RIPORT (JELENTÉS) TERVEZÉSE, KÉSZÍTÉSE KOVÁCS DÁVID

RIPORT FOGALMA A riport (jelentés) az adatbázis-táblákból vagy lekérdezésekből készült, formázott, többnyire nyomtatásra szánt eredménylistákat jelent. A riport alapja lehet egy vagy több tábla, illetve lekérdezés.

FileMaker vs. Microsoft Access A riport (jelentés) az adatbázis-táblákból vagy lekérdezésekből készült, formázott, többnyire nyomtatásra szánt eredménylistákat jelent.

Szolgáltatás FileMaker Microsoft Access   Microsoft Access Riportkészítés módja Az ún. „fogd és vidd“ riportkészítő eszköz segítségével egyszerűen készíthetünk dokumentumokat. A beépített varázslóval lehetséges egyszerűbb riportok készítése, azonban a változtatásokhoz mélyebb tudást igénylő tervezői környezet kezelésének ismerete szükséges. Exportálás A dokumentumokat a beépített generálóval át is alakíthatjuk PDF-dokumentummá. PDF-be való generálásra nincs mód. Minősítés Egyszerű, automatikus riportkészítés Nehézkes riportkészítés, manuális felületen

Lekérdezés Accessben A lekérdezések segítségével egy vagy több tábla, vagy lekérdezés rekordjaiból az előre meghatározott kritériumoknak eleget tevő részhalmazt tudjuk megjeleníteni. A lekérdezés alapjául szolgáló táblákat és lekérdezéseket összefoglaló néven rekordforrásnak nevezzük. A kritériumok megfogalmazása történhet grafikus módon, vagy az erre a célra kialakított SQL (Structured Query Language) nyelv használatával. A lekérdezések eredményét táblázatszerűen kapjuk meg. A lekérdezések eredménye alapjául szolgálhat a jelentéseknek, űrlapoknak. Az irányított szűréssel szemben lehetőség van csak a tábla egyes mezőinek tartalmát megjeleníteni a rekordok csoportosítására, ez módosíthatja egy tábla vagy az adatbázis tartalmát. Az Irányított szűrő elsősorban az alkalmi szűrések esetén lehet hasznos, míg a lekérdezések különösen a rendszeresen ismétlődő szűrések, adatfrissítések végrehajtásánál hasznosak. A lekérdezések alapjául más lekérdezések eredményei is felhasználhatók. A legtöbb lekérdezésnek háromféle nézete van, amelyeket a Nézet (View) ikonra kattintva nézhetünk meg.

Lekérdezés nézetei Tervező nézet Itt készítjük el a lekérdezés tervét. A lekérdezés ilyenkor két részből áll, a felső részen a lekérdezés által használt táblák és lekérdezések mezőit, valamint a táblák között fennálló kapcsolatokat látjuk. Az alsó részen a lekérdezésekben szereplő mezőket, valamint a mezőkre vonatkozó rendezési módot, a csoportosítási szempontokat és a szűrőfeltételeket vehetjük fel az úgynevezett QBE (Query By Example) rácson.

LEKÉRDEZÉS TERVEZŐ NÉZETBEN

ADATLAP NÉZETBEN Az Adatlap nézetben megtekinthetjük, vagy módosíthatjuk is a lekérdezés eredményeként kapott adatokat.

SQL NÉZETBEN Az SQL nézetben a Tervező nézetben elkészített lekérdezést SQL kifejezésként tekinthetjük meg. Lehetőség van ebben a nézetben a már korábban elkészített lekérdezéseink módosítására, illetve újakat is létrehozhatunk.

SQL

A LEKÉRDEZÉS TÍPUSAI VÁLASZTHATÓ LEKÉRDEZÉSEK Ez olyan lekérdezés, amely egy vagy több táblából, különböző feltételeknek megfelelő eredményt egy adatlapon jeleníti meg. A választó lekérdezés ezen kívül használható rekordok csoportosítására, valamint összegek, átlagok és más jellemzők kiszámítására.

AKCIÓ LEKÉRDEZÉSEK Az akció lekérdezések segítségével különféle változtatásokat hajthatunk végre a meglévő táblák tartalmával, illetve új táblát hozhatunk létre. Az akció lekérdezések előnye, hogy egy művelettel több rekordot is módosíthatunk, létrehozhatunk vagy törölhetünk a táblában. Táblakészítő: Egy vagy több tábla az adott feltételeknek megfelelő adatából új táblát készít. Hozzáfűző: Egy vagy több táblából származó rekordcsoportot ad hozzá egy kijelölt táblához. Törlő: Rekordok adott csoportját törli egy táblából. Frissítő: Teljes módosítást hajt végre egy táblában lévő rekordcsoportnál.

PARAMÉTERES LEKÉRDEZÉS A paraméteres lekérdezés olyan lekérdezés, amely futás közben feltételeket vagy egy mezőbe illesztendő értékeket kér be a felhasználótól egy párbeszédpanel segítségével. Ebben az esetben a felhasználó beavatkozásától is függ az eredmény.

KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS A kereszttáblás lekérdezés segítségével olyan összesítést készíthetünk, amely két vagy több kiválasztott mező adatai alapján összesíti egy harmadik mező adatait.

JELENTÉS FOGALMA A jelentések hatékony módot kínálnak az információk csak olvasható formátumú bemutatására – például nyomtatott dokumentumként. Az Access más objektumai is nyomtathatók, például az űrlapok és az adatlapok, de a jelentések sokkal több lehetőséget kínálnak az információk megjelenítésének szabályozására, és nagyobb rugalmasságot az összesítő jellegű adatok megjelenítése esetén. A jelentésekben pontosan szabályozható az adatok szervezése és megjelenítése.

JELENTÉSEK TÍPUSAI Az igényeknek megfelelően többféle típusú jelentésre lehet szüksége. Ha például az egyik szállítóval találkozik, lehetséges, hogy egy részletes jelentést szeretne megmutatni neki, míg a feletteseinek elemzések céljára készített jelentésben összegző adatokra vagy az adatok csoportosítására lehet szükség. A leggyakrabban használt típusok: Egyoszlopos jelentés Táblázatos jelentés Csoportosító jelentés összesítésekkel vagy összesítések nélkül Levélcímke jelentés Diagramot megjelenítő diagramjelentés

JELENTÉSEK NÉZETEI Tervező nézet

A jelentés több részből áll: A jelentésfej a jelentés legelején az oldalfejléc előtt jelenik meg. Ez az elem csak egyszer jelenik meg a jelentésben. Itt helyezhetjük el a jelentés címét. Az oldalfej a jelentés minden oldalának tetején megjelenik. Általában az oszlopfejléceket tartalmazza. A törzs tartalmazza a jelentés lényegi részét, itt jelennek meg a rekordok. Az oldalláb a jelentés minden oldalának alján megjelenik. Itt helyezhetjük el például az aktuális dátumot, az oldalszámozást stb. A jelentésláb a jelentés végén az oldalláb előtt jelenik meg. Ez az elem csak egyszer jelenik meg a jelentésben. Itt helyezhetjük el például a jelentés készítőjének nevét.

2. ELRENDEZÉS MEGTKINTÉSE NÉZET: Az Elrendezés megtekintése nézetben a jelentés külleme figyelhető meg. Ebben a nézetben azonban a jelentéshez tartozó lekérdezéseket, számításokat, kifejezéseket nem értékeli ki a program, így lehet, hogy itt nem kapunk helyes eredményeket. 3. NYOMTATÁSI KÉP NÉZET: A Nyomtatási kép nézetben a nyomtatásban megjelenővel azonos képet kapunk.

JELENTÉSEK LÉTREHOZÁSA Jelentéseket táblák vagy lekérdezések alapján hozhatunk létre. A jelentések készítésének legegyszerűbb módja az AutoJelentések vagy a Jelentés varázsló használata. Leggyakrabban kétféle szerkezetű Autojelentés közül szoktunk választani. Az oszlopos jelentésben a rekordok mezői egymás alatt jelennek meg egy oszlopban. Ezzel a jelentéstípussal katalógusszerű jelentést hozhatunk létre.

1. OSZLOPOS SZERKEZETŰ JELENTÉS

2. TÁBLÁZATOS SZERKEZETŰ JELENTÉS

AUTOJELENTÉS AutoJelentés készítéséhez válasszuk az Adatbázis-ablak eszköztár sorának Új gombját. A megjelenő Új jelentés panelen válasszuk ki a megfelelő AutoJelentést. Ezután válasszuk ki a legördülő listából a jelentés alapjául szolgáló rekordforrást (táblát vagy lekérdezést, ahonnan az objektum adatai származnak). A Jelentés varázsló funkcióval készített jelentések azonnal használhatók, de felhasználhatók egyedi tervezésű jelentések kiindulási alapjaként is. A Jelentés varázslót az Adatbázis-ablak Jelentés létrehozása varázsló segítségével parancsára duplán kattintva is elindíthatjuk. És ezután kövessük a párbeszédpanelen megjelenő lépéseket.

Először a használni kívánt mezőket kell megadni. A következő párbeszédpanelen adjuk meg, hogy melyik mező vagy mezők szerint szeretnénk csoportosítani az adatokat. A harmadik panelen a rekordok meghatározott mező szerinti növekvő vagy csökkenő sorrendű rendezését adhatjuk meg. A következő panelen válasszuk ki, hogy milyen elrendezésű jelentést szeretnénk létrehozni. A következő lapon stílust választhatunk a jelentéshez. Az utolsó panelen adhatunk nevet a jelentésnek. A korábban, akár az AutoJelentés vagy a Jelentés varázsló funkcióval elkészített jelentések elrendezését, formátumait bármikor megváltoztathatjuk, feliratokat, mezőket, csoportosítási szempontokat adhatunk hozzá, illetve törölhetünk a jelentésből. Egy jelentés módosításához nyissuk meg a jelentést Tervező nézetben! Amennyiben a jelentéssel elégedettek vagyunk, mentsük el azt a Fájl menü Mentés parancsával. A jelentés nevét a megjelenő Mentés másként panel Jelentésnév rovatában adhatjuk meg.

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!