdálkodási egységek költségvetésének véleményezése és jóváhagyása. Egyetemi és keretgazdálkodási egységek gazdálkodásáról készített beszámoló évente legalább 2 alkalommal. Az elfogadott éves ülésterv napirendi pontjaihoz kapcsolódóan. Szenátus Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Controlling rendszer működése az Egyetemen Az Egyetem képzési- és működési tevékenységének igazgatási-, ügyviteli feldolgozása során nagymennyiségű adat keletkezik, melynek megbízható, pontos és gyors kezelése jelentős feladatot jelent. Szükséges az információellátás és az információkhoz való hozzáférés biztosítása, hogy az intézmény rugalmasan tudjon igazodni a környezet dinamikus változásához; gyors áttekintést kapjunk a működés különböző területeit jellemző adatokról, belső összefüggésekről; rendelkezzen adatokkal a szervezeti teljesítmény optimalizálásához szükséges ok-okozati összefüggésekről csökkenjenek a szervezet működésével kapcsolatos adminisztratív költségek; összességében a menedzsment, a szervezet valamennyi funkcióját és működésének valamennyi területét, folyamatát is ellenőrzés és kontroll alatt tarthassa. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Eredeti költségvetés felosztása Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 1. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 2. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 3. adatok eFt-ban Megnevezés 2006 2007 I. Szokásos tevékenységből származó pénzeszköz változás (Működési cash flow) 1 033 083 723 771   1 Adózás előtti eredmény +- 137 262 42 058 2 Elszámolt amortizáció+ 416 512 567 762 3 Elszámolt értékvesztés és visszaírás +- 4 Céltartalék képzés és felhasználás különbözete +- 5 Befektetett eszközök értékesítésének eredménye +- 232 484 261 095 6 Szállítói kötelezettség változása +- 252 183 280 902 7 Egyéb rövidlejáratú kötelezettség változása +- 101 628 -422 639 8 Passzív időbeli elhatárolások változása +- -32 909 7 843 9 Vevőkövetelés változása +- -67 210 -2 701 10 Forgóeszközök (vevő és pénzeszköz nélkül) változása +- -577 -10 939 11 Aktív időbeli elhatárolások változása +- -6 290 390 II. Befektetési tevékenység cash flow-ja -804 746 -687 066 Befektetett eszköz eladása 256 384 316 151 Befektetett eszköz beszerzése 1 061 130 1 003 217 Kapott osztalék III. Finanszírozási tevékenység cash flow-ja 2 113 60 475 Hetel felvétel Hitel törlesztés Véglegesen átadott pénzeszköz - -36 000 Egyéb hosszú lejáratúkötelezettségek változása +- 96 475 IV. Vállalkozási cash flow 230 450 97 180 Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 3. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 4. Intézményünk működésének fontosabb jellemzői adatok: fő, eFt Megnevezés 2006.év 2007.év Hallgatói átlaglétszám 12 861,0 12 016,0 ebből államilag finanszírozott 8 124,0 7 664,0 Oktatók száma (fő) 495,0 483,0 Minősített oktatók száma (fő) 234,0 246,0 Intézményi költségvetési támogatás összesen (E Ft) 6 044 565,0 7 047 663,0 Egy hallgatóra jutó állami támogatás összege (E Ft) 470,0 586,5 Egy államilag finanszírozott hallgatóra jutó állami támogatás összege (E Ft) 744,0 919,6 Egy fő teljes munkaidőben fogl.oktatóra jutó állami támogatás összege (E Ft) 12 211,2 14 591,4 Egy fő minősített oktatóra jutó állami támogatás összege (E Ft) 25 831,5 28 649,0 Az oktatók kiemelt hatékonysági mutatói adatok: fő-ben Megnevezés Számított oktatói létszám Egyenértékű hallgatói létszám Egy oktatóra jutó egyenértékű hallgató   2006 2007 tanár 74,0 73,8 89 86 docens 177,3 180,8 37 35 adjunktus 110,6 106,8 60 59 tanársegéd 77,5 73,0 85 87 egyéb oktatók 33,0 27,5 200 230 Összesen: 472,4 461,9 6 593,0 6 324,8 14 Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 5. Egy hallgatóra jutó működési kiadás   Megnevezés Hallgatói létszám (fő) Működési költség (eFt) Egy hallgatóra jutó működési költség (eFt) AK 4 172 1 231 007 295 BPK 1 746 582 021 333 EMK 1 056 1 112 010 1 053 FMK 1 154 943 551 818 KTK 2 032 830 371 409 GEO 799 461 116 577 MÉK 1 057 1 245 532 1 178 Összesen 12 016 6 405 608 533 Versenyszerűen elérhető bevétel Megnevezés Versenyszerűen elérhető bevétel* Összes bevétel Arány (%) AK 424 742 1 420 852 29,89 BPK 77 389 605 432 12,78 EMK 261 807 998 207 26,23 FMK 478 585 1 037 935 46,11 KTK 374 113 862 087 43,40 GEO 206 461 468 265 44,09 MÉK 358 642 1 237 594 28,98 NYME összesen 2 181 739 6 630 372 32,91 *összetevői: működési bevétel, pályázati bevétel, szakképzési hozzájárulás, innovációs járulék Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Információs jelentések (havi, negyedéves, féléves, éves) 6. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

A controlling rendszer továbbfejlesztése Szükséges, egy olyan integrált vezetői információs rendszer alkalmazása, amely a rendelkezésre álló „adattár” figyelembevételével, bővítésével: kielégíti határidőre a különböző szintű vezetők információigényét, hatékonyan támogatja a döntéshozatali folyamatokat, optimalizálja az adatgyűjtést, feldolgozást, lekérdezést, előre meghatározott mutatók, mérőszámok alakulásait vizsgálja, segíti a tervezési, finanszírozási prognózisok területét, a vezetői szinteket segíti a stratégia kialakításában. A controlling rendszer továbbfejlesztésével kapcsolatos feladatok: Megfelelő gazdálkodási rendszer kifejlesztése, alkalmazása, mely a kialakított folyamatokat támogatja. Stratégiai controlling-rendszer megszervezése. Operatív controlling tervezési, terv/tény elemzése, valamint információs rendszerének továbbfejlesztése. Szervezeti struktúra átalakítása. Controlling szabályzat elkészítése, amely tartalmazza a felelősségi rendszert. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. A bevételszerzési stratégiák, a felhasználás, valamint az érdekeltségi rendszer (IFT részlet) Feladat megnevezése Forrás típusa Koordinációs szint Felhasználás/ érdekeltség Közfeladat-ellátás Fund raising tevékenység SZJA 1% általános rektorhelyettes, EHÖK, Kommunikációs Iroda 40% összegyetemi feladatokra, 5-5% karok hatáskörében, 10% EHÖK Szakképzési hozzájárulás általános rektorhelyettes irányításával keretgazdálkodási egységek vezetőivel 75% Keretgazdálkodási egység szinten központosítva az oktatás - alapkutatás tárgyi feltételeinek (fejlesztési terv alapján) megteremtésére, valamint az üzemeltetés biztosítására. 20% közvetlenül a bevételt szerző témavezető tárgyi eszköz fejlesztésre. Adomány, oktatói - kutatói, hallgatói kiegészítő ösztöndíjak rektorhelyettesek, dékánok Ösztönzési alap Pályázati tevékenység Oktatási - kutatási pályázatok általános rektorhelyettes, dékánok, pályázati iroda vezető Az elnyert pályázat költségterve alapján a megjelölt kiadási jogcímek szerinti felhasználás az összköltségvetés figyelembevételével. 30% keretgazdálkodási egység szinten, 70% témavezető szinten. Fejlesztési pályázat általános rektorhelyettes, gazdasági főigazgató és pályázati irodavezető A pályázatban megjelölt feladat megvalósítására. Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17. A bevételszerzési stratégiák, a felhasználás, valamint az érdekeltségi rendszer (IFT részlet) Feladat megnevezése Forrás típusa Koordinációs szint Felhasználás/ érdekeltség Közérdekű szolgáltatások végzése Piaci tevékenység Költségtérítéses, tanfolyami és egyéb képzések oktatási rektorhelyettes, dékánok Elfogadott költségterv alapján, karon központosítva: - a tevékenység ellátásában közvetlenül résztvevők kiegészítő díjazása (az áfa nélküli bevétel max. 30%-a személyi juttatás és járulékaira) munkáltatói jogkörű vezető hatáskörében Szerződéses kutatás (pl. "innovációs járulék") értékhatártól függően általános rektorhelyettes vagy dékánok, témavezető - általános költség központosítása (mértéke 15%) - fennmaradó összeg felett a témavezető rendelkezik. Szerződéses „oktatás” dékánok, témavezetők Doktoranduszok képzési költségének, ösztöndíjának finanszírozása a gazdasági élet szereplői által. Meglévő infrastruktúra szabad kapacitás kihasználása (pl. bérleti díj, szállásdíj) keretgazdálkodási egység vezető, gazdasági főigazgató - jóváhagyott költségterv alapján, karon központosítva - a tevékenység ellátásában közvetlenül résztvevők díjazására (az áfa nélküli bevétel max. 30%-a személyi juttatás és járulékaira) munkáltatói jogkörű vezető hatáskörében. - fennmaradó összeg üzemeltetési költség finanszírozására. Egyéb bevétel Ingatlanértékesítés Stratégiai Bizottság Bevételek koncentrálása, intézményi fejlesztési, beruházási tevékenységgel kapcsolatos kiadások, PPP kiadások finanszírozása Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.

Köszönöm a figyelmüket! Magyar Controlling Egyesület Szombathely, 2008. október 16-17.