Kulturális Projekt Ciklus Menedzsment IV. Modul A kultúra gazdaságtana

Miről is lesz szó? Elszámolási típusok 2. Kifizetési igénylések 3. Számlák – számlázás gyakorlat 4. Kifizetési kérelem - gyakorlat

A pénzügyi végrehajtás főbb eseményei Terv Előkészítés Időközi elszámolás Végső elszámolás Szerződéskötés Ellenőrzés Ellenőrzés Támogatás átutalásaZáró kifizetés Megvalósítható? Fenntartható?

A támogatás kifizetése A A kedvezményezett által benyújtott igénylés alapján Utófinanszírozás - kedvezményezettnek Szállítói finanszírozás Vegyes finanszírozás Engedményezés Projektelemekre előre választandó ELŐLEG csak utófinanszírozásra, VAGY ha a kedvezményezett BRUTTÓ támogatott évi CXXVII. törvény 142. §

Utófinanszírozás 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet 19.§ (4) a) A kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő által kifizetett számlák vagy egyéb, az egységes működési kézikönyvben meghatározott, az elszámolást alátámasztó dokumentumok támogatási összegének utólagos megtérítése közvetlenül a kedvezményezett, vagy az engedményes pénzforgalmi számlájára A számla teljes összegének igazolása alapján Kedvezményezettnek kerül utalásra – kivétel engedményezés Igénylése időközi kifizetéssel >1 Mrd Ft - 2% ; <1 Mrd Ft - 10% Folyósítás 60 nap + hiánypótlás

Szállítói finanszírozás 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet 19.§ (4) b) A kedvezményezettet vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevőt terhelő számlák támogatási összegének megtérítése, a számla támogatáson felüli összege kifizetésének igazolása mellett, közvetlenül a szállító vagy az engedményes pénzforgalmi számlájára A számla teljes összegének igazolása alapján Kedvezményezettnek kerül utalásra – kivétel engedményezés Igénylése időközi kifizetéssel >1 Mrd Ft - 2% ; <1 Mrd Ft - 10% Folyósítás 60 nap + hiánypótlás

Vegyes finanszírozás Kérhető bizonyos költségek utólagos megtérítése A szállítói számlák közvetlen kifizetése mellett, ugyanazon kifizetési igénylés keretében A különféle finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát a Támogatási Szerződés melléklete tartalmazza. Folyósítás – szállítói finanszírozás 30 nap utófinanszírozás 60 nap

Engedményezés Az engedményezési szerződésnek tartalmaznia kell, „az engedményes tudomásul veszi, hogy a támogatási összegre vagy annak egy meghatározott részére szóló követelés hatályosságának feltétele a támogatási szerződés szerinti adott kifizetési igénylés támogató általi jóváhagyása.” Az engedményezésre vonatkozó szerződést be kell mutatni a KSZ-nek.

Elszámolás módja A projekt megvalósítása során három elszámolási mód Számla alapú, Átalány alapú (flat rate), Arányosítás. A támogatott tevékenység ellátási módja szempontjából megvalósuló feladatellátás lehet saját teljesítésben külső erőforrások bevonásával.

Elszámolási módok

A kifizetési igénylések típusai - I A folyósítás feltétele - nincs lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozás! Előleg Azoknál a projektelemeknél, ahol nem száll. Finanszírozás Kivétel: államháztartási szerv és bruttó ÁFA (2007. évi CXXVII. törvény 142. §-ában teljesül) >150 mFt és > egy év a megvalósítás – max. három részletben lehetséges igényelni %, de <300 mFt ; K+F 57% de <450 mFt 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 91. § (3) A kifizetés feltételei: a Támogatási Szerződés minden fél általi aláírása, Előlegigénylési nyilatkozat benyújtása a szerződéskötéshez, az előírt biztosítékok megléte (ha releváns) a projekt céljára elkülönített bankszámla/alszámla megléte a támogatási szerződéshez, de legkésőbb az első kifizetési igénylés jóváhagyásához a támogató általi feltételek teljesítése.

A kifizetési igénylések típusai - II Időközi kifizetés Előlegfizetés esetén az első utófinanszírozású, vagy vegyes időközi kifizetésre vonatkozó igénylést legkésőbb az előleg fizetésétől számított 8 hónapon belül be kell nyújtani. Nem előfeltétele a folyósított előleg teljes összege felhasználásának igazolása, és az azzal történő elszámolás, Benyújtható: Utófinanszírozásnál - az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10%-át, és legalább a 100 ezer forintot teljesítése. A szállítói és vegyes kifizetésről a Támogatási Szerződés rendelkezik.

A kifizetési igénylések típusai - II Időközi kifizetés kezdeményezése 1- számlák elektronikus rögzítése – EMIR 2- a kifizetés igény dokumentumainak kitöltése Változás esetén frissítendő a Tám. Szerz. „Kifizetési igények benyújtása” melléklete Benyújtandók eredetiben A biztosítékok iratanyaga, Kifizetési kérelem formanyomtatvány, Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz) Az eredetivel megegyező másolatokban - minden más előírt. Számlák kifizetésének bizonylatait – több tétel esetén azonosíthatóan

Összesítő táblázatok 100 eFt támogatási összeg alatti számlák; <25 mFt projektköltség 500 eFt támogatási összeg alatti számlák; >25 mFt projektköltség Személyi jellegű költségek (bér, járulékai, étkezési hozzájárulás); Általános (rezsi) költség összesítő; Utazási és kiküldetési (napidíj) költség összesítő; Átalány alapú menedzsment költség összesítő; Értékcsökkenési költségek összesítője; Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője; ÁFA összesítő - fordított adózás esetén.

Szolgáltatást igazoló dokumentumok Piaci ár igazolás, Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat nincs írásbeli szerződés, Teljesítésigazolás Számla, Kifizetést igazoló bizonylatok, Számlaösszesítő 100 ezer Ft/500 ezer Ft támogatási összeg alatti számlák esetén, Bérleti díj elszámolása esetén az arányosítás módszertanát az első kifizetési igényléshez csatolni

Az időközi kifizetés ellenőrzése – formai, tartalmi - KSz Ha hibás, hiányos „nem kellően alátámasztott”,… Hiánypótlás - Egy alkalom, 30 nap - nem része a 30/60 nap határidőnek Alapvető hibák esetén elutasítható: Az igénylés támogatástartalma nem éri el a 10%-ot <1 Mrd Ft, utófinanszírozás; A számlák egyedi támogatástartalma nem éri el a minimális támogatási értéket – Szállítói finanszírozás Nem a rendszeresített formanyomtatványok használata; A tételek számlakitöltőben nem kerültek elektronikusan rögzítésre. A kifizetési igénylések típusai - II

A kifizetési igénylések típusai - III Záró kifizetés – határidő a projekt vége + 30 nap Benyújtható az összes korábban elszámolásra még be nem adott számla, + a projekt zárójelentés (ZPEJ). További számlák elszámolására, nincs lehetőség. Építés esetén – csak használatbavételi engedéllyel együtt. >50 mFt kötelező a könyvvizsgálói igazolás Eddig kell elszámolni az előleggel is.

Elszámolhatóság általános feltételei A projekt támogatási szerződése a tevékenységet és a költségtípust tartalmazza. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez. A projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzá adott értéket képviselnek. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. annak célját szolgálják. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a megállapított szokásos piaci árat (vagy a közbeszerzési szerződésben rögzített árat) A pályázati kiírásban meghatározott földrajzi területen a projekt érdekében merültek fel, az elszámolási időszakban

Saját teljesítés A saját teljesítésben és a vállalkozói szerződés keretében elszámolható költségek köre között nincs különbség! Elszámolása - rögzített átalány alapján vagy bizonylatokon alapuló arányosítással (alátámasztó számlák !) DE a feladatellátáshoz alapvetően szükséges anyagi erőforrásokat, adat/információszerzéseket külső bizonylatokkal kell alátámasztani. Fizikai körülmények biztosítása – irodabérlet, géphasználat Kapcsolódó dologi költségek – utazás, szállás Arányosítás alapja Pl: függően munkaidő, létszám, igénybevett terület/tér, tevékenység projektre eső része, stb.

Saját teljesítés értéke nem haladhatja meg a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott önköltséget és a piaci értéket; nem haladhatja meg a közbeszerzési értékhatárt; (Kivétel - a támogatási szerződés megkötését megelőzően a kedvezményezett bizonyítja, hogy ez szolgálja legjobban a költséghatékonyság és a biztonság együttes érdekeit) megfelel az elszámolhatóság általános szabályainak

Saját teljesítés - példa Rezsi költségek dokumentumai Átalány alapon: nyilatkozat a rezsi átalányról; számla; kifizetés megfelelő bizonylatolása - útmutató ! Arányosítás alapján: az arányosítási módszertan leírása, melyet az első elszámoláskor leadni; költség összesítő ; számla; kifizetés bizonylatolása. Tevékenység értékének becslése: Igazolás, hogy az elszámolt költsége nem haladja meg a piaci árat és az önköltséget – kell szervezet önköltség számítási eljárásrendje (2000. évi C. törvény 47. §)

SZEMÉLYI költségek bizonylatolása 1. módosított munkaszerződés vagy megbízási szerződés; 2. módosított munkaköri leírás (az adott munkavállaló hány %-át tölti a saját teljesítésben elszámolni tervezett projekteken); 3. részletes és pontos munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére, a munkavállaló ellenőrizhető módon vezesse a különböző tevékenységeivel eltöltött időt) 4. költség összesítő; 5. bérjegyzék/fizetési jegyzék az illetményekről; 6. A bérek utáni, a munkáltató által megfizetett járulékokról igazolás; 7. kifizetés megfelelő bizonylatolása.

TOVÁBBÁ 8. szervezeti önköltség-számítási szabályzat; 9. költség összesítő a saját teljesítés alapján elszámolni kívánt összegről; 10. nyilatkozat saját teljesítésről; 11.kapcsolódó számlák, számviteli bizonylatok, kimutatások. Tevékenység értékének becslése: Saját teljesítésben való elszámoláshoz szükség van annak igazolására, hogy az adott tevékenység elszámolt költsége nem haladja meg a piaci árat és kimutatott önköltséget.

NEM elszámolható költségek A Tanács 1080/2006/EK sz. a Kohéziós Alapra (KA) vonatkozó rendeletének 7. cikke és a 1084/2006/EK sz. az Európai Regionális Fejlesztési Alapra (ERFA) vonatkozó rendeletének 3. cikke értelmében nem jogosultak támogatásra a következők: a hitelkamat, a földvásárlás olyan összegért, amely meghaladja az érintett művelet teljes támogatható kiadásának 10%-át, (ERFA esetében kivételes és kellően indokolt esetben, a környezet megőrzésével kapcsolatos beavatkozások tekintetében az IH magasabb arányt engedélyezhet), a lakhatás, (illetve ERFA esetében speciális szabályok mellett), az atomerőművek leállítása, és a visszaigényelhető hozzáadott érték adó (ÁFA).

Az elszámolható költségek - Megvalósítás BEVÉTEL* – az nincs feltüntetve az értékesítés szolgáltatás, bérbeadás; regisztrációs díj csökkenti a projekt támogatását A bevétel egészében - részben származott-e a társfinanszírozott tevékenységből? Nem tartozik a bevételek közé a kockázati tőke - és hitelalapok, a garanciaalapok és a lízing bevétele, a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel. * Jövedelemtermelő beruházások esetében a TANÁCS 1083/2006/EK RENDELETE az ERFA, az ESZA és Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról alapján.

Az elszámolható költségek - Megvalósítás TARTALÉK képzés A külön soron megtervezendő tartalék az előre nem látható, nem tervezhető (de elszámolható költséget jelentő) kiadások fedezetére szolgál. Tervezett arányát a pályázati kiírásban kell meghatározni. Ennek az építési tenderekre eső részét arányosan be építeni a szerződésekbe, Ennek az építési tenderekre eső részét arányosan be építeni a szerződésekbe, a fennmaradó részt külön tartalékként kell kezelni, illetve lehet a projekt teljes tartalékát külön kezelni. A tartalékkeret - a támogatási szerződés szabályozza, de alapvetően a KSZ előzetes jóváhagyásához kötött a felhasználása.

Az elszámolható költségek ÖSSZEFOGLALÓ Köthető a projekthez (megjelent a pályázatban) Elszámolható típusú (szerepel az útmutatóban) Jellemzői: hozzáadott értéket visz a projektbe valós költségeken alapul FELADATUNK: minden elszámolható költség kerüljön elszámolásra!

Számlák és számlázás

Számla Számla adattartalma évi CXXVII. Törvény az általános forgalmi adóról 169. § Számla azonosításáról - 24/1995. (XI.22.) PM rendelet Záradékolás - 281/2006. (XII.23.) Korm. Rendelet 20. § (1) bekezdés - Támogatási szerződés Általános Szerződési Feltételek 5.4. pont

Hitelesítés menete Az eredeti számlán -A számlán, vagy a számla mellékletét képező teljesítési igazoláson a kötelezettségvállaló aláírásával igazolja a vásárolt termék megvételét, használatát vagy a szolgáltatás igénybevételét; -Fel kell tüntetni a Projekt regisztrációs számát, és a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szöveget, illetve az elszámolni kívánt összeget. 2. A számlamásolaton -Az eredeti mindenben megegyező hiteles másolat, -A Kedvezményezett cégszerű aláírása

Hitelesítés menete A számlaösszesítő -Egymást követő, megszakítás mentes folyó sorszámozással ellátni, -Egyértelműen feltüntetve az abban szereplő számlák által lefedett elszámolási időszakot, -A projekt címét és számát. 4. Idegen nyelvű számla - A Kedvezményezett cégszerű aláírásával ellátott, a főbb megnevezések magyar nyelvű fordítását tartalmazó másolat.

Támogatás és kiadások könyvelése Minden esetben elkülönített könyvelés szükséges! Utófinanszírozott támogatás - Számla ellenértéke költségként a banki teljesítési időponttal - Támogatás könyvelése bevételként a bankszámlán történő jóváíráskor Közvetlen szállítói számla kifizetésekor - Pénzbeli önerő könyvelése költség oldalon a banki teljesítési időponttal - KSZ értesítése alapján = KSZ által szállítónak utalt számla ellenértéke = Támogatás összege, mely megegyezik a szállítónak átutalt összeggel

Követeléskezelés 1. A szabálytalanság, vagy más ok miatt keletkezett visszafizetési kötelezettség esetén a visszafizetési felszólításban meg kell határozni A visszafizetendő összeget tőke és kamat bontással, A visszafizetés okát, A teljesítés határidejét, feltüntetve a határidő be nem tartása miatti következményeket.

Követeléskezelés 2. Számlákkal való kompenzálás akkor ha: A kompenzálandó követelés nem valamely szabály megsértésből fakadó eljárás során keletkezett; Az adósnak nincs köztartozása; A számla kedvezményezettje/benyújtója nem áll felszámolási- vagy csődeljárás alatt; Vele szemben nem folytatnak adósságrendezési eljárást. A kompenzálás esetén, amennyiben az elszámolásra benyújtott számlák támogatási összege fedezi, a szabálytalansággal érintett összeget, akkor az elszámolásból a kifizetésre kerülő összeg a szabálytalansággal érintett összeggel csökkentve kerülhet kifizetésre.

Követeléskezelés 3. Nyújtott garanciák érvényesítése -Bankgarancia -Készfizető kezességvállalást tartalmazó kötvény érvényesítése -Garanciabiztosítási szerződés érvényesítése -Kielégítés zálogtárgyból -Adók módjára történő behajtás -Felszámolási eljárás indítása

Kötbér Amennyiben a kedvezményezett a kötelezettségeit határidőben nem teljesíti, az államháztartás működési rendjéről szóló (XII.23.) Korm. Rendelet 88/A §-a értelmében késedelmi kötbért köteles fizetni. A késedelmi kötbér napi mértéke a kötbér alapját képező támogatás 10%-ának 1/365-öd része. A késedelmi kötbért a kedvezményezett a lebonyolítási bankszámlára fizeti vissza.

Időközi kifizetési kérelem Kedvezményezett az időközi kifizetési igénylésben számol el a projektje keretében felmerült költségekről a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatokkal igazolt fizikai teljesítést követően.

Időközi Kifizetés (IK) mellékletei Partnerenként, 2 példányban, aláírva, papír alapon is szükséges benyújtani: IK formanyomtatvány: on-line előállítható a projektgazda által aláírt számlaösszesítő: on-line előállítható mérlegképes könyvelő által aláírt egyéb összesítők számlák, számlát helyettesítő bizonylatok hitelesített másolata kifizetést igazoló dokumentumok hitelesített másolata

Időközi Kifizetés (IK) mellékletei Minden, a számlaösszesítőn szereplő számla záradékolt és hitelesített másolata (illetve összesítők) Minden, a számlaösszesítőn szereplő számla kifizetését igazoló dokumentum eredetiben, vagy hitelesített másolatban Az IK-ban igényelt költségek a támogatási szerződés költségvetése szerint elszámolhatóak A számlák a pénzügyi és számviteli jogszabályok előírásainak, illetve az egyéb formai szempontoknak megfelelnek Az IK kitöltése az útmutató szerint történt, az IK tartalma a szakmai szempontoknak megfelel

Gyakori hibák az elszámolásnál hibák -Nem elszámolható költségek megjelenése -Összesítők helytelen használata -Számla teljesítési dátuma, a szerződésben, megrendelésen feltüntetett teljesítési időpont és a teljesítés igazolás teljesítési dátuma nem egyező -Hiányos dokumentáció -Hitelesítés hiánya

Egyéb hibák, hiányosságok - - Nem megfelelő helyen elszámolt költségek - Korlátok be nem tartása - EMIR rendszer feltöltése Mérlegképes könyvelő: - Regisztrációs kártya másolata/kamarai tagság igazolása - Nyilatkozat a Kedvezményezettől a felhatalmazásra